Пример адаптационного листа нового сотрудника

Наставничество нельзя назвать новой системой. Судя по опросам крупных организаций работодателей, она уже зарекомендовала себя как эффективный метод адаптации и обучения персонала как при приеме на работу, так и при переводе на новую должность.

Плюсы наставничества неоспоримы, ведь хорошо налаженная система снижает уровень стресса при приеме на работу, делает процесс знакомства с трудовым коллективом и корпоративной культурой организации более результативным, ускоряет освоение должностных обязанностей. Особенно это актуально в тех случаях, когда в большинстве своем персонал организации — это работники с минимальным опытом работы или без него (выпускники вузов).

Как правильно внедрить в организации систему наставничества, наверняка знает то небольшое количество руководителей, у которых она действует. Однако подавляющее большинство работодателей не представляют, что для этого нужно сделать и с чего вообще начать.

В рамках статьи постараемся дать ответы на организационные вопросы по системе адаптации работников (стажеров) с помощью наставничества.

1 этап. Вводный. Подготовительный (1–3 дня)

На этом этапе адаптации для новых работников (стажеров) проводятся мероприятия, направленные на подготовку рабочего места, технического оборудования и т. д.

Наставник также готовится и составляет проект индивидуального плана работы на период адаптации работника (пример 1). При необходимости для работы задействуют дополнительное техническое оборудование.

2 этап. Ознакомительный (1–2 дня)

Название этого этапа говорит само за себя: в это время новый работник знакомится с трудовым коллективом своего подразделения. Кроме того, проверяется степень готовности рабочего места, оформление кадровых документов, работник ознакамливается со всеми необходимыми при приеме на работу локальными нормативными актами и другими документами, проходит инструктажи по охране труда и т. д.

3 этап. Адаптационный. Программа обучения новичка (1–3 месяца)

Это основной этап: работнику разъясняют профессиональные вопросы, оказывают организационную, информационную, профессиональную и психологическую поддержку. В это же время проходит обучение, направленное на быстрое и эффективное вхождение нового работника в должность.

4 этап. Оценочный. Завершающий

На этом этапе выясняются результаты деятельности работника и наставника в течение периода адаптации. При этом применяется комплексный подход, сочетающий в себе:

• подведение итогов совместной работы наставника и новичка;

• анкетирование нового работника;

• заполнение листа оценки наставника.

В некоторых случаях для новых работников (стажеров) могут быть предусмотрены задания или тесты, направленные на оценку уровня полученных знаний, степень владения информацией, необходимой для работы.

По завершении адаптационного периода работника приглашают на итоговую аттестацию в форме собеседования (тестирования) с руководителем отдела. Оценивать адаптационный процесс может также аттестационная комиссия.

Результаты адаптации определяются в соответствии с контрольными мероприятиями, которые включают в себя тестирование и (или) собеседование в соответствии с заданиями, указанными в индивидуальном плане адаптации.

Не позднее трех рабочих дней после даты окончания программы адаптации руководитель структурного подразделения и (или) наставник готовят оценочный лист результатов работника после прохождения испытания. С оценочным листом работника нужно ознакомить под роспись.

Если в период наставничества новый работник показал высокие результаты в работе и успешно выдержал аттестацию (собеседование), его считают успешно прошедшим адаптацию и испытание и принимают на дальнейшую работу. Руководитель отдела информирует его о продолжении трудовых отношений.

https://www.youtube.com/watch?v=83a6GbOp2BY

Если работник показывает неудовлетворительные результаты и не проходит аттестацию (собеседование), то в отношении него можно установить новый срок наставничества или уволить в порядке, установленном трудовым законодательством.

Эффективность работы наставника оценивается по результатам работы работника, в отношении которого было установлено наставничество, по степени реализации индивидуального плана и программы по адаптации.

Роль наставника

Цель работы наставника — вывести нового работника на 100%-ную продуктивность в максимально короткие сроки.

Во время адаптационного периода на наставника возложены основные задачи:

1. Совместно с руководителем отдела (подразделения) подготовить индивидуальный план адаптации работника.

2. Установить профессиональные контакты с трудовым коллективом.

3. Передавать свой практический опыт и развивать клиентоориентированность работника.

4. С помощью своих знаний, умений и навыков ускорять процесс ознакомления работника с особенностями работы по должности.

5. Развивать у новых работников позитивное отношение к работе и т. д.

Работа под руководством наставника

Наставник — квалифицированный специалист, профессионал или опытный работник, у которого другие работники могут получить совет, рекомендацию.

На время адаптации работник прикрепляется к наставнику, что оформляется приказом по основной деятельности.

Текущая деятельность наставника по адаптации работника выполняется согласно утвержденному в организации положению по адаптации и наставничеству.

Процесс обучения работника должен содержать минимум теории, внимание нужно акцентировать на практическую деятельность организации. Кроме того, сам процесс обучения проводится на рабочем месте работника, то есть затрагивает реально возникающие ситуации с клиентами и коллегами.

Таким образом, работник в период адаптации под руководством наставника:

• участвует в разработке индивидуального плана адаптации;

• выполняет работы в соответствии с планом;

• самостоятельно изучает научно-техническую литературу, нормативную и методическую документацию, достижения науки и техники по выбранному направлению научно-исследовательской или производственной деятельности;

• совершенствует приемы и методы выполнения работ.

Желательно, чтобы в течение адаптации руководитель проводил контрольные проверки. Это позволит не только следить, как новый работник осваивает работу, но и видеть его отношение к работе: насколько серьезно он подходит к своим обязанностям, как относится к организации, поручениям.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Видео:Как построить эффективную адаптацию в компании? Модель адаптации от SHRM, Facebook, GoogleСкачать

Программа адаптации персонала

Posted On 02.11.2021

Регулярная адаптация для новых сотрудников нередко помогает работодателям как можно быстрее ввести нового члена в коллектив, а также обучить его всем необходимым тонкостям работы.

Существующие адаптационные программы, помимо профессионального обучения нового работника, включают в себя и психологическую поддержку, помощь во время «вливания» в коллектив и т.д.

Основные цели мероприятий

Можно уверенно сказать, что адаптация находится в интересах обеих сторон трудовых отношений – как работодателя, так и его нового сотрудника. Первый заинтересован в скорейшем получении результатов, в то время как второму действительно нужна помощь в привыкании к новому месту работы.

Общая система адаптационных мероприятий включает в себя благоприятное влияние на следующие сферы работы:

• минимизация затрат на обучение сотрудника;
• быстрое определение максимально эффективной роли работника в конкретной организации;
• снижение текучести кадров посредством качественного обучения каждого работника и проявления к нему максимально благоприятного отношения;
• создание положительной атмосферы в коллективе, исключение возможных конфликтных ситуаций, споров и т.д.;
• создание сплоченности коллектива, формирование у опытных сотрудников максимально положительного отношения к новичкам.

Кто может быть ответственен за проведение адаптационных мероприятий

Как правило, ответственность за адаптацию возлагается на специалистов из кадровой службы. Но принимать участие в данной процедуре могут и иные дополнительные лица, например, сам руководитель, начальник отдела, сотрудники лаборатории и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=FI7HKAb8y5Y

Если организация является крупной, в ней может быть введена отдельная должность специалиста по адаптации персонала.

Нередко в качестве лица, ответственного за адаптацию, выступает и просто опытный сотрудник, который готов поделиться всеми имеющимися у него знаниями и навыками.

Создание плана мероприятий

Как правило, план адаптации составляется индивидуально для каждого предприятия. Но в большинстве случаев он включает в себя следующие основные этапы:

1. Предварительный сбор всей необходимой информации о кандидатах на конкретную должность.
2. Изучение определенных заведений, из которых могут быть выпущены подходящие молодые специалисты.
3. Анализ текущей системы адаптации. При необходимости, на данном этапе в существующую схему вносятся все требуемые корректировки и изменения, которые должны привести к более высоким показателям эффективности.
4. Проверка и анализ всех документов, на основании которых компания проводит необходимые адаптационные мероприятия. К таким документам относятся внутренние положения и соглашения компании, которые также могут быть откорректированы и изменены.
5. Разработка материалов для предварительных проверок и тестирования кандидатов на те или иные должности в организации. Сюда можно отнести создание подходящих тестов, разработку специальных анкет и иных материалов для отбора кандидатов.
6. Установление четких критериев отбора сотрудников, включая требования к необходимому образованию, квалификационным навыкам, особым признакам характера и т.д.
7. Непосредственное знакомство с претендентом, устное интервью, которое, как правило, проводит руководитель.
8. Применение всех действующих положений на практике – проведение необходимых адаптационных мероприятий.

Состав адаптационных программ

Адаптационная программа разрабатывается ответственными лицами предприятия. Она должна содержать в себе всю необходимую информацию, например, о применяемых методах, об оценках и критериях отбора, о допустимых формах воздействия и т.д.

При составлении индивидуальной программы адаптации для каждого сотрудника в расчет принимаются и такие важные обстоятельства, как: его текущий опыт работы, возраст, состояние здоровья, отзывы с предыдущих мест работы и т.д.

При этом существует несколько обязательных пунктов, которые применяются в отношении каждого нового сотрудника, например:

• предварительное знакомство с потенциальным кандидатом. Это может быть как устная беседа с ответственным лицом компании, так и заполнение специально разработанной анкеты и т.д.;
• знакомство со всеми внутренними документами компании, которые будут иметь непосредственное отношение к дальнейшей профессиональной деятельности сотрудника – должностной инструкцией, соглашением о материальной ответственности, положением о заработной плате и т.д.;
• рассказ о действующей в организации технике безопасности. Особенно это касается тех предприятий, на которых были зафиксированы особые либо опасные условия труда;
• непосредственное знакомство нового сотрудника с остальным коллективом. Это может быть знакомство как со всеми членами организации, так и с отдельным структурным подразделением, к которому будет прикреплен сотрудник;
• окончательная оценка умений и навыков сотрудника, например, после прохождения обязательного испытательного срока.

Дополнительные мероприятия также могут включать в себя:

1. Постоянный контакт с сотрудником с целью выяснения его достижений за определенный период, например, за неделю.

   Такой способ обратной связи очень эффективен, так как именно он позволяет осуществлять максимально четкое наблюдение за успехами новичка. Помимо этого, сам сотрудник всегда сможет задать интересующие его вопросы по работе.

2. Осуществление знакомства нового сотрудника с коллективом посредством организации особой процедуры, например, церемонии представления, небольшого собрания, создания благоприятной и непринужденной обстановки во время знакомства.
3. Максимальная помощь в организации новичку комфортного места работы – осуществление необходимой перестановки, выдача новых материалов, знакомство с особенностями работы техники и т.д.
4. Организация дополнительных тренингов, игр, корпоративных мероприятий, которые помогут сотруднику как можно скорее установить взаимную связь и общение с коллективом.
5. Постоянное увеличение предъявляемых требований, четкое разъяснение поставленных задач, для того чтобы работник успевал понимать, что именно от него хотят.
6. Организация дополнительного обучения в том случае, если в отдельной области работы сотруднику требуется максимальная помощь и поддержка.

Полезные советы

Перед тем как утверждать адаптационную программу, следует проверить наличие следующих, наиболее важных, критериев, например:

• сотруднику действительно было подробно рассказано о будущем рабочем графике, а также об иных важнейших нюансах;
• работнику были четко разъяснены положения существующей техники безопасности;
• новичка официально представили коллективу;
• большое внимание было уделено возможным спорам и конфликтам с новичком, а также способам их скорейшего разрешения.

Следует помнить о том, что индивидуальная адаптационная программа действительно должна соответствовать особым чертам и признакам характера человека. Только в этом случае она сможет принести максимально положительные и высокие результаты.

Не лишним будет узнать о таких важных моментах, как основные черты характера новичка, наличие амбиций, степень общительности, особенности мышления, семейное положение и т.д.

Особое внимание также можно уделить и предыдущему опыту работы – причинам увольнения, особенностям общения с прошлым руководителем.

Пример составленной адаптационной программы

В отношении сотрудника магазина

1-й день

Знакомство работника с самой компанией, а также с особенностями ее работы. Здесь можно рассказать об истории появления организации, об установившихся в ней традициях. Далее идет разъяснение о текущем графике работы, о возможности выхода в сверхурочные смены и т.д.

2-7 дни

Знакомство с текущим ассортиментом магазина, рассказ об особых наименованиях продукции, а также о том, как добиться максимального успеха в сфере продаж.

8-10 дни

Инструктаж по разрешению конфликтных ситуаций, особенностям поведения и общения с посетителями, навыки ответов на провокационные вопросы.

11-14 дни

Начало стажировки, переход от теоретической части к практической. Обслуживание клиентов под руководством назначенного наставника.

15-20 дни

Попытки самостоятельной работы под наблюдением наставника. Выяснение интересующих новичка вопросов в ходе беседы с руководителем. Отработка психологических приемов и навыков в общении с клиентами.

21-30 дни

Осуществление самостоятельной работы в соответствии с установленным графиком и требованиями. Постановка оценки по окончанию осуществления предварительной трудовой деятельности. Соответствующие выводы руководства и ответственного лица о возможности либо невозможности дальнейшего трудоустройства.

Адаптация работника радиостанции

1 неделя

Знакомство членов организации с новым сотрудником. Организация небольшой встречи в рабочее время в непринужденной обстановке. Рассказ об истории появления и формирования радиостанции, информирование об интересных фактах и внутренних секретах компании. Первичное знакомство с оборудованием, на котором в будущем будет работать новый сотрудник.

https://www.youtube.com/watch?v=0cq0DI7gRqM

Озвучивание дальнейших перспектив и критериев, которые оказывают непосредственное влияние на дальнейший карьерный рост.

2 неделя

Знакомство с действующими внутренними документами организации, включая должностную инструкцию сотрудника. Представление информации о действующей трудовой дисциплине, об особенностях организации перерывов, об общих принципах распределения рабочего времени и т.д.

3 неделя

Организация совместных игр и досуга, составление мотивационных программ, творческие задания и создание сценок разрешения конфликтных ситуаций.

4 неделя

Создание сотрудником индивидуального проекта под руководством прикрепленного наставника.

Подведение промежуточных итогов с оценкой текущих достижений, а также с внесением небольших корректировок в работу новичка, если это необходимо.

5-8 неделя

Самостоятельное исполнение всех обязанностей, которые были возложены на новичка в соответствии с положениями трудового договора, а также действующей должностной инструкции. Создание еще одного авторского проекта на основании представленных руководителем требований.

Беседы с иными сотрудниками, сбор отзывов о результативности и эффективности проведенной новичком работы. Просмотр всех зафиксированных достижений за прошлое время и подведение итогов.

Принятие окончательного решения о том, будет ли сотрудничество нового сотрудника и работодателя в дальнейшем продолжено.

Вышеуказанные примеры наглядно подтверждают тот факт, что любая адаптационная программа должна иметь четкие сроки.

План адаптации персонала: все самое необходимое

Только в этом случае она действительно сможет принести желаемые результаты.

Не лишним будет и постоянное подведение предварительных итогов. Этот совет особенно актуален в том случае, если адаптационный период достаточно долгий. В результате, ответственное лицо может просто забыть о некоторых достижениях новичка, а также об иных важных нюансах.

Именно поэтому небольшое подведение итогов лучше производить достаточно часто, например, каждую неделю.

Безусловно, адаптация уже давно стала неотъемлемой частью функционирования практически любой организации. При внимательном отношении к данной процедуре, она действительно поможет повысить эффективность труда в достаточно короткие сроки, одновременно снижая затраты. 

Видео:Адаптация персонала: 8 советов + чеклистСкачать

Как составить программу адаптации персонала в организации?

Перевод на новое место работы всегда связан с большим волнением и стрессом. Это не зависит от опыта, навыков и квалификации человека.
Как правильно составить проект адаптации новых сотрудников и внедрить его, о целях проекта и особенностях разработки читайте в материале ниже.

Пример и особенности программы адаптации персонала в организации

Программа адаптации это план введения в должность. Она нужна для установления единого процесса приспосабливания к новым условиям во всех компаниях. Специалисты утверждают что сотрудник «акклиматизируется» окончательно только спустя год работы на новом месте.

Самый сложный для новичка период – первые три месяца. Часто этот период совпадает с испытательным сроком. Если проект составлен правильно, срок «акклиматизации» персонала на предприятии может быть сокращен до шести месяцев.

План по внедрению на новую должность должен обладать следующими характеристиками:

• Четко определены роли всех тех, кто участвует в процессе;
• Проект тщательно спланирован;
• Его содержание предельно ясно.

Структура программы адаптации новых сотрудников

Адаптация новых сотрудников состоит из двух частей. Общая и индивидуальная.

Общая часть – призвана сформулировать некое общее представление об организации, особенностях, условиях труда, о коллективе и т.д. Включает в себя ознакомление с рабочим местом, личное знакомство со всеми сотрудниками организации, беседу с руководством.

Индивидуальная часть — как правило, составляется прямым руководителем, затем она должна быть согласована с руководителем направления и начальником отдела кадров. Включает в себя план по вступлению в должность, план оценки занятия должности и назначение куратора.

https://www.youtube.com/watch?v=J-aS2Y5Cc2c

За 10 дней до окончания испытательного срока в отдел кадров отправляется отчет работника о проделанной работе за весь период. Кроме того, индивидуальный план с отзывами и оценками куратора и руководителя.

Цель программы

Главным образом проект адаптирования персонала в организации необходим чтобы была четко отработанная процедура приема новых работников.

Самая главная цель – простое и быстрое введение в курс дела, знакомство с новыми обязанностями, уставом предприятия и коллективом.

Правильно составленный план минимизирует ошибки, снижает первоначальный дискомфорт, повышает уровень квалификации работника уже на первой неделе.

Особенности разработки программы адаптации

Какого-то конкретного алгоритма составления программы нет. Документ должен быть ориентирован на специфику компании. Объединяет их только содержание нескольких этапов и похожие цели.

Кто отвечает за подготовку программы?

План по адаптации новых сотрудников, как правило, составляется менеджером по подбору кадров совместно с руководством, однако, в некоторых компаниях этим занимаются сами руководители. Часто они составляют только план вхождения в должность нового сотрудника, это относится больше к индивидуальной части программы.

В проекте участвуют:

• Руководитель;
• Специалист отдела кадров;
• Куратор;
• Претендент на вакантный пост.

План адаптирования на предприятии должны применять:

• Руководитель подразделений;
• Руководитель направлений;
• Отдел кадров;
• Генеральный директор;
• Куратор.

Результаты

Если план правильно составлен, результат не придется долго ждать.

• Издержки в период внедрения новичка в рабочий процесс будут сведены к минимуму;
• Текучка кадров будет снижена на 20%;
• У нового работника сформируется чувство удовлетворенности рабочим процессом;
• Трата времени начальства и других специалистов также будет сведена к минимуму.

Образец программы адаптации новых сотрудников

Процесс адаптирования состоит из 4 этапов. Каждый из этих этапов предполагает решение определенных задач, каждая из которых закреплена за определенным участником. Проект адаптации персонала в организации можно составить ориентируясь на пример ниже.

Образец программы адаптации персонала в организации

Стоит отметить, что процедура адаптирования нового персонала на фирме не регулируется законодательством Российской Федерации.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Видео:Онбординг и адаптация: как встретить новичка, чтобы он остался надолго | HurmaСкачать

Программа адаптации – пора начинать!

Издательский дом “Алтапресс” существует с 1990 года. Основные направления деятельности: СМИ и полиграфия. В настоящее время “Алтапресс” выпускает семь газет и два журнала. В структуре компании находится три издательских группы и типография, а также службы обеспечения. Флагманом “Алтапресса” является газета общего содержания “Свободный курс”.

Миссия компании: Удовлетворение потребностей общества в получении объективной информации через создание независимых СМИ для достижения достойного уровня жизни и самореализации.

Основные ценности:

• устойчивое развитие;
• безупречная репутация;
• высокий профессионализм;
• командный дух;
• забота о персонале;
• демократия и стабильность в России.

Служба персонала существует в компании с октября 2002 года.

Программа адаптации новых сотрудников действует с 1 апреля 2003 года.

Нет, это не больно!

В своей ежедневной работе столкнулась с тем, что люди, а точнее новые сотрудники, при слове адаптация как-то нервно поеживаются. Не все конечно.

Некоторые молодые специалисты понимающе кивают, начинают задавать уточняющие вопросы.

Но, таких единицы – не избалован наш народ целенаправленными, продуманными программами, прописанными обязанностями и прочей атрибутикой регулярного менеджмента.

https://www.youtube.com/watch?v=9tql6Pk53uc

Поеживается сотрудник и не знает, что в этот самый момент адаптация уже происходит: он начинает приспосабливаться к компании, а компания потихоньку, прямо сейчас вводит его в должность.

Происходит встречное движение: в период испытательного срока компания создает сотруднику все условия для профессионального раскрытия, демонстрации своего творческого потенциала и оценивает, насколько проявленные способности к профессиональной и социальной адаптации удовлетворяют требованиям, а самое главное, насколько близки стали сотруднику ценности и внутренняя культура компании.

Почему же предприятий, где действует программа адаптации, единицы? Ведь то, что дело это нужное, важное и полезное – уже почти интуитивно доказуемый факт.

Опыт многих компаний наводит на одно размышление: почти любую гениальную идею можно успешно похоронить в аккуратной новенькой папке с надписью, например, “Адаптация”.

Причем, сделать это гораздо проще, чем воплотить в жизнь новорожденную программу или проект.

Как изобретают велосипеды?

Программа адаптации новых сотрудников реализуется в ИД “Алтапресс” уже около года. Постоянно корректируется, усовершенствуется и, по нашим наблюдениям, постепенно становится частью культуры организации. Мы хотим поделиться с коллегами нашим опытом внедрения, чтобы облегчить изобретение велосипеда.

Исходная ситуация

Еще до появления в структуре “Алтапресса” службы персонала действовало Положение об адаптации, обязывающее руководителей всех уровней адаптировать новых сотрудников, а также были прописаны основные крупные шаги программы. Однако системно и результативно программа работать не начала. Руководители блуждали в тумане слишком общих требований и воплощали в жизнь каждый свое и по-разному, а то и вообще ничего.

После нескольких бесед с менеджерами нам удалось сформулировать причины “провала”:

• шаги, прописанные в программе, были слишком общими: руководителям необходимо было самим их детализировать, выдумывать, формулировать, что при дефиците времени часто не выполнялось;
• не было активного, системного внедрения, то есть можно было «сачкануть»;
• не было контроля за реализацией программы.

Тем не менее, несомненная польза данного этапа была в том, что за этот период в умах менеджеров сформировалась готовность к реализации программы, возникло определенное информационное поле.

Внедрение программы

После того, как программа была разработана, началось ее внедрение. В начале, естественно, возник формализованный план, рожденный из многочисленных вопросов: Как все учесть? Как доходчиво и полно объяснить? Как заинтересовать? Как сделать, чтобы заработало? Было принято три решения:

1. Подготовим полный пакет документов для руководителей высшего и среднего звена, в который включим:

• краткую характеристику программы;
• поэтапное описание программы;
• бланк адаптации (Приложение 1).

Выдадим пакет документов руководителям всех уровней для ознакомления за несколько дней до проведения учебы по программе.

1. Разработаем план учебы для менеджеров (Приложение 2).

Одним из ключевых моментов данного этапа стало создание электронной презентации по программе адаптации (см. ссылку «Презентация для менеджеров: этап внедрения программы»).

1. Выработаем процедуры контроля реализации программы.

Функция контроля за реализацией программы была возложена на менеджера по персоналу.

Так мне выпала роль «звоночка-напоминателя» или «липучки-требователя», которому необходимо контролировать соблюдение сроков заполнения руководителями промежуточных отчетов, а также всех необходимых документов для подведения итогов; организовывать процедуру подведения итогов по прохождению испытательного срока и т.д.

Все эти этапы были успешно воплощены в жизнь. Интересные результаты дало обсуждение плюсов и минусов программы в рамках учебы для менеджеров (Приложение 3). Выработанные позиции помогли наглядно увидеть перевес преимуществ реализации программы и создать конструктивный, рабочий настрой.

Сложности и их преодоление

В ходе реализации программы мы столкнулись с рядом сложностей, среди которых хочется выделить момент, по нашему мнению, наиболее актуальный для издательств – адаптация журналистов.

https://www.youtube.com/watch?v=xSRv3P2ypyo

Уже в самом начале мы столкнулись с прохладным отношением редакторов к адаптации своих подчиненных – журналистов. “Да зачем? Они же бывшие внештатники – уже все знают”- пожимали плечами наши творцы печатного слова.

Еще один аргумент: “Невозможно прописать требования к творческой профессии”.

Поэтому в течение некоторого времени наши редакции находились в привилегированном положении и адаптация новых журналистов ограничивалась “Курсом ориентации” (информирование о компании).

В сложившейся ситуации службе персонала не хватало обратной связи, не было возможности отслеживать, что происходит там внутри.

Чтобы не вызвать отторжения программы (что могло бы произойти в случае прямой обязаловки) было решено использовать стратегию постепенного внедрения. Первый ее этап – введение промежуточных отчетов руководителей.

Этот шаг позволил косвенно отслеживать прохождение сотрудником испытательного срока.

Сделать следующий шаг нам помогло то, что в последнее время компания ведет целенаправленный поиск и отбор пишущих специалистов (журналистов, копирайтеров), причем часто без журналистского образования.

С этими людьми реализация программы адаптации стала жизненно необходимой. Требования к должностям были прописаны, программа проведена полностью.

Несколько таких прецедентов помогли найти подходы к редакциям и постепенно включить их в процесс системной и ответственной работы с новичками.

На зависть Мичурину

Программа постепенно приживается в компании, срастается с ней и начинает приносить результаты:

1. Руководители и наставники, ощущая на себе ответственность за результат адаптации новичка, стали более внимательно подходить к их введению в должность.

2. Началась работа по созданию “правильных” должностных инструкций.

3. Сложилась особая система контроля за работой не только новых сотрудников, но и наставников, а также всех тех, с кем приходится взаимодействовать новичку в процессе работы.

4. Работа по программе адаптации дает информацию для оценки самих менеджеров.

5. Своевременно происходит освобождение от “ненужных людей”.

6. Качественное и всестороннее подведение итогов (особенно при успешном прохождении испытательного срока) повышает мотивацию сотрудника к работе.

Итак, запуск произошел, все системы работают нормально…

Смотреть как проект встает на ноги такое же удовольствие, как наблюдать за первыми шагами ребенка. А впереди длинная-длинная жизнь для того, чтобы оттачивать, совершенствовать, дорабатывать. И все ради того, чтобы лозунг “Мы одна команда!” вызывал у сотрудников не ироническую улыбку, а искреннюю гордость за свою компанию.

Бланк программы адаптации

Видео:Как обучать новых сотрудников? / 4 шага в создании системы обучения сотрудниковСкачать

Адаптация нового сотрудника

Один из способов борьбы с «текучкой кадров» в компании — подготовка грамотной корпоративной системы адаптации новых сотрудников. В новой статье приводится множество полезных примеров и решений, которые помогут новому работнику преодолеть адаптационный период эффективно. Среди них — составление особой программы введения в должность, назначение куратора по адаптации и много другое.

Итак, к вам пришел на работу новый сотрудник. Вы его (или их) выбрали среди всех остальных, но что же дальше?

А дальше начинается процесс, который, по сути, может сократить текучку кадров, — это процесс адаптации. Часто именно этот этап работы очень недооценивается в компании, особенно это относится к малому и среднему бизнесу, так как в больших компаниях есть службы, отвечающие за найм и адаптацию персонала, но даже в них не происходит все гладко.

Для любого человека перемены — это стресс, и новая работа не исключение.

https://www.youtube.com/watch?v=jfuh27WRC1E

Он должен привыкнуть к новым правилам игры в новой компании, познакомиться и привыкнуть к новому коллективу, узнать правила, по которым живет компания. И для того, чтобы новый сотрудник быстрее влился в коллектив и начал с максимальной эффективностью работать, руководству компании следует обратить внимание на такую серьезную процедуру, как адаптация.

В нашей практике бывали случаи, когда именно недостаточное внимание к процессу адаптации в компании приводило к потере интересных и полезных работников. Часто бывает так, что человек приходит на работу, но никто ему даже не покажет, где его рабочее место, что он должен делать, какой режим работы и т.д. От растерянности и неопределенности он уходит искать новое место «под солнцем».

Или вот ситуация: человек приходит, ему дают стол и говорят — работай, а что «работай», как «работай» — не понятно. В такой ситуации, конечно, «выживают» те, кто сумел приспособиться.

Программы адаптации на различных предприятиях выглядят по-разному, ведь они разрабатываются с учетом особенностей этих компаний, но цель у всех одна — тщательный подход к новому сотруднику, чтобы сделать его адаптацию наиболее эффективной и комфортной.

Программа введения в должность

Программа введения в должность имеет достаточно общий характер. программы зависит от следующих условий:

• содержание работы нового сотрудника;
• статус и уровень ответственности;
• личные особенности работника;
• рабочее окружение.

Участники программы:

• Линейный руководитель обеспечивает создание и реализацию программы введения в должность;
• Сотрудники, которые могут оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудников;
• Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.

Организация процедуры адаптации

Мы обычно рекомендуем начать первый рабочий день нового сотрудника немного позже, чем обычно, чтобы все сотрудники уже были на своих местах и занимались своей непосредственной работой. Это позволит завершить все формальности без суеты и спешки. Обычно новый сотрудник посещает отдел кадров и в первую очередь обеспечивает заполнение необходимых документов.

После этого новый сотрудник знакомится со своим куратором (не обязательно непосредственного руководителем). Это человек, который отвечает за реализацию программы адаптации. На этот элемент хочется обратить особое внимание, так как часто он вовсе упускается из виду.

Очень важно, чтобы был назначен ответственный (куратор) за адаптацию нового сотрудника, и он персонально несет ответственность за, то чтобы человек быстро и эффективно влился в коллектив и начал продуктивно работать. В системе мотивации куратору полагаются дополнительные бонусы за успешную адаптацию сотрудника.

Итак, с куратором определись, что же дальше?

А далее новый сотрудник получает нужные ему для работы материалы (материалы готовятся заранее, чтобы не было потери времени и лишней суеты), затем он направляется на свое рабочее место (которое, к слову, должно быть полностью готово и определено заранее) и куратор представляет его коллегам.

И только после этого они начинают знакомить его с организацией.

Список нужных тем, по которым нужно провести обучение с сотрудником, мы описали ниже:

• Подробная история компании и ее развитие;
• Органы управления и организационная структура;
• Наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т.д.);
• Описание бизнеса предприятия;
• Правила работы с клиентами;
• работы, описание работы, пределы полномочий, ответственность;
• Система качества;
• Сотрудничество с другими отделами или людьми;
• Правила по охране труда на предприятии (инструкция);
• Перечень документов, которые новый сотрудник должен изучить в первую очередь;
• Задачи на испытательный срок.

Одним из возможных и эффективных способов предоставления информации о продукте, о компании, является создание документа, состоящего из обычных рекламных материалов и материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Желательно, чтобы процесс адаптации завершился тогда, когда можно подвести предварительные итоги адаптационного периода и понять какие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника нужно запланировать.

Чек-лист необходимых действий при первичной адаптации нового сотрудника:

Приведем вам пример стандартной программы адаптации для новых сотрудников на своем рабочем месте в первый день работы.

1. Вместе с новым работником изучить его трудовые обязанности;
2. Объяснить требования конфиденциальности информации;
3. Объяснить правила внутреннего распорядка;
4. Обсудить стиль управления, особенности культуры, традиций, норм и т.д., принятой в организации;
5. Ознакомить его с основными процедурами и политикой в области человеческих ресурсов;
6. Познакомить его с организационной структурой и структурой подчиненности (если это необходимо);
7. Ознакомить с инструкцией правил охраны труда;
8. Ознакомить с инструкцией по оказанию первой медицинской помощи;
9. Ознакомить его с процедурой коммуникаций с коллегами, руководством и клиентами;
10. Ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
11. Ознакомить его с требованиями системы охраны, открытия и закрытия офиса;
12. Объяснить систему подчиненности;
13. Дать ему информацию личного характера: расположение столовой, туалеты, комната для отдыха, место для курения, и т.д.;
14. Дать ему информацию о традициях отдела или группы, в которых работник будет работать.

До конца периода адаптации:

1. Познакомить его со специальными процедурами, которые свойственны его специфике работы;
2. Ознакомить его с особенностями его работы в отделе или организации;
3. Проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективного обучения;
4. Объяснить, как работает административная система организации, используемые правила и процедуры;
5. Ознакомить его с требованиями и стандартами работы;
6. Ознакомить его с системой отчетов.

Поскольку процедура адаптации не регулируется какими-либо специальными правовыми нормами, все изложенное выше имеет добровольный характер.

https://www.youtube.com/watch?v=ywFmN7-NUcY

Для каждой организации эта процедура имеет исключительно индивидуальный характер, это внутреннее дело организации — решить, чтобы они хотели добавить, а что — удалить.

К Вам приходят люди, с которыми Вы условно договорились, что подходите друг другу как компания и работник. Но так как в этом соглашении никто до конца не уверен, работодатель не знает навыков сотрудника, сотрудник условий труда — то логично, что есть такое понятие, как испытательный срок, по истечении которого две стороны уже четко понимают свои намерения по отношению друг к другу.

Взять сотрудника на испытательный срок для большинства компаний — не проблема. А с чем действительно есть проблемы — это понять и донести то, чего Вы ждете от человека в этот месяц, и как Вы будете оценивать кандидата по истечении испытательного периода.

Ситуация из практики:

— Так что, берем Сергея на работу, месяц подходит к концу?

— Ну, не знаю, вроде парень хороший, но что-то не так. Вроде и делает что надо, но как-то непонятно.

Что это значит? Только одно — Вы не определили задачи, которые стоят перед новым сотрудником на период испытательного срока, не определили критерии, по которым будете оценивать его работу.

Соответственно, ни Вы, ни сотрудник не понимаете, от чего толком зависит успешность прохождения этого самого срока. От этого и сложность объяснения, почему человек не прошел его, и сложность в обосновании самому себе, почему он не подходит, — но самое интересное, что ни Вы, ни кандидат не могут сосредоточиться на главном.

Итак, как определить и поставить ЗИС (задачи испытательного срока)?

Краткий чек лист:

Примеры, не SMART-задачи:

1. Расширить клиентскую базу;
2. Провести обучение сотрудников;
3. Повысить уровень обслуживания клиентов и т.д.

Пример разработанных задач на испытательный срок для менеджера по закупкам:

1. Разработать порядок и график выполнения задач на испытательный срок. Согласовать и утвердить с руководителем в течение 3 дней с момента вступления в должность.
2. Разработать товарную матрицу наличия на складе. Определить минимальный складской остаток по данным товарам и обеспечить его наличие. Согласовать и утвердить с руководителем.
3. Разработать плановый показатель обеспеченности склада на основе матрицы. Согласовать и утвердить с руководителем.
4. Создать попозиционный прогноз закупок на ближайшие 2 месяца. Согласовать и утвердить с руководителем.
5. Выработать плановый показатель оборачиваемости в разрезе товарных групп. Предоставить руководителю обоснование.
6. Выработать инструмент контроля плановых показателей. Согласовать и утвердить с руководителем.
7. Подготовить для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
8. Довести показатель «выполнения заказов» до 97%.
9. Ввести отчет задолженности перед поставщиками на еженедельной основе. Задача считается выполненной при предоставлении отчета не менее 4 недель подряд без опоздания по срокам.
10. Проанализировать продажи по каждому товару, выявить низко оборачиваемые товары. Совместно с руководителем утвердить план сбыта по данным товарам. Определить группы товаров, которые необходимо ввести или вывести из ассортимента.
11. Изучить и знать весь товарный ассортимент и особенности товаров.
12. Предложить возможные доработки программного обеспечения для улучшения качества процесса закупки. Предоставить список, обсудить с руководителем.
13. Провести переговоры с 15 ключевыми поставщиками на предмет снижения цены. Добиться снижения цен закупок на ключевые позиции не менее 2%. Результаты переговоров предоставить руководителю.

Лучше вести этот файл в понятном и зафиксированном формате, например, в экселе. Формат распечатывается сотруднику под роспись, чтобы он был у него на виду, чтобы он понимал, на чем надо держать фокус своего внимания.

https://www.youtube.com/watch?v=g_kn8EaW4q4

При приеме на работу сотрудника Вы проговариваете все задачи и описываете свои ожидания. Также важно на данном этапе правильно объяснить работнику систему мотивации.

Часть из испытательных задач может быть отражена и в мотивации сотрудника.

Кроме этого — это исключает ситуацию, при которой новый сотрудник может сослаться на то, что ему что-то не сказали или он чего-то не знал.

У него уже определены задачи, и даже если ему не хватает информации для решения его задачи, он должен найти способы запросить, найти эту самую информацию у других сотрудников.

Это также будет характеризовать его как сотрудника, то, как он умеет решать поставленные задачи.

Кроме качества выполнения достаточно четких задач, Вы на протяжении испытательного срока оцениваете также и личные качества сотрудника. Например: трудолюбие, инициативность, знания и умения, профессионализм, коммуникабельность, аналитические способности и т.д.

Надеемся, что данная статья помогла Вам разобраться, как облегчить свой путь по выбору сотрудника, основываясь не только на интуиции и ощущениях, но также и на конкретных фактах исполнения задач, поставленных перед сотрудником.

adaptaciya-novogo-sotrudnika-chast-vtoraya.html
© Деловой мир

🎦 Видео

Сверстать всех наверх: онбординг новых сотрудников / Александр Афенов (Lamoda)Скачать

Ошибка адаптации сотрудниковСкачать

[Вебинар] Как сделать адаптационный план на нового сотрудникаСкачать

Инструктаж нового сотрудникаСкачать

6.2: «Адаптация новых сотрудников»Скачать

Как геймификация помогает при адаптации новых сотрудниковСкачать

7 ОШИБОК НЕОПЫТНЫХ РЕКРУТЕРОВ. ПОИСК И ПОДБОР ПЕРСОНАЛА | +18Скачать

Какое минимальное время адаптации для сотрудника? Методы эффективной адаптации новых сотрудниковСкачать

Адаптационный чек-лист как инструмент мягкого введения в должность / Алексей ПетровСкачать

Как выстроить систему адаптации новых сотрудников с нуляСкачать

Опоздание сотрудников. Как руководителю легко решить эту проблему? Управление персоналомСкачать

Эффективный процесс адаптацииСкачать

Что такое адаптация и онбоардинг. Почему это важно и элементыСкачать

Собрания сотрудников: о чем говорить и как проводить? | Александр ВысоцкийСкачать

Что такое адаптация персонала? Почему она важна? Топ 5 ошибок во время адаптацииСкачать

4 мощных инструмента для успешной адаптации новичков в компании | HR-секретыСкачать