Положение о службе персонала многопрофильного холдинга

Каким должно быть положение об отделе кадров?

Отдел кадров – служба, создаваемая на предприятиях разной сферы деятельности с единой целью: решать кадровые задачи. Название подразделения бывает разным (служба персонала, HR-департамент, кадровый центр и т.п.), но выполняемые функции – аналогичны.

Функционировать отдел кадров должен четко и грамотно, слаженно и оперативно, так как несет ответственность за подбор квалифицированного персонала, что непосредственно влияет на работу всего предприятия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.

Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.

Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.

Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.

Деятельность отдела кадров

В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.

Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

• производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
• вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
• аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

1. делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
2. аттестация сотрудников в составе комиссии;
3. оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
4. кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
5. подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
6. разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

• контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
• требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
• подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
• контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.

Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).

Можно воспользоваться аутсорсингом, так как в больших компаниях одним из инструментов развития бизнеса является работа в сфере кадров.

Полноценное положение об ОК предприятия должно содержать следующие пункты:

1. Общие положения. В первом (вводном) разделе указывается наименование подразделения, подчиненность руководству и организационная структура службы, а также выписки из процедур и документов, регламентирующих ее функционал.
2. Цели, задачи и функции. Во втором разделе «Цели, задачи и функции» разъясняются цели создания службы персонала, устанавливаются задачи, выполнение которых обеспечивает выполнение целей, и непосредственные функции в сфере кадровой политики предприятия.
3. Права. Полномочия ОК для достижения целей и задач представлены в разделе «Права».
4. Взаимодействие. Раздел «Взаимодействие» определяет процедуру сотрудничества с остальными подразделениями предприятиями, включающую порядок получения и выдачи информации, выполнения приказов и распоряжений, а также обмена информацией с другими компаниями.
5. Ответственность. Пункт «Ответственность» подразумевает определение степени ответственности начальника и сотрудников кадрового подразделения за исполнение своих обязанностей, возложенных должностными инструкциями.
6. Заключение. В графе «Заключение» описывается процедура внесения поправок, дополнений и изменений в этот документ.

Положение составляется в нескольких экземплярах, а работники отдела ознакамливаются с ним под подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=wPBpXBmbEjA

Образец положения об отделе кадров можно скачать здесь.

Нюансы документа

Документ подлежит утверждению руководителем предприятия с указанием даты простановки подписи, после чего положение разбирается на экземпляры (минимум – 2 шт.), прошивается, заверяется печатями и подписями ответственных лиц.

Утвержденные экземпляры передаются на хранение:

• 1 экземпляр – руководителю организации;
• 2 экземпляр – в отдел кадров.

Срок действия положения устанавливается на предприятиях в индивидуальном порядке, рекомендуемый – 5 лет.

Вносить изменения в документ – зачеркивать либо вписывать нововведения – категорически запрещается. В разделе «Заключение» при разработке документа необходимо предусмотреть описание порядка внесения изменений, который может включать следующие шаги:

• чтобы произвести правки в положении, руководитель предприятия может выразить свое решение в форме приказа, в котором указываются формулировки изменения фрагмента документа и «до», и «после»;
• изменения вносятся в существующий документ в соответствии с имеющимися экземплярами;
• с внесенными изменениями ознакамливают работников службы кадров и остальных сотрудников причастных подразделений предприятия под роспись.

Служба персонала является важной составляющей структуры любого современного предприятия, а ее многогранность и функционал отражается в положении об отделе кадров.

Данный документ разрабатывается в интересах организации на долгие годы, хотя и не является обязательным в соответствии с действующим законодательством, но послужит основой для реализации политики в области управления кадрами предприятия.

Посмотрите видео о кадровом учете:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Положение о департаменте по работе с персоналом

Открыть в формате Word

о Департаменте управления персоналом

https://www..com/watch?v=ytdev

Департамент управления персоналом

1. Департамент управления персоналом является самостоятельным структурным подразделением ООО «ХХХХ».

3. Департамент управления персоналом подчиняется непосредственно директору ООО «ХХХХ».

— Уставом ООО «ХХХХ»;

— другими локальными нормативными актами ООО «ХХХХ».

2.3. Структура Департамента управления персоналом представлена на рис. 1.

4.1. Участие в разработке и реализации целей и стратегии управления персоналом.

4.2. Разработка и реализация комплекса планов и программ по работе с кадрами.

4.10. Организация взаимодействия с профильными учебными заведениями.

4.11. Обеспечение соблюдения норм трудового права в работе с персоналом.

5.1. Требовать и получать от подразделений и отдельных сотрудников ООО «ХХХХ» необходимые для работы материалы, информацию.

5.2. Объявлять набор кадров в резерв предприятия.

https://www..com/watch?v=ytpolicyandsafety

5.3. Проводить собеседования со всеми работниками ООО «ХХХХ».

5.5. Проводить проверку исполнения должностных обязанностей всеми работниками ООО «ХХХХ».

5.9. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам управления персоналом и социального развития.

5.11. Визировать документы, связанные с вопросами управления персоналом.

6.ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ)

-определения потребности в персонале подразделений;

-нормирования труда сотрудников подразделений;

-распределения фондов заработной платы;

-составления положений о подразделениях, должностных инструкций, штатных расписаний.

7.2.3. Соблюдение сотрудниками Департамента трудовой и производственной дисциплины.

7.2.5. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников Департамента.

ознакомления с Положением

Фамилия, имя, отчество работника, назначаемого на должность

https://www.youtube.com/watch?v=UHTToF3oepw

Дата и подпись работника после ознакомления с положением и получения его копии

Дата и номер приказа о назначении на должность

https://www.youtube.com/watch?v=UHTToF3oepw

Дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности

Положение об Управлении по работе с персоналом и социальным вопросам

Структура Управления по работе с персоналом и социальным вопросам.

https://www..com/watch?v=https:tv..com

Б) на уровне производственного предприятия. Служба персонала в составе: 1) отдел кадров; 2) отдел подготовки персонала.

Предлагаем ознакомиться:  Соблюдения положений в агентском договоре

— определение требований к составу персонала управляющей компании и высшим должностным лицам производственных предприятий;

— подбор персонала управляющей компании и высших должностных лиц производственных предприятий;

— расстановка и перемещение персонала управляющей компании и высших должностных лиц производственных предприятий;

— обеспечение работоспособности персонала компании; и обучение персонала компании;

— кадровый учет управляющей компании;

Функции подразделений Управления по работе с персоналом и социальным вопросам

Управление по работе с персоналом и социальным вопросам.

Отдел развития персонала.

Отдел подбора и расстановки персонала.

Отдел кадрового учета.

Служба персонала производственного предприятия.

Отдел подготовки персонала.

3 ЗАДАЧИ ГРУППЫ МЕНЕДЖЕРОВ ПО ПОДБОРУ

— составление общих планов подбора;

— мониторинг внешнего рынка труда (наличие специалистов и их стоимость);

— мониторинг кадровых агентств и агентов;

— осуществление непосредственного подбора на вакантные позиции;

— контроль над соответствием штатного расписания и общих планов подбора;

— организация процедуры перемещения сотрудников;

— контроль продвижений персонала;

— формирование банка вакансий;

— разработка карьерных путей отдельных сотрудников из кадрового резерва.

5 ЗАДАЧИ ГРУППЫ МЕНЕДЖЕРОВ ПО ОБУЧЕНИЮ И РАЗВИТИЮ

— выявление и анализ потребностей персонала Компании в профессиональном обучении;

— разработка учебных программ;

— организация проведения тренингов, семинаров и т.д.;

— координация внедрения внутрифирменных, профессиональных стандартов, предъявляемых Компанией к сотруднику.

— разработка параметров и критериев оценки персонала;

— выбор релевантных инструментов оценки персонала;

— формирование плана-графика аттестации персонала;

— организация процедуры оценки персонала (в т.ч. работа с субподрядчиками);

— определение формы и процедуры предоставления результатов оценки и аттестации (заключение и обратная связь).

— разработка положения о корпоративной культуре и контроль над его соблюдением.

Положение об отделе управления персоналом

https://www..com/watch?v=ytabout

— оформление новых сотрудников на работу;

— ведение установленной законодательством документации по учету движения кадров;

— обеспечение Руководства Компании информацией о персонале и его движении;

— ведение табельного учета структурных подразделений Компании;

— формирование штатного расписания Компании;

— подготовка Компании к успешному прохождению кадрового аудита;

Предлагаем ознакомиться:  Доказательства фактического принятия наследства

— предоставление справок и отчетов по кадровому учету и документообороту;

— обеспечение соблюдения норм трудового права в работе с персоналом.

— соблюдение при выводе сотрудников норм действующего трудового законодательства.

1. Общие положения отдела управления персоналом

.1. Отдел управления персоналом является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

https://www..com/watch?v=upload

.3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4.1. Отдел возглавляет заместитель директора по управлению персоналом, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.4.3. Обязанности начальников отделов определяются (распределяются) заместителем директора по управлению персоналом.

1. Структура отдела управления персоналом

(отделом кадров; отделом предприятия и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят

https://www..com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

1. Задачи и функции отдела управления персоналом

Разработка, внедрение и контроль исполнения кадровой политики и стратегии предприятия.Определение и написание оргструктуры предприятия в соответствии с задачами развития.Контроль соблюдения положений нормативной документации.Создание системы подбора, адаптации и социализации сотрудников предприятия.Осуществление подбора персонала в соответствии со штатным расписанием и производственными задачами предприятия.Оптимизация штатного расписания предприятия и планирование потребностей в персонале.Разработка системы адаптации сотрудников предприятия, отслеживание сроков и результатов прохождения испытательного срока.Разработка, внедрение и контроль корпоративной системы обучения, аттестации и формирования кадрового резерва.Разработка правил и нормативных документов, регламентирующих системы обучения, аттестации и формирования кадрового резерва.Своевременное выявление потребностей в обучении и возможностей его предприятия.Формирование, поддержание и развитие корпоративной культуры предприятия.Участие совместно с отделом рекламы и отделом маркетинга в разработке и поддержанию корпоративного фирменного стиля.Разработка и внедрение положений, регламентирующих правила поведения, коммуникаций, взаимоотношений и т.п. в предприятия.Участие в предприятия корпоративных мероприятий.Текущее и перспективное планирование потребности предприятия в рабочей силе.Разработка штатных расписаний и своевременное отражение в них изменений, происходящих в предприятия.Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие должности.Определение эффективности персонала.Изучение и оценка профессиональных, деловых и моральных качеств сотрудников в процессе их трудовой деятельности.

1. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:Законодательные и нормативные акты.4.2. Внутренние документы:Устав предприятия, Положение об отделе управления персоналом, Должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Взаимоотношения отдела управления персоналом с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав отдел управления персоналом взаимодействует:С отделом рекламы и маркетинга:С отделом закупок:кандидатов на вакансии, согласно штатному расписанию отдела, программу адаптации новых сотрудниковС отделом розничной торговли:кандидатов на вакансии, согласно штатному расписанию отдела, программу адаптации новых сотрудниковС отделом по работе с корпоративными клиентами:кандидатов на вакансии, согласно штатному расписанию отдела, программу адаптации новых сотрудниковсведения о сотрудниках, кандидатов на вакансии, согласно штатному расписанию отдела, программу адаптации новых сотрудников.С отделом учета и аналитики::типовые формы договоров, кадровой документации, консультации по вопросам трудового законодательства Украины.запрос на юридическую экспертизу разработанных форм и документации

1. Права отдела управления персоналом

Отдел управления персоналом имеет право:

1. Ответственность отдела управления персоналом

7.1. Ответственность за качество и своевременность выполнения функций отдела заместитель директора по управлению персоналом.7.2. На заместителя директора по управлению персоналом возлагается персональная ответственность за:7.2.1. Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства.7.2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации.7.2.3. Своевременное исполнение приказов руководства.7.3. Ответственность работников отдела управления персоналом устанавливается соответствующими должностными инструкциями.(экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).По результатам рассмотрения выносится решение:— принять изменение или дополнение,— отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),— отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается( заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Положение о службе персонала

1.1. Полное наименование Подразделения — Служба персонала ЗАО «Банк _______________ ».

1.2. Подчиненность Подразделения:

·       административная — Председателю Правления Банка;

·       функциональная — Председателю Правления Банка.

1.3. Основанием для создания, реорганизации и ликвидации Подразделения является решение Председателя Правления Банка, оформленное его приказом.

https://www.youtube.com/watch?v=ZXtX3EYwoR0

Подразделение осуществляет свою деятельность, руководствуясь действующим законодательством, настоящим Положением, другими внутренними нормативными документами Банка, а также рабочими распоряжениями и приказами Председателя Правления Банка.

1.4. Подразделение возглавляется руководителем Службы — Директором по персоналу, назначаемым на данную должность и смещаемым с нее приказом Председателя Правления Банка.

В своей деятельности руководитель Службы персонала руководствуется настоящим Положением, а также должностной инструкцией, утверждаемой Председателем Правления Банка.

1.5. Настоящее Положение вводится в действие с момента утверждения. Изменения и дополнения, вносимые в процессе его эксплуатации, предполагают необходимость переутверждения документа.

Функциональные обязанности

2.1. Служба персонала функционирует в Банке как специализированное штабное подразделение, непосредственно отвечающее за кадровое направление деятельности Банка.

2.2. Служба обеспечивает разработку предложений по формированию и оперативной корректировке долгосрочной стратегии управления персоналом Банка, готовит их к утверждению Председателем Правления Банка и несет ответственность за практическую реализацию кадровой политики.

2.3. В рамках вышеуказанной стратегии Служба осуществляет разработку, внедрение и текущую эксплуатацию целостной системы управления персоналом, распространяющейся на все структурные подразделения Банка, включая региональные представительства и филиалы.

2.4. В перечень основных функциональных обязанностей Службы по конкретным направлениям системы управления персоналом включается:

2.4.1. Перспективное и текущее планирование персонала, отражающее:

·       формализованные требования Банка к квалификационным и личностным качествам кандидатов на замещение конкретных рабочих мест (должностей);

·       потребности Банка в целом и его структурных подразделений в создании или сокращении рабочих мест.

2.4.2. Привлечение и отбор персонала, включая:

·       маркетинговые исследования на рынке труда соответствующих специальностей и профессий;

·       разработку и совершенствование методик отбора кандидатов на замещение вакантных рабочих мест в Банке, разработку и утверждение процедур и регламентов по привлечению персонала;

·       организацию и осуществление процесса непосредственного привлечения и отбора персонала.

2.4.3. Разработка, формирование и дальнейшее развитие механизмов оплаты труда и социальных составляющих компенсационного пакета Банка, включая:

·       разработку и внедрение систем оплаты труда, направленных на усиление личного и группового вклада в общую экономическую эффективность деятельности Банка;

·       разработку и внедрение системы социальных программ и социальных льгот для сотрудников Банка.

2.4.4. Планирование и координация процесса развития персонала Банка, включающего в себя:

·       первичное развитие вновь принятых на работу сотрудников, обеспечивающее возможность их наиболее полной и оперативной адаптации к условиям деятельности в Банке;

·       постоянное обучение (повышение квалификации, углубление профессиональной специализации, переподготовка, тренинг) сотрудников по дифференцированным для каждой категории персонала учебным программам, разрабатываемым Службой персонала;

·       формирование и оперативное управление резервом на выдвижение, обеспечивающее удовлетворение потребностей Банка в управленческих кадрах, подготовленных из числа собственных сотрудников.

2.4.5. Организация, методическое руководство и координация процесса оценки деятельности и аттестации сотрудников, как необходимого условия их дальнейшего развития:

·       разработка типовой процедуры плановой аттестации всех категорий сотрудников Банка;

·       подготовка календарных графиков проведения аттестации;

·       непосредственное участие в работе аттестационных комиссий, регистрация соответствующих решений и контроль за их реализацией.

2.4.6. Разработка, методическое руководство и координация процесса организационного развития Банка в целом и его структурных подразделений, который включает в себя:

·       разработку предложений и проектов по оптимизации структуры управления Банком;

·       методическое и технологическое обеспечение процессов создания, объединения и реорганизации структурных подразделений Банка;

·       разработку и утверждение положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, квалификационных требований к должностям и рабочим местам.

2.4.7. Оперативное ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства, выполнение регистрационных функций:

·       подготовку проектов кадровых приказов и распоряжений, обеспечение их утверждения руководством Банка, а также контроль за полным и своевременным исполнением кадровых решений;

·       документирование трудовых отношений сотрудников с Банком в соответствии с действующим законодательством;

·       регистрация, учет и хранение кадровой документации;

·       формирование и ведение личных дел (персональных файлов) сотрудников Банка.

2.5. Служба оказывает методическую помощь руководителям структурных подразделений Банка по всем вопросам, связанным с управлением персоналом.

2.6. Служба осуществляет функциональное руководство деятельностью децентрализованных кадровых служб филиалов и представительств Банка, включая контроль за их функционированием и оперативную организационно-методическую помощь, в том числе — в форме обучения их сотрудников.

2.7. Служба устанавливает и поддерживает контакты Банка со сторонними организациями, направленные на решение всего комплекса задач по кадровой политике и управлению персоналом.

Функциональные права

3.1. Настоящим разделом Положения определяются права, объективно необходимые Службе персонала для наиболее эффективного исполнения установленных выше функциональных обязанностей.

3.2. Руководитель Службы имеет право принимать участие в обсуждении любых вопросов, имеющих отношение к управлению персоналом и кадровой политике Банка, на заседаниях Правления Банка.

https://www.youtube.com/watch?v=wbHuUdGXuUc

Руководитель Службы вправе также просить о включении в повестку очередного заседания Правления Банка вопросов, отнесенных к его компетенции.

3.3. Служба имеет право на централизованное выделение, в соответствии с разработанными и утвержденными сметами, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для исполнения установленных ей функциональных обязанностей.

3.4. Руководитель Службы вправе (по решению Председателя Правления Банка) подписывать и утверждать кадровые документы:

·       трудовые книжки сотрудников;

·       отпускные записки (приказы о предоставлении отпуска);

·       графики отпусков сотрудников Компании;

·       справки сотрудникам с места работы;

·       распоряжения по кадровым вопросам и вопросам управления персоналом.

Руководитель Службы персонала вправе самостоятельно подписывать и утверждать любые внутренние нормативно-методические документы по всем аспектам управления персоналом, за исключением части их, отнесенной решением Председателем Правления Банка к собственной компетенции.

3.5. Служба вправе контролировать соблюдение всеми структурными подразделениями и должностными лицами Банка требований утвержденных внутренних нормативно-методических документов по вопросам управления персоналом.

3.6. Сотрудники Службы в рамках своей компетенции имеют право получать от руководителей структурных подразделений Банка своевременной и полной управленческой информации, необходимой для исполнения установленных им должностных функций.

3.7. Руководитель Службы вправе предлагать кандидатуры руководителей децентрализованных кадровых служб представительств и филиалов Банка и вносить предложения об освобождении их от должности.

3.8. Специалисты Службы имеют право на участие в заседаниях всех Аттестационных комиссий Банка, в том числе — при формировании соответствующих решений.

Ответственность подразделения

4.1. Служба персонала несет установленную настоящим Положением административную и экономическую ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение установленных ей функциональных обязанностей.

4.2. Основанием для применения к Службе административных или экономических санкций могут выступать:

·       негативная оценка итоговых или промежуточных результатов по кадровой политике со стороны Председателя Правления Банка;

·       обоснованные претензии к деятельности Службы со стороны заместителей Председателя Правления Банка или руководителей структурных подразделений.

Решение о применении к Службе соответствующих административных или экономических санкций принимается непосредственно Председателем Правления Банка.

4.3. Административная ответственность реализуется в форме различных дисциплинарных санкций, применяемых Председателем Правления Банка в установленном порядке непосредственно к руководителю Службы.

Руководитель Службы от своего имени и в рамках собственной компетенции вправе применить аналогичные санкции к виновным сотрудникам Службы.

4.4. Экономическая ответственность Службы и применение экономических санкций определяются внутренними нормативно-методическими документами Банка.

Как установить эффективный финансовый контроль в многопрофильном холдинге

Денис Алмазов, независимый эксперт в области корпоративных финансов, экономики и управленческого учета.

Практический опыт эффективного финансового контроля поможет сделать бизнес холдинга подконтрольным, прозрачным, предсказуемым, понятным как для топ-менеджеров, так и для акционеров.

В середине 2014 года акционеры многопрофильного холдинга поменяли всю команду топ-менеджеров управляющей компании. Меня пригласили на должность финансового директора. Холдинг располагается в Южном федеральном округе.

УК управляет тремя гостиницами, двумя ресторанами, боулинг-центром и двумя карьерами. Общая численность сотрудников – порядка 280 человек. Генеральный директор группы поручил мне выявить проблемы в сфере управления финансами и составить план по их устранению.

Проект стартовал в августе 2014 года.

Контроль расходов

На уровне дочерних компаний необходимо было понять, насколько прозрачен процесс расходования средств. Для этого мы провели аудит обоснованности затрат, проверили порядок их документального подтверждения. Выявили большое количество неподкрепленных никакими документам затрат (закупка продуктов на рынке, поставка воды, текущих комплектующих и т.д.).

Абсолютно по всем расходным операциям я стал требовать предоставлять оправдательные документы в максимально строгой форме: чеки, товарные чеки, накладные, расписки.

https://www.youtube.com/watch?v=pR9AMU1luc8

Параллельно мы пересмотрели все текущие договорные отношения. Так, по поставке воды заключили договора с местным водоканалом(раньше воду возили водовозки). Выиграли в цене и надежности поставок. По некоторым товарным позициям (хоз. товары, развозка сотрудников, некоторые продукты) заключили договора с поставщиками, которые предоставляли все необходимые закрывающие документы.

Также мы перешли на работу с новым банком по всем дочерним компаниям, так как качество и безопасность услуг прежнего нас не удовлетворяло.

Реорганизация финансовой службы

Диагностика ситуации показала, что необходимо разделить финансовую функцию управляющей компании и финансовых служб «на местах».

1. Финансовая служба УК. Прежде всего, надо было навести порядок в финансовой службе управляющей компании, в штате которой состояли главный бухгалтер и три рядовых бухгалтера. Два из них также вели бухгалтерию гостиничного направления группы. В процессе работы их функции частично пересекались. То есть, бухгалтеру управляющей компании могли поручить сделать что-то, касающееся гостиницы, и наоборот.

Я разработал требования к должностям и квалификации сотрудников. Затем мы провели аудит текущих знаний (ознакомление с резюме, собеседование, тесты). Выявили несоответствие квалификации жителей небольшого городка, где располагался офис УК требованиям, предъявляемым к работникам управляющей компании.

В результате всех сотрудников службы перевели в бухгалтерию главной, самой большой, гостиницы. Один из бухгалтеров в процессе реструктуризации уволился. На ее место никого брать не стали. В штат финансовой службы УК управляющей компании набрали:

• главного бухгалтера;
• ведущего бухгалтера;
• ведущего экономиста.

Новых сотрудников в УК искали в крупных городах по всей России, так как местные жители не соответствовали нашим требованиям.

1. Финансовые службы «дочек». В каждой «дочке» работали один-два бухгалтера. Мы провели оценку их компетенций. По итогам некоторых сотрудников заменили. Затем выбрали «на местах» бухгалтеров, которые принимали решения в рамках ограниченного количества полномочий:

• проверка предоставления отчетных документов;
• выдача авансов на хозяйственные расходы и закупки;
• текущая отчетность согласно требованиям управляющей компании.

Остальные платежи, согласно разработанному регламенту, бухгалтеры обязаны согласовывать по электронной почте с финансовой службой УК.

Успешная реализация кадровых и организационных вопросов позволила обеспечить базовый, фундаментальный уровень финансового контроля на предприятии. Вот лишь некоторые позитивные изменения:

• все расходы стали проводиться по безналу или, в случае наличных, с предоставлением отчетных документов;
• на все предприятия были внедрены лояльные и компетентные бухгалтера – стражи и защитники интересов акционеров и управляющей компании;
• все значимые платежи,а также общее движение по кассе, согласовываются и утверждаются управляющей компанией.

Внедрение системы бюджетирования и управленческой отчетности

Типовых общепринятых форм управленческой отчетности в группе не было. Каждое предприятие использовало свою «уникальную» форму. Где-то сами ее разрабатывали, где-то она «спускалась» сверху.

В большинстве случаев это был некий микс из БДР и БДДС. Критерием признания доходов и расходов был кассовый метод.

Существовали и такие экзотические изобретения, как вложения во «внеоборотные материальные активы», служившие аналогом покупки основных средств.

В результате в группе наблюдались следующие проблемы:

• отсутствие сравнимости форм отчетности предприятий;
• невозможность консолидации отчетности в принципе;
• для понимания реального состояния дел на предприятиях требовалось составление и предоставление большого числа дополнительных справок и отчетов.

Мы определили сроки и ответственных как по предоставлению отчетности,так и по процессу составления годовых бюджетов управляющей компании и дочерних предприятий. Бюджетирование построили по принципу «снизу- вверх». УК согласовывает основные параметры бюджета:

• объем продаж в количественном и стоимостном отношениях;
• общие плановые финансовые показатели.

В апреле 2015 года все разработки мы зафиксировали в Положении о бюджетировании для группы компаний, утвержденном на уровне холдинга. С этого момента все «дочки» отчитываются по новым единым формам.

Скачать фрагмент Положения о бюджетировании для группы компаний

На основе предоставляемой управленческой отчетности стало возможным проводить периодический финансовый анализ деятельности дочерних предприятий с выработкой соответствующих рекомендаций для их топ-менеджмента.

Автоматизация процесса

Параллельно шла автоматизация составления бухгалтерской и управленческой отчетности. Дело в том, что раньше процесс был автоматизирован в 1С «вразнобой»:

• разрозненные версии программ 1С на местах, не подключенные к единому серверу;
• отсутствие единой политики администрирования и обновления программы, информация из 1С выгружалась на флешки.

В рамках автоматизации сделали следующее:

• закупили серверное и сетевое оборудование, создали необходимую поддерживающую инфраструктуру в офисе управляющей компании;
• на серверах управляющей компании запустили информационные базы 1С для каждой из дочерних компаний;
• настроили права доступа к базам 1С. Там, где это было необходимо, произвели модернизацию участка «последней мили» для обеспечения технической возможности работы в базах работникам финансовых служб предприятий;
• настроили формирование управленческой отчетности по утвержденным формам из регистров бухгалтерского учета.

Периодический контроль

Для себя мы осознали необходимость периодического контроля и внутреннего аудита дочерних компаний:проверка соблюдения кассовой дисциплины, правильности оформления первичных бухгалтерских документов и отражения их в 1С и управленческой отчетности, а также складского учета. Кроме этого, некоторые предприятия успели выбиться в лидеры по скорости и качеству внедрения положительных изменений. Этот опыт мы изучаем и внедряем на «отстающих» предприятиях, повышая квалификацию и качество работы персонала дочерних компаний.

Заключение

Все вышеперечисленные мероприятия в комплексе дали весьма положительный результат для группы компаний. Бизнес стал подконтрольный, прозрачный, предсказуемый и понятный как для топ-менеджеров холдинга, так и для акционеров. Считаю, что основные пункты перечня предпринятых шагов могут с успехом применяться как, своего рода, бенчмарк для всех бизнес-структур холдингового типа.

🎦 Видео