Автоматизация кадровых процессов: анализируй это

Видео:Как автоматизировать HR процессы с Yandex TrackerСкачать

Роботизация процессов (RPA)

• Сокращение затрат и ускорение работы.
• Повышение производительности труда сотрудников.
• Снижение рутинной нагрузки на сотрудников и их развитие.
• Выявление слабых мест в бизнес-процессах.
• Снижение количества ошибок, вызванных человеческим фактором.
• Внедрение инновационных технологий.
• Оптимизация человеческих и производственных ресурсов.
• Повышение уровня удовлетворенности клиентов.

Большинство руководителей положительно оценивают эффект от RPA*

* Источник: PwC CEO Servey, ноябрь 2021 г.

Преимущества Softline

Экономический эффект

Эффект начинается с малого. Не ждите, а пробуйте на небольших бизнес-процессах!

Оптимизация в отраслях

Узнайте больше из нашего видео 

Управление персоналом

• Управление выплатами.
• Подбор персонала.
• Учет кадровых изменений в различных системах.
• Учет рабочего времени и посещаемости.

Цепочка поставок

• Управление ТМЗ.
• Анализ спроса и предложения.
• Управление договорами и счетами.
• Обработка возвратов.

ИТ-службы

• Help-desk и управление доступами.
• Мониторинг систем.
• Управление учетными данными и системами.
• Управление системами через терминальный доступ.

Бухгалтерский учет

• Сверка бумажных и электронных версий документов.
• Распознавание документов (OCR).
• Работа с поставщиками.
• Обработка платежей.

Опыт компаний, использующих RPA

Сфера: служба персонала

Задача

Оформление на работу новых сотрудников требовало обработки большого объема данных, выполнения рутинных операций копирования и вставки текста, что часто являлось причиной возникновения ошибок и занимало много рабочего времени (около 30 минут).

Решение

Внедрение технологи RPA позволило настроить автоматизацию рабочего процесса, повысив его качество и сократив время выполнения. Продолжительность процесса снизилась до 3-4 минут на сотрудника.

Преимущества

• Достигнута 100% автоматизация.
• В 10 раз более быстрая обработка после автоматизации.
• Степень точности увеличена до 100%.

Сфера: финансы

Задача

Аутсорсинговой компании приходилось регулярно готовить счета для своих клиентов, включая проводку инвойса. Последняя операция требовала постоянного доступа к системам ERP через виртуальные среды (технология Citrix) и вызывала неудобства в работе, поскольку постоянно необходимо было переключаться между приложениями.

Решение

Применение технологии RPA позволило не только автоматизировать процесс подготовки счетов, но и значительно его улучшить. Неудобная манипуляция подключения к виртуальной среде была полностью переложена на робота, в обязанности которого сходило копирование данных из разных источников и вставка этих данных в одну систему.

Преимущества

• Упрощенная интеграция Citrix.
• Отсутствие ошибок.
• 100% точность процесса.
• Улучшенное качество и скорость обработки.

Сфера: бухгалтерия

Задача

В работе бухгалтерского отдела в рамках закрытия месяца требовалась подготовка большого объема пакетов документов для клиентов. Для выполнения данного блока работ были задействованы 3 отдела, которым приходилось работать с 5 разными приложениями одновременно.

Решение

Применение RPA потребовало переналадки рабочего процесса. В функции робота были включены работы по импорту и экспорту данных между системами, а также проверка того, чтобы различные проводки были одинаковыми в учетных системах.

Преимущества

• Степень автоматизации: 75% работ автоматизировано.
• Частота ошибок снижена до 0%.
• Уменьшение ручного труда до 25%.
• Более быстрое время обработки – сокращение на 65%.

Сфера: страхование

Задача

Сотрудникам страховой компании регулярно приходилось сверять документы по страховым взносам своих клиентов с банковскими выписками, после чего все сверенные платежи вводились в ERP систему. Данный процесс в среднем отнимал до 2 дней на одного клиента.

Решение

Внедрение RPA позволило освободить время менеджерам и переключить их на выполнение других стратегических задач. Сверка страховых взносов с последующим экспортом данных в систему компании была полностью переложена на робота.

Преимущества

• Сокращение времени обработки платежа до 20 минут.
• Устранен фактор человеческой ошибки.
• Степень точности увеличена до 100%.

Сфера: рекрутинг

Задача

Для поиска подходящих кандидатов на открытую должность компании менеджерам требовалось обрабатывать большой объем резюме соискателей, что являлось достаточно трудоемким процессом (в среднем до 3-4 дней на поиск одной вакансии).

Решение

Внедрение технологии RPA позволило роботизировать сбор и обработку форм резюме соискателей, выявлять потенциальных кандидатов на вакансию для дальнейшего отбора специалистами компании.

Преимущества

• Качественный отбор кандидатов.
• Увеличена скорость обработки резюме.
• Экономия на штатных единицах.

Внедрение RPA

1. Диагностика бизнес-процессов:

• Проведение интервью с владельцами процессов или ответственными от бизнеса.
• Сбор информации по бизнес-процессам и проведение анкетирования.

2. Оценка привлекательности:

• Проведение оценки привлекательности и применимости роботизации к бизнес-процессам.
• Выбор бизнес-процессов для роботизации.

3. Выбор платформы реализации:

• Критериальный анализ платформы для роботизации выбранных бизнес-процессов.
• Разработка ТЭО/финансовой модели роботизации на основе анализа бизнес-процессов и стоимости выбранной платформы.

4. Дорожная карта роботизации:

• Оценка сроков внедрения потенциальных инициатив по роботизации.
• Составление ресурсного плана.
• Приоритезация предлагаемых инициатив.
• Разработка дорожной карты внедрения предлагаемых инициатив.

5. Реализация:

• Настройка робота на основе собранных требований.

6. Промышленная эксплуатация:

• Создание инструкции и документации.
• Перевод системы на постпроектную поддержку.

Свяжитесь с нами

Адрес: 115114, г. Москва, Дербеневская набережная, д. 7, деловой квартал «Новоспасский», стр. 8.

Телефон: +7(495) 232-0023.

Email: dbr@softline.com.

Оставьте ваши контактные данные и краткую информацию о компании. Наш менеджер свяжется с вами для более детального обсуждения.

https://www.youtube.com/watch?v=l9SNfyoqtYc

Оставить заявку

Видео:Тенденции автоматизации HR - процессовСкачать

Интернет-издание о высоких технологиях

В последние годы управление человеческим капиталом в представлении российского бизнеса стало одним из залогов успешного развития предприятия. Но на пути эффективной автоматизации HR стоит низкая степень выстроенности кадровых процессов и общая неустойчивость многих компаний.

Управление человеческим капиталом (HRM) становится стратегическим направлением для бизнеса.

Многие руководители российских компаний уже довольно полно осознают необходимость не только в квалифицированных менеджерах по управлению персоналом, но и в автоматизированных информационных системах, которые могли бы в любой период времени предоставлять сведения о сотрудниках и эффективности их работы.

Автоматизация HR-процессов в России необходима, прежде всего, потому, что в области управления человеческими ресурсами существует неудовлетворенная потребность в получении и анализе качественных показателей, на основе которых можно объективно оценить эффективность работы коллектива крупной, средней или даже небольшой компании. И компаниям, относящимся к СМБ, и крупным корпорациям нужны инструменты, которые избавят топ-менеджеров и руководителей среднего звена от мыслей о том, что их компания по мере развития превращается в «чёрный ящик» с неизвестными процессами и KPI внутри.

Автоматизация HR, несмотря на все сложности, — необходимость.

По данным Global Productivity Report (Proudfoot Consulting, ноябрь 2008 г.) компания теряет 1,7 дней в неделю или почти четыре месяца в год (в расчете на одного руководителя) на оформление бумажных документов и «ручное» управление принятием решений.

По данным СedarCrestone, переход с бумажных HR-процессов на автоматизированные системы с использованием функции Self Service обеспечивает компаниям:***

Сокращение материальных затрат – на 48% — 52%

Сокращение временных затрат — на 40% — 62%

Повышение удовлетворенности сотрудников – на 50%

Автоматизация – залог прозрачности

Идея автоматизации процессов деятельности организаций отчётливо оформилась еще в 1960-е годы, когда появились первые доступные массовому рынку вычислительные ресурсы.

Началось всё с MRP-систем (планирование материальных потребностей). Далее происходила автоматизация системы планирования ресурсов предприятия.

При слиянии с финансовым планированием возникли ERP-системы, отвечающие за планирование потребностей предприятий.

«При столь активном использовании ИТ стало возможным гибко и оперативно реагировать на изменения рынка, — говорит Татьяна Акимкина, руководитель отдела по поиску и подбору персонала (направление FMCG) холдинга «Империя Кадров». — И современные системы управления бизнесом охватывают большинство процессов управления, в том числе и персоналом».

Чтобы сделать прозрачным процесс управления на всех уровнях и спрогнозировать завтрашнюю потребность в персонале, компаниям необходимы четкие и понятные показатели, на основе которых можно поощрять и мотивировать одних сотрудников, и понять, что делать с сотрудниками, КПД которых невысок (переучить, перераспределить нагрузку, расстаться).

«Регулярный мониторинг таких показателей возможен только с приходом автоматизации – в виде HRM-системы, программных продуктов или сервисов, позволяющих  получить необходимые данные, — говорит Александр Трошин, технический директор компании «Манго Телеком». — Особенно остро вопрос непрерывного получения показателей, отражающих эффективность персонала, судя по опыту большинства российских заказчиков, стоит в службах технической поддержки, департаментах продаж, направлениях, занятых работой с клиентами».

Потребность в автоматизации любой деятельности, и HR здесь не исключение, возникает в компаниях тогда, когда  появляются задачи по анализу деятельности, упорядочиванию работы, сокращению информации на бумажных носителях.

«В HR скапливается огромное количество бумаг по всем направлениям – подбор персонала (база резюме), обучение (методические материалы, пособия, результаты тестирований) и т.д.

, — рассказывает Екатерина Грипась, руководитель Центра поддержки персонала инвестиционного холдинга «Финам». — Зачастую материалы, хранящиеся на бумаге, лежат мертвым грузом и не используются никак в работе.

Тему автоматизации кадрового делопроизводства я даже не затрагиваю, на рынке давно уже представлена масса ИТ-решений по автоматизации КДП, совместимых с программами по бухгалтерскому учету, что довольно удобно».

Пирамида ценности управления человеческим капиталом (HCM)

Источник: Jon Ingham’s Strategic HCM Blog, 2007

В автоматизированном режиме производительность труда  HR-менеджеров резко повышается.

Как напоминает главный эксперт компании «Компас» Игорь Якобсон, одновременно повышается и достоверность выдаваемой кадровой документации, за счет автоматизации планирования снижается количество пропусков необходимых сроков оценки сотрудников, их переподготовки, становится возможным  внедрение более трудоемких методов управления мотивацией и т.п.

«Невыстроенный» HR

После кризиса многие компании пересматривают свою структуру. Осуществляя кадровые перестановки, пересматривая мотивацию персонала, они в принципе меняют подход к HR, который по сути вырастает до HRM.

Многие компании озабочены корпоративной безопасностью с точки зрения сохранности персональных данных. В рамках этих процессов внедряются HRM-системы. Но здесь есть ряд сложностей.

Учитывая, что затраты на персонал являются объёмной статьёй расходов, в актуальном для российского рынка режиме cost saving, самым насущным вопросом является автоматизация именно HR-процессов.

Основные сложности автоматизации HR-процессов в России порождает невысокая степень их выстроенности и не всегда хорошая трансляция общей стратегии компании на уровень руководителей среднего звена, а оттуда — на уровень исполнителей, считают большинство опрошенных CNews представителей бизнеса и специалистов по управлению персоналом.

https://www.youtube.com/watch?v=68m85zJ6gUE

Профили специалистов, как и показатели KPI, введенные в HRM-систему, должны описываться с учетом общих перспектив развития и целей компании, считает Александр Трошин. По его словам, видеть и рассчитать эту перспективу российским компаниям часто мешают как внешние, так и внутренние условия. К последним, как раз, и относится низкая степень выстроенности общих HR-процессов.

На практике острота вопроса часто снимается введением простых и понятных статистических показателей по отдельным специалистам или службам, на которые HR-служба может ориентироваться, оценивая, например, работу отдела продаж или службы поддержки  (количество принятых и пропущенных звонков, заключенных контрактов, соотношение между принятыми звонками и новыми сделками, правильность отработки корпоративных сценариев при общении с клиентами, количество «закрытых» претензий и пр.). Если такие показатели всегда под рукой, если они регулярно обновляются и вводятся в HRM-систему, вопрос автоматизированной оценки специалистов перестает быть таким болезненным, подчеркивает г-н Трошин. «Но ввод показателей в систему – тоже часть одного из HR-процессов, и если он не выстроен, использование автоматизированных систем рушится или ни к чему не приводит», — заключает он.

Сравнительно молодому российскому бизнесу свойственна изменчивость, замечают эксперты. Горизонты целеполагания в российских реалиях зачастую тоже не слишком масштабные, так как заглядывать на 10 лет вперед в нестабильной бизнес-среде проблематично. Особенно это касается среднего и малого бизнеса.

И многие компании, желая автоматизировать управление персоналом, сталкиваются со следующей ситуацией. Внедряя новые системы в информационном управлении, далеко не всегда учитывается фактор их гибкости к изменениям бизнеса. Старые системы дублируются новыми, либо остаются актуальными только в одном из подразделений.

При наличии нескольких систем или баз данных, информация дублируется, многократно вводится, что приводит к расхождению данных, их неоднозначности. В итоге эти системы не решают задачу оптимизации решений.

А ведь для HR-специалистов так важно иметь исчерпывающую и достоверную информацию по оргструктурам, персональным данным, в целом кадровым ресурсам в режиме онлайн.

Впрочем, не все специалисты считают бичом развития автоматизации HR слабую выстроенность HR-процессов.

Игорь Якобсон, анализируя опыт участия в конференциях HR-директоров, заявляет, что HR-службы хорошо осознают, что и в каких случаях им нужно делать и что им требуется автоматизировать.

По крайней мере, у московских и петербургских компаний всё хорошо, подчёркивает г-н Якобсон. По его словам, единственная сложность на пути HR — проблема готовности заказчиков  к необходимым для внедрения трудовым и финансовым затратам.

Автоматизация – это управление управлением. Не имея регламентированных процессов, невозможно добиться автоматизированной системы. Однако это же может послужить и инструментом для менеджера по управлению кадрами.

  Так как отправной точкой для разработки новых систем является описание существующих процедур и бизнес-процессов на предприятии, считает Татьяна Акимкина, в результате можно сложить фундамент для продуктивной и эффективной работы HRM – прозрачные и чёткие бизнес-процессы.

Вечный враг – саботаж

Среди основных проблем внедрения и развития автоматизированных систем управления персоналом также выделяется противодействие со стороны руководителей, но оно встречается всё реже, так как в большинстве компаний за последнее десятилетие к управлению пришло молодое поколение, которое на «ты» с информационными технологиями. Гораздо больше угроз несёт  сопротивление изменениям со стороны HR-менеджеров и других сотрудников компании.

«При внедрении автоматизированных систем порой возникают квалификационные проблемы, которые достаточно быстро преодолеваются – сотрудник просто проходит обучение, — отмечает  в своей статье Василий Матвеев,  представитель компании «БОСС. Кадровые системы».

— Гораздо сложнее, когда кадровые службы оказывают противодействие внедрению, причем случается это гораздо чаще, чем при автоматизации других сфер деятельности. Реализация проекта затрагивает не только кадры, но и все предприятие в целом, обнажает огрехи в структуре, и как следствие, ее приходится перестраивать.

Кроме того, сами сотрудники кадровых служб, как правило, более консервативны».

В преодолении фактора «сопротивления коллектива» во многом состоит залог эффективности HRМ-систем или их отдельных инструментов, считает Александр Трошин.

В убеждении и последующих убедительных доказательствах того, что HRM-система призвана не ущемить права специалиста или послужить «кнутом» для его наказания, а помочь развить его потенциал, раскрыть и улучшить его компетенции, выявить то, что поможет удержать его в компании.

Это могут быть премии по результатам работы, перевод на другую, более интересную должность или в другой департамент, обучение по профилю, повышение, перераспределение нагрузки в сторону уменьшения или напротив – предложение эту нагрузку увеличить, если человек хочет, например, стать  внутренним тренером-экспертом для отдельных специалистов или отделов.

CNews: Насколько HRM-системы востребованы в отечественном транспортном машиностроении, по вашим наблюдениям?

Дмитрий Волков: Я могу с уверенностью сказать, что HRM-системы в нашей отрасли востребованы. Перед тем как принять решение о выборе платформы автоматизации бизнес-процессов на предприятии, мы, конечно, изучали опыт наших партнеров в этой сфере. В частности, это Ассоциация производителей и потребителей тормозного оборудования для подвижного состава железнодорожного транспорта «АСТО».

Оказалось, что модуль HR-системы SAP на этих предприятиях не внедряли. В основном используется различное российское программное обеспечение.

На вопрос «а почему не SAP?» нам отвечали, что модуль сложный в поддержке, в обновлении под изменения в законодательстве, многие опасались сложностей при реализации проекта. Дело в том, что на производственных предприятиях используют довольно большое многообразие схем по расчету заработной платы.

Мы увидели, что предприятиям необходимы комплексные решения в области управления персоналом. Возможно, при принятии решения о внедрении важен хороший консалтинг и сопровождение.

Видео:Автоматизируй это! Проверенные инструменты автоматизации HR-процессовСкачать

HR-автоматизация. Как мы автоматизировали процесс найма разработчиков — Личный опыт на vc.ru

В HR-процессах, когда речь идет о растущей команде хотя бы с +15 сотрудниками, важно всегда оптимизировать времязатраты. Тем более если у компании нет отдельного HR-специалиста, и каждый кандидат должен пройти одобрение руководителя, рабочее время которого на вес золота.

Эта история про то, о чем многие не задумываются – автоматизация процесса найма (да, и такое возможно). Поделимся нашей системой – берите, оценивайте, используйте.

Выбор системы

Связки Google Таблиц, узконаправленные сервисы и пр. – это хорошо. Но что делать, когда нужно вести HR-процессы прямо в основной рабочей среде, чтобы не тратить время на переключение между инструментами? На определенном этапе развития мы решили этот вопрос абсолютно логичным методом – CRM.

Представьте, что можете использовать пресловутую воронку продаж не только для клиентских проектов, но и для сотрудников. Почемы бы и нет? Можно легко адаптировать под это структуру, дабы логика здесь похожая:

• Каждый кандидат – это «лид».
• Он точно так же движется по этапам воронки продаж (разумеется, называются они иначе).
• Успешные кандидаты, по которым принято положительное решение о найме, доходят до последней стадии, а те, кому отказали, – помечаются как «некачественный лид».

То есть все логично. Теперь о самой автоматизации.

Как попадают в нашу HR-воронку

• На HH.ru появляется отклик. Битрикс24 создает на его основе новую сущность – лид со статусом «Новый кандидат». Таким образом создается структурированная HR-база.
• Лид попадает к руководителю, который оценивает резюме кандидата и с помощью переключения статуса принимает относительно него первичное решение (без этого структурирование и сортировка невозможны):
• «Уточнение деталей» – кандидату автоматически отправляется письмо с приветствием и стандартным вопросом – просьба рассказать о своем опыте / проектах. Сразу же ставится напоминание – через 2 дня проверить ответ.«Отказ» – здесь все понятно: «Благодарим за отклик. В данный момент у нас нет предложений для вас. Но мы обязательно вернемся к диалогу, если появится такая необходимость. Успехов в поиске работы!»
• Через 2 дня всплывает напоминание о необходимости проверки ответа. Здесь уже речь идет о настоящей автоматизации.
• Если ответ отсутствует:Особенно интересным кандидатам – индивидуальное письмо либо даже звонок.Остальным – просто стандартное сообщение с тем же содержанием: «Привет! Еще интересна вакансия? Тогда ждем от тебя подробности об опыте и проектах, которые реализовал».

Примечание: те, кто не ответил после 2-го сообщения, автоматически «выпадают» из воронки (статус – «некачественный»). Возвращение в нее возможно только после выхода на связь.

• Если ответ пришел (в том числе после пункта 3.а.II):Кандидат интересный – даем ему тестовое задание. Статус «Отправлено ТЗ» – отправляется сообщение с описанием ТЗ (загрузка результата на GitHub – обязательна) и просьбой указать комфортный срок для реализации.

Важно помнить, что кандидат кандидату рознь. Кому-то может быть легко выполнить тестовое задание прямо в день его получения, а кто-то может быть занят на текущем рабочем месте и ответить сможет только на выходных. Поэтому лучше не подгонять людей под какой-то общий дедлайн – пусть назначат его себе сами.

• Дожидаемся ответа.За 2 дня до планируемого срока сдачи задания для контроля ситуации отправляется еще одно промежуточное сообщение: «Привет! Как успехи с тестовым заданием?»

После получения ответа на данном этапе сразу станет понятно, что кто-то еще даже не приступал, а кто-то уже практически готов сдать результат.

• Кандидат отправляет результаты – техническому директору ставится задача на проверку. Без его участия не обходится ни одно тестовое задание, потому что именно он может корректно оценить навыки кандидата исходя из проделанной работы.
• Производится проверка с выставлением оценки и комментарием. Важный момент – система должна быть настолько прозрачна, чтобы человек, который будет проводить интервью, мог без углубления в детали понять, как оценивает уровень знаний кандидата.
• Задача на финальный отбор перед собеседованием:
• Те, кто достоин приглашения, помечаются статусом «Приглашен на 1-е интервью». Отправляется письмо с предложением встречи у нас в офисе.На предполагаемую дату сразу бронируется время в календаре руководителя.
• За 1 день до собеседования кандидату отправляется напоминание о том, что через 24 часа мы ждем его в офисе, и что необходимо подготовиться к интервью. Здесь решается сразу несколько задач: во-первых, повышается конверсия (так как меньше кандидатов пропускают собеседование по причине забывчивости), а во-вторых, руководитель избавляется от множества незапланированных «окон» в своем графике.
• В конце собеседования возможны 2 варианта развития событий:
• Для ответа кандидата (как положительного с job-offer’ом, так и отрицательного) назначается время.Если кандидат явно нам не подходит, то мы отказываем сразу. Для нас в приоритете честность, открыть и прямая обратная связь.
• После формирования предложения создаются 2 новые сущности:
• Сделка.Контакт.

Это помогает разделять кандидатов, которые дошли практически до финала, и собирать статистику по достигнутым соглашениям.

• Если сотрудник согласен на условия, то мы ударяем по рукам, и в дело вступает процесс приема на работу:
• Автоматически создаются все нужные доступы:Приглашение в портал.Корпоративная почта.Доступ к файлам с регламентами.Ставится задача по прохождению обучающего курса.

Польза от этого очевидна – меньше времязатрат, быстрее запускаются отдельные процессы (а скорость на данном этапе очень важна).

Почему именно так?

Ответим на часто задаваемые вопросы и заодно добавим несколько комментариев от себя:

• Почему просто не делегировать эту рутину сотруднику с небольшим окладом? Зачем заморачиваться с автоматизацией?
• Неправильно путать эти понятия. Делегировать набор сотрудников человеку с небольшим окладом, а соответственно и компетенциями – неправильная стратегия. Автоматизация позволяет делегировать эту функцию более компетентным сотрудникам, сокращая ресурсозатраты до минимума, но в тоже время повышая качество отбора.Поэтому «заморачиваться» однозначно нужно. По крайней мере в нашем случае – аутсорс-продакшн обязан быть еще и «лид-магнитом» для ловли веб-исполнителей. Другое дело – когда классическое digital-агентство не хочет брать на себя эту головную боль и просто приходит за субпродакшном.
• Как не допустить ситуации, когда клиентские проекты и сотрудники смешиваются в воронке продаж?
• Разделяйте порталы. Создайте отдельный, который будет служить только HR-целям.
• Правильно ли приглашать на очную встречу сразу после выполнения тестового задания?
• Нужно помнить, что среди разработчиков есть интроверты. Их не то чтобы много, но они есть. Этим людям комфортно работать в привычной среде без новых знакомств. Поездка в новый офис может быть даже в какой-то мере стрессом. Но она обязательна. Мы за общение вживую. Только в рамках него проясняются многие моменты, которые не видны при удаленных коммуникациях. Помните, что ТЗ – это не панацея.
• Как фильтровать людей, выполнивших ТЗ?
• Здесь лучше не отсеивать многих. Дело в том, что независимо от результата, если человек постарался и хоть как-то реализовал поставленную задачу – значит, он уже объективно лучше других кандидатов. Научить какой-то технологии легко. А вот научить ответственности, пунктуальности и старательности – крайне сложно.

Что можно автоматизировать еще?

Если чувствуете, что описанной выше схемы недостаточно, можно подумать еще и о следующем:

• Автоматизация отбора / фильтрации. Можно сортировать кандидатов исходя из:
• Опыта.Возраста.Навыков.Любых других параметров, которые можно оцифровать.
• Автоматизация оценки навыков. Если есть подозрения, что кандидат некорректно оценивает свой собственный уровень, а ТЗ не раскрывает все его потенциалы / недостатки, то можно расширить список входных вопросов и на основе ответов кандидата автоматически по формуле выводить оценку его текущего уровня.
• Связка между собой прочих промежуточных этапов, когда это необходимо. Например, если после выполнения ТЗ все-таки есть ощущение, что уровень профессиональных навыков кандидата недостаточен (несмотря на ответственный подход к заданию), то мы можем исходя из реакции технического директора в задаче на проверку:
• Либо отправить письмо с его обратной связью и вопросами кандидату.Либо попросить сделать 2-е тестовое задание (уже совершенно другого характера).
• Автоматизация составления job-offer’a. Чтобы не делать это каждый раз вручную, можно шаблонизировать данный документ и заполнять поля на автомате – подставлять в нужные места фамилию и имя кандидата, рассчитывать схему мотивации, исходя из его опыта / навыков и т. п.

Вместо заключения

Вот так выглядит наша система изнутри. И мы рады с вами ей поделиться.

Видео:Автоматизация HR-процессов: Разработка цифровой среды управления персоналомСкачать

Автоматизация HR без дополнительных затрат: миф или реальность?

По данным SilkRoad, одного из крупнейших разработчиков систем управления талантами, 72% HR-специалистов считают, что отсутствие автоматизации управления персоналом негативно влияет на успешность компании. Цифры нешуточные, поэтому мы решили разобраться, что в работе специалиста по HR можно автоматизировать, какие программы для этого использовать и можно ли обойтись без дополнительных затрат.

I. Что будем автоматизировать?
II. Программы для HR: как упростить работу кадровика
1. Эффективный рекрутинг
2. Системы управления талантами
3. Учет и отчетность — больше не ваша головная боль
III. CRM: используем подручные средства

Что будем автоматизировать?

По состоянию на 2015 год в каждой пятой российской организации автоматизированы процессы коммуникации, обучения и оценки персонала. И лишь 15% компаний ведут работу с персоналом полностью вручную, отмечают эксперты сервиса интернет-рекрутмента HeadHunter. При этом используются специализированные программы, способные автоматизировать то, чем обычно занимаются HR-специалисты:

• размещение вакансий на специализированных сайтах;
• отбор соискателей среди откликнувшихся;
• обучение сотрудников;
• составление штатного расписания;
• расчет зарплаты.

Назад

Программы для HR: как упростить работу кадровика

Для каждой описанной выше функции найдется несколько решений для автоматизации. Но по словам Андрея Облова, основной их минус состоит в высокой стоимости и длительных сроках внедрения.

Это и является барьером для их повсеместного распространения среди российских компаний.

Если вас не пугают эти проблемы, мы предлагаем ознакомиться с подборкой программного обеспечения для автоматизации HR-процессов.

1. Эффективный рекрутинг

Программы для автоматизации поиска новых сотрудников размещают вакансии на сайты вроде hh.ru и superjob.ru. Они информируют об откликах соискателей и позволяют искать по резюме, выложенным на сторонних базах.

По данным компании Capterra, специализирующейся на подборе ПО для бизнеса, сервисы для автоматизации рекрутинга дают эффект в 94% случаев.

Примеры ПО:

• e-Staff Рекрутер. Помогает размещать/искать заявки в сети, работать с кандидатами, собирать по каждому из них подробную информацию; хранит данные о нанятых работниках, ведет статистику, интегрируется с популярным ПО вроде 1С.
• Experium. Помимо размещения вакансий, позволяет осуществлять массовые рассылки, работать с соцсетями, синхронизироваться с сайтами, бронировать переговорные комнаты. Одна из наиболее старых и авторитетных систем.
• FriendWork Recruiter. Может размещать вакансии/искать резюме на популярных сайтах, интегрироваться с почтой/календарями, готовит аналитические отчеты.
• Staffim. Позволяет получать вакансии от кадровых агентств в режиме онлайн, размещать вакансии/искать резюме в сети, вести общие календари. Имеется только веб-приложение без десктопной версии.

Читать по теме
Ищем кадры: 25 вопросов для менеджера по продажам

2. Системы управления талантами

Это более продвинутые программы, они автоматизируют обучение сотрудников и управляют их ростом внутри компании.

Такие системы следят за тем, чтобы каждый сотрудник регулярно прокачивал навыки, вовремя обновлял набор своих функций, чтобы не заскучать на одном проекте.

Они помогают рассчитывать премии в зависимости от уровня достижения целей и определять лучших кандидатов на продвижение по должности.

Примеры ПО:

• SuccessFactors HCM Suite. Лидер рынка, причём, не только в России. Содержит решения для рекрутинга, адаптации, обучения и развития персонала; для разработки системы вознаграждений и управления эффективностью.
• Lumesse ETWeb. Осуществляет рекрутинг, позволяет управлять эффективностью сотрудников, их навыками и компетенциями, карьерой и системой преемственности, обучением и развитием.

Читать по теме
Способы мотивации сотрудников: 30+ эффективных методов.

3. Учет и отчетность – больше не ваша головная боль

Самый популярный вид программ на постсоветском пространстве, согласно исследованию HeadHunter — это ПО для кадрового учёта. К его функциям относятся расчёт зарплаты, налогов и расходов на сотрудников, а также формирование отчётности для госорганов.

https://www.youtube.com/watch?v=zVYPsMGHFXA

Иногда эти программы не относят к HR, потому что они больше про финансы, но справедливо будет их упомянуть: они упрощают ведение кадрового учета.

Примеры ПО:

• 1С. Зарплата и управление персоналом 8. Один из лидеров отрасли. Ведёт учёт кадров, начисляет зарплату, планирует занятость, готовит отчёты в ПФР.
• БОСС-Кадровик. Рассчитывает зарплату, ведёт учёт персонала. Имеет также рекрутинговые модули и наглядные аналитические отчеты.

Назад

CRM: используем подручные средства

При всех преимуществах описанных решений, они вряд ли подойдут малому бизнесу, где работа с кадрами ведется не в глобальных масштабах. Затраты на дорогостоящее ПО для найма 2-3 человек в месяц едва ли можно считать оправданными.

Но малый бизнес тоже хочет вести HR эффективнее, правда? Да, многие «навороты» будут лишними, но научить сотрудников грамотно работать — это важно для бизнеса любых масштабов. А еще хотелось бы автоматизировать рутинные процессы, связанные с рекрутингом и ростом персонала.

К счастью, решение есть, и находится у вас под рукой. Для частичной автоматизации процессов управления персоналом можно использовать CRM. Да, расчет больничного и отчет в налоговую она вряд ли составит, но заняться обучением и отслеживанием эффективности сотрудников поможет. Вот четыре простых примера:

1. Кто сказал, что проектный модуль только для работы с клиентами? Обучение нового сотрудника — чем не проект? Разбейте его на понятные этапы. Например, на первом этапе он регистрируется в CRM, на втором знакомится с приложенной прямо в ней должностной инструкцией, на третьем — общается с руководителем по поводу методики работы и так далее. Понятно, что процесс обучения у вас будет отличаться, но общий принцип будет тот же.
2. Можно использовать CRМ и для обучения новичков. В таких программах есть наглядная воронка продаж — серия этапов, по которым нужно пройти для завершения сделки. А некоторые системы позволяют для каждого этапа прописать подробные скрипты и чек-листы для менеджеров: что они должны сделать на каждом шаге взаимодействия с клиентом. Просто читай и выполняй — успех гарантирован.
3. Отслеживайте статистику! Наблюдая, кто и как работает с клиентами, вы сможете оценить эффективность сотрудников и понять, кому нужно дополнительное обучение.
4. Ведение учёта рабочего времени позволит отследить, какой вклад вносит каждый сотрудник в конкретный проект. Вы сможете дисциплинировать персонал и на основе этой информации принимать решения о поощрении/порицании работников.

Естественно, всех HR-задач CRM-система не решит, но если потребностей у вас минимум, то это отличное бюджетное решение. Вы можете оценить это уже сейчас: зарегистрируйтесь на сайте SalesapCRM и бесплатно пользуйтесь функционалом сервиса.

Назад

Внедрите SalesapCRM!

• checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• checkавтоматизация процессов и аналитика;
• checkкалендарь для записи клиентов;
• checkкалькулятор стоимости услуг;
• checkшаблоны документов и писем;
• checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.

Сергей Август

Видео:Как оптимизировать бизнес процессы. Что такое оптимизация процессов. Роль HR. Реальные кейсыСкачать

Процесс автоматизации кадрового делопроизводства

Каких бы размеров ни была компания, и какими бы объемами производства ни оперировала, ей не обойтись без кадрового отдела, который обеспечивает организацию сотрудниками необходимого опыта и квалификации. В процессе увеличения предприятия и объема работ, появлению филиалов и дочерних предприятий, деятельность кадровой службы усложняется.

В обязанности отдела кадров входит:

• Полный цикл работ с сотрудниками, от поиска претендентов до увольнения работников;
• Внутренний документооборот, ведение отчетностей и т.п.;
• Формирование и выплата зарплаты сотрудникам;
• Операции с налоговыми документами;
• Получение и сопровождение различных заявлений.

Если в штате фирмы находится не больше 10 работников, то все кадровые процессы можно решать самостоятельно, но в организациях, располагающих большим количеством персонала, просто необходимо включить
в процесс автоматизацию кадрового делопроизводства.

С помощью автоматизации кадрового документооборота можно:

1. Повысить скорость работы.
   Задерживая документы, которые необходимо выдавать работникам, а так же, не обрабатывая поступающее заявления вовремя, специалисты отдела кадров портят общее впечатление о работе организации в целом. Если отдел работает медленно и не справляется с установленным уровнем обязанностей в срок, то не выполненные задачи будут накапливаться и смогут вылиться в значительные неприятности.
2. Сократить риск появления ошибок.
   Если при большом объеме производства вести документооборот вручную, то обязательно возникнут ошибки. Часто неточности возникают при высчитывании рабочих часов, зарплаты, налогов и пр. Такое некорректное отражение в документах приводит к финансовым убыткам, особенно после введения штрафных санкций контролирующими службами. Улучшить кадровое делопроизводство можно с помощью процесса автоматизации.

Повышаем эффективность перехода

Две самые главные цели, которые выполняет автоматизация кадрового отдела – корректное ведение документооборота и повышение эффективности работы не только кадровиков, но и всей организации.

Помимо этого, автоматизация занимается решением важных задач:

• Увеличение темпов рутинных операций;
• Упрощение операций по набору персонала;
• Оперативный учет и освоение новейших принципов ведения документооборота;
• Обобщение информационной базы, содержащей все необходимые данные, с возможностью обращения каждого работника к необходимой информации;
• Внедрение новейшей системы автоматизации с удобным управлением, упрощающим сопровождение документов;
• Уменьшение временных потерь, происходивших по вине устаревших процессов;
• Снижение рисков, минимизация различных ошибок бухгалтерского и налогового учета.

Для того чтобы перевести отдел кадров на автоматизированное кадровое делопроизводство, следует знать:

1. Нужно уменьшить количество лиц, с которыми согласовываются процессы. Идеальная цепочка должна быть выстроена по принципу «сотрудник – персонал кадрового отдела». При особых обстоятельствах возникает необходимость согласовать какие-то операции с начальником отдела кадров или всей организации в целом.
2. Чтобы избежать постоянных временных затрат, можно сформировать шаблонизацию отчетности. Главное, чтобы шаблоны соответствовали нормативно-правовым актам РФ. Правда, здесь есть свои подводные камни. Главный из них – работникам придется переучиваться для того, чтобы документация составлялась по единому образцу.
3. Автоматизация способна улучшить кадровое делопроизводство, особенно если её работа будет направлена только в те области компании, где она действительно необходима. Процесс автоматизации будет различен для компаний, обладающих различными объемами производства на рынке товаров и услуг.

Тип системы автоматизации

Выбор системы автоматизации зависит не только от размера организации, но и от поставленных задач, перспектив развития процессов компании и многого другого. Правильно выбранный тип системы автоматизации поможет улучшить кадровое делопроизводство.

Современный рынок предоставляет различные типы систем автоматизации:

• Узконаправленные кастомные системы. Программы, направленные на конкретные узконаправленные действия.
• Коробочная продукция. В отличие от кастомных, у коробочных систем довольно расширенные возможности, охватывающие различные области.
• HRM-модули. Предназначены для задействованных в организации ERP-модулей.
• Специальные HRM-системы. С помощью данных систем у отдела кадров значительно увеличиваются возможности по формированию документации.
• BPM-системы. Комплексный подход к автоматизации кадрового делопроизводства и всей организации в целом.

Руководители компании должны понимать, что дальнейшее расширение автоматизации процессов на всю деятельность предприятия может перерасти в комплексный подход и улучшить работу компании по всем направлениям. Главное – осознавать перспективы и выстроить долгосрочную стратегию.

по бухгалтерии здесь
Раздел статей: Бухгалтерия
Раздел статей: Кадровое делопроизводство.

🔥 Видео

Автоматизация процесса "Отпроситься" и других HR-процессов в Битрикс24Скачать

📐Автоматизация HR и Digital HRСкачать

Моделирование бизнес процессов: гайд от начала до концаСкачать

СЕВЕРСТАЛЬ|Тимур Ермаков, Руководитель центра экспертизы "Автоматизация HR процессов и HR-аналитика"Скачать

АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ. Какие процессы автоматизировать? 9 Шагов. Система управленияСкачать

Революция в HR: Автоматизируйте сейчас и узнайте, как ChatGPT меняет игру!Скачать

HR-инструменты в Битрикс24 | Автоматизация отдела кадровСкачать

Обзор продуктов 1С для автоматизации HR-процессовСкачать

Главный инженер Сбербанка по автоматизации процессов в HR рассказал о работе IT-консультантаСкачать

PeopleForce - лучшая комплексная HRM-система для успешных компаний | Автоматизация HR процессовСкачать

Современный интранет – инструмент автоматизации кадровых процессов и развития персоналаСкачать

Directum RX. Автоматизация кадровых процессов в ООО «Мон'дэлис Русь»Скачать

Мастер класс - Автоматизация кадровых процессов в компании и интеграция с enbek kzСкачать

Повальная автоматизация HR-процессов. Какая от этого польза?Скачать

HR Tech Forum 2022 | Автоматизация управления персоналом на базе Manage.oneСкачать