Хранение кадровых документов в организации 2021

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг.

Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц.

Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.

К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).

К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2021 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале «Сокращен срок хранения ”свежих” документов по личному составу».

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах.

Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит.

Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.

[2]

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

https://www.youtube.com/watch?v=VZpgEoCVjCs

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время.

Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались.

Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов.

Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст.

Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Информация из Перечня, утвержденного приказом № 558

Обязательная кадровая документация

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Видео:ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ КОМПАНИИ. Как хранить документы компании. Компания КонсенсусСкачать

Номенклатура кадровых документов и сроки хранения 2021

Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры.

Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались.

К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении): Индекс дела Заголовок дела Кол-во единиц хранения Срок хранения и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 01. Канцелярия 01-01 Устав ООО «Вираж» Постоянно ст. 50 01-02 Коллективный договор ООО «Вираж» Постоянно ст.

Номенклатура и сроки хранения кадровых документов

Для организации быстрого поиска и правильного хранения документов, касающихся личного состава, служба управления персоналом должна составлять и утверждать свою Номенклатуру дел по единой унифицированной системе, действующей в организации.

Сроки хранения кадровой документации, как прописано в пункте 75 ГОСТ Р 51141-98, устанавливаются Номенклатурой дел организации, которая составляется с учетом сроков хранения, указанных в Перечне типовых архивных документов управленческого характера, образующихся в результате деятельности различных органов власти и организаций (утвержден 25.08.2010 Приказом по Министерству культуры РФ № 558).Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т.

д. Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

1. упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
2. обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
3. облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
4. уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2021) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов. Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п.

2 ст. 20, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

1. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
2. государственные и муниципальные;
3. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2021 год лучше иметь,

Номенклатура дел по уточненным правилам

Фраза «с указанием сроков их хранения» означает, что номенклатура представляет собой не просто перечень дел организации, а справочник, в котором указан срок хранения того или иного дела со ссылкой на источник определения срока.

Основная цель номенклатуры дел – учитывать дела организации. Они не просто перечислены в номенклатуре. Здесь указывается количество дел, заведенных за календарный год; какие дела переходящие и какие из них уничтожены.

Рекомендуем дополнить этот приказ пунктом о том, чтобы начальники структурных подразделений

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к.

он будет иметь большую юридическую силу. Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции. Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел. Ниже приведен порядок формирования дел 1.

На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты: наименование организации (в полном виде) наименование структурного подразделения (в полном виде) номер дела (в соответствии

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том.

Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Не так давно в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации. В чем суть изменений? Посмотрим в таблице.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

Было Стало Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ Статья 22.1 ФЗ 3 125-ФЗ Срок хранения документов по личному составу — 75 лет 1.

Хранение кадровых документов в организации 2021

Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году. Правило 7.В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

Видео:Кадровые документы в 2021 году: как оформлять и сколько хранитьСкачать

Обязательные кадровые документы в организации 2021 года: список и нюансы хранения

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2021 году

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

• правила трудового распорядка внутри компании;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание компании;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую позицию;
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомство;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техбезопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Список обязательных кадровых бумаг на микропредприятиях

Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

• графики рабочих смен специалистов;
• положение об оплате труда и премировании работников;
• нормы внутреннего трудового распорядка;
• прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Нюансы хранения бумаг

Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

https://www.youtube.com/watch?v=FjoGDJPS6xk

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности.

Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров.

Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

• Maria_Ilina
• Распечатать

Видео:Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Новые сроки хранения кадровых документов 2021

Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первички налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кстати, избавляться от документов также надо по правилам. Как — читайте в конце статьи.

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Если срок хранения истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Пора уничтожать документ или нет, определяет комиссия. Директор выбирает, кого из сотрудников в нее включить, и утверждает этот состав приказом (п.

Сроки хранения кадровых документов 2021

Важно

Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению.

Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.

Архивное хранение кадровых документов организации

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности.
Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов.

3 года

• учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
• записи о трудовой дисциплине.

5 лет

• акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
• выписки по улучшению условий и охраны труда;
• документы по технике безопасности и ее соблюдению;
• документы о командировках.

50 лет (до востребования)

• личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).

75 лет

• характеристики и личные карточки сотрудников;
• трудовые договоры.

Постоянно

• коллективные договоры;
• личные дела руководителей.

Административная ответственность

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность.

Новые сроки хранения кадровых документов 2021 год

Внимание

Поэтому срок хранения акта приема-передачи прав закончится только 1 января 2028 года.

Налоговые

4 года

https://www.youtube.com/watch?v=WI26vDrSMNo

С 1 января после окончания года или другого налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета налогов.

Полученный счет-фактуру от 27 января 2015 года зарегистрировали в книге покупок 17 апреля 2021 года. Несмотря на то что документу уже 2 года, отсчет срока начнут с 1 июля 2021-го.

Значит, уничтожить документ можно не раньше 1 июля 2021 года.

По страховым взносам

6 лет

С 1 января после окончания того года, в котором документ последний раз использовали для расчета взносов.

Компания сдала в 2021 году уточненный РСВ-1 за 2015 год. Значит, срок хранения всех документов по взносам нужно увеличить на два года.

Новые сроки хранения кадровых документов 2021 2021

5 лет после отчетного года

• инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

• документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

• квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет

• годовая бухгалтерская отчетность

в течение всей своей деятельности

5 лет после отчетного года

Налоговый учет

ФЗ

Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей

– кассовые документы и книги; – банковские документы; – корешки банковских чековых книжек; – ордера, извещения банков и переводные требования; – акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов; – квитанции; – накладные; – авансовые отчеты и др.

5 лет после отчетного года

Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Стр.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2021 году

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации — 5 лет.

Как долго хранить кадровые документы

Срок хранения документов по личному составу в 2021 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2021 №43-ФЗ.

Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов

Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности

Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Видео:Хранение документов дома - Наводим порядок в бумагах | 25 часов в суткахСкачать

Сроки хранения кадровых документов в 2021 году таблица

Федеральный закон от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2021 году в сроки, которые установлены законодательством.

В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

1. Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
2. Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
3. Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
4. Распечатывать файлы не нужно.
5. Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.
6. В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
7. Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

Столько же берегут командировочные удостоверения и соответствующие приказы. Некоторые бумаги (например, журнал выдачи инструкций) хранятся 24 месяца, а книга регистрации вводных инструктажей – 10 лет.Документационное обеспечение работы с персоналом

1. За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
2. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
3. Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы
4. Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»

Итак, сроки предоставления отчетности в 2021 году не изменились, остались на прежнем уровне и штрафы за ее непредставление.

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Как хранить кадровые документы

Ведение и хранение кадровых документов в организации является важным процессом. Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда.

В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в 2021 году, разговор пойдет ниже.

Какие требования существуют

В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года.

Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально.

Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

• Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
• Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
• При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
• Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
• В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
• В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
• Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте 2021 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Разновидности документов

Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:

• Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
• Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
• Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
• Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.

Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=I_eAXaJ4-Lg

Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.

Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.

Как сортировать дела

Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».

Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Требования к архивам

Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

• Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
• Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам.

Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией.

Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.

При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

Похожие публикации

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы.

Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ).

Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

• приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;

Видео:Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. ПономареваСкачать

Сроки хранения документов в 2021 году таблица

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2021 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

При определении сроков хранения документов в 2021 году компания должна полагаться на действующее законодательство:

• Налоговый кодекс РФ
• Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
• Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).  

Сроки хранения документов в организации в 2021 году (таблица)

Документ и срок хранения

Программа Бухсофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

Попробовать онлайн

Сервис. Сроки хранения документов 

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января  года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

• при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
• при покупке амортизируемого  имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
• по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

 Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за  ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

• 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
• 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
• не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов  налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц.  В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ — от 2 000 до 3 000 рублей.

🔍 Видео

Новые сроки хранения кадровых документов. Новые штрафыСкачать

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблицаСкачать

Организация и хранение документов дома📗🧾🗂 Как навести порядок в домашних бумагах.Скачать

Где хранить копии личных документов работников - Елена ПономареваСкачать

Федеральный вебинар "Кадровый документооборот 2021. Все о хранении документов в электронном виде"Скачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

СРОКИ ХРАНЕНИЯ. ФСБУ 27/2021: ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВСкачать

Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Кадровые документы в организации Основной переченьСкачать

Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. ПономареваСкачать

Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать

Сроки хранения документовСкачать

Особенности оформления кадровых документовСкачать

Как вести прием, передачу и выдачу кадровых документов - Елена ПономареваСкачать