Автоматизация кадровой работы (3 видео)

Процесс автоматизации кадрового делопроизводства

Каких бы размеров ни была компания, и какими бы объемами производства ни оперировала, ей не обойтись без кадрового отдела, который обеспечивает организацию сотрудниками необходимого опыта и квалификации. В процессе увеличения предприятия и объема работ, появлению филиалов и дочерних предприятий, деятельность кадровой службы усложняется.

В обязанности отдела кадров входит:

Полный цикл работ с сотрудниками, от поиска претендентов до увольнения работников;
Внутренний документооборот, ведение отчетностей и т.п.;
Формирование и выплата зарплаты сотрудникам;
Операции с налоговыми документами;
Получение и сопровождение различных заявлений.

Если в штате фирмы находится не больше 10 работников, то все кадровые процессы можно решать самостоятельно, но в организациях, располагающих большим количеством персонала, просто необходимо включить
в процесс автоматизацию кадрового делопроизводства.

С помощью автоматизации кадрового документооборота можно:

Повысить скорость работы.
Задерживая документы, которые необходимо выдавать работникам, а так же, не обрабатывая поступающее заявления вовремя, специалисты отдела кадров портят общее впечатление о работе организации в целом. Если отдел работает медленно и не справляется с установленным уровнем обязанностей в срок, то не выполненные задачи будут накапливаться и смогут вылиться в значительные неприятности.
Сократить риск появления ошибок.
Если при большом объеме производства вести документооборот вручную, то обязательно возникнут ошибки. Часто неточности возникают при высчитывании рабочих часов, зарплаты, налогов и пр. Такое некорректное отражение в документах приводит к финансовым убыткам, особенно после введения штрафных санкций контролирующими службами. Улучшить кадровое делопроизводство можно с помощью процесса автоматизации.

Содержание

Повышаем эффективность перехода
Тип системы автоматизации
Как организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников
Как упростить кадровый документооборот?
Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП»
Автоматизация кадрового учета в учреждении
Автоматизация кадрового учета – помощь в работе
Какие функции кадрового учета можно и нужно автоматизировать
Систематизация и анализ информации
Использование рабочего времени
Учет начислений и выплат
Учет отпусков
Обучение и аттестация
Унификация и автоматизация документооборота
Формирование отчетности
Также смотрите: – Автоматизация кадрового учета на госслужбе – Учет удержаний из заработной платы – Депонирование заработной платы – Подсчет страхового стажа 2015 – Отпускные: начисление и учет – Спорные вопросы оплаты детских путевок
Автоматизация кадровой службы — основа эффективной работы
Выбор программного обеспечения
Внедрение системы автоматизации
Эксплуатация системы автоматизации
ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ:
Автоматизация работы с кадровой документацией
2.1 Подготовка кадровой документации к архивному хранению 17
Как выбрать классную программу для автоматизации кадрового учёта?
Возможности автоматизированного учёта персонала
Какие задачи должна решать система по учёту персонала?
Как работает система Контур-Персонал?
🔍 Видео

Повышаем эффективность перехода

Две самые главные цели, которые выполняет автоматизация кадрового отдела – корректное ведение документооборота и повышение эффективности работы не только кадровиков, но и всей организации.

Помимо этого, автоматизация занимается решением важных задач:

Увеличение темпов рутинных операций;
Упрощение операций по набору персонала;
Оперативный учет и освоение новейших принципов ведения документооборота;
Обобщение информационной базы, содержащей все необходимые данные, с возможностью обращения каждого работника к необходимой информации;
Внедрение новейшей системы автоматизации с удобным управлением, упрощающим сопровождение документов;
Уменьшение временных потерь, происходивших по вине устаревших процессов;
Снижение рисков, минимизация различных ошибок бухгалтерского и налогового учета.

Для того чтобы перевести отдел кадров на автоматизированное кадровое делопроизводство, следует знать:

Нужно уменьшить количество лиц, с которыми согласовываются процессы. Идеальная цепочка должна быть выстроена по принципу «сотрудник – персонал кадрового отдела». При особых обстоятельствах возникает необходимость согласовать какие-то операции с начальником отдела кадров или всей организации в целом.
Чтобы избежать постоянных временных затрат, можно сформировать шаблонизацию отчетности. Главное, чтобы шаблоны соответствовали нормативно-правовым актам РФ. Правда, здесь есть свои подводные камни. Главный из них – работникам придется переучиваться для того, чтобы документация составлялась по единому образцу.
Автоматизация способна улучшить кадровое делопроизводство, особенно если её работа будет направлена только в те области компании, где она действительно необходима. Процесс автоматизации будет различен для компаний, обладающих различными объемами производства на рынке товаров и услуг.

Тип системы автоматизации

Выбор системы автоматизации зависит не только от размера организации, но и от поставленных задач, перспектив развития процессов компании и многого другого. Правильно выбранный тип системы автоматизации поможет улучшить кадровое делопроизводство.

Современный рынок предоставляет различные типы систем автоматизации:

Узконаправленные кастомные системы. Программы, направленные на конкретные узконаправленные действия.
Коробочная продукция. В отличие от кастомных, у коробочных систем довольно расширенные возможности, охватывающие различные области.
HRM-модули. Предназначены для задействованных в организации ERP-модулей.
Специальные HRM-системы. С помощью данных систем у отдела кадров значительно увеличиваются возможности по формированию документации.
BPM-системы. Комплексный подход к автоматизации кадрового делопроизводства и всей организации в целом.

Руководители компании должны понимать, что дальнейшее расширение автоматизации процессов на всю деятельность предприятия может перерасти в комплексный подход и улучшить работу компании по всем направлениям. Главное – осознавать перспективы и выстроить долгосрочную стратегию.

по бухгалтерии здесь
Раздел статей: Бухгалтерия
Раздел статей: Кадровое делопроизводство.

Видео:Как автоматизировать работу HR-специалиста в Битрикс24Скачать

Как организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников

Всё больше и больше компаний открывают филиалы по всей России, некоторые из них организуют целую филиальную сеть внутри одного города. И это отлично — бизнес растет! При таком формате работы компания должна грамотно выстроить организационную структуру управления удаленными подразделениями.

Как правило, фирмы с удаленными сотрудниками имеют во главе Управляющую компанию (УК), которая централизует большинство сервисных подразделений, таких как: бухгалтерия, юридический отдел, финансовый департамент, технический отдел, отдел кадров и т.д. Такая структура имеет множество плюсов, но и отрицательные стороны тоже имеются. Об одной из них мы и поговорим в этой статье.

Речь пойдет об отделе кадров. Это сервисное подразделение выполняет много критически важных функций и без него не обходится ни одна компания.

Сотрудники отдела кадров ежедневно имеют дело с большим количеством документации, связанной с оформлением командировок, отпусков, переработок и т.д.

Для подобных документов по российскому законодательству необходим оригинал заявления от сотрудника с его подписью.

Как обычно работает документооборот в отделе кадров при удаленных сотрудниках? Если рассматривать территориально-распределенную структуру, то сотрудник пишет необходимое заявление, подписывает его и отправляет оригинал по почте. Отдел кадров УК получает заявление и, если оно оформлено неправильно, то сотрудник обязан сделать его заново и повторно отправить по почте.

https://www.youtube.com/watch?v=EtqvFgZtIS8

Даже в организациях, подразделения которых находятся на одной территории, постоянно возникают сложности с такими документами. Что уж говорить про филиально-распределенные структуры.

Оригиналы документов зачастую теряются, заполняются неправильно, корректируются и переписываются.

Все это очень усложняет работу специалистов отдела кадров, а главное, приводит к грубым нарушениям кадрового делопроизводства, что может повлечь за собой большие штрафы на организацию и материально-административную ответственность для должностных лиц.

Помимо этого, если в компании проводятся регулярные корпоративные мероприятия или же сотрудники часто бывают в командировках, то это увеличивает кадровый документооборот в разы.

Ошибки в оформлении документов только возрастают, так как появляются постоянные пересечения графиков отпусков и командировок.

И весь этот гигантский поток бумаг должен обрабатывать отдел кадров, находящийся в управляющей компании.

Несовершенства данного процесса очевидны:

низкая скорость обработки документов;
большой объем бумаг;
сложности в организации порядка и контроля процесса.

Как упростить кадровый документооборот? В этой статье мы расскажем, как облегчить работу специалистов отдела кадров и организовать удобный кадровый документооборот для удаленных сотрудников при помощи интеграции решений «1С:Документооборот» («1С:ДО») и «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»).

Вы узнаете:

Как упростить кадровый документооборот?
Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Как упростить кадровый документооборот?

Мы разработали уникальное решение, которое позволяет значительно облегчить работу кадровой службы, повысить скорость делопроизводства, сократить количество ошибок и снизить трудоемкость кадрового документооборота. Для этого мы используем два программных продукта: «1С:ДО» и «1С:ЗУП».

Автоматизация кадрового документооборота позволяет значительно облегчить работу со следующими документами:

ежегодный отпуск;
отпуск за свой счет;
северный отпуск;
командировка;
работа в нерабочий день;
отгул.

Интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» будет незаменима для компаний, имеющих:

филиально-распределенную структуру;
территориально-распределенные офисы в различных регионах города или страны;
представителей, находящихся в различных регионах России.

Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?

Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» происходит следующим образом (рис.1):

в системе «1С:Документооборот» удаленный сотрудник делает соответствующую заявку (на отпуск, командировку и т.д.) и подписывает ее электронной подписью (ЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись сотрудника от руки;
в автоматическом режиме из шаблона формируется заявление с отметкой, что документ подписан ЭП, и прикрепляется соответствующий Word-файл в «1С:Документообороте»;
заявление тут же попадает на согласование соответствующим руководителям. После их согласования сотрудник получает уведомление;
в онлайн-режиме документ попадает в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (для этого в «1С:ЗУП» мы разработали специальные web-сервисы), а затем в автоматическом режиме формируется соответствующий документ (отпуск, командировка и т.д.). К нему бесшовно «привязывается» документ из «1С:ДО». Это значит, что вы можете из «1С:ЗУП» открыть документ, который был сформирован и подписан сотрудником в «1С:ДО»;
далее в «1С:ЗУП» появляется задача для специалиста по кадровому делопроизводству. Он заполняет необходимые данные, и далее автоматически создается «Приказ», который также попадает в «1С:ДО» на ознакомление сотруднику;
в программе «1С:ЗУП» специалист по расчету производит начисление денежных средств.

Рис. 1. Автоматизация кадрового документооборота при использовании связки «1С:ЗУП» и «1С:ДО»

Как вы можете видеть, практически все действия выполняются в автоматическом режиме. Благодаря бесшовной интеграции документы доступны из обеих систем — «1С:ДО» и «1С:ЗУП». Также немаловажным плюсом является то, что все заинтересованные лица могут следить за ходом процесса в онлайн-режиме.

Специалист отдела кадров всегда может распечатать уже подписанное электронной подписью заявление сотрудника. Отметка о наличии ЭП находится внизу заявления (рис.2.)

Рис.2 Отметка о наличии ЭП в системе

Автоматизация кадрового документооборота дает дополнительный бонус — на всех этапах процесса идет проверка «пересечения» с другими событиями у конкретного сотрудника.

Например, пересечение командировок и отпуска, так как организован календарь с графиком мероприятий сотрудника и корпоративных мероприятий. Это своего рода централизованное управление графиком работы сотрудника.

Если будет обнаружено пересечение – система выдаст соответствующее предупреждение.

Существуют два варианта реализации этой задачи:

если вы готовы оформить для своих удаленных сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись, то вы можете полностью отказаться от бумажных заявлений и перейти на электронное согласование и подписание;
если сотрудники не имеют ЭП, то система позволит проводить удобное автоматическое согласование, но подлинник с «живой» подписью документа необходимо будет предоставлять.

Преимущества интеграции «1С:ДО» и «1С:ЗУП»

Подводя итоги, стоит еще раз отметить преимущества, которые дает автоматизация кадрового документооборота. Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» позволяет:

навести порядок в организации работы кадровой службы;
снять часть нагрузки со специалистов отдела кадров;
уменьшить количество ошибок при работе с документами;
увеличить скорость обработки документов;
значительно снизить трудоемкость кадрового делопроизводства;
контролировать процесс документооборота на всех этапах прохождения заявки;
организовать централизованное управление графиком работы сотрудников.

Если вас заинтересовало наше решение для автоматизации отдела кадров и вы хотите узнать о нем больше – обращайтесь за консультацией к специалистам «1С-Архитектора бизнеса»!

Видео:HR-инструменты в Битрикс24 | Автоматизация отдела кадровСкачать

Автоматизация кадрового учета в учреждении

С каждым годом руководители организаций, в том числе бюджетных учреждений, все больше внимания уделяют автоматизации процессов кадрового учета. Это вполне объяснимо, ведь соответствующие программы позволяют значительно экономить время работников кадровой службы и бухгалтеров, получать достоверную информацию, своевременно и безошибочно готовить отчетность.

Анастасия Ложникова, руководитель проекта Контур-Персонал компании СКБ Контур

Автоматизация кадрового учета – помощь в работе

Рано или поздно любая организация приходит к пониманию ценности своих кадров. Просто принять сотрудника на работу и ожидать, что он будет сворачивать горы, уже не получится.

Если учреждение хочет идти в ногу со временем и привлекать эффективных сотрудников, ему нужна система ведения кадрового учета и делопроизводства, позволяющая планировать потребности в персонале, развивать сотрудников, своевременно и правильно начислять им положенные выплаты.

Тогда, даже не имея возможности предложить высокие оклады, учреждение сможет выступать привлекательным работодателем. Автоматизация кадрового учета способствует поиску и принятию наилучших решений в части использования человеческих ресурсов.

https://www.youtube.com/watch?v=XsxcFFCskkg

В свою очередь, для специалистов, ведущих кадровый учет и расчеты с работниками, автоматизация означает сведение к минимуму возможных ошибок в расчетах и начислениях, а также в оформлении документов, в том числе отчетности.

Чем более детально и полно автоматизированы ежедневные рутинные операции (подготовка приказов, отчетов, учет личных дел), тем проще кадровикам и бухгалтерам справляться со своими обязанностями, тем меньше претензий и нареканий к их работе – как со стороны руководства учреждения, так и от проверяющих.

Какие функции кадрового учета можно и нужно автоматизировать

Специальной программе стоит доверить многое из того, что бухгалтеры и кадровики привыкли делать вручную:

ведение штатного расписания, структуры организации;
учет личных дел сотрудников;
подготовку приказов;
учет отпусков;
формирование табелей на основе приказов;
формирование отчетности.

От количества функций, встроенных в программу автоматизации кадрового делопроизводства, прямо зависят возможности руководителя организации, отдела кадров, бухгалтерии в части качественного управления персоналом.

Вполне реально обеспечить контроль над широким спектром процессов, если внимательно подойти к выбору подходящего программного обеспечения.

Остановимся подробнее на самых ценных для учреждения возможностях современных программ, о наличии которых обязательно нужно поинтересоваться у потенциального поставщика программных средств.

Систематизация и анализ информации

Идеально, если настройки программы позволяют получать полный срез данных по работникам организации за различные периоды: возраст, специальность, образование, стаж, карьерный рост, повышение квалификации, аттестация.

Это дает возможность анализировать качество трудовых ресурсов и оптимизировать стратегию управления персоналом в том, что касается найма, ротации кадров, обучения. Оперативный анализ информации, касающейся перемещения, приема и увольнения сотрудников, а также уровня квалификации персонала, позволит уменьшить текучесть кадров.

Автоматизированное ведение личных данных сотрудников с учетом всех изменений поможет избежать ошибок, обеспечить полноту и достоверность информации.

Использование рабочего времени

Функционал качественной программы кадрового учета дает возможность анализировать данные об отработанном времени и (или) переработках, получать информацию о причинах отсутствия сотрудников на работе.

Получая данные о количестве сотрудников и об отработанном ими времени, руководители могут делать выводы о продуктивности деятельности персонала на определенных участках работы.

Здесь можно выделить целую цепочку решаемых задач: меньше ошибок при расчете заработной платы (учтены переработки, оплата в выходные дни и пр.), выше контроль уровня загрузки работников и трудовой дисциплины.

Сопоставление реальных данных с ключевыми показателями, отраженными в эффективном контракте сотрудника, позволит объективно и безошибочно оценить качество его работы и подготовить соответствующие административные решения.

Учет начислений и выплат

В автоматизированной системе легко назначать положенные работникам оклады и надбавки. Специальные программы, ориентированные на учреждения, включают, в том числе, все виды выплат, соответствующие Федеральному закону от 27 июля 2004 г.

№ 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Автоматизация кадрового учета помогает фиксировать и подсчитывать стаж сотрудников, в том числе стаж государственной службы, юридический стаж, стаж по специальности.

Качественная программа кадрового учета, например, вовремя предупредит об изменении у сотрудника надбавки за выслугу лет.

Учет отпусков

В большинстве программ можно сформировать график отпусков и приказ Т-6 о направлении сотрудника в отпуск (основной, дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный и т п.). Кроме этого, автоматизированная система может обеспечить:

автоматический расчет рабочих периодов основного и дополнительного отпусков с учетом неявок – например, отпуска по уходу за ребенком или отпуска без сохранения зарплаты;
автоматический расчет стажа для начисления дополнительного отпуска согласно фактически отработанному времени;
формирование приказов об отзыве из отпуска, выходе из отпуска по уходу за ребенком на неполный рабочий день;
оформление продления (переноса) отпуска в связи с временной нетрудоспособностью;
уведомление об изменении количества дней дополнительного отпуска за выслугу лет;
предупреждение о наступлении отпусков по графику, печать уведомлений для сотрудников;
оповещение кадровиков или бухгалтеров о предстоящем завершении у работников отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком;
различные способы расчета дней неиспользованных отпусков при увольнении.

Обучение и аттестация

Программа поможет спланировать и проконтролировать профессиональное развитие сотрудников учреждения – повышение квалификации, переподготовку, стажировки, аттестацию на соответствие должности, квалификационные экзамены, присвоение классных чинов и специальных званий.

В нужный момент система сама напомнит о необходимости отправить того или иного сотрудника на обучение или аттестацию на соответствие занимаемой должности. Используя данные о пройденном сотрудниками обучении, руководитель может делать выводы о компетенции персонала.

Важная для кадровика или бухгалтера возможность – оформление и вывод на печать в готовом виде данных по сотрудникам (карточки Т-2 и Т-2ГС, аттестационный лист, экзаменационный лист и так далее).

Унификация и автоматизация документооборота

Программа кадрового учета позволит автоматически составить штатное расписание на основе Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, а также реестра должностей государственных служащих, утвержденного Указом Президента РФ от 31 декабря 2005 г. № 1574. Кроме того, специалист по кадрам или бухгалтер сможет автоматически формировать:

приказы об изменении оргструктуры учреждения (создании, расформировании, реорганизации подразделений и штатных единиц);
унифицированные документы (такие как форма Т-3);
списки занятых ставок и вакансий;
приказы по кадрам (например, формы Т-1, Т-5).

Формирование отчетности

Помимо унификации и автоматического формирования организационно-распорядительной документации, программа автоматизации кадрового учета позволяет стандартизировать подготовку форм отчетности, что значительно упрощает отчетный период. Так, можно заполнить и вывести на печать либо передать по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде нужные формы отчетности, например:

отчетность по формам 1-ГС, 2-ГС;
сведения о доходах государственных служащих;
сведения по воинскому учету;
документы в ПФР (формы СЗВ-6, СПВ-2, СЗВ-К, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3);
отчетность по списочной и среднесписочной численности, включая формы П-4 и П-4(НЗ);
отчетность по движению персонала (сотрудники принятые, переведенные, уволенные, находящиеся в отпусках, на больничных, в командировках и так далее).

Также смотрите:
– Автоматизация кадрового учета на госслужбе
– Учет удержаний из заработной платы
– Депонирование заработной платы
– Подсчет страхового стажа 2015
– Отпускные: начисление и учет
– Спорные вопросы оплаты детских путевок

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.

Видео:Автоматизация кадрового делопроизводстваСкачать

Автоматизация кадровой службы — основа эффективной работы

Тананов В.М.

Современные компьютерные технологии в состоянии значительно облегчить и автоматизировать многие стороны деятельности кадровых подразделений — от рутинной работы по составлению различных форм, до точного обоснования принятия управленческих решений.

Однако, работая в течение 10 лет на рынке автоматизации предприятий России, наши специалисты столкнулись с проблемой слабого использования и недопонимания работниками кадровых служб многих возможностей компьютерных технологий. Зачастую компьютеры используются в основном в качестве пишущей машинки, хотя кадровые компьютерные программы содержат в себе:

соответствующие законодательству и постоянно обновляемые электронные версии унифицированных форм кадровой документации
богатый словарный запас (до 80% данных по персоналу не требует ввода вручную, а берется из словарей)
автоматизированные расчетные функции по персоналу (по количеству дней отпуска, по стажам работ и т.д.)
профессиональный отбор при приеме на работу и перемещениях сотрудников
оценки уровня надежности сотрудников
анализ психологического климата в коллективе

Разумное применение компьютера позволяет экономить рабочее время, сокращать затраты и оптимизировать человеческие ресурсы.

Выбор программного обеспечения

На первом этапе автоматизации кадровой службы очень важно сделать правильный выбор самой программы.

Разумнее всего обратиться к помощи независимых консультантов, которые могли бы провести обследование и рекомендовать наиболее оптимальный программный продукт, исходя из потребностей и особенностей организации.

Обусловлено это тем, что на рынке сейчас присутствует множество готовых программ, и разработчики стараются представить их в наиболее выгодном для себя свете, скрывая их слабые стороны и не учитывая реальных потребностей клиента.

В такой ситуации принять верное решение кадровику и автоматизатору предприятия очень непросто. Ошибка в выборе программы приводит к неудобству работы с ней, невозможности использовать все заложенные в ней функции и, в конечном счете, переходе на другой программный продукт. При этом деньги, первично потраченные на автоматизацию, оказываются выброшенными на ветер.

https://www.youtube.com/watch?v=l9SNfyoqtYc

Другой характерной ошибкой, на мой взгляд, в настоящее время является написание программы для кадровой службы «на заказ» собственными силами, либо с приглашением отдельных программистов. Преимущество только одно — в программном продукте наиболее полно учитываются особенности именно Вашей организации, а недостатков такого варианта множество:

значительные сроки написания программы и ввода ее в реальную эксплуатацию — до года и более;
необходимость постоянно отслеживать изменения в законодательстве и оперативно вносить изменения в программу, что требует содержание дополнительного штата высокооплачиваемых сотрудников;
привязанность к конкретным сотрудникам — разработчикам программы, которые могут использовать это в своих интересах, а в случае их увольнения, возникают большие проблемы с дальнейшим использованием программного продукта.

Не случайно, большинство фирм предпочитают приобретать готовый программный продукт и заключать договор на обслуживание со специализированной фирмой.

Внедрение системы автоматизации

Продолжительность внедрения системы в работу — 1-2 месяца.

Особенность настоящего этапа в том, что работникам кадровой службы нужно быть готовым к выполнению дополнительной работы по изучению и приобретение навыков работы с системой, вводу данных по персоналу.

Но на выходе, как правило, результат от автоматизации еще не большой. Чтобы значительно ускорить начало полноценной эксплуатации целесообразно пройти обучение у специалистов по этой системе. Затрат и времени на это уйдет не много.

Эксплуатация системы автоматизации

Третий этап — эксплуатация системы и эффективность ее применения будут показаны на примере системы профотбора и психодиагностики (АСП) «Профессор», внедренной в нашей организации с 1996 года. Именно в этот момент для нас наиболее остро встали вопросы кадров.

Так называемая болезнь роста, когда стремительно увеличивающиеся объемы работы требуют дополнительных ресурсов и, в первую очередь, человеческих. Количество персонала стало увеличиваться, тщательного отбора кандидатов на существующие вакансии не производилось.

Как следствие — текучесть кадров составляла 30%. Такой показатель можно считать практически катастрофой для компании, где штат составлял не более 30 человек. Найти специалиста, знающего определенный программный продукт в той мере, чтобы профессионально консультировать, достаточно сложно.

Чаще выбирается кандидат, которому знакомы принципы программирования, а затем он проходит специальное обучение. Кроме того, специфика услуг предполагает долгосрочное сотрудничество с клиентом.

Более 60% клиентов поддерживают договор на лицензионное обслуживание более трех лет и предпочитают, чтобы с ними работал постоянный персональный консультант.

Чтобы снизить текучесть кадров и сформировать постоянный коллектив, было принято решение о разработке собственной методики отбора кандидатов при приеме на работу с использование автоматизированной системы профотбора и психодиагностики (АСП) «Профессор».

Наш подход объясняется тем, что по своим профессиональным знаниям, предыдущему опыту и другим основным параметрам, которые традиционно рассматриваются при отборе кандидатов, уволившиеся сотрудники практически полностью подходили для работы в агентстве. А такие показатели, как надежность, стрессоустойчивость, обучаемость и др.

практически не оценивались, т.к. в штате не было психолога и инструмента надежной оценки.

При отборе кандидатов на существующие вакансии, важно учитывать психологические особенности человека. Соответствие его индивидуальных качеств психологическим требованиям к данной профессии, совпадение личных ценностей с корпоративными ценностями предприятия, психологическую совместимость кандидата с руководством и уже работающими сотрудниками.

Первым этапом разработки методики стало тестирование всего коллектива с помощью АСП «Профессор». На основании результатов тестов и результатов работы каждого сотрудника были составлены должностные профессиограммы, в том числе профессиограмма «идеального» консультанта.

https://www.youtube.com/watch?v=jWnnuEWJDuE

Несмотря на то, что внешнее впечатление, которое производили эффективно работающие консультанты, совершенно разное, результаты тестирования показали, что основные психологические показатели — эмоциональной устойчивости, интеллекта, силы личности и т. д., имеют сопоставимые цифры.

Данные тестирования мы сравнили со стандартной профессиограммой. Совпадение по основным параметрам подтвердило наши исследования и выявило те показатели, которые имеют значение для эффективной работы именно в нашем коллективе.

Набор профессиональных и психологических качеств лег в основу разработки этапов отбора, необходимых документов (анкет, карточек учета и т. д.) и серии тестов для психодиагностики.

Затем кандидаты заполняют анкеты и проходят компьютерное профессиональное и психологическое тестирование. Психологическое тестирование может быть не только автоматизированным, но и личным (работа с тестовыми методиками).

Как показывает опыт, успешность деятельности человека в большей степени зависит от его психологических особенностей, чем от знаний и опыта.

Большое значение имеет соответствие личностных качеств кандидата психологичеким требованиям к профессии. Например.

Медицинская сестра должна обладать такими качествами, как милосердие и сострадание, кассир-операционист в банке — запасом терпения, а менеджер по продажам должен быть экстравертом.

Кроме того, важно совпадение личностных ценностей кандидата с корпоративными ценностями предприятия, психологическая совместимость кандидата с руководством компании и уже работающими сотрудниками. Преимущества автоматизированных систем психодиагностики:

объективность характеристики;
экономия времени;
возможность ошибочной субъективной оценки человека, ориентированной на первое впечатление, которое, как известно, самое сильное, но не всегда правильное, практически исключается.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ:

В агентстве несколько лет работает сотрудник, чьи способности и возможности АСП «Профессор» оценила очень высоко. А на собеседовании он произвел совершенно негативное впечатление.

Действуя в рамках принятых правил и основываясь на результатах тестирования, его приняли на работу. Впоследствии руководство оценило точность характеристики АСП «Профессор».

В зависимости от целей тестирования (выявление тех или иных качеств кандидата), формируется батарея тестов .

Если показатели по каким — либо параметрам отличаются от нормального значения, то система дает заключение, какими качествами кандидата может нивелироваться этот недостаток или же о невозможности такого нивелирования.

В системе имеется более шестидесяти тестовых методик:

классические тесты Люшера, Айзенка, Кэттэла, MMPI, Осгуда, шкала самооценки Спилберга-Ханина,
их отечественные адаптированные варианты а также
оригинальные психобиографические методы.

Тесты можно использовать в полном или экспресс-вариантах выборочно или батареей — серией последовательно запускаемых тестов. Обычно батарею тестов мы используем, стремясь многократно повысить достоверность тестирования за счёт взаимопроверки результатов.

По результатам тестирования можно оценить:

склонность человека ко лжи, алкоголизму,
его эмоциональную устойчивость,
работоспособность,
уверенность,
стрессоустойчивость,
возможности к социальной адаптации,
умение работать в команде и многие другие качества.

Далее приведем пример психологической характеристики, формируемой программой по результатам тестирования.

Видео:«А у вас?»: Автоматизация работы HR-специалиста: организация интервью с кандидатамиСкачать

Автоматизация работы с кадровой документацией

содержание

Введение 3

Глава 1 Автоматизация работы с кадровой документацией 5

1.1 Роль автоматизации в работе с кадровой документацией 5

1.2 Документирование деятельности кадровых служб 7

1.3 Совершенствование кадровой документации на

https://www.youtube.com/watch?v=MuVJdGa9JHo

основе автоматизации 14

2.1 Подготовка кадровой документации к архивному хранению 17

2.2 Автоматизация в архиве 22

Глава 3 Автоматизация кадровой документации

в Военном комиссариате 24

Заключение 33

Библиографический список 35

Приложение 37

Введение

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации (ТК РФ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.

Актуальность автоматизации работы с кадровой документацией обусловлена тем, что отдел кадров зачастую перегружен большим объемом бумаг, документов, рутинная работа мешает качественно построить процесс труда отдела.

Автоматизация кадровой документации освобождает сотрудников предприятия от бесполезного и монотонного перебирания «бумажной массы», благодаря чему, в сущности, и повышается оперативность и качество дальнейшей работы кадровиков.

Автоматизация кадровой документации позволяет усовершенствовать выработку штатного расписания, составления отчетности, расчета заработной платы и др. Существует не одно прикладное решение, в котором учтены как требования законодательства, так и реальная политика работы предприятия, а также перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом.

Информационные технологии сегодня успешно работают практически на всех уровнях управления предприятием. Но если автоматизация бизнес-процессов – очевидный для руководства компаний путь повышения эффективности, то необходимость автоматизации работы кадровой службы осознается пока далеко не всеми.

Однако именно в хаосе, царящем в сфере управления кадрами предприятия, часто кроется секрет «неуспешности» предприятия. Руководителям компаний, специалистам отделов кадров и кадровым службам необходимо осваивать информационные технологии в общем, в теоретическом и практическом аспектах.

Истина очевидна – пока горы бумажных табелей учета и трудовых книжек не уступят место нормальному, автоматизированному управлению кадрами в компаниях, высоких результатов в бизнесе достичь очень сложно.

Целью квалификационной работы является изучение автоматизации в работе с кадровыми документами.

В соответствии с поставленной целью в работе решались задачи:

— определить роль автоматизации в работе с кадровой документацией;

— изучить документирование деятельности кадровых служб;

— рассмотреть совершенствование кадровой документации на основе автоматизации;

— дать характеристику хранения кадровой документации в архиве;

— проанализировать автоматизацию кадровой документации в Военном комиссариате г. Сызрани.

Глава 1 Автоматизация работы с кадровой документацией

1.1 Роль автоматизации в работе с кадровой документацией

Основная цель автоматизации кадрового учета – повышение эффективности работы кадровых служб за счет сокращения рутинных операций, выполнение которых занимает много времени, и автоматического формирования всевозможных отчетов и справок1.

Для решения задач, связанных с автоматизацией кадрового учета и ведения кадровой документации, в настоящее время существует множество компьютерных программ, позволяющее автоматизировать процессы ведения:

организационно-штатной структуры;
картотеки личных карточек;
картотеки командировок;
приказов по личному составу;
табелей учета рабочего времени.

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.

https://www.youtube.com/watch?v=CFwxoQUkxV4

Как правило, программные продукты, направление на успешную автоматизацию кадрового отдела, несут такие решения, как:

планирование потребностей в персонале;
решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;
управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;
управление финансовой мотивацией персонала;
эффективное планирование занятости персонала;
учет кадров и анализ кадрового состава;
начисление и выплата заработной платы;
исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Автоматизация кадровой документации — первостепенная задача, стоящая перед каждым предприятием, стремящимся к вершине успеха в сегодняшнем бизнес-пространстве.

Пред внедрением автоматизации в работу с кадровыми документами необходимо провести серьезный анализ ситуации. В противном случае можно получить «автоматизированный хаос», который только усложнит работу компании. Приведем примерный список задач, которые нужно решить еще до начала автоматизации.

1. Учет персонала – первичная и основная задача управления персоналом (способы и подходы к организации кадрового учета, суть управления персоналом и отличие от учетных задач, эффекты от учета персонала).

2. Определение необходимости автоматизации кадровых служб («первичность» информации о персонале, состояние автоматизации, принципы, особенность и актуальность автоматизации управления персоналом, преимущества автоматизации кадровой деятельности).

3. Составляющие комплексного управления персоналом (типы обеспечения кадровых служб и задачи электронного учета, аппаратные и программные средства, доступ к данным и обмен ими между подразделениями и филиалами, модели мотивации, оценка и аттестация, повышение квалификации, учет текучести кадров и расходов на персонал).

4. Проблемы выбора и внедрения системы автоматизации кадрового учета (принципы выбора, соотношение цена/производительность, поддержка, вопросы к разработчику, интегрирование с другими учетными системами).

5. Профессиональные, деловые и психологические компетенции сотрудников как фактор успешности их профессиональной деятельности.

1.2 Документирование деятельности кадровых служб

Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией.

Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:

— исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);

— появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);

— увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);

— расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;

— ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;

— кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;

— наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются2:

— отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;

— нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;

— неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;

— неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;

— организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

https://www.youtube.com/watch?v=Y8wdouLEUFQ

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы

— локальные нормативные акты — документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями;

— документация по личному составу — документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом .

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия.

Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.

Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до «встречи' с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой «встрече» путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

Видео:📐Автоматизация HR и Digital HRСкачать

Как выбрать классную программу для автоматизации кадрового учёта?

Приветствую вас, уважаемые читатели!

Сегодняшняя статья будет посвящена теме, которой, на мой взгляд, уделяется недостаточное внимание. Особенно это касается организаций, имеющих в своём составе солидный штат сотрудников. Но и для более мелких предприятий данная тема может быть весьма актуальной.

Речь пойдёт о таком процессе как автоматизация кадрового учёта. При современном объёме документооборота грамотный учёт работников является обязательным элементом деятельности предприятия, не зависимо от его масштабов.

Требования к отчётности постоянно повышаются, а обработка имеющихся данных в ручном режиме занимает слишком много времени и может привести к ошибкам.

Тут недосмотрели, там недосчитали… В итоге — наложение штрафных санкций и определённые сбои в работе предприятия.

А ведь мы живём в век технологий. Уже давно придуманы программы, позволяющие с успехом вести учёт кадров и значительно облегчающие работу бухгалтерам и владельцам организаций. Вопрос лишь состоит в том, как выбрать хорошее, работоспособное программное обеспечение. Не знаете, с чего начать? Сперва следует определиться с задачами, которые стоят перед кадровиками.

Возможности автоматизированного учёта персонала

Есть несколько возможностей автоматизировать кадровые процессы напредприятии. Бывает так, что организации перепробуют несколько вариантов, пока не остановятся на том, которое удовлетворяет их по всем параметрам. При этом они проходят следующие этапы:

Попытка вести полноценный кадровый учёт при помощи стандартного пакета программ Microsoft Office. Такой метод часто применяется в фирмах, имеющих небольшой кадровый состав. Чем всё это заканчивается? Либо провалом, либо приобретением специализированных программ. Сам Microsoft Office под данные задачи не заточен, поэтому с ним придётся помучиться.
Ведение учёта при помощи комплексных программ типа 1C, Парус, БЭСТ и иных. Изначально такие комплексы создавались как программы для ведения бухгалтерского учёта, и с этими задачами они справляются великолепно. Что касается блока по учёту кадров, то он появился у них гораздо позже. С его помощью решаются только основные проблемы, что порой не полностью удовлетворяет менеджеров по персоналу.
Специализированные программы по работе с персоналом. Являются наиболее качественным решением, поэтому рекомендовать буду исключительно их.

Изначально руководители фирм избегают приобретать специализированное программное обеспечение. Кто-то жалеет денег, кто-то вообще не знает об их существовании. Однако в конце концов они понимают, что с его помощью решается множество проблем, экономится время и значительно облегчается работа.

Какие задачи должна решать система по учёту персонала?

Большинство программ помогают решать следующие задачи:

учёт штатного расписания и хранение истории изменений в нём;
приказы о приёме, увольнении и переводе сотрудников;
формирование графика отпусков;
ведение учёта больничных листов;
ведение учёта аттестаций и обучения сотрудников;
расчёт списочного и среднесписочного состава;
печать форм Т-6 и Т-3;
печать отчётов по форме П4;
формирование и печать отчётности для предоставления в различные структуры, например, ПФР и ФСС;
возможность пользоваться встроенными справочниками.

Но для кадровиков этого мало, так как современное кадровое делопроизводство требует комплексного подхода.

Как работает система Контур-Персонал?

Я уже долгое время пользуюсь сервисом Контур.Эльба для формирования и сдачи налоговой отчётности через Интернет. Так как я полностью удовлетворён работой, то решил изучить, какие ещё полезные вещи предлагает компания Контур. Кто бы мог подумать, что у этих ребят есть всё, что нужно малому и среднему бизнесу. В том числе — программа по автоматизации кадров «Контур.Персонал».

Её плюс в том, что она изначально разрабатывалась для кадрового учёта, поэтому в ней тщательно проработана каждая мелочь и наиболее точно учтены все требования, которые возникают перед кадровиками. Также есть возможность выбрать наиболее подходящее отраслевое решение данной программы — для производственного предприятия, медицинского учреждения или государственной структуры.

Контур.Персонал позволяет детализировать работу каждого сотрудника в режиме онлайн.

При оформлении любого приказа немедленно появляются все изменения, касающиеся его трудовой деятельности –от табеля и условий труда до необходимости прохождения медосмотра.
Производится расчёт занятых ставок и свободных вакансий.
Корректно отражается информация об отпусках и больничных листах с автоматическим расчётом стажа, предоставления дополнительных отпусков, продление отпуска в связи с больничным и прочие «мелочи», которые занимают у кадровика большое количество времени.
Позволяют своевременно обрабатывать переработки и неявки сотрудников.
Позволяет получить информацию за любой период времени, на любую заданную дату, в том числе — проанализировать состояние предприятия по кадрам в «будущем».
Своевременно оповещает обо всех требованиях относительно как каждого сотрудника, так и любого подразделения – о планируемом отпуске или выходе на работу, о необходимости прохождения аттестации или медосмотра, о прекращении срока действия трудового договора или испытательного срока.
Загружает данные с электронной проходной.
Позволяет загружать и обрабатывать табели, созданные в формате Excel – это важно для предприятий, которые ведут учёт внутри подразделений.
Даёт возможность работать с территориально отдалёнными подразделениями.
Адаптирована для эффективной работы с любыми другими автоматизированными системами – например, 1С.
Даёт возможность простой и быстрой настройки под внутренние требования предприятия.

Другими словами, программа полноценно и детально позволяет вести автоматизированный учёт кадров, что выводит ее в разряд одной из лучших отечественных разработок в своей области.