Построение внутренних коммуникаций в компании

Видео:5 правил эффективной коммуникации | Радислав ГандапасСкачать

Зачем компании отдел внутренних коммуникаций и чем он занимается #внедрение #СЭД #ECMJ

Полина Юдина, Артем Казаков

Моя твоя не понимать

На российских предприятиях модно заниматься внутренними коммуникациями. Пока одни руководители бьются в экстазе при виде собственной фотографии в корпоративной газете, другие повышают капитализацию компании, предоставляя своим сотрудникам возможность всестороннего общения.

В одной из отечественных розничных сетей сменился HR-директор. В беседе с генеральным директором новый сотрудник предложил провести анкетирование персонала компании на предмет удовлетворенности рабочим процессом. Руководитель инициативу горячо поддержал.

И все бы ничего, если бы невольным свидетелем заключительной части разговора не стала всеми любимая секретарша, которая поделилась новостью со своей подругой из бухгалтерии.

Уже спустя неделю все менеджеры среднего звена штудировали IQ-тесты, а особо мнительный руководитель финансового департамента подыскивал новую работу.

Ситуация, к счастью, благополучно разрешилась, но вот неприятный осадок остался надолго. И все из-за того, что в компании не была должным образом отлажена система внутренних коммуникаций.

Что у тебя внутри

Казалось бы, в чем здесь вообще вопрос? Работают сотрудники и работают, получают указания от начальства и выполняют их. Кто не согласен – увольняется. Не поладил с начальником – ищи другую работу.

Хочешь получать больше – пожалуйста, тебя никто не держит. Четкая система директив, штрафов и депремирования держит коллектив в узде, не позволяя снизить темп.

А чем меньше сотрудники общаются друг с другом, тем лучше: легче ими управлять.

Скажем, ввели в корпорации правило – обязательное информирование о нарушении внутрикорпоративных этических норм (доносительство).

И если, к примеру, два сотрудника выскажутся против подобных установок (будь они плохи или хороши), то это уже своего рода общественное мнение.

А вот если человек весь день головы не поднимает от работы и времени общаться у него просто нет, то и проблем не возникнет.

Однако подобный прессинг на рабочем месте, ставший обычным для многих предприятий в кризисные 1990-е годы, не может быть постоянным фоном деятельности коллектива. Ощущение, что ты «под микроскопом» у начальства, снижает творческую активность человека и приводит в лучшем случае к минимизации ошибок (а в худшем – шаблонной работе и потере качества).

Именно поэтому современная организация не может нормально функционировать в условиях внутреннего информационного вакуума.

По данным исследования, проведенного среди работников британских компаний, 60% из тех, кто считает коммуникации в своих организациях неэффективными, собираются в ближайшие два года сменить работу.

В России далеко не в каждой компании существует осмысленный подход к управлению коммуникациями. Сведения теряются, не доходя до персонала, которому они действительно необходимы.

«Нередка ситуация, когда сотрудники крупной компании имеют лишь смутные представления о специфике деятельности других подразделений, – говорит Ольга Зиборова, HR-директор фирмы «Микротест», – поэтому хорошо отлаженные процессы внутренней коммуникации способствуют повышению эффективности предприятия». А иной раз даже помогают сотрудникам понять, какую именно продукцию производит их родная компания.

Часто работники просто в силу своей стеснительности не могут общаться полноценно. А уж ощущение единства коллектива для компании с широкой филиальной сетью по всей стране достигается совсем не просто.

«В крупных вертикально интегрированных компаниях взаимодействию между дивизионами нужно уделять особое внимание, – говорит Наталья Панферова, руководитель департамента организационной культуры и внутренних коммуникаций ЦКТ «PRОПАГАНДА». – Например, работники добывающего предприятия промышленного холдинга склонны исходить из интересов своего завода, а не компании».

Поэтому залогом успешной коммуникации между смежными подразделениями становится четкое информирование как о целях компании в целом, так и о задачах подразделений и сферах их взаимодействия.

https://www.youtube.com/watch?v=ukt08oaJ8rg

Но и для небольших фирм вопрос о коммуникации сотрудников разных отделов становится порой весьма значимым.

«Из-за недостаточной информированности часто получается так, что сотрудники делают одно и то же дважды, – рассказывает PR-менеджер компании Begin Group Лидия Трейвиш.

– Например, новым сейлз-менеджерам не всегда приходит в голову, что клиенту могут быть интересны какие-либо услуги других проектов. Совместными усилиями можно составить и наиболее привлекательное для клиента, и выгодное для компании предложение».

Технологическое чудо

Информация в корпоративном сообществе распространяется не просто так. Гуру менеджмента даже выделили своеобразную геометрию коммуникаций. По горизонтальной плоскости передается информация на одном и том же организационном уровне. По вертикальной – общаются «верхи» с «низами». При этом скорость движения коммуникационных потоков зависит от способа передачи информации.

В текущем режиме сотрудники обычно используют телефонную связь. Но то, что оптимально для межличностного общения, не всегда подходит для массовых коммуникаций.

В редких случаях на помощь приходит корпоративное радио или телевидение. Если первый способ слегка устарел, то второй еще мало кому доступен.

Поэтому компьютерные сети Интернет и Интранет (внутренняя корпоративная сеть, построенная на интернет-технологиях) все еще вне конкуренции.

Часть компаний, особенно крупные, устанавливают целые платформы для совместной работы, которые обеспечивают комплексное взаимодействие между сотрудниками. Наиболее яркое здесь решение – это Lotus от IBM Lotus Software. Но для успешной организации коллективной работы и повышения продуктивности труда персонала можно вполне обойтись сайтом, корпоративной почтой и интернет-пейджером.

Внутренний сайт не только обеспечивает простоту коммуникации между разными сотрудниками и группами внутри компании, но и может стать источником полезных сведений о работе различных подразделений.

«В нашем банке основными инструментами внутренних коммуникаций являются внутрикорпоративный сайт и сетевой журнал «Альфа-Навигатор», который оперативно информирует сотрудников о событиях, изменениях, нововведениях, происходящих в банке», – говорит Екатерина Рябина, начальник отдела внутренних коммуникаций «Альфа-банка». С точки зрения контента, возможности сайта практически не ограничены.

«Горячая линия» на внутреннем сайте или так называемые ящики предложений могут стать источником ценных идей со стороны сотрудников по улучшению отдельных аспектов деятельности компании, – рассказывает Ольга Зиборова. – Публикуя на внутреннем сайте информацию об успехах и достижениях компании на рынке, организация формирует у сотрудника чувство гордости за фирму, причастности к общему делу».

«Для оперативного информирования руководство банка делает рассылки по e-mail: общеинформационные или персональные каждому сотруднику», – делится опытом Екатерина Рябина. Конечно, корпоративной почтой пользоваться нужно осторожно. Если всем без исключения ежедневно насылать валютные курсы или биржевые котировки, то через некоторое время сообщения будут удалять, не читая, как обычный спам.

Еще более скоростным каналом коммуникации можно считать интернет-пейджер ICQ и его аналоги (AIM, MSN, Yahoo и т.д.). Этими программами ежедневно пользуются миллионы людей. С их помощью можно общаться в режиме он-лайн, обмениваться файлами и даже играть в многопользовательские игры. Видимо, поэтому у «тети Аси» есть не только ярые сторонники, но и противники.

«Я пользуюсь ICQ сама, и мне очень нравится этот способ общения. Бесшумно, мгновенно и не отрываясь от компьютера – супер! Почему я должна мешать моим сотрудникам пользоваться этими возможностями?» – удивляется учредитель группы LifeStyle Communications Анна Федорова.

«Несколько лет назад, когда ICQ обрела популярность, вопрос, работать с ней или нет, неоднократно поднимался сотрудниками APC, в том числе российскими, – вспоминает Андрей Воробьев, руководитель информационно-технической службы компании APC в России и странах СНГ.

– Он был решен централизованно на уровне штаб-квартиры – там пришли к выводу, что в настоящий момент использование ICQ не является целесообразным».

Нет единства и в выборе самой программы. «У нас в HP активно используется корпоративная система быстрого обмена сообщениями Jabber.

В отличие от ICQ, Jabber поддерживает защищенные соединения, может использовать базу данных сотрудников (имена, е-mail, аккаунты), в ней можно отсылать отформатированный текст (разные шрифты, размеры текста, таблицы – как в Word), а также организовывать конференции», – рассказывает Вадим Плесский, директор департамента сетевого оборудования ProCurve Hewlett-Packard.

Печатная версия

Конечно, общение выстраивается не только с помощью двоичного кода. В качестве каналов внутренней коммуникации по-прежнему используют корпоративные информационные стенды и доски объявлений. Подарок из советского прошлого до сих пор актуален. Во-первых, далеко не во всех компаниях сотрудники имеют доступ к ПК. Во-вторых, не все умеют им пользоваться.

«База лояльности – информированность», – считает Наталья Мандрова, президент агентства инвестиционных коммуникаций «Примум-мобиле». – Нельзя быть лояльным по отношению к объекту, о котором ты ничего не знаешь.

Главное, за счет чего выигрывала советская идеологическая система (и что, кстати, пристально изучалось в Америке), – это предельная ясность и четкость мотивирующего «мессиджа». Эксперт, безусловно, прав, однако автору неоднократно приходилось сталкиваться с курьезными случаями.

В одном из региональных филиалов НК «ЮКОС», где внушительный штат сотрудников, доска объявлений была размещена в административном корпусе. Понятно, что простой работник, не обремененный хождением «на поклон» к генеральному директору, ее в глаза ни разу не видел.

https://www.youtube.com/watch?v=tz9I-ft3azY

Понятная «бумажная» технология также находит отражение в корпоративных печатных изданиях. Это может быть брошюра, буклет, газета или даже журнал. В печатной версии корпоративного журнала «Альфа-банка», которая появляется четыре раза в год, руководители проектов рассказывают о подробностях этих изменений, подводят итоги, делятся историями успеха, поздравляют победителей конкурсов и т.д.

Печатная публикация, в отличие от формализованных документов, может транслировать необходимую информацию. Наверно, именно поэтому у Begin Group оказались данные, согласно которым больше половины сотрудников российских компаний одобряют создание корпоративных СМИ.

Важно только, чтобы «самиздат» был написан доступным языком и содержал конкретную информацию. Свод лозунгов, гимнов, миссий и прочих «поднимающих боевой дух коллектива» средств только раздражает. «Мы больше, мы сильнее с каждым днем… победы наши – каждого заслуга», – звучит в корпоративном гимне «Евросети».

Что из этого следует и что с этим делать простому сотруднику?

В небольших компаниях красочный буклет вообще будет смахивать на чудачество генерального директора.

Доступ к телу

Часто информационные технологии существуют как бы сами по себе, а реальная каждодневная жизнь организации – сама по себе.

«Понятно, что сегодня высококвалифицированный персонал – это и есть активы компании, которые со временем только растут», – замечает Оксана Притыко, руководитель пресс-службы АКБ «РосЕвроБанк».

– Но очень часто бывает, что работа отдела внутреннего PR сводится к выпуску корпоративной газеты».

«Нельзя недооценивать важность корпоративных мероприятий для успешных внутренних коммуникаций, – полагает Екатерина Рябина. – Это может быть и тим-билдинг, и совместное профессиональное обучение, и участие в турнирах по футболу между разными компаниями, и праздники, такие как Новый год».

«Позитивное восприятие своих предприятий и профессии достигается посредством проведения конкурсов профессионального мастерства, спартакиад, корпоративных праздников, социально значимых мероприятий (открытие детских площадок, поддержка образования, медицины)», – рассказывает Елена Абрамова, директор по связям с общественностью консалтинговой компании «Евроменеджмент».

«Продвинутые руководители проводят не только регулярные летучки с руководящим составом организации, но и лично встречаются с «простыми смертными». Так, президент «САН Интербрю» Джо Стрелл ежемесячно приглашает на обед 25 сотрудников со всей страны (по два работника с каждого завода и по одному служащему от каждого бизнес-юнита продаж).

«Во время обеда у наших сотрудников есть возможность задать любой вопрос президенту. Через некоторое время вопросы – ответы публикуются в информационном бюллетене и вывешиваются на информационные доски в каждом подразделении компании.

Встречи проводятся в пятницу, чтобы дать работникам возможность остаться в Москве на выходные. Естественно, мы оплачиваем и проживание, и дорогу», – рассказывает Любовь Елисеева, менеджер по внутренним коммуникациям «САН Интербрю».

Не стоит недооценивать влияние слухов и мифов о предприятии на настроение его сотрудников. Например, при слиянии ТНК и BP из-за отсутствия информации рабочие начали говорить о недружественном поглощении. Будто бы предприятия скупают по дешевке, чтобы лучше продать. Но отлаженных каналов связи (единых СМИ) на предприятии не было, а к Интернету простые нефтяники не имели доступа.

Возможности – в том числе и творческие – для налаживания коммуникаций на самом деле неиссякаемы. Кто-то создает офис по принципу открытого поля. Все сотрудники, включая руководство, фактически сидят в одном кабинете. Кто-то вводит корпоративный сленг.

Правда, согласно данным Begin Group, использование «внутреннего языка компании» (специальные, понятные только сотрудникам фирмы слова или названия отделов) поддерживают лишь 19% опрошенных.

А вот разработчик компьютерных игр Nival Interactive по вечерам превращает свою переговорную в корпоративный кинозал, где сотрудники смотрят любимые фильмы.

Для чего нужны внутренние коммуникации:

·       информируют сотрудников;

·       формируют у коллектива чувство общности;

·       формируют образ компании;

·       сами по себе являются нематериальной мотивацией;

·       развивают корпоративную культуру

С помощью чего сотрудники общаются:

·       Техника и технологии: телефон, радио, телевидение, сайт, e-mail, интернет-пейджер

·       Бумага: информационный стенд, доска объявлений, брошюра, газета, журнал

·       Персоналии: личные встречи, совещания, корпоративные мероприятия

Видео:Внутренние коммуникации: зачем они нужны и как их строитьСкачать

Внутренние коммуникации в компании — RUZOO — всё о зооиндустрии и зообизнесе

от admin · 26.04.2014

Внутренние коммуникации в компании

Любую современную бизнес-структуру можно рассматривать как огромное информационное поле, в котором постоянно происходит процесс обмена самой разнообразной информацией. При этом обмен этот находится не на уровне пустой болтовни, а на уровне принятия решений.

То есть любые сбои в коммуникативной системе предприятия неизбежно скажутся на принятии неправильного решения, которое, в свою очередь, приведет компанию к определенным убыткам.

Это хорошо, если обойдется испугом, а если компания потеряет многомиллионный контракт только потому, что ваши сотрудники не умеют общаться?

Чтобы правая рука знала, что делает левая

Внутренние коммуникации – это любые коммуникации внутри самой организации. Они могут быть письменными устными, виртуальными или непосредственными, групповыми или личными. Эффективные внутренние коммуникации всех направлений – это главная задача любой организации. Если система ВК хорошо слаженная, то вероятность развития ситуации «лебедь-рак-щука» в вашей компании будет стремиться к нулю.

Итак, основная цель внутренних коммуникаций – это установление эффективных и лояльных отношений между работниками и руководством

При этом, коммуникации должны работать во всех направлениях – сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Едва ли не основным условием эффективности этого процесса является наличие обратной связи.

«Согласно исследованию« PR & Communications Guide-2011 »сотрудники играют важную роль в формировании репутации всей компании. Поэтому внутренние коммуникации значимой составляющей PR-в каждой организации. Плохой внутренний PR, не говоря уже о его отсутствии, может негативно повлиять не только на репутацию, но и сказаться на прибылях и эффективности организации ».

Говорили-говорили …

Фактически на каждом предприятии ВК уже существуют в той или иной форме. У кого-то это рассылка циркуляров, у кого общение по скайпу, где-то еще висят доски объявлений, а кто-то преимущественно общается через соцсети.

Тут уж каждый выбирает тот инструмент, который наиболее подходит для выполнения поставленных задач. Проблема в другом: ВК в компаниях сегодня по большей части не очень эффективны и часто спорадические – бессистемные.

С одной стороны, все понимают важность этих процессов для бизнеса, а с другой – эффективность ВК все еще недостаточно.

Например, по данным исследований за рубежом, результативность всех горизонтальных связей достигает 90%,а вертикальных – 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации обычно доходит до работников и правильно усваивается ими).

Последствия такого «эффективного общения» спрогнозировать несложно: ослышался – сделал по-своему – получил «по голове» от шефа – «благословил» начальство. Руководитель думает, что управляет идиотами, подчиненные считают, что ими руководит идиот. Об успешности такой организации можем догадываться, а нужно было просто поговорить.

Принципы и задачи

Попробуем нарисовать себе основные черты «правильной системы ВК». Начнем с задач.

Итак, перед ВК стоит целый ряд задач, в частности:

– создание положительного имиджа компании как работодателя; – осведомленность работников о компании; – развитие корпоративного духа и формирования преданности компании у работников; – получения обратной связи от сотрудников; – демонстрация «открытости» руководства;

– формирование единых стандартов поведения согласно корпоративным кодексом компании.

https://www.youtube.com/watch?v=nSv6J1Rnr2w

При этом, по мнению эксперта, следует учитывать, что внутренними заказчиками информационных кампаний для работников могут быть любые подразделения компании – от финансов до службы безопасности, и внутренние коммуникации способны решать много конкретных прикладных задач. Следовательно, на самом деле список значительно длиннее.

Выполнять эти задачи система ВК имеет согласно основным принципам и правилам. Основными принципами правильной внутрикоммуникационной политики компании является открытость, честность и последовательность руководства при проведении коммуникаций, а также готовность анализировать результаты и делать выводы.

Золотые правила

Чтобы система Внутренние коммуникации были эффективны, необходимо соблюдать определенные правила

Во-первых, цель коммуникации должна быть четкой и понятной всем участникам общения. Если анонсируется собрание топ-менеджмента на тему итогов работы за год, а проводятся собрания на тему введения дресс-кода, то эффективность такой коммуникации будет минимальной, поскольку участники собрания элементарно будут «не в теме» обсуждаемого вопроса.

Читайте статью  Особенности положительного имиджа в современной организации

Во-вторых, метод (средство) коммуникации должен соответствовать поставленной цели. Можем представить эффективность коммуникации, если руководитель объявит об увольнении нескольких сотрудников, скажем, на новогоднем корпоративе или на тренинге по командообразования.

В-третьих, между всеми участниками коммуникации должно быть достигнуто соглашение в понимании терминологии, трактовке ключевых понятий. В первую очередь необходимо помнить, что и кому мы рассказываем.

Как и в любых коммуникациях к людям стоит обращаться на том языке, который они понимают. Вряд ли работник фермы хорошо воспримет корпоративный журнал, где на глянцевой бумаге напечатаны статьи с множеством иностранных слов и корпоративных штампов.

Зато написана простым языком история о таких же, как он, рабочих, скорее всего, будет более приемлемой ».

В-четвертых, должна быть организована система оповещения вовлеченных в процесс участников, цель которой заключается в снижении информационного дефицита, своевременной передачи оптимального объема необходимых и полезных сведений.

Безусловно, коммуникации должны быть своевременными и достаточными по объему. Слухи в коллективе распространяются очень быстро, но информация часто очень искажена.

Поэтому гораздо проще вовремя объяснить ситуацию, чем потом бороться с последствиями распространения слухов.

К тому же, когда работник находится в состоянии неведения, он тратит много времени и усилий на то, чтобы получить необходимую или интересующую его информацию, а не на выполнение своих прямых обязанностей. Итак, чем четче будут работать внутренние коммуникации, тем эффективнее может быть работа персонала.

Кроме того, необходимо создать условия для получения всеми участниками коммуникации обратной связи

Это помогает понять, насколько правильно была усвоена информация ее получателем.

Иногда в процессе коммуникаций возникают барьеры. Коммуникативные барьеры – это препятствия, мешающие достижению целей общения. Через них информация может быть воспринята и усвоена большинством не так, как было задумано инициатором коммуникации.

Барьеры бывают разными. Прежде психологическими, когда реципиент не хочет воспринимать информацию через негативное отношение недоверие к коммуникатору. Как правило, такой барьер связан с разного рода конфликтами, причем барьер может быть как причиной, так и следствием конфликта в компании.

Однако бывают и другие случаи. Например, двое якобы адекватных людей не сошлись характером, и между ними возникает психологический коммуникационный барьер.

Второй тип барьера – социальный. Этот барьер возникает, когда между коммуникатором и реципиентом какие-то очень резкие различия – в системе ценностей, традициях общения, установках, целях и т.д., отдельно говорят еще о культурных барьерах, с которыми часто встречаются транснациональные корпорации. Однако, по утверждению специалистов, такие типы барьеров встречаются все реже.

Чаще в отечественных компаниях встречаются организационные коммуникативные барьеры. Основными причинами их являются:

– недостатки организационных структур – отсутствие единоначалия, высокая норма управляемости (большое количество подчиненных у одного начальника), дублирование и наложение функций или, наоборот, отсутствие ответственного исполнителя, противоречия в формулировках обязанностей, распределении полномочий и ответственности; – недостаточная регламентация бизнес-процессов (неясные схемы взаимодействия сотрудников и подразделений); – сложная многоступенчатая иерархия подчинения, в результате чего искажается или теряется информация при ее переходе с одного уровня на другой; – недостатки внутрифирменных коммуникаций (информационная перегрузка или недостаток данных, неправильный выбор формы и метода их подачи и т.д.); – сложный документооборот; – неравномерная нагрузка; – отсутствие продуманной кадровой политики (процедур подбора и адаптации, оценки, мотивации, обучения и развития персонала);

– наличие явно выраженных субкультур (чаще всего такие подразделения компаний, как IT, бухгалтерия, производство имеют собственный набор ценностей, который может вступать в противоречие с обще корпоративных культурой).

В большинстве случаев организационные коммуникативные барьеры возникают из-за, уже упомянутую в списке, слишком громоздкую систему подчинения. Часто такую проблему можно выявить при диагностике уровней подчинения в компании.

Если от генерального директора до конечного исполнителя есть более семи уровней, то вероятность возникновения организационных коммуникативных барьеров достаточно высока.

Оптимальными являются 3-4 уровня: директор – руководитель отдела – руководитель управления – ведущий специалист – менеджер, должен выполнить определенное задание.

https://www.youtube.com/watch?v=JyL1h7PR1tg

Читайте статью  Организация безопасности клиентов в интернет зоомагазине

В принципе все барьеры можно устранять, если вовремя их выявлять и корректировать процесс общения

«Барьерные» симптомы достаточно заметны и обнаружить их не сложно. Наиболее ярко это демонстрирует ситуация, когда от постановки задачи до фактического результата проходит очень много времени, или результат не совпадает с задачей, первично ставилась перед работником.

Создаем систему общения

Инициатором реализации ВК, как и главным наблюдателем и контролирующей лицом, должно быть руководство компании: «Именно директор наиболее заинтересован в совершенствовании организации благодаря внутренним коммуникациям».

Реализацию же конкретных инициатив в этой области, как правило, поручают отдела PR или маркетинга, или, реже, HR-отдела.

Создание типовой системы ВК в компании, происходит по следующим этапам:

Анализ текущей ситуации. На этом этапе проводится диагностика состояния корпоративной культуры в компании. Мы определяем основные проблемы, которые беспокоят работников, и моменты, которые следует усовершенствовать.

Формирование заданий и разработка соответствующего плана. Здесь, собственно, определяются цели, ставятся задачи для ВК и планируются соответствующие инструменты на следующий период с просчетом бюджета.

Реализация внутренних коммуникаций. Это практическая часть кампании по внутреннему PR. На этом этапе проводим активности согласно нашему плану.

Анализ проведенных мероприятий. После завершения планируемого периода следует провести аудит проведенных активностей и сделать выводы, которые будут учтены в дальнейшем.

Индикатором для оценки эффективности внутренних коммуникаций могут быть результаты коммуникационного аудита, задача которого выявить различия между тем, какой компании видит или хочет видеть руководство, и тем, какой ее воспринимают сотрудники.

Чем меньше эти различия, тем, вероятно, лучше работают внутренние коммуникации.

Для анализа эффективности внутренних коммуникаций используются как количественные (опрос, анкетирование сотрудников), так и качественные методы (фокус-группы, развернутые интервью).

Количественные позволяют охватить всех работников и получить общую выборку, а качественные способны лучше и глубже исследовать внутреннее состояние в компании.

Для получения хороших результатов необходимо сочетать оба типа методов.

Третий – лишний

Организовать такую систему компания вполне способна самостоятельно: реализовывать внутренние коммуникации может только сама компания, ведь только находясь внутри организации можно эффективно внедрить все активности. Аутсорсинговые агентства лучше привлечь на определенные конкретные виды работ, например, издание корпоративного журнала, аналитические работы до и после реализации ВК.

Общие принципы, по мнению эксперта, для любой компании останутся неизменными

Однако учитывать специфику бизнеса, конечно, стоит. Во-первых, большое количество работников «в полях» может не иметь доступа к компьютеру и Интернету, что определенным образом ограничит коммуникационные инструменты.

Во-вторых, работники могут быть рассеяны, что необходимо учесть, чтобы быть уверенным, что все сотрудники вовремя получат всю необходимую информацию.

В-третьих, следует учитывать специфику персонала, и для каждой категории работников подбирать такие коммуникативные инструменты, которые были бы для них максимально понятными и удобными.

Объявите весь список, пожалуйста!

И напоследок, об инструментах. Сегодня инструментов ВК существует достаточно много.

Сюда входят и сайт компании, и электронные и печатные издания / бюллетени, и встречи с работниками, и привлечение сторонних экспертов для обсуждения важных тем и объяснений, и анонсирования новых продуктов внутри компании, и проведение внутренних тренингов и мастер-классов по важным вопросам, и встречи с первыми лицами компании, и внутренние опросы / анкетирование, и различные конкурсы, и корпоративные мероприятия (например, посещение кино, концертов) и т.д..

Видео:Как работают внутренние коммуникации в крупной компании. Мастер-класс КРОК x hsemedia.Скачать

Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации — это любые коммуникации внутри организации. Они могут быть устными или письменными, непосредственными или виртуальными, личными или групповыми.

Эффективные внутренние коммуникации всех направлений — сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали — это одна из основных задач любой организации.

Хорошая внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность работников. (lj-сообщество «Внутренние коммуникации» — материалы по теме)

Коммуникацию часто определяют как обмен информацией. Это всегда диалог. Диалог, в котором может участвовать большое количество людей.

В структуре организации требование двусторонней коммуникации означает способность менеджмента прислушиваться к работникам, и верно интерпретировать передаваемые им сообщения.

Это позволяет определить сильные и слабые стороны производственного процесса, и соответственно корректировать управленческие решения.

Практика внутренних коммуникаций

Корпоративные отделы внутренних коммуникаций, зародившись в недрах кадровых (в международной терминологии — HR, от англ. Human Resources), за 80-е—90-е годы приобрели самостоятельность. Там же, где этого до сих пор не произошло, функции внутренней коммуникации могут по старинке выполнять кадровики, либо топ-менеджмент, либо отделы маркетинга и PR.

Внутренние коммуникации должны помогать работнику понимать корпоративную культуру, цели и ценности. Все сотрудники должны быть в курсе событий и решений, которые касаются работы всех отделов.

Особенно важны хорошие внутренние коммуникации в период кризиса, когда надобно, чтобы каждый сотрудник не просто подчинялся указаниям сверху и выполнял инструкции, но мог действовать самостоятельно, имея в виду общую ситуацию и выгоду всей фирмы.

Внутренняя коммуникация связывает все отделы компании воедино, через все уровни, и формирует чувство общности.

https://www.youtube.com/watch?v=BaqVpVrgivQ

Внутреннюю коммуникацию нельзя однажды установить и забыть об этом. Процесс должен постоянно поддерживаться и изменяться в соответствии с развитием компании. Методы налаживания внутренних коммуникаций разрабатываются все более детально, в зависимости от разных групп интересов, которые существуют в компании, и особенностей построения их взаимодействия, пересечения сфер деятельности.

Во внутренних коммуникациях важны суть, каналы и даже форма информации. Форма очень сильно влияет на сообщение, один и тот же факт можно сообщить так, что он будет воспринят в негативном или позитивном ключе, оставит людей равнодушными или, напротив, вызовет интерес.

Если компания вкладывает огромные средства и применяет самые передовые технологии для того, чтобы обеспечить себе PR — то есть отношения с общественностью — то она должна столь же внимательно относиться и к внутренним отношениям.

Самое сложное — найти нужный баланс между коммуникацией «сверху вниз» и «снизу вверх», чтобы демократичность и восприимчивость менеджмента к новым идеям не влияла на исполнительность и дисциплинированность сотрудников.

Признаки хорошей внутренней коммуникации

• Информативность — это должен быть не просто набор слов, а что-то, что как-то повлияет на работу.
• Ясность — сообщение должно быть составлено с учетом восприятия тех, кому оно предназначено.
• Своевременность. Сотрудники должны получать необходимую информацию раньше, чем она выходит за пределы фирмы и предоставляется клиентам, партнерам, конкурентам.
• Независимость и беспристрастность — любая ложь или недосказанность все равно рано или поздно вскроются.
• Лаконичность.

Те, кто занимаются установлением внутренних коммуникаций, должны обладать следующими качествами:

• Открытость — что подразумевает умение говорить с любой аудиторией и выслушать любое предложение.
• Честность.
• Способность к диалогу.

Фактически, отдел внутренних коммуникаций становится модератором взаимодействий между руководством и сотрудниками. Он отвечает за поддержание в рабочем состоянии определенного количества каналов коммуникации, например, таких, как:

• внутренний веб-сайт (интранет);
• регулярные собрания — в том числе:
  • неформальные встречи, на которых работники могут поговорить с начальством напрямую;
  • виртуальные собрания с использованием онлайн-платформ типа Second Life
• конференции;
• корпоративная пресса и непериодические печатные материалы;
• внутренняя email-рассылка;
• доски объявлений.

Управление коммуникацией

Чтобы установить коммуникацию с работниками, руководство использует разные подходы:

1. Нацеленный подход — коммуникация устанавливается с четко определенной целевой аудиторией. Чем более точно составлено сообщение, тем больше вероятность его верного восприятия. ошибка — это считать, что информация передается только с помощью слов и что получатель просто пассивно принимает сообщение.
2. Круговой подход — коммуникация устанавливается с помощью хороших человеческих отношений, а также работы над тем, чтобы каждый сотрудник получал удовольствие от работы. Такую систему можно установить только через длительные и открытые дискуссии. Предполагается, что сущность коммуникации — в достижении взаимопонимания. Проблемы возникают из-за неправильного представления о том, что понимание приводит к соглашению, и в этом единственная цель общения. Необязательно разделять точку зрения человека, чтобы уважать ее и учитывать в работе.
3. Подход активного действия — коммуникация устанавливается посредством практических действий, в которых необходимо понимание и интуиция. Подход основывается на том принципе, что коммуникация — это координация значений, понимание общих правил и распознавание образов.

По материалам Википедии

Видео:Внутренние коммуникации в IT-компанияхСкачать

Как создать стратегию внутренних коммуникаций

По данным исследования Poppulo Global Summary Report (2021), только у одной трети отделов по внутренним коммуникациям (35%) есть долгосрочная стратегия.

Перед тем, как начать разбираться в важности использования стратегического подхода к внутренним коммуникациям (далее — ВК), нам нужно понять один важный момент: сотрудники — это наиболее важные инвестиции компании.

Проще говоря, счастливые сотрудники приносят больше дохода, реже меняют место работы, в результате чего компания становится более успешной и эффективной.

Большинство из нас знакомы с показателями роста бизнес показателей, которые демонстрируют вовлеченные сотрудники.

Часто цитируемое исследование вовлеченности сотрудников Gallup’s Q12, в ходе которого было опрошено 1,8 миллион сотрудников различных компаний, показывает 21% рост производительности и такой же (21%) рост доходности компаний, чьи сотрудники показали наивысший процент вовлеченности — по сравнению с наихудшими показателями (Gallup, 2021). Помимо этого, важно помнить о том, что ваши сотрудники являются персонификацией вашего бренда.

https://www.youtube.com/watch?v=rswMAL-8jtQ

Давайте рассмотрим 4 составляющих успеха стратегических внутренних коммуникаций в компании:

(1) Видение (Vision): Будущая цель, которая приведет компанию к успеху

(2) Согласованность (Alignment): Синхронизация целей с ключевыми целевыми аудиториями: руководством и сотрудниками компании

(3) Исследования и понимание (Research & Insights): Проверьте правильность вашего видения с помощью доступных проверенных данных, а также вашего собственного анализа представлений о ваших коллегах, корпоративной культуре и опыте сотрудников (employee experience).

(4) Создание (Creation): Приоритезируйте ваши задачи, которые сделают вашу стратегию эффективной, а также действия по планированию, разработке и реализации ваших целей.

1. Видение: Покажите дорогу

Начните с определения эффективности вашей текущей коммуникации с сотрудниками.

Что работает, а что нет? Что вы знаете о поведении ваших коллег? Какие у них привычки и предпочтения? Как они используют технологические новинки и как они учатся? Какие они предпочитают каналы получения информации? На более глубоком уровне узнайте об их настроениях. Они счастливы? Они разделяют уверенность, в том что работают в лучшей компании, которую только можно выбрать? Что им нравится в компании, а что не нравится?

Ваша конечная цель — найти новые подходы, которые смогут вдохновить лидеров и сотрудников с помощью бренда, корпоративной культуры, контента и предпочтений. То, что работает сегодня, может быть неэффективным в будущем.

Помните: видение — это не стратегия, а скорее первоначальная формулировка ваших целей.

На следующем этапе важно взглянуть на бизнес стратегию компании и определить, как внутренние коммуникации могут поддержать ее.

Подумайте, как с помощью ВК возможно активизировать сильные стороны компании. Это очень важно для любого бизнеса, в особенности для крупных географически распределенных организаций.

Такой подход будет способствовать более четкому пониманию и интерпретации бренда сотрудниками.

После того как вы соотнесли ваши коммуникационные задачи с бизнес стратегией, важно сформулировать ваши конечные цели. Определите ключевые показатели эффективности (KPIs). Это может быть снижение текучки кадров, повышение уровня доверия к компании и лояльности к бренду работодателя, изменения поведения, рост продуктивности и т.п.

Имея четкое понимание текущего состояния внутренних коммуникаций, вы сможете сделать их более эффективными в будущем. Ниже представлены основные составляющие видения:

1. Audience — Целевая аудитория. Лучше изучите ваше руководство и сотрудников и их предпочтения: желания, потребности, страхи. Как они предпочитают получать информацию и учиться?

2. Preferences — Предпочтения. Определите предпочтительные каналы коммуникаций, язык, наиболее часто используемые устройства, время, когда лучше всего делать рассылки, а также частоту коммуникаций.

3. Goals — Цели. Приведите свои коммуникационные цели в соответствие с тем, что вы знаете о своих сотрудниках. Контент, который вы создаете, и действия, которые вы хотите предпринять, должны быть продуманными и заточенными под вашу целевую аудиторию.

4. Resources — Ресурсы. Определите ресурсы, которые вам понадобятся для реализации видения. Ресурсы включают в себя бюджет, сотрудников и технические возможности.

5. Measurement — Измерения: определите, как вы будете измерять ваши действия. Вам нужно знать, эффективны ли ваши коммуникации и как они увеличат прибыльность компании (ROI). После того, как вы сформулировали ваше видение, вы можете сравнить ваши цели с текущим положением, понять то, чего вам недостает и что нужно сделать, чтобы преодолеть эти препятствия.

2. Согласованность: секрет успеха

Внутренние коммуникаторы должны уметь взаимодействовать с высшим руководством компании, рассказывать им, как сделать ВК эффективным инструментом. Без их поддержки и одобрения вы не сможете выстроить эффективную стратегию.

https://www.youtube.com/watch?v=xMBUBWb1KfI

Успех будет определяться вашим эффективным взаимодействием с руководителями всех бизнесов, департаментов и подразделений компании. Поэтому важно найти лидеров мнений внутри вашей организации. Они помогут вам проанализировать ваш план и воплотить его в жизнь.

Часто ВК специалисты после согласования плана сразу приступают к его реализации, упуская возможность проанализировать все имеющиеся данные. Используйте современные подходы к получению данных через исследования. С их помощью вы сможете лучше узнать и понять вашу целевую аудиторию.

Какие каналы коммуникаций предпочитают сотрудники? Не думайте, что они предпочитают определенный канал только потому что вам и вашему руководству он нравится больше остальных. Такого рода предположения могут сделать вашу коммуникацию неэффективной, ведь вы можете ошибаться.

Прежде чем начать исследование, полезно провести внутренний аудит, чтобы определить зоны, требующие улучшения. Используйте эти категории в качестве фильтров, которые помогут их найти:

Понимание бренда поможет вам точнее транслировать его значение сотрудникам. Попробуйте четко сформулировать характеристики бренда. Какие ценности он несет в себе? Какие эмоции вызывает? Какие функциональные преимущества дает? Это упражнение поможет вам продумать и создать бренд работодателя — то, как бы вы хотели, чтобы он воспринимался вашими сотрудниками

Целевая аудитория

Тщательно исследуйте вашу целевую аудиторию (ЦА) — что вы о ней знаете, а что нет. Разработайте профиль вашей ЦА.

Корпоративная культура

У каждой компании есть своя корпоративная культура. Спросите себя: помогает ли она реализовывать бизнес стратегию? Считают ли сотрудники свою компанию лучшим работодателем благодаря ей? Сформулируйте основные характеристики вашей компании и проанализируйте, принимают ли их сотрудники.

Возможности

Вам нужно определить, какими ресурсами обладает ваша команда. Уделите основное внимание людям, процессам и технологиям. Убедитесь, что все разделяют видение будущего успеха одинаково. Каким опытом обладает ваша команда? Какими навыками они обладают, и чему им еще нужно научиться? Какие инструменты и каналы вы используете?

Не планируйте того, чего не сможете сделать. Честно оцените возможности своей команды и убедитесь, что у всех вовлеченных сторон (команды, агентства) есть ресурсы, чтобы планировать, реализовывать, измерять эффективность и запускать новую версию ваших внутренних коммуникаций.

Глобально или локально?

Последняя часть аудита — для тех компаний, в которых работают сотрудники, говорящие на более чем одном языке. В данном случае общепринятый стандарт — переводить с английского, который используется как основной. Люди предпочитают получать информацию на родном языке (особенно если не владеют английским в совершенстве) — с правильно подобранными словосочетаниями, идиомами и выражениями.

Интервью

Самый лучший способ проанализировать полученные результаты исследования — использовать качественные и количественные опросы. Можно начать со следующих вариантов:

• Интервью с руководителями. Проведите встречу с руководством компании, чтобы понять их запросы и ожидания от внутренних коммуникаций о том, как они могут помочь бизнесу достигнуть своих целей.• Опросы сотрудников. Выберите 20 человек (или больше, если нужно для репрезентативности). Убедитесь, что выбранные вами сотрудники представляют различные отделы, бизнесы и регионы.

• Опрос для всех сотрудников компании. Его цель — привлечь наибольшее количество сотрудников (в идеале — всех).

Теперь давайте проанализируем полученные данные и сравним их с вашей первоначальной точкой зрения на такие вопросы, как:

• Как бренд работодателя воспринимается сотрудниками?• Как сотрудники воспринимают руководство?• Как вовлечь лидеров в работу ВК?• Какие каналы и инструменты предпочитают сотрудники и почему?• Какое время/день недели лучше всего подходит для отправки коммуникаций?• Какова должна быть частота коммуникаций, чтобы не перегружать сотрудников информацией?• Какие сомнения и страхи есть у сотрудников?• Как они используют полученную информацию и усваивают ее лучше всего?• Какое поведение требует изменений?• Какие привычки нужно сформировать?• Нуждается ли корпоративная культура в трансформации? Если да, то как?• Каковы ресурсы и возможности вашей команды? Как ее развивать, чтобы достичь поставленных целей?

Найдите сильные и слабые стороны коммуникаций, определите пробелы — где вы находитесь сейчас и где вы хотите быть в итоге.

4. Создание: Постройте свою стратегию ВК

Вы определили ваши цели и задачи, получили полную поддержку руководства.
Теперь вы готовы использовать видение, согласованность и понимание для выстраивания стратегии ВК. Чтобы начать, вам нужно создать два ключевых инструмента, которые вы будете использовать в дальнейшей работе.

(1) Создайте профиль вашей целевой аудитории

А. Персона.

Вы можете создать так называемых персон — портреты типичных представителей вашей ЦА с определенными характеристиками и поведенческими чертами, выделенных на основе анализа чем они занимаются, что предпочитают, с какими вызовами сталкиваются, а также другой важной информации. Если вы используете этот подход, вам нужно для начала создать от трех до пяти персон.

В. Сегментация. Сегментация ЦА — процесс разделения сотрудников на группы по определенному критерию — демографические и психографические характеристики, возраст, подразделение, позиция, предпочитаемый способ получения информации и т.п.

(2) Создайте/усиливайте бренд работодателя

Ценностное Предложение Работодателя (ЦПР или EVP — employee value proposition) помогает сотрудникам понять ценность и преимущества работы в компании, а также ожидания компании от их работы.
Чтобы создать ЦПР, определите особенные характеристики компании — бренд, корпоративная культура, вознаграждение, — которые восхищают и вдохновляют сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=s75sPzEUyFg

Также будет полезно проанализировать связь (или ее отсутствие) между брендом компании и его восприятием вашими сотрудниками.

Теперь, когда вы создали стратегию, не думайте, что работа сделана. Каждый квартал вам нужно пересматривать ее для того, чтобы убедиться, что она продолжает отвечать целям бизнеса, и обновлять ее по мере необходимости.

Использованы материалы из руководства The Ultimate Guide to Internal Communications Strategy >>

🎥 Видео

Внутренние коммуникации как стратегическая задача бизнесаСкачать

Пример эффективной коммуникацииСкачать

💡 КАК ПОСТРОИТЬ ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В БОЛЬШОЙ КОМПАНИИ. КЕЙС СТД «ПЕТРОВИЧ»Скачать

Как повысить эффективность внутренних коммуникаций в компанииСкачать

Оргсхема в современном бизнесе. Основы организационной структуры предприятия простыми словамиСкачать

Главное — это любовь к людям! 10 вопросов менеджеру по внутренним коммуникациямСкачать

Построение внутренних систем коммуникаций или как оставаться на одной волне всей командойСкачать

Построение корпоративной культуры в компании. Елена Витчак и Сергей ГорбатовСкачать

Внутренние коммуникации в компании для HR. Коммуникации с сотрудниками. Аудит и опрос коммуникацийСкачать

Как выстроить внутренние коммуникации в образовательной организации?Скачать

Как построить эффективную команду и внутренние коммуникации в большой компании?Скачать

Построение профессиональной коммуникацииСкачать

Вебинар "Построение HR функции с нуля/в новой компании"Скачать

Чек-лист для специалистов по внутренним коммуникациям. Тимур Асланов. Запись вебинара.Скачать

Как построить эффективную адаптацию в компании? Модель адаптации от SHRM, Facebook, GoogleСкачать

Обещания как базовая система построения коммуникаций в организации. Валерий РазгуляевСкачать