Особенности, риски и ошибки делегирования (7 видео)

Делегирование: плюсы и минусы

У делегирования, как и у любого другого инструмента управления есть свои плюсы и минусы. Каждому руководителю необходимо научиться им грамотно пользоваться, чтобы избежать серьезных проблем в компании.

Делегирование – это всегда передача управленческих задач, управленческих функций, полномочий и ответственности от руководителя компании своим сотрудникам. И если в процессе делегирования произошли какие-то серьезные нарушения, виноваты в них, в первую очередь, сами делегирующие.

Тем не менее, следует помнить, что делегирование – это всегда двусторонний процесс, который затрагивает и руководителя, и его подчиненных. И рассматривать плюсы и минусы этого процесса нужно рассматривать с позиции этих двух сторон.

Содержание

Плюсы делегирования для руководителя
Минусы делегирования для руководителя
Плюсы делегирования для сотрудников
Минусы делегирования для сотрудников
10 ошибок руководителя при делегировании полномочий
Ошибка №1. Отсутствие делегирования
Ошибка №2. Делегирование чужих задач
Ошибка №3. Делегирование того, что нельзя делегировать
Ошибка №4. Преждевременное делегирование
Ошибка №5. Неправильный выбор исполнителей
Ошибка №6. Делегирование через организационный уровень
Ошибка №7. Задача поставлена не вовремя
Ошибка №8. Не определена цель выполнения задачи
Ошибка №9. Не обозначены сроки начала и завершения выполнения задачи
Ошибка №10. Не расставлены приоритеты
🌟 Видео

Плюсы делегирования для руководителя

- «Приближает» управленческое решение к «точке» возникновения проблемы (задачи);
- Развивает и обучает сотрудников;
- Формирует команду и выявляет управленческий резерв;
- Дает возможность более качественно решать стратегические задачи;
- Экономит силы и время для решения наиболее важных задач;
- Развивает управленческие (в т.ч. лидерские) навыки руководителя;
- Позволяет достичь высокого уровни культуры управления в организации;
- Получение лучшего результата за счет применения экспертных знаний сотрудника;
- Мотивация сотрудника за счет постановки интересных, ответственных и разнообразных задач;
- Повышение лояльности сотрудников к компании и руководителю за счет достижения «включенности работников» и понимания ими задач более высокого уровня.

Минусы делегирования для руководителя

- Недоверие к подчиненным, нежелание делегировать;
- Привычка делать все самому, уверенность лишь в своей правоте («консерватор»);
- Незнание техники делегирования;
- Боязнь потерять контроль, авторитет, власть, статус, «воспитать конкурентов»;
- «Двойное делегирование»;
- Негативный прошлый опыт делегирования (нечеткие задачи, слабый контроль, «обратное делегирование», конфликты и т.п.)

Плюсы делегирования для сотрудников

- Обеспечивает разнообразие работы, новый интересный опыт;
- Дает возможность проявить себя, показать, на что способен; обучаться, расти, становиться более компетентными;
- Укрепляет отношения с руководством и коллегии;
- Развивает навыки руководства;
- Повышает мотивацию, удовлетворенность работой (при успешном решении сложных делегированных задач);
- Предоставляет базу для карьерного роста, возможность показать свои силы, способности, «заявить о себе»

Минусы делегирования для сотрудников

- Пассивность, привычка быть исполнителем, боязнь брать ответственность;
- Нехватка информации, знаний, опыта, навыков, компетентности в целом;
- Страх последствий (наказаний, психологического давления, моральных санкций и др.);
- Отсутствие мотивации (в тон числе дополнительной) выполнения делегированной задачи;
- Общий низкий уровень мотивации труда, неудовлетворенность работой в силу многих факторов;
- Перегруженность работой;
- «Делегирование-клеймо»;
- «Фальшивое делегирование»

Чтобы нивелировать существующие в делегировании компании проблемы, рекомендуем советоваться у более опытных коллег или привлекать внешних консультантов.

Главное помните, что не стоит замахиваться сразу на безупречную систему делегирования, в которой все было бы учтено и работало, как часы. Это что-то из области фантастики.

Далее, очень важно перед делегированием спрогнозировать возможные риски. Проанализируйте весь рабочий процесс, вспомните, какие совершали ошибки вы, когда только начинали работать, какие «проколы» вероятны в деятельности вашего сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=2m9WLZwCMHE

Опираться на народную мудрость «захочет жить – выплывет» просто экономически невыгодно: пока сотрудник будет выплывать, вы будете нести убытки.

Будьте вдвойне аккуратными и осторожными при передаче управленческих полномочий, а некоторые полномочия нельзя делегировать в принципе…

Главное правило делегирования – оно должно быть действительно необходимо. Не стоит делегировать, если истинный мотив – «спихнуть» с себя ответственность: это не переход к более эффективному управлению, а фиаско руководителя.

10 ошибок руководителя при делегировании полномочий

Видео:Плюсы и минусы делегирования. Маргулан СейсембайСкачать

Работая более десяти лет на производстве и наблюдая за рабочими и руководителями разного уровня, и за собой, в том числе, постоянно сталкиваюсь с отсутствием навыка постановки задач и делегирования у руководителей.

Некоторые руководители передают задачи на исполнение, но не делегируют, а сваливают все проблемы на подчиненных, которые в свою очередь не понимают, что делать, стесняются спросить или просто саботируют.

И задачи не выполняются, а копятся как снежный ком, перерастая в проблемы, или выполняются на усмотрение работника, который обладает меньшей информацией, другим взглядом на задачу, а часто просто отсутствием мотивации.

Поэтому я решил в этой статье показать ошибки делегирования явные и не очень, возможно, кто-то увидит себя со стороны и задумается. А некоторые начнут действовать.

Ошибка №1. Отсутствие делегирования

Некорректно звучит. Отсутствие делегирования – это не ошибка делегирования. Это ошибка организации работы. Если в вашей организации у каждого прописаны цели, задачи, сроки, и каждый знает, что он должен делать в конкретный момент времени, тогда делегирование неэффективно.

Согласитесь, трудно делегировать что-то работнику конвейера, если он покидает рабочее место только по крайней необходимости. Но возможно. Вы, вероятно, слышали про «бережливое производство» (лично мне больше нравится термин «гибкое производство»).

При организации которого, работнику делегировано достаточно много функций: контроль качества, постоянное совершенствование.

Организация, в которой отсутствует делегирование, – скорее исключение, во-первых, она не развивается, во-вторых, она демотивирует работников. Как выглядит руководитель, который не делегирует? Постоянно погружен в работу, стол завален бумагами. Есть у него время заняться оптимизацией бизнес процессов? Есть у него время усовершенствовать структуру? Есть. После работы.

Как выглядят работники, руководитель которых не делегирует? Сидят. Читают, переписываются в соцсетях и мессенджерах, сплетничают… Если бизнес-процессы организованы правильно, то работают, а потом сидят. Поэтому делегируйте все, что можно делегировать.

Ошибка №2. Делегирование чужих задач

Ваш коллега не успевает и попросил ему помочь. Вы любезно согласились. Но сами не успеваете и делегируете задачу дальше. Это абсолютно неправильно. Во-первых, это будет похоже на глухой телефон, а во-вторых, вам придется столкнуться с конфронтацией и непониманием сотрудника.

Видео:Типичные ошибки делегирования // Делегирование и управления 18+Скачать

Когда я начал описывать эту ошибку, мне сразу пришла в голову аналогия с кукушками.

Существуют люди, которые от природы талантливо делегируют, они подбрасывают свою работу другим, как кукушка подбрасывает яйца в чужие гнезда. И вы тратите на нее время в ущерб своим задачам.

Если эту задачу высиживаете, кормите и растите вы, то это ваша проблема, а если вы ее делегируете дальше, то это проблема вашего работника и ваша ошибка.

Почему эта задача вообще попала к вам? Кто на самом деле должен ее выполнять? Прежде чем делегировать, нужно выяснить действительно ли это ваша задача или задача вашего отдела. А для этого необходимо знать организационную структуру и должностные обязанности, свои и своих подчиненных.

Ошибка №3. Делегирование того, что нельзя делегировать

Нарисуем немного фантастическую картину.

От вас к вашим работникам отходят прозрачные трубки, по ним вы передаете ресурсы, управляющие воздействия, вознаграждение, обучающие воздействия, мотивационные воздействия от них, по этим же трубкам, получаете результаты и обратную связь об их состоянии. Что случится, если эти трубки передать заместителю? Случиться может разное, но в большинстве случаев ничего хорошего. Некоторые задачи делегировать нельзя. Их можно разделить на три группы:

Задачи руководителя
Сложные задачи, решение которых возможно даже вам не под силу, и задачи с высокой степенью риска
Срочные и важные дела.

Ошибка №4. Преждевременное делегирование

Эта ошибка очень часто встречается у руководителей. Получив задачу от своего руководства, они не глядя, спускают ее вниз. Так нельзя. Задача поручена вам, и вам за нее отвечать.

https://www.youtube.com/watch?v=pMo6uXW30zU

Прежде чем делегировать вновь полученную задачу, ее нужно проанализировать (что делать? как делать? когда делать? чем делать), как будто вы сами планируете ее выполнять.

Задать все необходимые вопросы и узнать всю необходимую информацию. В каждой, даже самой простой, задаче могут быть трудности, которые нужно предусмотреть до того, как с ними столкнется ваш подчиненный.

И тем более, до того, как он начнет их решать на свое усмотрение.

При подобной передаче задания может получиться глухой телефон. Подчиненный спрашивает у вас, вы спрашиваете у своего руководителя и передаете подчиненному, но его интересовала немного другая информация, вы снова и снова уточняете, постепенно теряя уважение как руководителя, так и подчиненного. В итоге вам все равно пришлось разобраться, но время и лицо потеряны.
Видео:5 ОШИБОК ДЕЛЕГИРОВАНИЯСкачать

Фактически это отсутствие делегирования, так как при делегировании нужно было бы объяснить работнику цель, суть задачи, допустимый и недопустимый результат, мотивировать, получить обратную связь. В данном случае происходит просто отфутболивание задачи.

Ошибка №5. Неправильный выбор исполнителей

Неправильный выбор исполнителей касается не только делегирования как такового, но и найма работников вообще.

Если в вашей организации работают низкоквалифицированные, немотивированные кадры, то о делегировании можете забыть. Вам доступна только такая опция, как поручения: «Принеси, подай, иди на … – не мешай.

» Грубо, но жизненно. Люди категории А нанимают людей категории А, люди категории Б нанимают людей категории B.

То есть, если вы пашете, как вол, то винить вы можете только себя, потому что варианта два: вы не делегируете, потому что некому, вы не делегируете, потому что не умеете. В обоих случаях виноваты только вы.

Ошибка №6. Делегирование через организационный уровень

Вассал моего вассала – не мой вассал. Об этом принципе многие не слышали, а кто слышал, под воздействием среды не соблюдает. Что я понимаю под средой?

Мы все приходим на работу или начинаем бизнес «зелеными» не знающими как, что, и когда, имеющими только теоретические познания. Мы не знаем точно, как себя вести, и повторяем то, что делают другие: руководитель, старшие коллеги, старшие партнеры.

Но грамотных управленцев, у которых можно и нужно учиться – единицы, поэтому мы копируем изначально неверный стиль поведения. А именно поведение грамотного и деятельного лидера, который знает все и вмешивается во все, он все контролирует и раздает всем указания и не знает слова «субординация».

Это выглядит эффектно, иногда даже эффективно, но чаще всего создает больше проблем, чем возможностей.

Делегирование через организационный уровень трудно представить. Но оно существует. Сам видел. Делегирование в организации должно происходить, как движение червя в почве.

Задача поступает в рот и идет от головы напрямую через весь организм и выходит через заднепроходное отверстие. Невозможно протолкнуть кусок почвы мимо какого-то отдела в пищеварительной системе червя.

Прошу прощения за неприятное сравнение.

Ошибка №7. Задача поставлена не вовремя

Все нужно делать вовремя и поручать задачи в том числе. Глупо пытаться делегировать задачу, если она должна быть выполнена вчера. Чаще всего руководители начинают «сбрасывать» задачи, когда видят, что сами не успевают. Либо есть второй вариант, который я уже упоминал, – как только получили задачу или она пришла в голову. Оба, как вы понимаете, неверны.

Видео:5 ошибок делегирования на удаленкеСкачать

Представьте, что вы генерал, а ваши подчиненные, соответственно, офицеры. Вы видите всю картину целиком, а они только часть.

Если каждый раз, как только вам приходит в голову идея маневра, вы будете ее высказывать, а они выполнять, то к началу основных сражений войска упадут без сил. И противоположный случай.

Если ждать до последнего и каждый раз поднимать войска по тревоге, то офицеры вам вообще не нужны. Вам нужны солдаты, исполняющие команды, потому что им некогда думать, им надо сразу исполнять.

Ошибка №8. Не определена цель выполнения задачи

Мне рассказывали следующую историю. На одном предприятии решили провести испытание нового способа производства и дали задание аппаратчику выполнить необходимые работы. Задание дали в письменном виде в ночную смену, то есть у него не было возможности уточнить детали задания.

Цель задания не объяснили. В одном из пунктов задания было отклонение от обычного хода процесса (это и было целью испытания), но работник решил, что это ошибка.

Сам себе определил цель (выполнить все как обычно) и соответственно подкорректировал задание, изменив условия и испортив, тем самым эксперимент.

https://www.youtube.com/watch?v=SMNACryZ8xY

Сразу добавлю. Четкое следование инструкциям и жесткая дисциплина – это конечно хорошо, но иногда приводит к еще большим проблемам, а иногда к отказам выполнять что-то помимо инструкций.

Ошибка №9. Не обозначены сроки начала и завершения выполнения задачи

Как?! Вы еще не сделали?! Это нужно было вчера! Такие реплики приходится часто слышать. Это ошибка встречается на каждом шагу.

Руководитель, передающий задачу сотруднику, подразумевает, что он начнет ее выполнять сразу, или даже не задумывается о сроках, а работник обычно выполняет все задачи в порядке очереди – первой пришла, первой ушла. В итоге сроки сорваны.

А представьте, если бы он действительно начинал выполнять задачу сразу! Десятки начатых, но незаконченных задач и абсолютно демотивированный работник, даже не приступающий к новым задачам. Потому что на своем опыте осознал солдатскую мудрость: «Не спеши выполнять приказ — отменят».

Есть известный анекдот о трех гвоздях: «Советские времена. Съезд управленцев по обмену опытом. У самого передового председателя-управленца спрашивают: — А как вам удается столько всего успевать? Тот отвечает:

— Очень просто! Методом трех гвоздей. У меня над столом вбиты три гвоздя.

Видео:Подкаст. Принципы делегированияСкачать

Когда ко мне приходит распоряжение или запрос — я его пишу на листочке и вешаю на гвоздь. И ничего не делаю. Когда приходит первое напоминание — перевешиваю на второй гвоздь. После второго напоминания — на третий. И только после третьего напоминания — приступаю к выполнению.

Однако, мало какие распоряжения доходят до третьего гвоздя».

Этот метод используют многие, так как привыкли, что инициативы, спускаемые сверху, часто не продуманы и постоянно меняются, иногда с точностью до наоборот.

Хороший работник спросит, когда задача должна быть выполнена, только тогда забывчивый руководитель осознает свою ошибку и задумавшись протянет: «Завтра». Потому что он не знает, когда это должно быть сделано, но не срочно, поэтому не сегодня. А если задача срочная, то руководитель выдаст что-то типа «немедленно» или «вчера».

Ошибка №10. Не расставлены приоритеты

Я вам сейчас расскажу историю про одного очень ответственного работника и его безответственного руководителя. Возможно, кто-то себя увидит в одном из этих двух образов.

Жил был ответственный работник. Он не любил свою работу, позже вы поймете, почему, но выполнял ее хорошо и дисциплинированно. С вечера он составлял план на завтра и на следующий день начинал по нему работать. Но получалось это не всегда.

Иногда еще по дороге на работу ему звонил начальник или начальник начальника или еще кто-то, от кого зависит зарплата работника и давал новое задание, которое нужно было выполнить срочно. Работник приезжал на работу и начинал выполнять это задание.

Через небольшой промежуток времени звонил начальник или начальник начальника или еще кто-то, от кого зависит зарплата работника, и напоминал про другое задание выданное ранее и тоже очень важное и срочное. Тогда ответственный работник начинал выполнять это старое-новое задание.

Через небольшой промежуток времени работник вспоминал про свой план, в котором все задания были срочными и важными и не мог сосредоточиться на другой работе и не мог выдержать давления и открывал «».

В самый разгар пролистывания ленты звонил начальник или начальник начальника или еще кто-то, от кого зависит зарплата работника, и напоминал про самое важное и срочное задание. Работник приступал к выполнению задания.

Но через небольшой промежуток времени звонил начальник или начальник начальника или еще кто-то, от кого зависит зарплата работника, и просил передать необходимую информацию. Это было проще и понятнее, поэтому он не мог не прерваться. Потом снова кто-то звонил и просил что-то посчитать, что-то переслать, найти где-то ошибку, за кем-то что-то доделать и наступал конец рабочего дня. Работник составлял план на завтра, брал работу на дом и уставший ехал домой. По дороге домой снова кто-то звонил, и план на завтра начинал меняться уже сегодня.

Видео:Как правильно делегировать. Основные ошибки и инструменты делегирования. Без водыСкачать

https://www.youtube.com/watch?v=HiVjGy_S2M4

Отсутствие приоритетов при постановке задач и делегировании – самая частая ошибка после отсутствия дедлайна.

P.S. Это далеко не полный список ошибок. На данный момент я подметил 21 ошибку, поэтому возможно в скором времени появится вторая часть этой статьи. А как вы делегируете? И какие ошибки замечали за коллегами или за собой?