Управление системой льгот

В ПАО «Ростелеком» относительно недавним нововведением стало внедрение сервиса кафетерия льгот.

  Этот сервис позволяет сотрудникам выбирать интересные им льготы и компенсации, и создавать индивидуализированный пакет льгот, а не получать «коробочный» вариант.

Так как компания уже несколько лет использует развивает портал HR-сервисов на платформе WebTutor, то и новый сервис было решено реализовать на той же платформе.

Справка проекта

Компания-заказчик: «Ростелеком».Идея: автоматизировать работу кафетерия льгот.Срок реализации: 9 месяцев разработки.Представитель компании: Мария Мозгалева, руководитель проекта, Департамент HRM-решений и аналитики.

ПАО «Ростелеком» – крупнейший в России провайдер цифровых услуг и решений, присутствующий во всех сегментах рынка и охватывающий миллионы домохозяйств в России.

Признанный технологический лидер в инновационных решениях в области электронного правительства, облачных вычислений, здравоохранения, образования, безопасности, жилищно-коммунальных услуг.

С чем столкнулись 

Еще в 2021 году Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации выступило с инициативой проекта по переводу в электронную форму бумажных документов, связанных с процессами трудовых отношений. Участниками глобального эксперимента выступают крупные работодатели, в числе которых ПАО «Ростелеком».

Также, компания реализует свой собственный проект по внедрению электронного кадрового документооборота и разработке полезных сервисов для сотрудников.

Авторы инициативы преследуют две основные задачи:

• минимизировать использование бумажных документов,
• предоставлять сотрудникам компании удобный сервис, упрощающий оформление ряда документов и получение информации.

Одним из направлений в данной инициативе стало создание кафетерия льгот, позволяющего сотруднику самому выбирать льготы.

Видео:Что такое Compensation&Benefits. Самые свежие исследования, зарплаты, грейдинг, премии, льготыСкачать

Для Ростелеком переход на этот принцип и автоматизация процесса позволяет:

• увеличить охват процесса представления льгот. Не все сотрудники готовы читать внутренние регламенты и положения, необходимо просто и кратко предоставлять им информацию.
• предоставить сотрудникам право выбора льгот в соответствии с их приоритетами и потребностями.
• снизить количество бумажных носителей в процессе. 
• получить актуальные данные по распределению выбора сотрудников.

Сервис кафетерия льгот было принято автоматизировать на платформе WebTutor. На этой платформе в компании уже построены учебный портал и портал HR сервисов.

Как это работает 

Кафетерий льгот в «Ростелекоме» – это возможность выбрать социальные льготы в рамках предоставленного компанией денежного лимита. Воспользоваться льготами по принципу кафетерия могут сотрудники, имеющие стаж работы в компании от 2-х лет или более. Цикл кафетерия – год.

  Перечень льгот, на которые сотрудник может использовать лимит, зафиксирован в Коллективном договоре и не включает льготы, гарантируемые по трудовому законодательству – базовые льготы. Базовые льготы (например, разовая выплата по рождению или усыновлению ребенка) предоставляются сотрудникам в прежнем порядке по заявлениям.

Процесс предоставления базовых льгот также планируется автоматизировать. Кафетерий льгот работает как интернет-магазин:

• у сотрудника на счету есть определенная сумма, ему доступны описание и условия предоставления льгот–товаров. Например, «Единовременная денежная выплата на лечение. Выбрать льготу можно более 1 раза, налогом облагается сумма свыше 4 000 рублей»;
• сотрудник выбирает товары (льготы), помещая их в корзину, и отправляет заявку на предоставление льготы. Заявки проходят согласование сотрудниками Общего центра обслуживания и передаются на выплату в формате отчета-реестра;

• по решению комиссии по социальным вопросам ключевым эффективным сотрудникам, а также многодетным могут быть начислены дополнительные средства сверх установленного лимита. Дополнительные средства также отображаются на счету сотрудника и могут быть использованы в рамках кафетерия льгот. Начисление осуществляется с портала ответственным сотрудником.

Для реализации автоматизированной системы были решены следующие технические задачи: 1.

Создание веб-портала (интернет-магазина), с которым взаимодействуют сотрудники компании и посредством которого происходит формирование заказов и сбор необходимых документов.

Кафетерий льгот поддерживает следующие базовые функции:

• личный кабинет сотрудника с информацией о начисленных средствах и средствах на счету, доступном пакете льгот, возможных дополнительных льготах, отображением текущего состояния корзины и списка заявок, поданных на предоставление льгот;
• возможность подачи заявки на получение выплаты. Маршрут согласования одинаковый для всех льгот, но подтверждающие документы разные (чеки, справки, договоры). Сканы документов прикрепляются к заявке;
• процедура списания средств со счета при согласовании льготы, перерасчет доступных средств;
• возможность в процессе согласования заявки возврата на предыдущие этапы и комментирования.

Видео:Компенсации и льготы от А до Я || 🔴 Открытый урок topcareerСкачать

2. Разработка административного модуля, который поддерживает следующие функции:

возможность для руководителя заказывать льготы для подчиненных (при отсутствии ПК у работника).

• поиск сотрудников по ФИО и табельному номеру;
• возможность в зависимости от вида льготы устанавливать ограничения: месяц предоставления выплаты, сумма, обязательность прикрепления документов, количество раз предоставления льгот за год, настройка проверки корректности данных и всплывающих уведомлений;
• отчетность по видам льгот, по статусу сотрудников (подали заявку на участие/не отреагировали), по использованию средств, по рейтингу выбираемых льгот;
• уведомления сотрудникам и согласующим;
• согласование заявок в соответствии с территориальным признаком: в каждом макрорегионе есть ответственные сотрудники.

Масштаб проекта

Участниками кафетерия являются 80 000 штатных сотрудников по всем макрорегиональным филиалам. Согласуют заявки 250 ответственных.

Результаты 

Кафетерий льгот в компании заработал в 2021 году и все еще требует отладки и доработки интерфейса для повышения удобства использования.

Тем не менее инициаторы проекта ожидают ряд положительных результатов, среди которых:

• увеличение уровня доступности льгот;
• экономия на невостребованных льготах и ненужных выплатах и, следовательно, более эффективное использование средств бюджета компании;
• сокращение трудовых и временных затрат на администрирование соответствующих процедур. 

Планы развития

Основной задачей на данный момент является изменение общего дизайна портала HR-сервисов: сотрудникам бывает трудно ориентироваться и найти нужную функциональность или заявку.

В компании планируют изменить логику самого портала и отображение работающих сервисов (в частности, корзины кафетерия), чтобы сотрудникам было проще в них ориентироваться.

По итогам использования сервиса в течение 7 месяцев выявлена необходимость доработки b корректировки отчетности, а также уточнения процесса предоставления льгот (изменение лимитов)  при переводе сотрудников между филиалами. Система продолжит развиваться.

«,»author»:null,»date_published»:null,»lead_image_url»:»https://1.bp.blogspot.com/-87HQuXBLYMo/XWT6t0Wsr4I/AAAAAAAABk8/45DP7Z6zzQ4N8JtC4jeOgmPLrd9MuKdjgCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/cf1.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://blog.websoft.ru/2021/08/webtutor.html»,»domain»:»blog.websoft.ru»,»excerpt»:»Ð’ ПАО «Ростелеком» относительно недавним нововведением стало внедрение сервиса кафетерия льгот. Этот сервис позволяет сотрудникам выбират…»,»word_count»:837,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Компенсации и льготы: условия получения, специфика оформления и нюансы

В настоящее время на многих предприятиях в дополнение к установленной системе оплаты труда предусмотрены компенсации и льготы. Их введение направлено на обеспечение работников материальными благами, повышающими качество их жизни.

Видео:Решение для автоматизации системы льгот и компенсаций по "принципу кафетерий"Скачать

В зависимости от рода деятельности предприятия и условий труда льготы и компенсации могут составлять до половины совокупного дохода сотрудника.

Далее рассмотрим некоторые дополнительные материальные поощрения, их назначение и целесообразность введения.

Виды материальных благ

Предоставленные работнику компенсации и льготы способствуют удержанию его на предприятии. Они не используются для формирования дополнительной мотивации, поскольку их размер не зависит от качества и объема работы.

https://www.youtube.com/watch?v=pCFotvqEFVs

Отдельные (социальные) компенсации и льготы закреплены в ТК. В их числе:

1. Оплата отпусков и периодов временной нетрудоспособности.
2. Ссуды на льготных условиях на неотложные нужды.
3. Пенсионное страхование.
4. Компенсации за вредные условия работы.

Необходимо, однако, сказать, что далеко не на всех предприятиях соблюдаются положения законодательства о введении дополнительных благ для сотрудников.

Некоторые льготы и компенсации работникам в ТК не закреплены, но прописаны в других нормативных актах. Речь, в частности, о:

• медицинском страховании;
• дополнительном пенсионном обеспечении;
• страховании здоровья/жизни от несчастных случаев;
• материальной помощи в дополнение к отпускным;
• путевках в санатории, частично (либо полностью) оплаченные предприятием;
• оплате обучения сотрудников;
• льготных ценах на продукцию компании;
• дополнительных отпусках;
• обеспечении бесплатного питания;
• возмещении расходов на использование личного транспорта для выполнения производственных заданий;
• предоставлении сотового телефона, оплате связи и пр.

Когда решается вопрос о том, какие компенсации и льготы будут действовать в конкретной организации, руководству необходимо принять во внимание:

1. Особенности законодательства. Предприятия должны обеспечивать своим сотрудникам выплаты, компенсации, льготы, закрепленные в нормативных актах. При этом местные власти могут издать муниципальные акты, вводящие дополнительное материальное обеспечение.
2. Особенности рынка труда. Для повышения конкурентоспособности предприятия руководитель должен предоставить не только стандартный перечень компенсаций и льгот своим работникам, но и дополнительные блага с учетом профессий. К примеру, в советское время всем работникам предоставлялись путевки в санатории, жилье, бесплатное питание.
3. Особенности налогообложения. Умелое использование специфики налоговой системы позволяет оптимизировать издержки на трудовые ресурсы. В государствах с высокими ставками НДФЛ для привлечения высококвалифицированных специалистов предусматривается предоставление автомобиля, льготного жилья и пр. В РФ достаточно большие суммы приходится отчислять с заработка во внебюджетные фонды. Но вследствие широкого распространения «серых» зарплатных схем отечественные предприятия не спешат расширять перечень компенсаций и льгот для персонала.
4. Культурные традиции. Данный фактор необходимо принимать во внимание в том случае, когда предприятие планирует организовать производство или открыть представительство в другой стране. Если не учитывать особенности культуры государства, можно столкнуться с разными неприятными ситуациями. К примеру, возможны массовые прогулы во время религиозных празднеств, не объявленных официально нерабочими днями, и пр.
5. Качественный состав работников. Многие компенсации и льготы устанавливаются в зависимости от пола, возраста, образования сотрудников. Для женщин, к примеру, предусмотрены выплаты по беременности и родам, для мужчин они не установлены. На некоторых предприятиях отдельные сотрудники считаются особо ценными, поэтому руководство не спешит отправлять их на заслуженный отдых по возрасту. Таким пенсионерам компенсации и льготы предоставляются на особых условиях. К примеру, сотрудникам выплачивается зарплата и дополнительно начисляется сумма, которую они могли бы получать, если бы вышли на пенсию.
6. Особенности организации деятельности предприятия (специфика организации труда, характер работы). Льготы и компенсации на отдельных предприятиях зависят от условий трудовой деятельности. В организациях, занятых в сфере промышленности, персоналу предоставляется бесплатное питание, униформа. Законом предусмотрены компенсации и льготы за вредные условия труда. Сотрудникам таких предприятий предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, бесплатные путевки в санатории и пр.

Нюансы

Безусловно, указанные факторы влияют на перечни компенсаций и льгот, установленные в организациях. При имеющихся национально-культурных различиях изменения в системе материального обеспечения имеют общие черты. Ее развитие происходит от установления простых, типовых компенсаций к формированию сложного комплекса льгот, введение которого требует значительных вложений.

https://www.youtube.com/watch?v=p0gtFIHt0as

В последнее время отмечается тенденция отказа от централизованных, типовых компенсаций для всех работников без исключения. Вместо них осуществляется перераспределение функций между частным сектором и государством.

На многих предприятиях в штате предусматривается должность специалиста по компенсациям и льготам.

В его задачи входит анализ ситуации и разработка программ по обеспечению сотрудников материальными благами в соответствии с характером их деятельности.

Видео:Лекция Болдиновой Е.С. IT-маневр и льготы для IT-компанийСкачать

В некоторых случаях законодательство допускает денежную компенсацию льгот. Сотрудники сами могут выбрать форму материального обеспечения. К примеру, дополнительные дни отдыха могут быть заменены денежной выплатой.

Рабочее время и отдых

Первой льготой, предоставленной наемным работникам, было ограничение длительности рабочего дня. Официально впервые его закрепили в XVII в. в Англии.

В настоящее время практически во всех государствах на законодательном уровне регламентируется не только длительность рабочего дня (смены), но и число рабочих дней в календарном году, устанавливаются праздники и выходные. Вместе с тем нормами трудового законодательства закрепляется концепция «гибкого рабочего графика».

Она предполагает, что сотрудник должен отработать определенное число часов в месяц (или в неделю), а непосредственный режим труда он вправе выбрать сам. Система гибкого рабочего графика популярна на предприятиях, использующих труд ученых, инженеров, менеджеров. Она позволяет сотрудникам сочетать личную жизнь и работу.

Развитием концепции «гибкого графика» является модель «безофисной трудовой деятельности». В соответствии с ней, понятие «работа» в смысле помещения, в котором собираются люди из одной организации, исчезает.

Они не приходят в офис, а выполняют задания там, где могут. К примеру, агенты по продажам работают непосредственно с клиентами, программисты, бухгалтеры – на дому, снабженцы – с поставщиками и пр.

Связь между работником и клиентом осуществляется по электронной почте, телефону и пр.

Установление определенной продолжительности рабочего времени зачастую используется как средство контроля издержек на трудовые ресурсы. В кризисный период начала 90-х гг. прошлого века, обусловленный переходом к рыночной экономике, руководители отечественных предприятий переводили своих сотрудников на сокращенную неделю, а некоторые даже отправляли персонал в неоплачиваемый отпуск.

Наряду с продолжительностью рабочей смены, на законодательном уровне закрепляется минимальная длительность оплачиваемого отпуска. Продолжительность отдыха обуславливается, как правило, спецификой трудовой деятельности. К примеру, для работников образования предусмотрен длительный отпуск – в течение всего летнего периода.

Страхование сотрудников

Как правило, на предприятиях действует система коллективного страхования, предполагающая распределение рисков между участниками трудовых правоотношений и страховой компанией. Эта система включает в себя медицинское обслуживание работника, получившего производственную травму или профзаболевание, выплаты в случае увечья или гибели работника.

Раньше рабочие сами создавали страховые союзы. Позднее в них стали входить и работодатели, желающие принять на себя часть расходов. В настоящее время система страхования предприятиями своих работников – сложная структура, состоящая из множества элементов.

Медицинское страхование позволяет сотрудникам получать медицинскую помощь бесплатно в государствах, где правительство не гарантирует такое обслуживание всем субъектам. Зачастую оно финансируется и нанимателем, и самим работником в соотношении 70:30 соответственно.

Страхование здоровья и жизни обеспечивает сотруднику и его близким определенный доход в случае потери застрахованным лицом трудоспособности или смерти вследствие несчастного случая на производстве. Размеры выплат обычно устанавливаются пропорционально величине оклада. Предприятие финансирует большую часть компенсаций, а сотрудник – меньшую.

Опасные условия труда: компенсации и льготы

Отечественное законодательство обязывает нанимателей, привлекающих граждан на вредное производство, компенсировать сотрудникам ущерб, причиняемый их здоровью.

https://www.youtube.com/watch?v=zKkgnJLil1s

Вредными (опасными) называют такие условия труда, при которых на производстве присутствуют факторы, негативно влияющие на состояние здоровья работников. Для их выявления проводится экспертиза производства, осуществляется аттестация рабочих мест.

Согласно действующим нормам, установлены следующие компенсации и льготы за вредные условия труда:

1. Дополнительный ежегодный отпуск не менее 7 дней.
2. Сокращенная норма рабочего времени.
3. Надбавка к зарплате (почасовой оплате труда).
4. Бесплатное обследование в медучреждении.
5. Досрочный выход на пенсию.
6. Организация специального (профилактического) питания.
7. Страхование от профзаболеваний и несчастных случаев.
8. Предоставление спецодежды, средств защиты.
9. Оплата лечения.

Действующее законодательство устанавливает норму продолжительности рабочей недели. Она равна 40 часам. Для работников вредных производств продолжительность рабочей недели сокращается на 4 часа. Однако законодательство допускает привлечение персонала к сверхурочной трудовой деятельности с установлением доплаты к заработку.

Видео:Как разработать систему премирования в компании. Виды систем премирования, самые свежие исследованияСкачать

Для граждан, работающих во вредных условиях, предусматривается дополнительный недельный оплачиваемый отпуск. По своему усмотрению наниматель может увеличить его продолжительность.

Лица, работающие во вредных условиях, должны получать профилактическое питание. Однако оно выдается на особо опасных производствах, например, на объектах класса 3.1.

Сотрудники вредных производств вправе выйти на пенсию раньше, чем обычные работники. Такая возможность предоставляется, если должность, которую занимает гражданин, включена в перечень опасных (вредных) должностей.

Специфика оформления льгот

Правила получения компенсаций и других материальных благ закрепляется в коллективном договоре, трудовом соглашении, а также в локальных актах предприятия. Доплаты, как правило, уже включаются в сумму заработка.

Основанием для предоставления льгот выступает табель учета времени работников и распоряжения руководителя организации.

Сотрудникам предприятий, отнесенных к 3 классу вредности, предоставляется, кроме прочего, надбавка к заработку. Она составляет не менее 4% от оклада. Руководитель организации может увеличить эту сумму по своему усмотрению.

Документы

Многие работники интересуются, какие бумаги необходимо предоставить нанимателю для получения компенсаций или льгот.

Поскольку дополнительное материальное обеспечение уже закреплено в трудовом договоре, оно будет предоставляться автоматически. Никаких документов для этого специально предоставлять не нужно.

Если же сотрудник пожелает заменить льготу денежной выплатой (если такая возможность предусмотрена законом), он пишет заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия.

Отрицательные стороны компенсаций

Несмотря на важность материальной поддержки работников, в некоторых государствах отмечается тенденция к сокращению перечня льгот, предоставляемых работодателем.

Многие наниматели стремятся заменить их денежными выплатами.

Это связано с тем, что руководители многих компаний стараются больше сосредоточиться на своей деятельности, предоставляя работникам возможность самостоятельно решать свои бытовые проблемы.

Желание заменить льготы денежными выплатами обуславливается еще и тем, что сегодня довольно сложно распределить материальные блага справедливо между всеми группами сотрудников. Эта проблема особенно остро наблюдается в традиционной для советских организаций «социальной сфере».

Речь, в частности, о детских садиках и базах отдыха, принадлежащих предприятиям. Так, льготным местом в ДОУ могут воспользоваться далеко не все работники – ведь не у каждого есть маленькие дети.

На базу отдыха могут поехать только те сотрудники, которые не ограничены состоянием здоровья или интересами.

Видео:Видео-урок «Система управления персоналом»Скачать

Стоит сказать, что введение новых форм компенсаций тоже может повлечь подобные проблемы.

Так, система пенсионного или медицинского страхования не вызывает особого интереса у молодых сотрудников; работники старшего возраста, в свою очередь, не интересуются походами в боулинг или спортивные залы, бесплатные абонементы в которые может предоставить предприятие.

То же самое можно сказать и о бесплатном профилактическом питании – далеко не всем работникам оно подойдет, ведь кто-то может соблюдать специальную диету по состоянию здоровья.

https://www.youtube.com/watch?v=7LiXR6jb-qk

Частично решить такие проблемы можно, если предусмотреть пакеты дополнительных компенсаций для тех или иных групп работников. Безусловно, такой вариант может потребовать перестройки системы управления материальным обеспечением и, следовательно, вложения средств.

🎥 Видео

Чек лист по внедрению гибких льгот в компании. С чего начать?Скачать

Элеонора Якименко: "C&B basics: основы компенсаций и льгот"Скачать

Ольга Гращенко (Yota): Кафетерий льгот: от идеи до внедрения / #HRAPIСкачать

Вебинар 3 марта: "Чек-лист по внедрению гибких льгот в компании. С чего начать?"Скачать

Эти 3 навыка сделают из вас хорошего руководителя. Управление персоналомСкачать

5 способов контролировать сотрудников / Управление персоналом 16+Скачать

Автоматизация кафетерия льгот и магазина бенефитов в среднем и крупном бизнесеСкачать

Как выглядит система управления талантамиСкачать

Льготы для IТ-компаний: что важно знатьСкачать

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ. Три главные ошибки руководителя || Михаил МоскотинСкачать

Как руководителю научиться управлять персоналом? // Управление сотрудниками 16+Скачать

Налоговые льготы для IT компанийСкачать

Элеонора Якименко: "Выстраивания C&B в малой компании" и "Принципы разумности C&B"Скачать

Запись вебинара "Что такое кафетерий льгот – вопросы и ответы", 10.03.2022Скачать