Автоматизируем учет кадров

Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;
2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;
3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:

Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Усовершенствование процессов

Как только вы привели кадровое делопроизводство в «необходимый и достаточный» вид, можно переходить к следующему шагу — отладке каждого процесса. идея этого этапа состоит в том, чтобы найти для каждого процесса максимально эффективный подход и выполнять то или иное действие наиболее результативно при меньших затратах (как денежных, так и времени и ресурсов).

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

• Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
• Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
• Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
• Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
• Учет проверок государственными органами;
• Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).

Подводим итоги

Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.

Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.

Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel. Звоните +7 (495) 252-10-09, чтобы договориться о дате и времени консультации.

Видео:HR-инструменты в Битрикс24 | Автоматизация отдела кадровСкачать

Автоматизация в действии: кадровый учет на госслужбе

В отличие от кадровиков организаций, кадровики учреждений госслужбы в своей работе не используют унифицированные формы приказов и отчетов и должны руководствоваться четко определенными в Москве инструкциями.  Например, все приказы текстовые. У них есть определенный формат, очень четкие понятия по используемым шрифтам, а также до миллиметра обозначены размеры полей.

Иногда есть и региональные особенности, если формы приказов редактируются на уровне правительства региона. Где-то дата пишется в таком формате дд.мм.гггг, а где-то строго в таком: д.мм.гггг. В некоторых регионах в определенном месте в приказе нужно ставить запятую, а в других регионах этого не требуется. И таких моментов очень и очень много.

Отчеты на госслужбе тоже не менее специфические. В частности, отчеты по статистике — по формам 1-ГС и 2-ГС. Или, например, полугодовой отчет по мониторингу, в котором сведена информация по госслужащим из всех учреждений региона, в том числе по их аттестациям и конкурсам. Это очень сложный отчет, в него включаются сравнительные цифры за тот же период прошлого года.

При всей специфике работы многие кадровики на госслужбе ведут кадровый учет вручную: создают шаблоны приказов в программе Microsoft Word и подставляют в них необходимые данные.

Но ведь даже один только приказ  о командировании государственного служащего может быть в нескольких вариантах: распоряжение губернатора о своей командировке или командировании вице-губернатора, приказ — для обычных госслужащих. И все множество документов-шаблонов кадровики вручную редактируют и печатают.

Мало того, что это трудоемкий процесс, так еще существует опасность утери данных из-за заражения вирусами или поломки жесткого диска.

Умный помощник — это реально

Рано или поздно, взвесив все плюсы и минусы, кадровики задумываются об автоматизации кадрового учета. Так было и в Правительстве Оренбургской области. В отделах кадров региональных министерств не было установлено какое-либо ПО для кадрового учета — все действия выполнялись вручную.

https://www.youtube.com/watch?v=EtqvFgZtIS8

После того, как Представители Правительства Оренбургской области увидели презентацию программы Контур-Персонал Госслужба, они приняли решение вести кадровое делопроизводство с ее помощью.

И это неудивительно, ведь система позволяет:

• вести личные данные по сотрудникам;
• хранить историю изменений штатного расписания и всех личных данных сотрудников, получать информацию по учреждению в режиме реального времени;
• вести базу претендентов, вакансий и кадрового резерва;
• формировать любые текстовые приказы с учетом склонений ФИО, должностей, подразделений;
• оформлять приказы о присвоении классного чина, о применении/снятии дисциплинарного взыскания, о командировании, формировать распоряжения и т д.;
• вести должностные оклады, оклады за классный чин, доплаты за выслугу лет, особые условия государственной службы, государственную тайну и т д.;
• вести различные стажи сотрудников, в т.ч. стаж государственной службы, юридический стаж, стаж по специальности и т д.;

Кроме того, программа Контур-Персонал Госслужба имеет уникальный функционал, который позволяет автоматически рассчитывать стаж сотрудника на любую дату, рабочие периоды отпусков с учетом всех невключений в стаж для начисления отпуска, а также отслеживать надбавки и дополнительные дни отпуска в зависимости от стажа сотрудника в органах государственной службы.

Благодаря системе оперативного контроля, кадровик всегда в курсе любых событий в учреждении и может отслеживать и планировать профессиональный рост персонала: повышение квалификации, переподготовки, стажировки, аттестации на соответствие должности, квалификационные экзамены, классные чины, специальные звания.

В программе Контур-Персонал Госслужба уже есть множество печатных форм — Т-2(ГС), аттестационный лист, экзаменационный лист, отчеты по форме 1-ГС, 2-ГС, отчеты в пенсионный фонд, по воинскому учету, а также огромное количество готовых приказов  и справочников.

С чего начинается автоматизация?

Руководство многих учреждений, понимая необходимость автоматизации, отказывается это делать по разным причинам.

Одни боятся, что в процессе внедрения программы утеряется часть данных; другие считают, что на это требуется слишком много времени; третьи полагают, что кадровики не смогут овладеть новыми технологиями.

Однако на самом деле автоматизация кадрового учета — это безопасный процесс, который, при правильном подходе, можно реализовать буквально за 2-3 месяца.

Внедрение программы Контур-Персонал Госслужба мы проводим в четыре этапа:

• диагностика;
• конвертация данных;
• настройка и доработка печатных форм;
• опытно-промышленная эксплуатация.

До того, как приступить к работе мы оформляем приказ о начале внедрения, в котором четко прописаны ответственные за внедрения лица, как с нашей стороны, так и со стороны заказчика. Это позволяет максимально сократить период внедрения программы.

В первую очередь мы проводим диагностику организации и составляем перечень требований клиента. Затем проводим загрузку структуры учреждения, все электронные виды данных по сотрудникам и штатному расписанию. Даже если у клиента нет какой-то информации в электронном виде, он может ее ввести в таблицу в Microsoft Excel и передать нам.

После того как конвертация всех возможных данных выполнена, клиент начинает работу по сверке данных и вводу недостающей информации.

Пока специалисты кадровой службы выполняют сверку данных и расстановку сотрудников по штатному расписанию, мы начинаем настраивать систему под нужды заказчика, то есть включаем в Контур-Персонал Госслужбу все печатные формы, полученные в отделе кадров государственного учреждения.
Бывает, что организации нужен реквизит (например, дата дактилоскопирования, личный номер, нагрудный знак), приказ или отчет, которого нет в поставочной версии Контур-Персонал Госслужбы, но нам достаточно просто добавить в программу новые данные.

Например, для Правительства Оренбургской области мы дополнили программу формой отчета по мониторингу развития государственной, муниципальной службы, реализации наградной политики, которая формируется по итогам полугодия и по итогам года нарастающим итогом.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

И наконец, на этапе опытно-промышленной эксплуатации мы проверяем печать всех приказов и отчетов, правильную настройку зависимости стажей, умение программы реагировать на все события в организации и предупреждать кадровика за месяц до их наступления.

На этом последнем этапе кадровик почти полностью осваивает программу и ведет в полноценном режиме прием, перевод, увольнение, профессиональный рост сотрудников, отпуска и др.

Вообще, обучение сотрудников отдела кадров работе в программе проходит сквозной линией через все этапы внедрения, потому что невозможно за один день выдать и воспринять всю информацию по возможностям Контур-Персонал Госслужбы.

«Я кадровик» — специальный выпуск для госслужбы

Заместитель начальника отдела по вопросам государственной гражданской службы и кадрам Министерство экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области Елена ПЛОТНИКОВА:  

«В программе Контур-Персонал Госслужба я работаю с начала ее внедрения у нас — с 2012 года. Кстати, наше министерство первое в Оренбургской области начало ей пользоваться. До этого нам демонстрировали ряд программ кадрового учета, но они меня не устроили по различным параметрам, тогда как Контур-Персонал Госслужба вполне отвечала всем требованиям.

Сделав такой выбор, я не ошиблась. Дело в том, что я одна веду кадровый учет по 104 работникам, среди которых, как государственные служащие, так и обычные служащие. И в части кадрового делопроизводства и формировании ряда отчетов Контур-Персонал Госслужба заменила мне еще одного сотрудника. И я ни за что от нее не откажусь.

В силу региональной специфики кадрового делопроизводства на госслужбе, в программу пришлось вносить несколько доработок, например, мы ввели свой реестр гражданских служащих.

И в результате, в конце года у меня получается статистика по всем параметрам, касающимся повышения квалификации, классных чинов, аттестации, стажи гражданской службы, общего стажа.

Одним словом, все, что относится к приему на гражданскую службу, ее прохождению и увольнению, сводится в этот реестр.

Контур-Персонал Госслужба незаменима и при формировании еще одного очень большого  важного отчета — мониторинга гражданской службы, который нужно сдавать раз в полгода.

Если, например, в реестре мы вносим все персональные данные, то в мониторингах идет качественно-численное  и процентное соотношение, чтобы во всех разрезах проанализировать структуру учреждения госслужбы.
Программа настолько простая и удобная, что для ее освоения мне даже не пришлось тратить время и проходить какие-либо курсы.

Специалист СКБ Контура в удаленном доступе показал мне, как и что работает, — и дело пошло! Теперь я больше не считаю стажи госслужащих вручную, а буквально одним нажатием клавиши получаю реестр.

Конечно, в самом начале пришлось проделать огромную работу — необходимо было внести все трудовые книжки и заполнить все карточки. Но это требуется делать при внедрении любой программы кадрового учета. Многие кадровики ленятся этим заниматься или просто не понимают, что сначала надо поработать на программу, а потом она начинает работать на тебя с колоссальной отдачей.

И особенно хочется отметить отзывчивость разработчиков программы, их способность слышать пользователей, желание идти навстречу.

Ведь многие программы автоматизации кадрового учета во многом проигрывают именно из-за отсутствия авторского сопровождения, возможности  внести какие-то коррективы в систему.

Со знанием дела скажу, что очень сложно найти хороших специалистов которые быстро и грамотно установят нужную печатную форму, внесут изменения связанные с законодательством, и все это — посредством удаленного доступа, не нарушая закона о персональных данных».

Скачать демоверсию «Контур-Персонал Госслужба»

Видео:RPA: автоматизация учета кадров в 1ССкачать

Внедрение 1С для кадрового учета

Программное обеспечение «1С: Зарплата и управление персоналом» – это мощный инструмент для проведения кадровой политики организации, а также автоматизации разных служб компании, начиная с управления линейных руководителей, заканчивая персоналом работников бухгалтерии.

Данная конфигурация разработана программистами как отдельный продукт, работа которого сконцентрирована на выполнении задач, связанных с кадровым учетом организации, компании или предприятия.

Внедрение программы 1С для кадрового учета способно снять значительную часть нагрузки с работника, будь-то просто кадровик, бухгалтер по зарплате, линейный руководитель, HR –менеджер или целая служба по управлению персоналом организации.

Без сомнений, для небольших предприятий, не имеющих мощного штата сотрудников, подобная проблема не настолько актуальна – ведь вручную все и так замечательно учитывается и считается, однако ситуация кардинально меняется когда в штате производственной организации – 100, 200, или 500 человек. Курировать такой штат вручную – довольно трудоемкое и малоэффективное занятие.

Что автоматизирует 1С Кадры

Использование программного обеспечения «1С: Зарплата и управление персоналом» предоставляет следующие возможности:

Расчет и учет зарплаты

С помощью данной программы ведется учет затрат на оплату услуг и труда в себестоимости продукции, осуществляются взаиморасчеты с работниками, составляются документы по фактической выработке, ведется учет и оплата отпусков и больничных.

Помимо этого внедрение «1С: ЗУП» в производство позволяет проводить учет индивидуальных и общих графиков работы, создавать расчетные листы, табелирование рабочего времени, вести расчет свода по удержаниям и начислениям, подготавливать расчетно-платежные ведомости, и формировать прочие отчеты.

Кадровое делопроизводство

Данное программное обеспечение на базе «1С» обеспечивает ведение штатного расписания с перечислением разных тарифных ставок, а также помогает в формировании в соответствии со штатным расписанием необходимой отчетности, в составлении унифицированных печатных форм, заполнении командировочных удостоверений, регистрации командировок, формировании приказов о командировании;

Регламентированные отчисления

Благодаря 1С Зарплата и управление персоналом осуществляются взносы в фонды соцстрахования, НДФЛ, а также выгрузка полученных в ходе работы данных непосредственно в программу Бухгалтерия 8;

Анализ кадрового состава

Конфигурация помогает в формировании служебной информации (должность, подразделение, прием на работу, отпуска, служебные перемещения, увольнение, командировки), а также отчетов по статистике и движению кадров предприятия, ведения воинского учета и составлению необходимых для военкомата сведений.

https://www.youtube.com/watch?v=MuVJdGa9JHo

В сравнении с предыдущими версиями на базе «1С», эта конфигурация более универсальна, безопасна, стабильна и функциональна.

Данное программное решение будет продуктивным в работе кадровой службы для ведения планирования, при подборе и учете производственных кадров в работе бухгалтерии, для учета налогов и расчета заработной платы и, наконец, поможет руководству организации в анализе показателей эффективности работы персонала.

В данном ПО учтены все требования российского законодательства и практика работы многих компаний.

Внедрение 1С Кадры автоматизирует решение таких задач, как:

• обеспечение бизнеса надежными кадрами – оценка, анкетирование и подбор;
• планирование потребностей в рабочем персонале;
• управление аттестациями, компетенциями работников;
• продуктивное планирование занятости сотрудников;
• управление финансовой мотивацией персонала;
• начисление и выплата зарплаты;
• введение в производство анализа кадрового состава и учета кадров;
• отображение начисленных налогов и зарплаты в затратах предприятия;
• исчисление установленных законодательными органами взносов и налогов с фонда оплаты труда.

Помимо вышеперечисленных достоинств, программа позволит проводить учет в единой информационной базе одновременно по нескольким организациям, индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам.

Проанализировав все возможности, которые предоставляет внедрение «1С: ЗУП» можно с уверенность сказать, что данный продукт очень эффективен в работе с кадрами любого предприятия.

Руководству он позволяет осуществлять полный контроль над деятельностью организации, кадровой службе – учитывать должностные изменения, перемещения персонала, фиксировать приказы о поступлении на работу, вести учет выходного пособия и увольнений и многие другие операции.

Сотрудники же могут оперативно получать все требующиеся сведения об отпуске, разные справки и другие данные.

Наберите номер +7 (499) 499-7606 и получите консультацию, оценку стоимости автоматизации именно Вашего бизнеса.

Видео:Автоматизация кадрового делопроизводстваСкачать

Автоматизация кадрового учета в учреждении

С каждым годом руководители организаций, в том числе бюджетных учреждений, все больше внимания уделяют автоматизации процессов кадрового учета. Это вполне объяснимо, ведь соответствующие программы позволяют значительно экономить время работников кадровой службы и бухгалтеров, получать достоверную информацию, своевременно и безошибочно готовить отчетность.

Анастасия Ложникова, руководитель проекта Контур-Персонал компании СКБ Контур

Автоматизация кадрового учета – помощь в работе

Рано или поздно любая организация приходит к пониманию ценности своих кадров. Просто принять сотрудника на работу и ожидать, что он будет сворачивать горы, уже не получится.

Если учреждение хочет идти в ногу со временем и привлекать эффективных сотрудников, ему нужна система ведения кадрового учета и делопроизводства, позволяющая планировать потребности в персонале, развивать сотрудников, своевременно и правильно начислять им положенные выплаты.

Тогда, даже не имея возможности предложить высокие оклады, учреждение сможет выступать привлекательным работодателем. Автоматизация кадрового учета способствует поиску и принятию наилучших решений в части использования человеческих ресурсов.

В свою очередь, для специалистов, ведущих кадровый учет и расчеты с работниками, автоматизация означает сведение к минимуму возможных ошибок в расчетах и начислениях, а также в оформлении документов, в том числе отчетности.

Чем более детально и полно автоматизированы ежедневные рутинные операции (подготовка приказов, отчетов, учет личных дел), тем проще кадровикам и бухгалтерам справляться со своими обязанностями, тем меньше претензий и нареканий к их работе – как со стороны руководства учреждения, так и от проверяющих.

Какие функции кадрового учета можно и нужно автоматизировать

Специальной программе стоит доверить многое из того, что бухгалтеры и кадровики привыкли делать вручную:

• ведение штатного расписания, структуры организации;
• учет личных дел сотрудников;
• подготовку приказов;
• учет отпусков;
• формирование табелей на основе приказов;
• формирование отчетности.

От количества функций, встроенных в программу автоматизации кадрового делопроизводства, прямо зависят возможности руководителя организации, отдела кадров, бухгалтерии в части качественного управления персоналом.

Вполне реально обеспечить контроль над широким спектром процессов, если внимательно подойти к выбору подходящего программного обеспечения.

Остановимся подробнее на самых ценных для учреждения возможностях современных программ, о наличии которых обязательно нужно поинтересоваться у потенциального поставщика программных средств.

Систематизация и анализ информации

Идеально, если настройки программы позволяют получать полный срез данных по работникам организации за различные периоды: возраст, специальность, образование, стаж, карьерный рост, повышение квалификации, аттестация.

Это дает возможность анализировать качество трудовых ресурсов и оптимизировать стратегию управления персоналом в том, что касается найма, ротации кадров, обучения. Оперативный анализ информации, касающейся перемещения, приема и увольнения сотрудников, а также уровня квалификации персонала, позволит уменьшить текучесть кадров.

Автоматизированное ведение личных данных сотрудников с учетом всех изменений поможет избежать ошибок, обеспечить полноту и достоверность информации.

Использование рабочего времени

Функционал качественной программы кадрового учета дает возможность анализировать данные об отработанном времени и (или) переработках, получать информацию о причинах отсутствия сотрудников на работе.

Получая данные о количестве сотрудников и об отработанном ими времени, руководители могут делать выводы о продуктивности деятельности персонала на определенных участках работы.

Здесь можно выделить целую цепочку решаемых задач: меньше ошибок при расчете заработной платы (учтены переработки, оплата в выходные дни и пр.), выше контроль уровня загрузки работников и трудовой дисциплины.

Сопоставление реальных данных с ключевыми показателями, отраженными в эффективном контракте сотрудника, позволит объективно и безошибочно оценить качество его работы и подготовить соответствующие административные решения.

Учет начислений и выплат

В автоматизированной системе легко назначать положенные работникам оклады и надбавки. Специальные программы, ориентированные на учреждения, включают, в том числе, все виды выплат, соответствующие Федеральному закону от 27 июля 2004 г.

№ 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Автоматизация кадрового учета помогает фиксировать и подсчитывать стаж сотрудников, в том числе стаж государственной службы, юридический стаж, стаж по специальности.

Качественная программа кадрового учета, например, вовремя предупредит об изменении у сотрудника надбавки за выслугу лет.

Учет отпусков

В большинстве программ можно сформировать график отпусков и приказ Т-6 о направлении сотрудника в отпуск (основной, дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный и т п.). Кроме этого, автоматизированная система может обеспечить:

• автоматический расчет рабочих периодов основного и дополнительного отпусков с учетом неявок – например, отпуска по уходу за ребенком или отпуска без сохранения зарплаты;
• автоматический расчет стажа для начисления дополнительного отпуска согласно фактически отработанному времени;
• формирование приказов об отзыве из отпуска, выходе из отпуска по уходу за ребенком на неполный рабочий день;
• оформление продления (переноса) отпуска в связи с временной нетрудоспособностью;
• уведомление об изменении количества дней дополнительного отпуска за выслугу лет;
• предупреждение о наступлении отпусков по графику, печать уведомлений для сотрудников;
• оповещение кадровиков или бухгалтеров о предстоящем завершении у работников отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком;
• различные способы расчета дней неиспользованных отпусков при увольнении.

Обучение и аттестация

Программа поможет спланировать и проконтролировать профессиональное развитие сотрудников учреждения – повышение квалификации, переподготовку, стажировки, аттестацию на соответствие должности, квалификационные экзамены, присвоение классных чинов и специальных званий.

В нужный момент система сама напомнит о необходимости отправить того или иного сотрудника на обучение или аттестацию на соответствие занимаемой должности. Используя данные о пройденном сотрудниками обучении, руководитель может делать выводы о компетенции персонала.

Важная для кадровика или бухгалтера возможность – оформление и вывод на печать в готовом виде данных по сотрудникам (карточки Т-2 и Т-2ГС, аттестационный лист, экзаменационный лист и так далее).

Унификация и автоматизация документооборота

Программа кадрового учета позволит автоматически составить штатное расписание на основе Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, а также реестра должностей государственных служащих, утвержденного Указом Президента РФ от 31 декабря 2005 г. № 1574. Кроме того, специалист по кадрам или бухгалтер сможет автоматически формировать:

• приказы об изменении оргструктуры учреждения (создании, расформировании, реорганизации подразделений и штатных единиц);
• унифицированные документы (такие как форма Т-3);
• списки занятых ставок и вакансий;
• приказы по кадрам (например, формы Т-1, Т-5).

Формирование отчетности

Помимо унификации и автоматического формирования организационно-распорядительной документации, программа автоматизации кадрового учета позволяет стандартизировать подготовку форм отчетности, что значительно упрощает отчетный период. Так, можно заполнить и вывести на печать либо передать по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде нужные формы отчетности, например:

• отчетность по формам 1-ГС, 2-ГС;
• сведения о доходах государственных служащих;
• сведения по воинскому учету;
• документы в ПФР (формы СЗВ-6, СПВ-2, СЗВ-К, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3);
• отчетность по списочной и среднесписочной численности, включая формы П-4 и П-4(НЗ);
• отчетность по движению персонала (сотрудники принятые, переведенные, уволенные, находящиеся в отпусках, на больничных, в командировках и так далее).

Также смотрите:
– Автоматизация кадрового учета на госслужбе
– Учет удержаний из заработной платы
– Депонирование заработной платы
– Подсчет страхового стажа 2015
– Отпускные: начисление и учет
– Спорные вопросы оплаты детских путевок

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.

Видео:Кадровый учет "с нуля"Скачать

Автоматизация кадрового учета в 1С Бухгалтерия

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа, не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и «зарплатный» учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области.

Можно сказать, что в 1С:Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете, отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены.

Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии — лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом), ориентированным именно на эти операции.

Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С:Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=A1dne7TNTdw

Кадровый учет в 1С:Бухгалтерии предусматривает выполнение следующих операций:

Прием на работу;

Увольнение с работы;

Кадровые перемещения;

Формирование отчетов по кадрам (приложение 1).

После того, как с новым сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С:Бухгалтерии при помощи документа Прием на работу (Кадры > Прием на работу в организацию).

Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного учета его заработной платы, позволяет сформировать печатную форму №Т-1 — Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу или, для группы работников, форму №Т-1а.

Прежде чем создавать этот документ желательно выполнить следующие подготовительные действия для новых сотрудников.

Во-первых, нужно внести их в справочник Физические лица (Кадры > Физические лица). Выше, при оформлении информации об ответственных лицах организации, мы уже заполняли этот справочник. Данные о физическом лице достаточно подробны.

Справочник Физические лица хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.

Для того чтобы «превратить» обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника Сотрудники организации (Кадры > Сотрудники организации). Удобнее всего заполнять справочник Сотрудники организации на основании данных справочника Физические лица.

В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника Сотрудники организации, достаточно выбрать физическое лицо в справочнике Физические лица, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся меню пункт На основании и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт Сотрудники организации. Вот, что у нас получилось после выполнений этой команды (рисунок 1).

Рисунок 1. Сотрудники организации

Как видно, в форму информации о сотруднике были скопированы сведения из формы данных о физическом лице.

Можно заметить, что элемент справочника Сотрудники организаций содержит меньше сведений, чем элемент справочника Физические лица. Например, здесь нет информации об НДФЛ, об адресе сотрудника и т.д.

Так же обратите внимание на то, каким образом можно создавать элементы этого справочника. Если ранее вы ввели данные о физическом лице их можно перенести в справочник Сотрудники организаций, выбрав параметр Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц и нажав на соответствующую кнопку.

Если же вы не вводили ранее данных о нужном вам физическом лице, вы должны будете оставить установленным параметр Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц — вам придется заполнить элемент справочника Сотрудники организаций, данные из которого будут перенесены так же в справочник Физические лица, а в последнем справочнике вам может понадобиться дополнение данных (рисунок 2).

В неавтоматизированной системе ведения кадрового учета обработка данных легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ.

Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме.

Более того, основные учетные документы в компьютерной системе кадрового учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Отдел кадров — это место, куда стекается информация о рабочих предприятия. В отделе кадров содержится информация о людях, работающих на данном предприятии. Функциональная роль отдела кадров на предприятии очень велика по той причине, что именно в отделе кадров мы находим интересующую нас информацию о рабочих, служащих предприятия.

Но информация это еще не все. В постоянно изменяющихся условиях нужно особое внимание уделить динамике изменения информации и наиболее быстрому доступу к ней. Не следует забывать и об удобстве и простоте пользования полученными данными.

Время обработки информации иногда может превышать время ее получения, что ведет к замедлению принятия решения. Сейчас это особенно актуально в отделах кадрах работающих по старинке, где теряется время на поиск нужной информации о рабочих.

Все вышеперечисленное практически невозможно себе представить без применения современных средств, сбора и обработки информации. Именно с использованием вычислительной техники достигаются высокие результаты в скорости получения информации и удобства работы с ней. Весь этот процесс перехода от старых принципов работы к информационным технологиям называется автоматизацией.

https://www.youtube.com/watch?v=XsxcFFCskkg

Персональный компьютер уменьшает время выполнения операций и при наличии специального программного обеспечения возможно выполнение некоторых функций в автоматическом режиме.

Отсюда, экономия времени и людских ресурсов.

Кроме этого, при разработке специального программного обеспечения для конкретного предприятия можно предусмотреть ряд специфических функций, которые ещё более облегчают работу сотрудникам отдела кадров.

Автоматизация отделов кадров позволяет решить следующие проблемы:

Исключить ошибки при неправильном вводе,

Исключить ошибки при подведении итогов,

Исключить задержки при обработке данных.

— Свести к минимуму документы на бумажных носителях,

и многое другое.

При грамотном использовании программного обеспечения можно свести документооборот к минимуму. Уменьшить количество промежуточной документации. Появляется возможность за считанные секунды подготовить распечатки документов для предоставления их в соответствующие государственные органы.

Page 3

  Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Видео:Автоматизация составления графика работы сотрудников в ExcelСкачать

Как выбрать классную программу для автоматизации кадрового учёта?

Приветствую вас, уважаемые читатели!

Сегодняшняя статья будет посвящена теме, которой, на мой взгляд, уделяется недостаточное внимание. Особенно это касается организаций, имеющих в своём составе солидный штат сотрудников. Но и для более мелких предприятий данная тема может быть весьма актуальной.

Речь пойдёт о таком процессе как автоматизация кадрового учёта. При современном объёме документооборота грамотный учёт работников является обязательным элементом деятельности предприятия, не зависимо от его масштабов.

Требования к отчётности постоянно повышаются, а обработка имеющихся данных в ручном режиме занимает слишком много времени и может привести к ошибкам.

 Тут недосмотрели, там недосчитали… В итоге — наложение штрафных санкций и определённые сбои в работе предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=oQYjdWNmfM4

А ведь мы живём в век технологий. Уже давно придуманы программы, позволяющие с успехом вести учёт кадров и значительно облегчающие работу бухгалтерам и владельцам организаций. Вопрос лишь состоит в том, как выбрать хорошее, работоспособное программное обеспечение. Не знаете, с чего начать? Сперва следует определиться с задачами, которые стоят перед кадровиками.

Возможности автоматизированного учёта персонала

Есть несколько возможностей автоматизировать кадровые процессы напредприятии. Бывает так, что организации перепробуют несколько вариантов, пока не остановятся на том, которое удовлетворяет их по всем параметрам. При этом они проходят следующие этапы:

• Попытка вести полноценный кадровый учёт при помощи стандартного пакета программ Microsoft Office. Такой метод часто применяется в фирмах, имеющих небольшой кадровый состав. Чем всё это заканчивается? Либо провалом, либо приобретением специализированных программ. Сам Microsoft Office под данные задачи не заточен, поэтому с ним придётся помучиться.
• Ведение учёта при помощи комплексных программ типа 1C, Парус, БЭСТ и иных. Изначально такие комплексы создавались как программы для ведения бухгалтерского учёта, и с этими задачами они справляются великолепно. Что касается блока по учёту кадров, то он появился у них гораздо позже. С его помощью решаются только основные проблемы, что порой не полностью удовлетворяет менеджеров по персоналу.
• Специализированные программы по работе с персоналом. Являются наиболее качественным решением, поэтому рекомендовать буду исключительно их.

Изначально руководители фирм избегают приобретать специализированное программное обеспечение. Кто-то жалеет денег, кто-то вообще не знает об их существовании. Однако в конце концов они понимают, что с его помощью решается множество проблем, экономится время и значительно облегчается работа.

Какие задачи должна решать система по учёту персонала?

Большинство программ помогают решать следующие задачи:

• учёт штатного расписания и хранение истории изменений в нём;
• приказы о приёме, увольнении и переводе сотрудников;
• формирование графика отпусков;
• ведение учёта больничных листов;
• ведение учёта аттестаций и обучения сотрудников;
• расчёт списочного и среднесписочного состава;
• печать форм Т-6 и Т-3;
• печать отчётов по форме П4;
• формирование и печать отчётности для предоставления в различные структуры, например, ПФР и ФСС;
• возможность пользоваться встроенными справочниками.

Но для кадровиков этого мало, так как современное кадровое делопроизводство требует комплексного подхода.

Как работает система Контур-Персонал?

Я уже долгое время пользуюсь сервисом Контур.Эльба для формирования и сдачи налоговой отчётности через Интернет. Так как я полностью удовлетворён работой, то решил изучить, какие ещё полезные вещи предлагает компания Контур. Кто бы мог подумать, что у этих ребят есть всё, что нужно малому и среднему бизнесу. В том числе — программа по автоматизации кадров «Контур.Персонал».

Её плюс в том, что она изначально разрабатывалась для кадрового учёта, поэтому в ней тщательно проработана каждая мелочь и наиболее точно учтены все требования, которые возникают перед кадровиками. Также есть возможность выбрать наиболее подходящее отраслевое решение данной программы — для производственного предприятия, медицинского учреждения или государственной структуры.

Контур.Персонал позволяет детализировать работу каждого сотрудника в режиме онлайн.

• При оформлении любого приказа немедленно появляются все изменения, касающиеся его трудовой деятельности –от табеля и условий труда до необходимости прохождения медосмотра.
• Производится расчёт занятых ставок и свободных вакансий.
• Корректно отражается информация об отпусках и больничных листах с автоматическим расчётом стажа, предоставления дополнительных отпусков, продление отпуска в связи с больничным и прочие «мелочи», которые занимают у кадровика большое количество времени.
• Позволяют своевременно обрабатывать переработки и неявки сотрудников.
• Позволяет получить информацию за любой период времени, на любую заданную дату, в том числе — проанализировать состояние предприятия по кадрам в «будущем».
• Своевременно оповещает обо всех требованиях относительно как каждого сотрудника, так и любого подразделения – о планируемом отпуске или выходе на работу, о необходимости прохождения аттестации или медосмотра, о прекращении срока действия трудового договора или испытательного срока.
• Загружает данные с электронной проходной.
• Позволяет загружать и обрабатывать табели, созданные в формате Excel – это важно для предприятий, которые ведут учёт внутри подразделений.
• Даёт возможность работать с территориально отдалёнными подразделениями.
• Адаптирована для эффективной работы с любыми другими автоматизированными системами – например, 1С.
• Даёт возможность простой и быстрой настройки под внутренние требования предприятия.

Другими словами, программа полноценно и детально позволяет вести автоматизированный учёт кадров, что выводит ее в разряд одной из лучших отечественных разработок в своей области.

💥 Видео

Учет рабочего времени в СБИССкачать

1С:ERP Урок 61. Кадровый учет и расчет заработной платыСкачать

Автоматизация управленческого учета в три действияСкачать

Систематизация и автоматизация процессов в Кадровом агентстве за счет Битрикс 24Скачать

Стоит ли работать с 1С в 2023 году? / Автоматизация бизнесаСкачать

Автоматизация бизнеса – Учет финансов за 3 минутыСкачать

20 бесплатных сервисов для бизнеса, которые нужно знать, чтобы не платить за то, за что не платятСкачать

1. Коротко о главном: автоматизируем планирование и учет рабочего времени!Скачать

Простейшие формы ввода данных в Excel за пару секунд – без применения VBA!Скачать

Автоматизация должностей в программе учета в агробизнесеСкачать

Как вести учет товаров и материалов на складе или магазине. Складской учет в Гугл таблицахСкачать

Управленческий учет в 1С Комплексная автоматизацияСкачать

Автоматизация управленческого учёта. Анатолий ЖелудковСкачать

Автоматизация управленческого учета в программах 1ССкачать

Как создать кадровый отдел с нуля без опыта работы в кадрахСкачать