Автоматизация управления проектами

Автоматизация управления проектами Автоматизация HR-службы
Содержание
  1. Автоматизация системы управления проектами
  2. Средства поддержки управления проектами
  3. Задачи и функции информационной системы
  4. Программное обеспечение в информационной системе
  5. Чем автоматизация может помочь руководителям проектов?
  6. Зачем нужна автоматизация проектов
  7. 1. Автоматизация помогает масштабировать работу
  8. 2. Автоматизация освобождает от рутинной работы
  9. 3. Автоматизация позволяет объединить несколько систем
  10. 4. Автоматизация упрощает получение обратной связи и процесс согласования
  11. Чем может вам помочь автоматизация?
  12. Автоматизация управления проектами в российском бизнесе
  13. Автоматизация проектов: управление без рисков или модный тренд?
  14. Решение: доверить управление проектом программе
  15. Система управления проектами — наша для наших
  16. Автоматизация управления проектами: рецепт идеального СУПа
  17. Есть ли жизнь после проекта?
  18. IT для бизнеса: Автоматизация управления проектной организацией
  19. Формы управления для различных видов деятельности в проектных и процессных организациях
  20. Предназначение IT-систем для управления проектной организацией
  21. Критерии оценки качества IT-решения для автоматизации проектной организации
  22. Ключевой функционал
  23. Рекомендации заказчикам и пользователям
  24. 💡 Видео

Видео:Обучение Битрикс №24 Автоматизация управления проектами. Бизнес-процесс: задачи, Гант, смена стадии.Скачать

Обучение Битрикс №24 Автоматизация управления проектами. Бизнес-процесс: задачи, Гант, смена стадии.

Автоматизация системы управления проектами

Причинами построения КСУП в компаниях, достигших определенного уровня развития, обычно называют два ожидаемых эффекта. Первый из них – экономия дорогостоящего времени руководителей проектов за счет созданной инфраструктуры.

Второй эффект заключается в упрощении контроля за проект-менеджерами в условиях, когда их число в бизнесе растет. Вполне естественным является, что без компонента информационной системы (ИСУП) трудно представить современное управление проектами.

Это связано с требованием эффективности, достигаемой технологическим обеспечением КСУП.

Средства поддержки управления проектами

Управление проектами постепенно все больше смещается в виртуальную среду реализации. Это вызвано потребностью многократного увеличения самого важного ресурсного потенциала для решения уникальных задач – человеческого.

Даже в России в ближайшие годы мы столкнемся с тем, что квалифицированный ответственный ресурс для выполнения проектной задачи окажется самым дефицитным среди множества других. Поэтому встанет вопрос о переводе проектных команд на виртуальную основу деятельности.

И ни языковые, ни культурологические ограничения не смогут в значительной степени воспрепятствовать данной тенденции.

Первые шаги в этом направлении уже сейчас закладывают фундамент будущей модели управления бизнесом. Они заключаются в комплексе мероприятий по внедрению и развитию технических, программных и информационно-коммуникационных средств ИСУП (информационных систем управления проектами).

Затраты на автоматизацию представляются пока несоизмеримыми с достигаемыми эффектами, далеко не все проекты данного типа заканчиваются успехом.

Но общий процесс постепенно набирает обороты, появляются интересные глубоко интегрированные решения, поддержка процессов управления проектов все более реальна.

С позиции проектной практики компании активно применяют специализированные программные продукты (ПП), в том числе и по созданию единого информационного пространства в рассматриваемом виде управленческой деятельности. Но ИСУП – это не только набор элементов программного обеспечения. Немаловажную роль в ней играет аппаратная часть, серверный компонент, профильные корпоративные системы и связь с ними.

Информационные системы управления проектами должны рассматриваться как комплексные программно-технические решения в рамках реализации общей IT-политики компании.

Вместе с тем, ключевую роль для пользователей системы играет ее внешний и сущностный аспект, выражающийся в интерфейсах взаимодействия, логике работы, коммуникационном и сервисном удобствах.

В настоящий момент на рынке программного обеспечения представлено масса специализированных программ, среди которых доминирует пакет MS Project. Далее вашему вниманию предложена модель применяемых средств для автоматизации проектного управления с учетом их соответствия процессным блокам.

Модель применения специализированных ПП для реализации типовых процессных блоков в проекте
(нажмите для увеличения)

На модели видно разграничение ПП по трем основным секторам.

  1. Бизнес-планирование и анализ экономической эффективности, которые решают соответствующие задачи.
  2. Разработка проекта в части его непосредственной реализации, минимизации рисков и собственно управление работами. В данном секторе решаются задачи планирования работ с учетом пула доступных и привлекаемых ресурсов. Осуществляются контрольные мероприятия и коррекция планов.
  3. Коммуникационное обеспечение в части информации, отчетности и документационного обеспечения, включая архивирование.

Задачи и функции информационной системы

Разработка и развитие ИСУП преследует несколько целей, которые вливаются в общий целевой контекст корпоративной системы управления проектами.

В первую очередь, это рост эффективности управления за счет повышения скорости, технологичности и процедурной наполненности.

Во-вторых, автоматизация позволяет повысить рациональность использования всех ресурсов компании в проектной деятельности: рабочего времени, финансов, мощностей и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=mIROSc9FTFA

Среди основных задач ИСУП можно выделить следующие:

  • перевод замысла в планировочную модель проекта;
  • выполнение финансово-экономических расчетов по проектам, их анализ, сценарирование прогнозов и обеспечение принятия решений по всей линейке инициатив;
  • создание и оптимизационная корректировка планов проектных работ, начиная с портфеля, программ и заканчивая локальными проектными задачами;
  • обеспечение функционирования единого информационного поля, собранного из результатов пакетной работы с применением специализированного ПО разной направленности.

Следует заметить, что функции планирования и контроля занимают главенствующее место среди областей автоматизации на основе ПП, задействованных в ИСУП.

Однако последнее время стали активно развиваться решения, где акцент делается на отчетность, оценку трудозатрат, мотивационные модели, оперативность постановки и исполнения задач, документооборота.

В этой связи интерес представляет матрица функций информационной системы, основанная на принципах детализации при отборе проектов и этапах проектного цикла. Матрица показана ниже, ее основу составляют функциональные блоки.

  1. Календарно-сетевое планирование.
  2. Управление ресурсами: персоналом, финансами, оборудованием, материалами.
  3. Отчетность по работам с позиции трудозатрат.
  4. Документационное обеспечение проектного управления.

Матрица функций информационной подсистемы КСУП
(нажмите для увеличения)

Как известно, автоматизация не должна развиваться стихийно, хотя зачастую именно так и происходит во многих компаниях. Во всяком случае, первые ПП в области проектного управления так и возникают.

Сначала появляются люди, частично или полностью занятые в проектах. Затем кто-то из проект-менеджеров инициирует применение программных средств, и, наконец, ПП получают развитие.

Но на определенном этапе парадигма ИСУП претерпевает изменение.

Руководство приходит к выводу, что нужно применить комплексный, системный подход, поскольку проектная деятельность становится довольно распространенной практикой и даже более того.

Она начинает занимать слишком много времени, людских ресурсов, чтобы не заботиться о ее эффективности с учетом синергии с операционным контекстом управления.

Тогда-то и возникает потребность ответить на ряд вопросов, связанных с организацией интегрированной ИСУП более высокого уровня.

  1. По методологии управления проектами, по важности и реализуемости какие бизнес-процессы должны быть поставлены в первую очередь?
  2. Как ранжировать описанные бизнес-процессы с позиции их автоматизации?
  3. Какие «коробочные» решения в настоящий момент предлагает IT-рынок?
  4. Какие интеграционные мероприятия потребуются при внедрении ПП в проектную практику?

Программное обеспечение в информационной системе

Как мы выяснили в прошлых разделах, требуется цельный взгляд на сложившуюся модель проектной парадигмы бизнеса. Нужно переосмыслить финансовую, инвестиционную политику, IT-политику так, чтобы, обнаружив очаги повышения эффективности проектов на качественном уровне, включить вопрос развития ИСУП в информационно-коммуникационную стратегию.

Делать это должны три руководителя: директор по развитию или лицо, отвечающее за инвестиционное направление, финансовый директор и IT-директор. Основанием для построения плана развития информационной системы является ее структура в компоненте КСУП. Структурирование выполняется с учетом нескольких оснований:

  • этапы жизненного цикла проектов;
  • функции управления и ИТ-обеспечения;
  • уровень проектного и функционального управления;
  • специализация и гамма сервисов программных продуктов, рассматриваемых к применению.

Варианты составов применяемых ПП по процессам проекта и областям знаний
(нажмите для увеличения)

Из-за Российской специфики для бизнес-планирования и оценки экономической эффективности проектов лучше всего применять один из флагманских отечественных ПП компаний Expert Systems или Альт Инвест.

Эти продукты более 20 лет успешно используются, позволяют работать в программном и портфельном режиме, отрабатывая всю гамму вопросов моделирования на предынвестиционной стадии.

Для информационного сопровождения инвестиционного и постынвестиционного этапов можно применять и ПП западного производства, и отечественные разработки. На рыке лидирует линейка средств компании Microsoft.

Пакет MS Project Portfolio Server призван обеспечить более высокое качество и сервис в портфельном управлении организации, он имеет модульное построение. Первый модуль решают задачи сбора проектов в единый интерфейс, проверки их на соответствие стратегии, первичного отбора на проработку.

Второй модуль позволяет выполнить оптимизацию портфеля, выстроить рейтинги проектных задач в нем, помогает составить и утвердить корпоративный портфель.

Мониторинг проектов по запланированным показателям на предмет выявления текущих проблем выполняется в третьем модуле, с его помощью руководство получает свободу маневра в масштабе всего портфеля.

https://www.youtube.com/watch?v=eajOR8iGD10

ПП для календарного планирования и управления временными ресурсами проекта выполняют следующие функции:

  • планирование работ по составу и последовательности выполнения;
  • планирование и распределение ресурсов;
  • анализ бюджета рабочего времени;
  • календарная оптимизация;
  • визуализация плана;
  • отчетность по исполнению графика проекта.

Программы для эффективного управления стоимостными аспектами и бюджетированием проекта обеспечивают:

  • инвестиционное моделирование и разработку программы привлечения средств;
  • разработку и сценарное моделирование бюджета проекта в динамике;
  • контрольные мероприятия затрат и стоимости;
  • отчетность и интеграцию в систему общекорпоративных финансов.

Программные блоки ИСУП, связанные с управлением рисками и коммуникациями проектов, активно развиваются, у них большой потенциал.

Впереди прорисовываются интересные перспективы по разработке интегрированных блоков или отдельных продуктов, связанных с управлением виртуальными командами. Это весьма перспективное направление и для интернационализации бизнеса.

Правда, западники нам прочат еще большую изоляцию и регресс, но я в это не верю. Российский менеджмент, несмотря ни на какие вызовы, сохраняет шансы и к реанимации, и к экспансии.

Видео:🕒 Топ 13 сервисов для управления задачами и проектами | Приложения для продуктивностиСкачать

🕒 Топ 13 сервисов для управления задачами и проектами | Приложения для продуктивности

Чем автоматизация может помочь руководителям проектов?

Автоматизация управления проектами

Проекта

«Впечатления», который запустил Airbnb, оказался очень успешным. Компания создала уникальную услугу, предложив туристам воспользоваться опытом местных гидов в 12 городах и окунуться в настоящую жизнь их обитателей.

Но генеральный директор Airbnb Брайан Чески, увидев потенциал этой услуги, решил расширить список городов-участников до пятидесяти. Для этого требовалось увеличить количество мероприятий в четыре раза и создать тысячи дополнительных фотографий, видеотрейлеров и постеров.

Необходимо было улучшить координацию работы трех производственных команд и небольшой группы координаторов проекта.

Руководитель творческого отдела Хун Ким решил, что пора отказаться от гигантской таблицы, которой команда пользовалась при запуске проекта в 12 городах.

«Она постоянно зависала, — рассказывает Ким. — Сотрудники создавали копии таблицы, чтобы разобраться со своей частью данных, которые быстро устаревали, поскольку не имели связи с оригинальным документом. Из-за этого начиналась ужасная неразбериха. Мы поняли, что от таблицы нужно отказаться».

Чтобы получить возможность масштабировать свою работу и повторить успех запуска «Мероприятий» в 12 городах, команде требовалась автоматизация.

Зачем нужна автоматизация проектов

Суть автоматизации в том, что с ее помощью вы можете разгрузить сотрудников, доверив часть их работы надежным машинам. Ее цель — снизить объем монотонной рутинной работы и добиться максимально стабильного и предсказуемого результата.

Но интеллектуальные системы способны на большее, чем простая автоматизация рабочих процессов: они могут учиться, адаптироваться и даже принимать решения на основе данных, тем самым повышая эффективность деятельности компании.

А поскольку ежедневная работа руководителя проекта в значительной степени состоит из утомительных административных задач, где важна каждая деталь, это — идеальный объект для автоматизации.

1. Автоматизация помогает масштабировать работу

Знающие руководители проектов с помощью автоматизации могут наращивать мощь своей команды, количество проектов, объемы работ… при этом не удваивая число сотрудников.

В примере с Airbnb Хун Ким потратил время и силы на подбор программного обеспечения по управлению проектами. Его команде был нужен инструмент, который помог бы ей следить за работой, ведущейся на другом конце земного шара.

https://www.youtube.com/watch?v=BTTo-sjP76Q

С помощью Wrike команда разработала и внедрила настраиваемые рабочие процессы для каждого мероприятия, получив возможность отслеживать производство необходимых материалов. Более того: благодаря высочайшей прозрачности операций всех отделений Airbnb команда Хун Кима смогла повысить качество своей работы.

«Когда все данные хранятся в Wrike, — говорит Ким, — мы можем положиться на него в плане повышения качества наших материалов, их согласования и мониторинга эффективности нашей работы». 

2. Автоматизация освобождает от рутинной работы

Знающие руководители проектов поручают автоматизированным инструментам простую монотонную работу, например распределение заявок или рассылку обновлений статусов, чтобы высвободить время для более важных дел. Именно так поступили сотрудники газеты «Сан-Франциско Кроникл».

«Сан-Франциско Кроникл» — одна из 10 крупнейших ежедневных газет в США. Как и в любой крупной организации, команда дизайнеров маркетингового отдела постепенно начала испытывать трудности с системой запросов, которая перестала справлялась с распределением задач.

Вот что рассказывает графический дизайнер Пол Де Леон: «Нам приходилось самим рыться и смотреть, есть ли для нас новые проекты. Не было ежедневных напоминаний или уведомлений — работать было очень неудобно».

Чтобы решить эту проблему, они назначили координатора, который вручную вводил запросы, поступающие по электронной почте и через Google Формы, в единую таблицу, убирая дублирующиеся задачи и сводя всю информацию воедино. Не лучшее использование рабочего времени координатора.

Когда Пола попросили найти более удачное решение, он подыскал инструмент для управления проектами, с помощью которого смог автоматизировать обработку входящих запросов, отправляя их всем дизайнерам. Теперь авторы запросов автоматически получают уведомления, когда статус запроса меняется.

Дополнительный бонус: около 40% работы выполняется по повторяющимся шаблонам. Так зачем заново изобретать колесо?

3. Автоматизация позволяет объединить несколько систем

Сегодня среднестатистическая организация использует для управления своими процессами свыше 900 облачных приложений. А по данным Symantec, 59% сотрудников утверждают, что за прошедший год количество инструментов, которыми они пользуются в работе, стало еще больше.

И хотя стремительное распространение SaaS-решений позволило компаниям повысить свою эффективность в сравнении с прошлым десятилетием, одно только количество возможных вариантов может привести к снижению производительности.

Дробление рабочего процесса приводит к тому, что сотрудники больше времени тратят на поиск и обобщение информации, чем на выполнение работы, утверждает генеральный директор Wrike Андрей Филев.

Новые технологии призваны помочь сотрудникам в работе, но поскольку они существуют не в вакууме, то главное условие их успешного применения — интеграция приложений, которая позволит объединить все данные и устранить разрозненность. Если сотрудникам приходится искать информацию, копировать ее из одного инструмента в другой или просто переключаться между несколькими приложениями, теряется весь смысл их использования.

«Я уверен, что автоматизация сыграет ключевую роль во внедрении и интеграции множества SaaS-решений в ближайшие месяцы и годы, — говорит Филев. — Когда у всех сотрудников будет доступ к информации и нужным данным, где бы они ни находились, они смогут работать эффективнее, а не больше. Но если данные разобщены, а приложения не интегрированы, технологии не могут выполнить свою работу».

Если вернуться к примеру с «Сан-Франциско Кроникл», Пол Де Леон и его команда дизайнеров хранят свои наработки (файлы в Photoshop и InDesign) в Dropbox. Wrike помогаем им управлять рабочим процессом: благодаря встроенной интеграции эти файлы прикрепляются к соответствующим задачам и проектам Wrike.

Есть множество других инструментов, с которыми можно интегрировать Wrike — от Gmail до Salesforce, Jira или Slack. Смысл в том, что для полноценной работы инструмент автоматизации должен хорошо сочетаться с уже имеющимся у вас набором технологий.

4. Автоматизация упрощает получение обратной связи и процесс согласования

Управление проектами чаще всего начинает давать сбой именно на этапе утверждения проделанной работы. Сообщения теряются, заказчики и руководители не догадываются о том, что для продолжения работы над проектом требуется их одобрение, а к бесконечным цепочкам переписки прикрепляются все новые и новые версии файлов.

https://www.youtube.com/watch?v=Y3uFa3OyUQo

Знающие руководители проектов автоматизируют этот процесс, чтобы все заинтересованные лица получали уведомления, когда от них требуется одобрить ту или иную часть проекта. После чего отклики на проделанную работу поступают в единый центр сбора данных и хранятся в хронологическом порядке, доступные всем исполнителям.

Де Леон вспоминает, как раньше был организован этот процесс в «Сан-Франциско Кроникл»: «Редактор распечатывал PDF-файл, вписывал свои комментарии красным маркером, сканировал страницу и отправлял ее по почте обратно мне».

Теперь его команда видит комментарии в PDF-файлах, хранящихся в Wrike. И дизайнеры автоматически получают уведомление при публикации нового отзыва на тот или иной файл. Каждый отзыв и одобрение четко сформулированы и снабжены меткой времени. И лишних бумажек стало намного меньше. 

Чем может вам помочь автоматизация?

Подводя итог, можно сказать, что автоматизация облегчает работу руководителей проектов, особенно в том, что касается масштабирования и дублирования; она помогает справиться с ручными монотонными задачами, интегрировать инструменты и усовершенствовать процесс согласования.

Видео:Эффективное управление проектами и задачами в команде. Как работать в трелло.Скачать

Эффективное управление проектами и задачами в команде. Как работать в трелло.

Автоматизация управления проектами в российском бизнесе

Автоматизация управления проектами

Система управления проектами — комплекс мер, связанный с работой многих людей и решением многих задач.

В статье мы обсудим возможности автоматизации управления проектами, рассмотрим функционал одной из известных программ, которую можно использовать для управления проектами и упомянем другие системы автоматизации проектного управления. Обсудим, с какими проблемами сталкивается руководитель проекта и всем ли компаниям нужна автоматизация.

Автоматизация проектов: управление без рисков или модный тренд?

Мы попросили руководителей проектов озвучить, что бы они хотели изменить в их нынешней работе. Все пожелания сводятся к одному — навести порядок.

В процессе случаются разные непредсказуемые вещи: документы теряются, люди увольняются, сроки сдвигаются, случаются накладки с поставщиками и заказчиками. Все форс-мажорные ситуации предусмотреть невозможно.

Поэтому перед руководителем остро стоит вопрос минимизации рисков.

Одна из головных болей руководства — кадровые риски. Сотрудники меняются, но проект должен двигаться вперед. Как обеспечить непрерывное движение и как защитить информацию от утечки? Что случится с проектом, если из компании уйдет ключевой сотрудник? Автоматизированная система управления проектами призвана решить эти проблемы.

Все более заметен дефицит кадров высокой квалификации. Автоматизация открывает для бизнеса новые возможности: вести проект становится реальным с меньшим количеством задействованных специалистов, чем когда-либо.

Любому руководителю хочется ускорить работы по проекту. Благодаря функционалу программы управления проектами можно увеличить скорость хода проекта до 70 %, в зависимости от специфики. Наиболее заметны результаты автоматизации управления в компаниях с долгосрочными и дорогостоящими проектами: строительство, информационные технологии, нефтедобыча, сложные сборочные производства.

Наконец, смещение управления проектами в виртуальную информационную среду — современный тренд. Так как компании, позаботившиеся об автоматизации проектного управления, с течением времени все успешнее конкурентов, то автоматизированная система управления проектами — это просто «мастхэв».

Решение: доверить управление проектом программе

Какие конкретно задачи способна взять на себя информационная система?

  • Планирование — важная часть управления проектом. Рассматриваются риски, планируются работы с учетом ресурсов и ограничений, указываются контрольные точки, ведется финансово-экономический расчет. План можно быстро переделать с учетом новых показателей — по сути, сделать анализ «что — если».
  • Хранение документов и документооборот. Важно выбрать программу, которая не усложняет, а облегчает управление проектом.
  • Коммуникация и обмен данными. Задача автоматизации — создать единое информационное пространство. Качество проектного управления связано с возможностями оперативного обмена данными внутри компании, а также между компанией, клиентами и поставщиками.
  • Контроль. Автоматизация управления проектами позволяет руководителю контролировать сотрудников, менеджерам в несколько кликов получать информацию о процессах, директору — знать, на каком этапе находятся проекты.
  • Быстрое принятие управленческих решений. Оперативный доступ к информации и владение объективной картиной в любой момент времени увеличивают скорость принятия решений.

Если обобщить, результаты внедрения автоматизированной системы управления проектами включают следующие пункты:

  • увеличение скорости реализации проекта;
  • рост эффективности управления проектом;
  • оптимизация использования ресурсов компании;
  • улучшение коммуникации в проектной команде;
  • рост эффективности управления сотрудниками и их загрузкой.

Почти все современные программы управления проектами способны интегрироваться с другими сервисами и облегчают коммуникации в команде. Например, стандартными становятся функции обмена сообщениями по e-mail через автоматизированную систему, удаленная работа через браузер или даже мобильное приложение, встроенный мастер кастомизированных отчетов, в том числе через веб-интерфейс.

Автоматизированное управление проектом позволяет более-менее структурировать риски — процесс, самый трудно поддающийся оптимизации. Так, системы способны заранее сообщать о рисках в финансовых вопросах или в контексте доставки нужных ресурсов.

https://www.youtube.com/watch?v=1lxMxmO28ks

С АСУП упрощается и планирование обеспечения проекта материальными ресурсами. Затраты по проекту можно учитывать в разрезе стоимости отдельных работ, стоимости работ исполнителей и времени их занятости, использования единицы конкретного ресурса или часа работы оборудования.

В плане контроля система автоматизации управления проектами позволяет отслеживать отклонения по срокам и расходам ресурсов, анализировать объем работ и затраты, прогнозировать и формировать визуально понятные отчеты.

Система управления проектами — наша для наших

Популярные в России программы управления проектами — Artemis, Open Plan, Microsoft Project, Spider, семейство программ «1С», в том числе «1С:Управление проектным офисом» и «1С:Документооборот», Sure Track, Time Line, ABT Workbench.

Специфика российского бизнеса и законодательства в этой сфере такова, что для наших компаний больше подходят флагманские отечественные системы. Одни из ведущих систем автоматизации управления проектами — линейка «1С». Эти продукты более 30 лет успешно используются на рынке, позволяют работать в режиме online и on-premis.

В качестве примера, как конкретно программа автоматизации помогает управлять проектом, рассмотрим работу с системой «1С:Документооборот». В контексте управления проектом эта программа может помогать со всеми комплексными процессами. А именно:

  • Планирование. Вы можете загрузить готовый план из Excel или MS Project или создать план в системе, воспользовавшись встроенными инструментами автоматизации.

«1С:Документооборот» умеет рассчитывать сроки и условия с учетом предшествующих процессов. Например, у задачи «найм перевозчиков» есть две задачи-предшественника: «заказ кресел» и «заказ столов».

Между ними и «наймом перевозчика» указан тип зависимости: «окончание-начало»: следующая задача начнется после окончания предыдущей. Система будет указывать срок задачи «найм перевозчиков» с учетом срока выполнения этих двух заказов — кресел и столов.

А если вы поставите тип зависимости «начало-начало», в плане отобразится одновременное начало задач.

  • Визуализация плана. Благодаря разным режимам просмотра вы можете адаптировать план под ситуацию. Например, в режиме просмотра «Планирование» вы сможете изучить плановые трудозатраты. А в режиме «Анализ трудозатрат» — соотнести этот план с фактом. Один из режимов — известная диаграмма Ганта с возможностью передвижения задач.
  • Вести учет всех данных в разрезе проектов (документы, файлы, процессы, задачи, почта, мероприятия и прочее).
  • Вести учет трудозатрат. Вы видите, кто исполнитель по задаче, сколько часов должно уйти на выполнение задачи по плану, сколько ушло по факту. Можно посмотреть, сколько всего у исполнителя задач в работе, сколько выполнено, какие задачи не начаты вовремя, какие скоро должны завершиться или начаться.
  • Настраивать права доступа к проекту.
  • Формировать разные отчеты по проектам. Например, вы можете в несколько кликов создать отчет по текущим состояниям задач или план-факт по срокам и посмотреть, где в проекте наметились «тонкие места».
  • Создавать мероприятия. Программа автоматизации позволяет контролировать весь ход мероприятия до финальной аналитики. Сокращается время на подготовку и проведение, упрощается согласование. Сохраняются все данные о мероприятии: время, место, участники, файлы, протокол, приглашения.
  • Пользоваться встроенной почтой. На основании писем можно создавать процессы, проекты, мероприятия, входящие, исходящие и внутренние документы, вести учет времени.
  • Общаться в форуме. В интерфейсе программы сотрудники могут обсуждать рабочие документы, отвечать на вопросы и задавать их.
  • Вести календарь. Общий, личный, с ограниченным доступом, с уведомлениями и без.
  • Контролировать! В системе «1С:Документооборот» вы сможете поставить на контроль практически все, что угодно.
  • Согласовывать прямо в программе. Вы можете посмотреть среднюю продолжительность согласований у разных сотрудников, отследить, на что вообще уходит время сотрудников, кто задерживает исполнение документов, какие документы зависли.

Что еще выгодно отличает систему «1С:Документооборот» от прочих инструментов автоматизации управления проектами — так это возможности интеграции. Программа может быть интегрирована со всей линейкой продуктов «1С», в наличии множество механизмов интеграции:

  1. Web-сервисы;
  2. RESTful API;
  3. HTTP;
  4. COM;
  5. ODBC;
  6. XML;
  7. Email;
  8. FTP;
  9. и правила обмена.

Еще одно преимущество перед другими инструментами автоматизации проектного управления — all inclusive. В «1С:Документооборот» встроено большое количество сервисов: ЭЦП шифрование, штрихкодирование, потоковое сканирование, рабочий стол руководителя, работа через интернет, распознавание сканов и штрих-кодов, учет бумажного документооборота, МЭДО/ЭДО, и это не полный перечень.

https://www.youtube.com/watch?v=3UeGhupvCSo

Но вы, конечно, хотите знать, каких конкретных — то есть выраженных цифрами — результатов можно достичь, используя «1С:Документооборот», как систему автоматизации в проектном управлении. Чтобы ответить, мы провели опрос среди наших клиентов. Вот результаты:

Повышение скорости работы по комплексным процессам — отметили 80 % компаний.

Улучшение исполнительской дисциплины — указали 53 % компаний.

Существенно снизился риск утери документов у 50 % компании.

Наведение порядка в процессах отметило 47 % компаний.

Соблюдение графиков платежей и исполнения договорных обязательств выросло в 18 % компаний.

12 % руководителей сказали, что получили возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании в целом.

Хотите узнать, какие возможности несет система «1С:Документооборот» конкретно для вашей компании?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение?
Заполните форму — наш эксперт свяжется с вами и проконсультирует бесплатно.

Автоматизация управления проектами: рецепт идеального СУПа

«1С:Документооборот» — инструмент, хорошо работающий в России и показывающий прекрасные результаты. Но все специфично. Маленькой компании с однотипными проектами может подойти «1С:Битрикс». Да, сейчас эта система не умеет настраивать взаимозависимость задач и имеет ряд других ограничений, но иногда большой функционал и не нужен, к тому же Битрикс продолжает развиваться.

А крупный бизнес со сложными проектами нуждается в инструменте автоматизации управления с широкими возможностями. Такие предприятия часто выбирают MS Project или даже комплексные системы класса ERP на платформе «1С». В «1С:Документооборот» функционал чуть уже, чем в MS Project или 1С:ERP, но работа с «1С:Документооборот» существенно проще, а значит, быстрее можно обучить персонал.

Часто сравнение различных АСУП переходит в баталию — по форме идеологическую, по существу вкусовую или торговую. Но спор этот почти всегда беспредметен. Лучше всего та система, которая соответствует потребностям компании.

Автоматизированная система — это не только программное обеспечение. Большую роль играет аппаратная часть, сервер, «железо», ИТ-структура. А для пользователя важным может быть интерфейс программы, логика ее работы, простота в использовании и удобная коммуникация.

Есть ли жизнь после проекта?

Есть, и очень бурная. После внедрения АСУП вам предстоит позаботиться об обучении персонала и о технической поддержке системы. Подумайте, как вы будете это делать: своими силами, с привлечением компаний или консультантов, или, может, удобнее будет работать с одной компанией-интегратором, которая окажет весь комплекс услуг?

Мы предлагаем своим клиентам помощь на любом этапе: от предпроектного обследования до обучения пользователей и постоянного сопровождения системы.

Вне зависимости от того, каким путем вы пойдете и какую систему выберете, мы предлагаем воспользоваться нашей бесплатной консультацией. Узнать мнение экспертов отрасли — согласитесь, это точно не будет лишним.

Хотите узнать, что мы можем вам посоветовать? Напишите нам прямо сейчас!

Видео:Базовые настройки системы управления проектамиСкачать

Базовые настройки системы управления проектами

IT для бизнеса: Автоматизация управления проектной организацией

Автоматизация управления проектами

С точки зрения управления проектами организации делятся на два типа – проектно-ориентированные и непроектные организации:

Формы управления для различных видов деятельности в проектных и процессных организациях

У проектно-ориентированных организаций основная деятельность заключается в выполнении «внешних» проектов. То есть в создании уникальных продуктов или услуг не для собственной организации, а для заказчиков.

В разных видах компаний деятельность по развитию все чаще структурируется в виде проектной деятельности с внутренними проектами развития. К такого вида проектной деятельности относятся большинство инноваций, создание новых продуктов, услуг, объектов и сооружений, а также их вывод на рынок.

Внешние и внутренние проекты не заменяют бизнес-процессы организации, а дополняют их группами процессов «инициирования» и «завершения» проектов. Один из главных отличительных факторов такого рода процессов – выделенные руководитель и команда проекта, обладающие соответствующим опытом, квалификацией и временем.

https://www.youtube.com/watch?v=WQ2QX69Kd18

Многие проекты в силу стандартизации и технологического прогресса со временем становятся процессами. Например, почти около века назад перелет через океан был сложнейшим проектом с большими рисками и множеством задач, которые приходилось решать впервые.

Сейчас авиация стала повседневной и обыденной, это хорошо отлаженный процесс.

Поэтому в долгосрочной перспективе эффективность деятельности зависит от типизации и стандартизации проектов в выбранной рыночной нише, то есть от построения «проектного конвейера», а будущее – от новых инновационных проектов в текущих или новых нишах.

Автоматизацию проектного управления можно рассматривать в трех измерениях:

1) С точки зрения управления проектами, а именно: сроками, объемами работ, ресурсами, рисками, результатом проекта, стоимостью проекта, коммуникациями, внешним и внутренним окружением и так далее.

2) С точки зрения проектного управления (мультипроектного управления) – согласование проекта со стратегией и временными, бюджетными и ресурсными ограничениями. Управление портфелями и программами проектов, грамотное и эффективное распределение ресурсов по проектам, работа с рисками и финансами всей совокупности проектов.

3) С точки зрения управления проектно-ориентированной организацией – управление портфелями и программами проектов в комплексе с процессами проектной организации, в рамках ее стратегии.

Обеспечение компании контрактами, загрузки персонала и оборудования, поставок и логистики, управление денежными потоками, доходами и расходами и KPI по отдельным проектам, портфелям, секторам, подразделениям, бизнес-единицам, направлениям и по компании в целом.

Для руководства проектно-ориентированных организаций интерес представляют информационные системы, которые содержат функционал для управления как проектами, портфелями проектов, так и основными процессами организации.

Для обособленных проектов подойдут системы управления проектами, их функционал покроет все потребности руководителя проекта.

Для отдельных подразделений компании, проектных офисов, отделов развития – системы проектного управления, в которых есть возможность управления отдельными проектами и портфелями или программами проектов.

Предназначение IT-систем для управления проектной организацией

IT-система должна представлять данные об организации в виде полезной информации. Если руководитель не успеет проанализировать отчеты до принятия решений – вся ценность информационной системы будет сведена к анализу уже совершенных ошибок. Для упреждающего управления ТОПам необходима ясная картина настоящего, будущего и прошлого компании.

В настоящем, управляя внешней средой, руководитель занят обеспечением достаточного количества заказов. Во внутренней среде – ритмичностью работы компании и ее кровоснабжением – финансовыми потоками.

Будущее в долгосрочной перспективе – это соответствие компании изменяющимся и предполагаемым рыночным реалиям, конкурентоспособность компании, ее рыночное и партнерское окружение, жизнеспособность бизнес-модели. В краткосрочной перспективе – это планы компании, персонал, структура и мотивация, оценка как достаточности предполагаемых будущих заказов или спроса, так и достаточности производственных, трудовых и финансовых ресурсов.

Не стоит забывать и о прошлом. Важно вести учет и анализ по завершенным периодам. Анализировать эффективность в разрезе бизнес-единиц, подразделений, секторов, видов деятельности, проектов, этапов проектов, номенклатурных групп и процессов.

На основе полученных финансовых и нефинансовых, количественных и качественных показателей рассчитывать финансовую мотивацию сотрудников.

На основе полученных знаний систематизировать накопленный опыт, улучшать процессы, вырабатывать нормативы для процессов и проектов, обеспечивать непрерывное развитие компании.

Критерии оценки качества IT-решения для автоматизации проектной организации

Комплексность. В системе должно реализовываться полноценное управление как портфелями/программами проектов, так и основными процессами организации: управление персоналом, продажами, закупками и складом, бюджетирование, управление финансами (включая бюджетирование, казначейство, учет, расчет заработной платы) и другими.

Бюджетирование. Для эффективного финансового планирования должна быть обеспечена консолидация бюджетов по всей компании: бюджета движения денежных средств, бюджетов по проектам и внепроектной деятельности, бюджета расходов, бюджета выплат, плана поступлений. Оперативное управление платежами выполняется через единый платежный календарь организации.

Обеспечение проекта ресурсами. Для проектной организации важнейшим ресурсом являются специалисты, которые выполняют проекты, а также материалы и оборудование.

Наличие в информационной системе кадрового плана призвано снабжать проекты специалистами, анализировать потребность, распределять роли и нагрузку, создавать системы мотивации сотрудников на проекте.

Также должно быть обеспечено управление используемыми материалами и оборудованием, связанными с ними затратами и трансляция затрат в бюджет проекта, портфеля и организации в целом.

Возможность интеграции системы управления проектной организацией с внешними системами. С корпоративной системой документооборота, отраслевыми системами, в которых ведется непосредственная работа над проектом.

Например, для инжиниринговых компаний это PDM и PLM-системы, в других отраслях – свои специализированные системы.

Работа в едином информационном пространстве значительно упрощает взаимодействие между подразделениями организации и привносит синергию в рабочий процесс.

Нормирование, накопление опыта. Вся полезная статистика должна накапливаться, систематизироваться и учитываться в дальнейшем. Иначе уже найденные однажды решения будут потеряны с завершением проекта, увольнением или ротацией сотрудников.

Помощь в выявлении узких мест. Конфликты ресурсов, нестыковки по срокам, кассовые разрывы бюджетов и другие проблемы – IT-решение должно показывать по имеющимся данным, и делать это в наглядном, удобном виде. Анализ задним числом несравним по отдаче с корректирующим управлением.

Масштабируемость. В идеале, IT-решение должно разворачиваться и функционировать от единичных рабочих мест до сотен и даже тысяч рабочих мест. Крайне желательна масштабируемая архитектура системы, позволяющая поддерживать территориально-распределенную структуру организации, холдинга, госкорпорации.

Полезные, настраиваемые и как можно более наглядные отчеты. Руководитель любого уровня должен практически моментально получать ответы на все главные вопросы в пределах своих полномочий, без поиска и выуживания их из базы данных.

Возможность настройки и/или доработки IT-решения под отраслевую специфику автоматизируемых предприятий. Технология проектного управления в целом у всех общая, но рыночные преимущества любого бизнеса в специфике, деталях и нюансах. Если они будут потеряны при автоматизации, это станет шагом назад, а не вперед.

Ключевой функционал

Исходя из критериев, которым должно отвечать IT-решение для автоматизации проектного управления, можно выделить принципиально важные функции таких систем:

  • Управление продажами, взаимоотношениями с клиентами, оценка рентабельности контракта (будущего проекта).
  • Управление проектами в разрезе портфелей для их реализации в рамках общей стратегии организации.
  • Планирование бюджетов доходов, расходов и движения денежных средств компании по проектам, их мониторинг, актуализация и анализ.
  • Управление человеческими ресурсами по проектам.
  • Управление субподрядчиками.
  • Управление материальными ресурсами и оборудованием, задействованными на проектах.

Рекомендации заказчикам и пользователям

Задуматься об автоматизации менеджмента следует, когда:

1. Информационные системы становятся неотъемлемой частью бизнеса. Например, если у компании появляется интернет-магазин, или если компания проводит финансовые операции через интернет, использует в работе POS-терминалы.

2. Когда IT-решение необходимо для автоматизированного контроллинга стандартизированных процессов и операций.

3. Когда в рамках бизнеса используются математические модели, которые могут быть реализованы только в информационной системе. Например, такие как сетевые графики, пересчет данных, зависящих от курсов валют, пересчет бюджетов, построение прогнозов.

4. Когда вручную или с помощью электронных таблиц становится неудобно оперативно получать данные для принятия управленческих решений (например, в компании работает более 20 сотрудников, одновременно ведется более 10 проектов, количество крупных хозяйственных операций более 100 в месяц).

Кроме того, потребность в автоматизации менеджмента может возникнуть при меньших числовых значениях в связи со сложной спецификой деятельности и нелинейным ростом затрат на учет и управление ресурсами, объектами, подрядчиками.

https://www.youtube.com/watch?v=bVJSwGJolSs

Важно понимать, что:

1) Прежде, чем начинать проект внедрения информационной системы необходимо определиться с целями организации. Проект может осуществляться только на основе добротной методологии. Иначе может получиться, что время и деньги потрачены, а положительного эффекта от внедрения не последовало.

2) Проект внедрения – это командная работа подрядчика по внедрению и заказчика внедрения, в которой заказчик принимает активное участие.

Компания-заказчик должна выделить руководителя проекта, обладающего достаточными полномочиями и временем, чтобы он формировал цели проекта внедрения, следил за вектором работ, занимался мониторингом, предупреждением и решением проблем, контролировал сроки и бюджет и отвечал за результаты проекта.

3) Стоит придерживаться разработанного технического задания. В ходе автоматизации могут потребоваться многочисленные дополнения и изменения первоначальных планов, это нормально. Но все что может быть завершено с пользой должно быть завершено, прежде чем стартуют новые этапы и проекты по развитию его информационной системы.

Иначе этот процесс станет бесконечным и неуправляемым. Если организация меняется быстрее, чем может выполниться проект, рекомендуется «есть слона по частям»: проект разбить на согласованную программу проектов (небольшие очереди), идти небольшими, прагматичными шагами.

Настроить процедуру управления изменениями, выбирать, что делать в первую очередь, что на следующем шаге.

4) Эффект от внедрения системы управления проектной организацией приходит не сразу, а после адаптации всего персонала под изменившиеся процессы. На это может потребоваться от нескольких месяцев до пары лет.

5) Одновременно с внедрением информационной системы должны быть согласованы и введены в эксплуатацию регламенты по всем основным процессам управления проектной организацией. Самый лучший инструмент не принесет пользы, если его не использовать.

Редактор рубрики «IT для бизнеса» – Сергей Соловьев

Источникизображения: photogenica.ru

💡 Видео

JIRA. Управление IT-проектом с Дорожной Картой, Беклогом, Спринтами и КанбаномСкачать

JIRA. Управление IT-проектом с Дорожной Картой, Беклогом, Спринтами и Канбаном

SCRUM — метод управления проектами. Обучающий мультик для вас и ваших сотрудников!Скачать

SCRUM — метод управления проектами. Обучающий мультик для вас и ваших сотрудников!

Автоматизация управления проектамиСкачать

Автоматизация управления проектами

Автоматизация управления рисками в процессах бизнес-планирования и управления проектамиСкачать

Автоматизация управления рисками в процессах бизнес-планирования и управления проектами

Сквозная автоматизация управления проектами НИОКРСкачать

Сквозная автоматизация управления проектами НИОКР

Автоматизация управления проектамиСкачать

Автоматизация управления проектами

Автоматизация процессов офиса управления проектамиСкачать

Автоматизация процессов офиса управления проектами

Обзор Asana за 10 минут. Платформа для управления компанией.Скачать

Обзор Asana за 10 минут. Платформа для управления компанией.

Автоматизация управления проектамиСкачать

Автоматизация управления проектами

7 Cамых Эффективных Инструментов Управления ПроектамиСкачать

7 Cамых Эффективных Инструментов Управления Проектами

Управление проектами от А до Я - что такое управление проектами и проектное управление | менеджментСкачать

Управление проектами от А до Я - что такое управление проектами и проектное управление | менеджмент

Ведение проектов в Битрикс 24Скачать

Ведение проектов в Битрикс 24
Поделиться или сохранить к себе: