Ошибки планирования статей бюджета на корпоративное мероприятие

Корпоративное планирование – один из ключевых процессов в компании, который осуществляется на основе набора определенных фактов или бизнес-драйверов. Они непосредственно влияют на «самочувствие» компании и могут быть как внутренними, так и внешними. При этом сами планы должны отвечать одному ключевому требованию – они должны сбываться.

Это нужно для того, чтобы компания существовала как стабильный бизнес: ее деятельность должна быть предсказуемой как для инвесторов или владельцев, так и для сотрудников. Если организация публичная и присутствует на бирже, она должна сообщать рынку о том, каких показателей хочет достичь.

А если она только готовится к выходу на IPO, то ее стабильность может существенно сказаться на успешности этого процесса.

Компании постоянно прогнозируют финансовые показатели своего бизнеса: выручку, затраты, доходность и т.д., занимаются кадровым планированием, планированием маркетинговых активностей, продаж, а также выплат бонусов сотрудникам. Часто прогноз ощутимо расходится с реальностью. Почему же так происходит?

Ошибка №1: планы составляются ради планов

В процессе планирования компании не учитывают текущие реалии рынка и собственные возможности, а видят лишь цель, которую и называют планом. Как правило, в начале планирования руководители задаются вопросом «Чего мы хотим достичь?», тогда, как правильнее ставить вопрос «Чего мы достигнем при определенных условиях?».

На практике нужно детализировать вопросы с учетом конкретных показателей роста, например, «Может ли мы увеличить свою долю на рынке на 5% в следующем году, как того хотят акционеры?» или «Какова будет стоимость увеличения рыночной доли на 5%?».

Планирование ради планирования, без учета возможностей бизнеса и «в отрыве» от остального мира в конечном итоге может повлиять на маржинальность компании, себестоимость продукции, увеличение доли заемного капитала или даже стоить работы нескольким топ-менеджерам.

Бывает и так, что при корректно составленном среднесрочном и операционном прогнозе стратегические бизнес-цели определяются исходя из желаний топ-менеджмента, а не возможностей компании.

Так, в свое время BlackBerry не распознала конкурента в лице iPhone и не почувствовала угрозы со стороны азиатских смартфонов. Она продолжала планировать свою деятельность, сосредоточившись на high-end телефонах, которые уже тогда теряли популярность среди пользователей. Все это привело к тому, что в 2009 году цена акций BlackBerry упала до $50, хотя еще в 2007 они стоили $236.

Таким образом, важно понимать, что планирование – это процесс синхронизации желаемого и возможного. Прежде чем ставить цель, проведите полный аудит на рынке и в собственной компании: оцените собственные силы и возможности конкурентов, учитывайте факторы, которые имеют опосредованное влияние на бизнес (цены на нефть, курс валют и т. д.).

Процесс формирования целей и составления планов должен быть обоснованным. Он должен опираться на результаты оценки разных сценариев и анализа определенных бизнес-показателей.

Используя метод сценарного планирования, руководство компании может смоделировать несколько вероятных сценариев развития по типу «а что, если…», исходя из внешних и внутренних предпосылок, чтобы быть готовым к тому или иному исходу. Пример грамотного сценарного планирования в свое время продемонстрировала компания Royal Dutch Shell.

В начале 80-х годов она выдвинула гипотезу о возможном падении цен на нефть, тогда как аналитики прогнозировали их повышение до $80 за баррель. Все нефтяные компании планировали свое будущее, полагаясь исключительно на положительные прогнозы.

Специалисты компании Royal Dutch Shell в процессе планирования учли возможное падение цен на энергоноситель вплоть до $25 и построили сразу три модели своего развития. Таким образом, корпорация подготовилась к негативному сценарию, что позволило ей выйти из энергетического кризиса с минимальными потерями. Поэтому важно иметь сразу несколько возможных планов в зависимости от развития ситуации как на рынке, так и внутри компании.

https://www.youtube.com/watch?v=w4yfaQCN6Y4

Чтобы грамотно построить план, на начальном этапе необходимо задать себе три вопроса:

• Как обстоят дела с бизнесом сегодня?
• Чего мы хотим достичь и в какие сроки?
• Как именно мы хотим этого достичь, и при каких условиях это станет возможно?

Ошибка №2: планы не актуализируются

Даже при правильно составленном плане, учитывающем несколько вероятных исходов, компания может не достигнуть запланированных целей, если вовремя не успеет их актуализировать. Причем эта ошибка может одинаково негативно сказаться как на небольших компаниях, так и на гигантах рынка.

Планы, которые составлялись 2-3 года назад или даже в прошлом году, уже могут оказаться неактуальными. Причиной этого является высокая динамика рынка, когда те или иные бизнес-драйверы могут полностью изменить правила игры. В такой ситуации даже самый точный прогноз может не оправдаться.

Еще в прошлом году аналитики говорили о том, что прогнозы большинства компаний, в частности, по прибыли оказались завышенными. Важно постоянно актуализировать планы.

Конечно, компания может иметь долгосрочный план на 1-2 года вперед, но его необходимо пересматривать минимум раз в месяц.

К примеру, такой гигант как компания Amway, у которой в России больше 700 сотрудников, перешла на ежедневное планирование и каждодневную актуализацию планов.

На данном этапе трансформации бизнес-планирования руководители, как правило, сталкиваются с серьезной проблемой – если бизнес компании достаточно крупный и разветвленный, то регулярная актуализация планов превращается в сложный ресурсозатратный процесс. На рынке уже существуют специальные облачные корпоративные платформы, которые позволяют такой процесс значительно упростить и автоматизировать.

Ошибка №3: в процесс планирования вовлекается недостаточное количество сотрудников на местах

Планы в компаниях зачастую спускаются сверху вниз, и сотрудники на местах практически не участвуют в процессе планирования.

Не нужно забывать, что планирование – это комплексный процесс, требующий вовлечения всех сотрудников, ответственных за принятие решений.

Чем больше людей участвует в процессе планирования (даже стратегического), чем больше мнений компания услышит, тем точнее будет итоговый результат.

Бизнес-показатели в разных регионах одной страны могут значительно отличаться, как и вкусы, предпочтения потребителей и клиентов. Поэтому финансовое планирование или прогнозирование продаж только из головного офиса оказывается неэффективным.

Ошибка №4: недостаточное внимание к инструментам

Владение методологией планирования крайне важно, чтобы организовать процесс планирования на должном уровне. Однако часто прогнозы не сбываются именно потому, что неправильно выбраны инструменты для осуществления этого процесса. А это, в свою очередь, приводит к возникновению ошибок в расчетах, и, как следствие, к оперированию некорректными цифрами и к принятию неверных бизнес-решений.

Так, например, недавно в Wall Street Journal вышла статья, в которой говорилось о том, что финансовые департаменты американских компаний постепенно отказываются от использования электронных таблиц ввиду того, что они не приспособлены для коллективной работы и плохо интегрируются с современными ERP-системами. Хотя в 80-х годах электронные таблицы получили признание за новые бизнес-возможности, стоит учитывать, что они были разработаны в мире без интеграции данных, которая у нас есть сегодня.

Интегрированное корпоративное планирование – ключ к достижению целей. Итак, давайте разберемся, какие есть преимущества у интегрированного планирования:

1. Высокоэффективная система управления. Четкие роли, правильность принятия решений, порядок действий и материальный стимул вместе создают атмосферу, которая позволяет каждому сотруднику почувствовать себя частью единого бизнес-процесса на пути к достижению целей и задач компании.
2. Четкие цели и задачи. Конкретная цель задает курс интегрированного корпоративного планирования и определяет, что оно будет из себя представлять.
3. Организованный процесс. Когда процессы являются кросс-функциональными, и их целью является получение одного-единственного результата, вы смело можете сосредоточиться на достижении цели вместо поддержания всего процесса.
4. Привлечение талантов. Нанимайте талантливых людей, которые обладают навыками и компетенциями в области стратегического, финансового планирования и планирования цепочек поставок, которые так необходимы для осуществления интегрированного планирования. С квалифицированными и опытными сотрудниками вы сможете эффективно внедрять интегрированное планирование в компании.
5. Аналитика. Имея доступ к аналитике в режиме реального времени, вы сможете запускать сценарии «что-если», быстро реагировать на все изменения и регулирования рынка, а также принимать решения, основанные на бизнес-планировании. Благодаря этому вы сможете всегда оставаться проактивными и быть на шаг впереди остальных.
6. Мощные технологии. Благодаря мощным и гибким технологиям вы сможете организовать коллективную работу и привести в исполнение интегрированное бизнес-планирование.

Таким образом, приступая к бизнес-планированию помните, что грамотно выстроенное планирование – залог успешного бизнеса, благодаря которому компания сможет не только понять текущую ситуацию, но и сможет смело прогнозировать свое будущее.

Е. Велесевич

Источник: материалы сайта cfin.ru

Видео:Универсальные правила для планирования бюджетаСкачать

Простое бюджетное планирование

В современном мире динамичного бизнеса вопрос бюджетной эффективности затрагивается стабильно часто, если не сказать постоянно и ежедневно. Организация планирования – вот самый простой ответ на него.

При этом на одной чаше весов суммарной конкурентоспособности бизнеса соседствуют вопросы стратегического, организационного, процессного и других видов планирования, включая центральный вид – бюджетное планирование.

В этой статье мы детально рассмотрим практический подход и методы бюджетного планирования на предприятиях: речь пойдет не просто о теоретической базе знаний, а о роли бюджетных планов в успехе бизнеса предприятия в целом.

Основы бюджетного планирования

Бюджетное планирование необходимо не только для государства, для бюджетных учреждений или домохозяйств, поскольку субъекты бюджетного планирования – это участники экономических процессов, характерных абсолютно для любых видов деятельности, любых организаций, а бюджет, по сути – план, фиксирующий ожидаемые показатели экономической активности. Не «хотелки» в смысле «добиться бюджетной эффективности за неделю», а реальный бюджет и детальное бюджетное планирование – сколько и на что потратим, сколько и с чего заработаем. Вопрос предметный и не терпит приблизительного подхода.

https://www.youtube.com/watch?v=dFso1UBP8uA

В этом контексте бюджетное планирование – это такой набор действий и решений, результатом которых станет составление документа – бюджета, в котором в численном выражении будут зафиксированы цели и планы на определенный период, чаще всего, на год.

Таким образом, составление бюджета и бюджетное планирование объединяет все подразделения одной фирмы вместе, делая их совместную работу возможной, а главное, обеспечивая за счет этого результаты экономической активности. Причем не просто результаты, а результаты соответствующие планам и фактам, т.е. максимально приближенных к понятию бюджетной эффективности.

Что крайне важно в глобальном смысле – быть не просто успешной компанией, а быть стабильно прогнозируемой успешной компанией, потому это, допустим, привлекает инвесторов.

У хороших бюджетов коммерческих предприятий, конечно, есть свои основы бюджетного планирования и их организации:

• Сквозной характер. Бюджет распространяется на все части, подразделения, направления и сегменты бизнеса;
• Бюджет = закон. Свойство – директивность. Если бюджет подписан, его нельзя не исполнять. Часто исполнение бюджета является ключевым KPI для подразделений, которые только тратят, а не зарабатывают. Бюджет в таком случае это элемент контроля, а также основание для поощрения;
• Формализация. Единица бюджета – обоснованный результативный показатель деятельности, выраженный в виде цифры. «Продать много» не очень хорошая цель для процесса бюджетного планирования, а «Продать на 1 млн $ в квартал» очень даже ничего;
• Регулярность – бюджет принят и исполнен (или не исполнен) в четкий оговоренный промежуток времени, который приказом главного лица фирмы выбран в качестве бюджетного периода. Это ключевое условие результативности бюджетного планирования, потому что регулярность означает неразрывность плановой деятельности компании;
• Новый бюджет разрабатывается на основе аналитики показателей плана и факта исполнения бюджета истекшего периода.

Рисунок 1. Признаки хорошего бюджета

Методы бюджетного планирования

На практике бюджетное планирование или бюджетирование в современном мире – это методы повышения конкурентоспособности бизнеса, на основе детализированного контроля ключевых показателей работы фирмы в разрезе финансов.

Когда мы говорим о бюджете и бюджетном планировании в целом, мы касаемся такой сложной темы, как методы структурирования универсальной технологии планирования, а также учета и непрерывного контроля средств предприятия для достижения бюджетной эффективности.

Если представить, что будущее фирмы и бюджетная эффективность напрямую зависят только от соблюдения некоторых метрик и показателей без влияния каких-то внешних факторов, тогда процесс бюджетного планирования либо делает фирму стабильно приносящей прибыль, либо отправляет ее на кладбище (в зависимости от четкости и точности структурированности бюджетного процесса).

Субъекты бюджетного планирования

Самая важная задача любого бизнесмена – делать бизнес конкурентоспособным во всех смыслах этого слова.

Поэтому в компаниях по всему миру поняли, что необходимо тратить время не на споры с конкурентами, а на создание такой универсальной системы или многорычажного механизма управления, который помог бы удерживать и развивать позиции на интересном бизнесу рынке. Одним из таких рычагов является рассматриваемый нами процесс создания бюджетных планов для достижения бюджетной эффективности.

В бюджетном планировании однозначно участвуют все подразделения компании. У каждого субъекта своя глубина детализации бюджета и взаимосвязи с другими подразделениями.

Бюджетов и соответствующих им планов исполнения этих бюджетов может быть бесчисленное множество.

По большей части это зависит от таланта финансового директора и требуемой степени детализации, определяемой стратегией финансового учета фирмы.

К примеру:

• Бюджет доходов и расходов как детализированная смета расходов и продаж, которые должны обеспечить фирме профицит;
• Бюджет движения денежных средств для распределения текущих денег в операционном цикле;
• План финансирования для формирования прогнозов потребности в заемном капитале и по внутренним инвестициям;
• Прогнозный баланс как инструмент контроля капитала;
• Бюджет ФОТ с целями прогнозирования операционных затрат и отчислений в фонды;
• Материальные бюджеты – планы по снабжению, сформированные на нормах производственного расхода;
• Энергетические бюджеты по нормам потребления ресурсов для обеспечения производственных нужд;
• Бюджет амортизации для контроля внутреннего износа, капитального ремонта и реновации производственных мощностей;
• Налоговый бюджет.

Рисунок 2. Пример составных частей процесса бюджетного планирования

Пример ввода бюджетов в WA:Финансист

Бюджеты в «WA:Финансист» вводятся с помощью соответствующего документа «Бюджет»:

Доступны следующие возможности ускорения и облегчения ввода плановых данных:

• Загрузка из файлов excel;
• Настройка шаблонов заполнения;

• Заполнение по данным графиков оплат в договорах;
• Заполнение в одном Бюджете данных по нескольким периодам, статьям и их аналитика;

• Настройка зависимых оборотов.

В данном кейсе более подробно рассмотрим вариант заполнения бюджетов «По данным графиков» в договорах.

https://www.youtube.com/watch?v=SZbp5GAOk0g

В «Бюджетах» есть возможность выполнения следующего действия:

При этом автоматически подбираются и затем будут отражены в бюджете плановые данные, ранее настроенные для договоров согласно указанным отборам:

Сначала формируется план доходов/расходов:

Затем на его основании с помощью настройки «Модели распределения платежей» – график платежей:

Формируется график платежей в разрезе периодов с учетом условий оплаты по договору (аванс, предоплата):

Результатом настроек является автоматическое заполнение нескольких видов плановых документов:

• Плановые бюджеты по финансовым данным договоров;

• Планируемые Заявки на платеж;
• Планируемые поступления ДС.

Для этого предусмотрено отдельное рабочее место:

Поскольку ввод плановых данных по графикам доходов и расходов и платежей в договорах является частью общего бюджетного планирования, система «WA:Финансист» позволяет подключать к «Договорам/Регистрации условий договоров» и «Контрагентам» общие возможности системы по согласованию:

Пример составных частей процесса бюджетного планирования

Конечно, есть и другие бюджеты, начиная с командировочных, до бюджетов корпоративных праздников и подарков. Все это бюджеты, и во всех бюджетах обязаны быть четкие и продуманные показатели. Понятно, что для турфирмы нужна одна степень детализации бюджетных планов, а для сталелитейного комбината – совсем другая.

Идентично для всех одно: вне зависимости от количества бюджетов и планов контроля утвержденных показателей, процесс бюджетного планирования является единственной возможностью контролировать жизнь фирмы в разрезе всех финансовых результатов. Напомним, что от качества бюджетных планов может зависеть весь суммарный результат фирмы за будущий период.

Взаимосвязанность процесса бюджетного планирования и организация планирования процесса бюджетирования

Современные динамичные системы управления стремятся к тому, чтобы процесс бюджетного планирования был основан на принципах взаимосвязанности и четкой регламентации бюджетного процесса во всех подразделениях.

То есть процесс создания бюджетных планов должен быть согласован, как горизонтально/вертикально, так и во временном диапазоне для достижения бюджетной эффективности.

К примеру, если планово-экономический отдел планирует бюджет (сверху вниз), то он учитывает и реальные данные доходного/расходного подразделения (снизу вверх). Таким образом, достигается балансировка показателей и приведение их к реальному значению.

Рисунок 3

Целесообразно производить строительство бюджетных планов таким образом, чтобы все бюджеты были взаимосвязаны. Проще говоря, бюджет низкого уровня всегда есть составная часть (или расширенная детализация) бюджетных планов более высокого уровня. Это позволяет с одной стороны связать плановые данные с реальными данными, а с другой – обеспечить дополнительный контроль исполнения.

Процесс составления бюджетных планов компании должен быть продуман и документально оформлен в виде регламента, который будет определять порядок составления бюджетов в части состава, подготовки, верификации и утверждения.

Организация бюджетного планирования должна быть структурирована так, чтобы создать полный непрерывный цикл бюджетирования, начиная с установки целевых значений каждого показателя, до анализа фактического значения (результата).

Проблемы процесса бюджетного планирования

Невозможно создать такой процесс бюджетного планирования, который стал бы идеальным или эталонным во всех его частностях для всех предприятий. Но чтобы структурировать наиболее оптимальную и рабочую модель бюджетного планирования, необходимо учесть наиболее распространенные ошибки и проблемы, а также воспринимать этот процесс как составной элемент комплексного управления компанией.

Рисунок 4. Круговорот проблем процесса бюджетного планирования

Круговорот проблем процесса бюджетного планирования

• Затягивание сроков. Планы и бюджеты не принимаются в срок и постоянно переносятся. В итоге компания сталкивается с тем, что бюджет/план должны догонять ее реальную жизнь, что чаще всего невозможно.
• Не идентичность показателей. Проблема многих компаний, в которых подразделения привыкли измерять свою эффективность или ставить планы на основе внутреннего представления, а не общих показателей системы планирования. Это часто приводит к тому, что предприятия упираются в стену из необходимости суммировать или вычитать друг из друга несопоставимые данные.
• Нет единой системы документов. Это приводит к затруднениям в процессе сопоставления данных отчетности и дальнейших бюджетных планов.
• Бесконечность согласования. Проблема всех крупных предприятий: лица, принимающие распорядительные решения, тормозят весь производственный процесс своим неисполнением бюджетных планов. Зачастую бесконечность процесса согласования бюджетных планов – это следствие низкого качества менеджерского состава или недостаточной организации самого процесса.
• Низкое качество IT-инфраструктуры. Приводит к тому, что процессы тормозятся из-за невозможности импорта/экспорта каких-либо данных или их сопоставления между собой.
• Несоответствие бюджетов и планов предприятия. На стратегическом уровне это несоответствие означает крах процесса бюджетного планирования, потому что верхним уровнем всего процесса и является стратегический план компании.
• Нереальность бюджетирования. Если план и факт значительно отличаются друг от друга, значит, процесс бюджетного планирования не соответствует тому, что происходит в реальности на предприятии, имеет неправильное основание, а также не опирается на принципы «сверху вниз» и «снизу вверх».

записи прошедших вебинаров по теме «Бюджетирование»

Заключение и выводы

Организация планирования процесса эффективного бюджетирования – это не самая сложная задача внутрикорпоративного управления. Безусловно, финансово бюджетное планирование требует большой ответственности и последовательности, которые обеспечат не только реальность будущего бюджета предприятия, но и бюджетную эффективность.

Но только такая система управления компанией, система, на основе формирования и контроля исполнения структурированных бюджетов и охватывающая все субъекты бюджетного планирования, может быть адекватна современным рыночным отношениям.

За счет бюджетного планирования на предприятиях любой формы собственности и размера достигаются желаемые результаты и решаются важные задачи бизнеса:

• Создать и использовать систему бюджетных планов, на основе план-фактного анализа;
• Добиться прозрачности потоков денежных средств и точности управления ими;
• Обеспечить руководство инструментом контроля финансовых ресурсов предприятия;
• Повысить эффективность использования денежных средств;
• Снизить операционные риски в рамках управления свободными финансовыми ресурсами;
• Обеспечить непрерывный контроль производственных показателей и нормативов;
• Усилить контроль доходно-расходной деятельности компании в целом;
• Консолидировать ресурсы внутри компании для обеспечения достижения поставленных целей;
• Активизировать потенциал менеджмента подразделений, создав среду вовлеченности и ответственности за общий результат компании;
• Оптимизировать процессы внутри компании.

В заключении отметим, что бюджетное планирование – наиболее правильный и простой способ избежать вопросов из серии «что же будет с бизнесом в будущем?». Как инструмент менеджмента методы бюджетного планирования дадут понимание, какую линию поведения выстраивать, и какой путь выбрать для достижения поставленной цели.

Видео:2.3.1.2 Планирование проекта. Модуль "Составление бюджета"Скачать

Шаблон бюджета небольшого события

Продолжая тему шаблонов для организации небольших событий своими силами, спешу поделиться шаблоном бюджета.

То, насколько удобным будет шаблон, во многом зависит от специфики события.

Если вы проводите его за свой счет и важно не выйти за пределы обозначенной заранее суммы, в таком случае ключевая функция файла бюджета — помогать в планировании и фиксации расходов.

Если же вы привлекаете спонсоров и партнеров, занимаетесь фандрайзингом, чтобы обеспечить минимальное вложение собственных средств в событие, то вам понадобится еще и подробная часть по планированию и фиксации доходов.

https://www.youtube.com/watch?v=tlcogASqD9I

В случае с нашим недавним плов-баттлом, примером бюджета которого я хочу поделиться, статья доходов была всего одна, поэтому мы пользовались, в основном, шаблоном расходной части.

Пусть этот шаблон не претендует на гениальность и покажется опытным организаторам довольно простым, я все же выкладываю его в качестве примера.

Шаблон бюджета будет полезным тому, кто:

• делает событие впервые;
• не знает, с чего начать финансовое планирование небольшого события (до 50 человек);
• хочет сэкономить время на поиски или самостоятельное составление подробного шаблона;
• раньше не делал бюджет события, но пришел к пониманию, что без него управлять финансами трудновато;
• любопытствует, как другие люди организуют подготовку своих событий.

Если вы узнали себя хотя бы в одном описании, то вам этот шаблон точно будет полезным.

Итак, шаблон бюджета небольшого события на примере плов-баттла aka нескучного дня рождения Improve Group. бюджета реальные, все цены — намеренно вымышленные 🙂

Посмотреть файл целиком в Google Sheets можно, пройдя по ссылке. Для просмотра логин не требуется.

Как пользоваться шаблоном бюджета

При планировании бюджета вашего события действуйте по простому алгоритму:

1. Возьмите файл шаблона и сразу проставьте нули в колонке «факт».
2. Замените статьи расходов на нужные вам.
3. Проставьте количество в каждой строке расходов и реальные цены за единицу. Если вы не знаете, сколько что будет стоить, ставьте примерную стоимость, на то оно и планирование, чтобы делать кое-какие допущения в отсутствие реальных данных. Лучше поставить цены чуть больше, чтобы в плане был запас.
4. Те вещи, которые вы собираетесь добыть бесплатно, тоже обязательно внести в бюджет. Стоимость по ним можно проставить нулевую.
5. Заполните колонку «Где купить» в соответствии с реалиями вашего города.
6. Проставьте сумму на непредвиденные расходы. Настоятельно рекомендуется всегда ставить не менее 10% от общего бюджета события. Поскольку предусмотреть все во время планирования невозможно, эта статья должна быть обязательно включена в расходную часть. Она спасет вас от перерасхода и оставит пространство для маневра, когда что-то пойдет не так.
7. Проверьте, что формула суммы сработала верно, и внизу таблицы в строке «ИТОГО» у вас действительно стоит сумма всех расходов.
8. Аналогично вы можете запланировать и доходную часть.
9. Проверьте, что формула баланса сработала верно. При планировании бюджета всегда рассчитывайте расходы так, чтобы баланс оставался положительным. План-бюджет с заведомо отрицательным балансом не спасет даже буфер с «непредвиденными расходами»!

Разбить статьи расходов на логические группы

Если вы хотите, чтобы файлик вам действительно помогал, а не путал, то не ленитесь добавить в список структуру. Я знаю, как минимум, три разных способа разбивки на логические группы:

1. по типу расходов: самый простой способ, можно разбить на привычные
2. по месту закупок: удобен для делегирования задач
3. по содержанию площадок: удобен для подготовки программы и логистики для каждой из частей программы

Мы в подготовке плов-баттла использовали смесь 1 и 3 вариантов.

Вовремя составить план-бюджет и вовремя проставить факты

План-бюджет составляется в самом начале проекта, обычно более-менее полная версия может быть составлена после определения списка по логистике. Факт лучше всего проставлять по мере трат, то есть после каждой итерации закупок.

Подводить итоги и сводить баланс нужно, как минимум, два раза: непосредственно перед событием (когда все основные закупки проведены) и через несколько дней (у нас получилось через неделю) после события, когда больше никаких трат не предвидится, а все что могло произойти, — уже произошло.

Сразу проставлять факты без плана

Всегда лучше будет оставить колонку с планируемыми тратами, а потом проставить фактические и сравнить, что получилось. Это поможет вовремя принимать решения по сокращению тех или иных расходов и в будущем более точно планировать основные траты.

Сразу ставить общую сумму, а не за единицу

Точно так же, как и в предыдущем пункте: если у вас будут только общие суммы, вы не сможете вовремя принимать верные решения по сокращению или увеличению закупок.

Округлять суммы

Как говорится, копейка рубль бережет! Округляя туда-сюда, вы в итоге удивитесь, куда делось несколько тысяч рублей.

https://www.youtube.com/watch?v=Wa3sbAf6qyA

Еще от себя добавлю немного личных ощущений: я очень сильно не люблю считать деньги и следить за расходами.

Но за все время, когда я так или иначе участвовала в организации событий, я осознала, что управлять всеми остальными аспектами подготовки без ведения актуального файла с бюджетом возможно только тогда, когда у вас неограниченное количество денег. А согласитесь, такое бывает, мягко говоря, нечасто 🙂

Файл бюджета события с рабочими формулами в формате Excel

Видео:Составление бюджета мероприятий и топ-5 ошибок организаторов ивентаСкачать

Расходы на корпоративные мероприятия

Расходы на корпоративные мероприятия должны находиться под строгим контролем финансовой службы. Рассмотрим основные ошибки, которые допускают при учете расходов на корпоратив и расскажем, как их избежать.

Используйте пошаговые руководства:

Кризис – время возможностей. Чтобы остаться на плаву, собственникам необходимо не столько сокращать все возможные затраты, сколько рационализировать и ужесточать контроль за расходами предприятия.

Все это, как правило, касается постоянных или переменных расходов, которые прямо или косвенно относятся на затраты производства.

Но существуют такие виды единовременных затрат, контроль над которыми зачастую исчезает из поля зрения собственников, например, расходы на корпоративные мероприятия.  

Учредитель  ООО «Ромашка», наблюдая за хозяйственной деятельностью своего общества, рассчитывает на определенную сумму дивидендов  по окончании финансового года. Приходит время подведения итогов, и тут выясняется, что ожидаемый уровень прибыли-то в бухгалтерском учете отсутствует.

Начинается поиск виноватого, и оказывается, что генеральный директор фирмы по окончании года осуществил какие-то затраты – то ли на представительские расходы, то ли на рекламную акцию. По факту же выясняется, что это были расходы на корпоративный отдых, который с широким размахом провело предприятие.

А чтобы хоть как-то оправдать столь существенную величину расходов, он решил учесть данные расходы в налоговой базе по налогу на прибыль.

Рассмотрим основные ошибки, которые допустил руководитель общества, а также пути их решения.

Планируйте бюджет расходов на корпоративные мероприятия

Величина бюджета расходов на корпоративные мероприятия – вещь растяжимая. Многое зависит от масштабов бизнеса, его доходности, а также от значения корпоративной культуры в деятельности предприятия.

Тем не менее планирование бюджета подобных затрат позволяет не только огородить бизнес от зашкаливающего уровня незапланированных расходов на корпоративные мероприятия, но и определить уровень дополнительной налоговой нагрузки.

В качестве рекомендации по оптимизации самих расходов на проведение корпоратива рекомендуем в качестве организатора использовать HR-отдел родной компании либо же более детально изучать сметы затрат, предлагаемые сторонними устроителями корпоративных праздников. Это поможет избежать излишеств.

Ошибка руководителя: в нашем примере наличие бюджета помогло бы сформировать более реалистичные ожидания от уровня прибыли общества у собственника бизнеса.

Определите источник финансирования расходов на корпоративный отдых

В принципе источником финансирования расходов на корпоративные мероприятия может быть только прибыль общества. Однако необходимо понять, прибыль какого периода будет использована при несении расходов на корпоратив: прибыль прошлых лет либо прибыль текущего года.

Если принято решение об использовании прибыли прошлых лет для финансирования корпоратива, то для этого необходимо оформить протокол общего собрания участников общества (если собственниками являются несколько лиц) либо решение единственного участника (если собственником является одно лицо). При этом распределить можно как всю прибыль, так и часть этой прибыли.

https://www.youtube.com/watch?v=rg6AAB2hgXw

Если же руководство решило финансировать корпоративный отдых из прибыли текущего года, то в данном случае решение принимается руководителем организации.

Для этого предварительно его необходимо наделить соответствующими полномочиями на осуществление подобных расходов.

Далее руководителю необходимо издать приказ, в котором должна быть отражена информация о дате, месте, времени проведения мероприятия, точном названии, программе вечера, а также списке приглашенных гостей.

Ошибка руководителя: в нашем примере руководитель общества произвел финансирование из прибыли текущего года, что в конечном итоге повлияло на итоговый финансовый результат текущего года.

Как мы говорили выше, само по себе использование прибыли текущего периода не является чем-то противозаконным, однако, для сохранения финансовой привлекательности общества в глазах инвесторов и потенциальных партнеров можно было использовать прибыль прошлых лет, а не текущую.

Правильно учитывайте расходы на корпоративные мероприятия в бухгалтерском и налоговом учете

И самое главное – учет расходов на корпоративные мероприятия. Налоговый кодекс четко регулирует правила налогообложения расходов, связанных с корпоративными мероприятиями. Расходы на корпоративные мероприятия, согласно статье 264 НК РФ, не упоминаются в перечне прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Пунктом 29 статьи 270 НК РФ определено, что в состав налогооблагаемых не включаются расходы на оплату работникам:

• путевок на лечение или отдых;
• экскурсий или путешествий;
• занятий в спортивных секциях, кружках или клубах;
• посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий;
• товаров для личного потребления и т. д.

Сами по себе расходы на корпоративные мероприятия не отвечают требованиям экономической обоснованности и направленности на получение компанией прибыли, предусмотренным пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Как видно из всего вышеперечисленного, Налоговый кодекс четко регламентирует запрет на учет расходов на корпоративные мероприятия в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Однако стоит упомянуть, что некоторые руководители и главные бухгалтера все же пытаются подделать данные расходы, например, под представительские расходы или под рекламную акцию.

При попытке оформления расходов на корпоративный отдых как на рекламную акцию нужно учитывать, то, что придется  что-то презентовать на данном мероприятии (новую продукцию, работы, услуги).

А при оформлении корпоратива как представительских расходов, нужно помнить о пункте 2 статьи 264 НК РФ, согласно которой, к представительским расходам относятся расходы компании на официальный прием, обслуживание (завтрак, обед, ужин и иные аналогичные мероприятия) следующих лиц:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества;
• сторонних участников, прибывших на заседание Совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании.

Конечно, можно постараться и «вытянуть» данные расходы, оформив должным образом документы, но споры с налоговиками будут неизбежны. Поэтому рекомендуем все же не принимать данные расходы в налоговом учете.

В бухгалтерском учете, в зависимости от того, из прибыли какого периода финансируется корпоративный отдых, нужно сделать следующие проводки:

    Дебет 84 – Кредит 60,76 – сумма расходов на корпоратив финансировалась из прибылей прошлых лет;
    Дебет 91.2 – Кредит 60,76 – сумма расходов на корпоратив финансировалась из прибыли текущего года.

Видео:Как грамотно сформировать бюджет доходов и расходовСкачать

Как организовать корпоративное мероприятие с участием членов семей сотрудников — Карьера на vc.ru

В этой статье я хочу поделиться с вами моим опытом управления проектами и организации мероприятий. Сделаю акцент на событиях с участием членов семей сотрудников.

После прочтения статьи у вас будут шаблоны и чек-листы, базовое понимание с чего начать организацию и чем закончить, как измерить эффективность и рассказать о результатах.

Эффективность для бизнеса компании такого рода мероприятий практически невозможно привязать к финансовому результату, поэтому мы рассмотрим: зачем вообще российские компании делают такие события, как оценивать эффективность и как «упаковать» мероприятие, чтобы оно давало максимальную пользу.

За свою профессиональную жизнь я много сделала сама мероприятий, много видела хороших и плохих примеров мероприятий, организованных другими. Основываясь на личном опыте и знаниях, могу выделить ключевые проблемные зоны:

• Отсутствие целей. Очень часто организаторы не знают какую задачу бизнеса они решают.

• Отсутствие внешнего и внутреннего «пиара» мероприятия. Вроде сделали и даже хорошо сделали, но никому об этом не рассказали.

• Полное игнорирование этапа работы над ошибками и анализа эффективности.

• Противостояние маркетинга, отдела персонала, ивент-отдела.
• В чьей зоне ответственности такие мероприятия?

Корпоративное событие с участием детей или членов семей сотрудников в зоне ответственности HR-отдела и отдела маркетинговых коммуникаций. HR-отдел работает с внутренней аудиторией, а отдел маркетинга отвечает за внешние коммуникации и «упаковку» всего события.

Зачем компании делают корпоративные события с участием членов семей сотрудников?

Для многих компаний поддержка семейных ценностей становиться важной составляющей корпоративной культуры. Все чаще бизнес интегрирует в свою корпоративную жизнь новые форматы, укрепляющие лояльность сотрудников через нематериальную мотивацию.

Так какие цели ставят перед собой компании?

Приведу несколько примеров.

https://www.youtube.com/watch?v=mhJVdJb5fNI

Основной макроцелью таких мероприятий является развитие HR-бренда. Сильный бренд работодателя помогает компании привлекать квалифицированный персонал, поддерживать лояльность и вовлеченность сотрудников в работу.

В рамках конкретного мероприятия обязательно нужно уточнять цели. Примерами микроцелей могут быть:

• Привлечение потенциальных сотрудников. Посты действующих сотрудников в соцсетях, публикации о мероприятии на внешних площадках и корпоративных ресурсах компании позволяют привлекать кадры со стороны и создать положительный образ о вашей компании.

• Информирование. Например, трансляция семейных ценностей компании через корпоративные события.

• Создание и поддержание традиций. Семьи сотрудников являются важной для компании внешней аудиторией и зачастую оказывают огромное влияние при принятии решений сотрудником в отношении своей карьеры и профессионального развития. Поэтому создание агентов влияния внутри семьи сотрудника через традиционные мероприятия – важная часть программ мотивации сотрудников современных российских компаний.

Какие форматы бывают? Или новогодний праздник для детей с дедом морозом – это единственный вариант

Форматов много. Вот несколько из возможных вариантов:

• Конкурсы [детского рисунка, тематических фотографий и другие]

• Экскурсии [на производство, на предприятие]

• Праздники [новый год, день рождения компании]

• Дни открытых дверей и профориентации [например, для детей школьного возраста]

• Family Day

• Спортивные события с участием членов семьи [забеги, спартакиады и др.]
• Музыкальные фестивали

То, какие форматы вы выберете, будет зависеть от целей компании и бюджета. Многие форматы можно объединять в одно мероприятие. Можно делать ежегодное/ые мероприятия или с заданной периодичностью (каждые 5, 10 и т.д. лет).

Итак, с форматом определились. Едем дальше.

То, о чем часто забывают при организации корпоративных событий

Я хочу обратить внимание на три момента, важность которых поясню отдельно.

1. Как будем «упаковывать» событие для внешней и внутренней аудитории?

Событие решает задачи бизнеса, описанные выше, и работает краткий промежуток времени на эмоции небольшой группы людей. Чтобы расширить охват от мероприятия, необходимо создать контент, который будет приносить пользу компании длительное время. По сути – это PR, эффект от которого зачастую выше эффекта от самого события. Дополнительным контентом мы работаем:

• Над имиджем компании

• На дополнительную трансляцию ценностей компании на внешнюю и внутреннюю аудитории

• Над проработкой социальных сетей, и поисковой выдачи по брендовым запросам

• Над дополнительными эмоциями внутренней аудитории.

Обязательно планируем создание контента

Многие организаторы корпоративных мероприятий сфокусированы на основной задаче – организации самого события. И не придают значения контенту, который будет на выходе. Я приведу примеры возможных вариантов контента:

1. Репортажное видео. Это короткий ролик на 1,5 – 3 минуты. Основная его задача – рассказать о том каким было мероприятие.

2. Интересные короткие интервью с детьми. Очень хорошо воспринимаются аудиторией смешные видео с маленькими детьми по мотивам телепередачи «Устами младенца».

   Варианты тем и вопросов, которые можно задать маленьким детям: чем занимается мама/папа; чем занимается компания, в которой работает мама/папа; новогодние традиции в семье и т.д.

   У взрослых детей можно взять интервью о впечатлениях от мероприятия, компании и т.д.

3. Фоторепортаж. Кроме репортажной съемки, необходимо продумать статичную фотозону/ы.

4. Новость о мероприятии на корпоративные ресурсы.

5. Пост или серия постов в социальные сети.

6. Кейс о мероприятии. Вы можете подготовить кейс о событии для размещения на профессиональных ресурсах.

Нужно заранее определиться с тем, какие материалы вы будете готовить. Для видео и фотосъемки обязательно подготовьте сценарии, подумайте над темами, локациями для съемки, кого будете снимать, сделайте график съемки, заручитесь разрешением сотрудников. Подготовку сценария можно заказать как в студии, так и сделать самостоятельно. Это всегда вопрос бюджета и креативности команды проекта.

https://www.youtube.com/watch?v=k0h6IzAOSNY

Для участия в мероприятии подключайте коллег, пусть они станут кураторами различных мастер-классов и экскурсий по офису.

Можно сделать интересные мастер-классы для детей школьного возраста, например, как снимать и монтировать видео-ролики с помощью телефона и планшета.

Вы удивитесь сколько творческих талантов может открыться у людей, с которыми вы каждый день работаете. Конечно, готовых решений у специализированных компаний также очень много.

О том, что представляет из себя контент-план и зачем он нужен я расскажу ниже, там же вы сможете скачать шаблон.

Где распространяем контент?

• Сайт компании

• Корпоративные порталы и ресурсы компании

• Социальные сети

• Выложите материалы в облачное хранилище и дайте коллегам доступ

• Профессиональные HR-ресурсы, если готовили кейсы

Коммуникационный и контент-план проекта

Необходимо продумать все важные коммуникации. Вы можете скачать шаблон «Плана коммуникаций» с темами писем и сообщений, подготовленный мной в качестве примера. Вам достаточно запланировать только самые важные и обязательные письма для информирования аудитории и заинтересованных сторон.

2. Как будем измерять эффективность?

«Эффективность? А зачем нам ее измерять?» — спрашивает Оля

После окончания мероприятия организаторы и инвесторы желают составить общую картину о том, как мероприятие повлияло на бизнес компании. Для этого на первом этапе мы ставили цели. Нужно оцифровать цели и замерить ключевые показатели эффективности (KPI).

Вы можете расширять и уточнять свои показатели эффективности в соответствии с задачами и особенностями компании. Я указала лишь основные показатели из моей практики.

3. Как будем пиарить результаты проделанной работы?

После проведения мероприятия и подведения итогов необходимо о них рассказать всем заинтересованным сторонам. Просто подготовьте презентацию на 1-5 слайдов и отправьте по почте заказчикам проекта.

Презентация должна включать в себя показатели KPI и какие управленческие выводы мы делаем на основе этих данных, выводы по выполнению поставленных целей, ссылки на фото, видео и другие материалы по событию, возможно, пару отзывов от ключевых сотрудников.

Команда

Команда включает в себя как внутренних сотрудников, так и внешних подрядчиков.

Этапы организации

1. Инициация проекта/события подразумевает сбор требований, целей и основных задач бизнеса. Требования собираем от инвестора, заказчиков, также важно собрать базовые пожелания заинтересованных сторон (например, у руководителей отделов или влиятельных сотрудников компании).

2. На этапе планирования и защиты события необходимо разработать концепцию, предварительную смету (бюджет), коммуникационный и контент-план проекта, график подготовки мероприятия и самая сложная часть – это защита перед заказчиками и/или спонсорами. Очень важно донести до руководства ваши идеи, предложения, обосновать бюджет и заручиться поддержкой.

3. Проведение включает в себя уточнение сметы, разработку всех механик, полную проработку всех деталей проекта, заключение договоров с подрядчиками, поставщиками и дополнительным персоналом, аренду необходимых помещений и реквизита, подготовку творческой/развлекательной части проекта, организацию питания и т.д. И, как итог ваших усилий, проведение самого мероприятия в назначенную дату.

4. Закрытие и аналитика. На этом этапе необходимо закрыть все финансовые и юридические отношения с поставщиками, собрать аналитические данные по проекту (см. таблицу эффективности), подготовить отчет для спонсора и заказчиков.

Шаблон графика подготовки мероприятия

График подготовки проекта можно сделать самостоятельно в Excel или использовать современные системы ведения проектов. Пример графика подготовки вы можете скачать по ссылке.

Обязательный минимум документов или ваш личный «Организатор»

Список документов, который вам потребуется будет зависеть от сложности и масштабности проекта. Я приведу список наиболее часто используемой проектной документации:

• График подготовки

• Сценарный план

• Контактный лист

• Тайминг мероприятия (как правило присутствует в сценарном плане)

• Технические планы

• Списки регистрации

• Технические задания для подрядчиков, работающих на площадке

Как собрать информацию по проекту

1. Для сбора информации о возрасте детей вы можете использовать сервис для проведения онлайн опросов, с его же помощью можно провести предварительную регистрацию на мероприятие.

2. Для приглашения и регистрации на мероприятие можно сделать простой одностраничный сайт с формой регистрации.

Digital инструменты и полезные сервисы

• Сервисы для сбора информации и проведения опросов: сервис создания опросов Google Forms (бесплатно), Surveymonkey

• Сервисы для работы над проектом: Trello, Bitrix24, Excel, MS Project, Jira, Smartsheet

• Сервисы для хранения информации и материалов по проекту: Google Disc, Yandex.Диск

• Для информирования участников сделайте общую группу в WhatsApp накануне мероприятия

• Для проведения брифингов и онлайн встреч используйте Skype, Zoom.

Потратьте время на планирование проекта и сбор требований. Во многом от этого будет зависеть итоговый результат.

https://www.youtube.com/watch?v=Nbdx9bS5r0A

Хочется пожелать вам классных и интересных проектов.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать

💥 Видео

Три главных правила планирования бюджета компанииСкачать

Простой способ планированияСкачать

Идеальное мероприятие: 15 летний опыт в одном чек-листеСкачать

Как сократить бюджет корпоративного мероприятияСкачать

4 главных принципа семейного бюджета. Как не ссориться из-за денег? Совместно с @VictoriaMendeСкачать

Бюджетирование - Основы построения бюджета / Главные ошибки и как их решить!Скачать

Как я планирую семейный бюджет / Распределяю деньги / Планирование бюджета и расходы семьиСкачать

ФИНАНСОВАЯ ГРАМОТНОСТЬ за 6 минут | Контроль личных финансовСкачать

Главные ошибки планирования бюджета! Финансовая грамотность. Как стать богатым?Скачать

Система конвертов💌/ С ЧЕГО НАЧАТЬ?// ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХСкачать

3 ошибки финансового планирования в кризисСкачать

Финансовое планирование. Какие ошибки уничтожают ценность планирования? | Ольга КотинаСкачать

Как я записываю расходыСкачать

Четыре главные юридические ошибки в пандемию: как не потерять деньги, репутацию, компаниюСкачать

Ошибки в процессе найма, которые мешают закрыть вакансииСкачать

Начинающий руководитель: что важно сделать первым делом? / Александр ВысоцкийСкачать