Перечень документов для ГИТ по охране труда

Проверки работодателей со стороны Государственной инспекции труда проводятся в двух формах – выездной и документарной. И та, и другая могут быть плановыми или внеплановыми. Если в ходе выездной проверки инспекторы находятся на территории работодателя, то документарная проверка проходит в стенах инспекции.

Предмет документарной проверки по охране труда – сведения, содержащиеся в документах работодателя.

Интересовать инспекторов будут не только документы, напрямую относящиеся к охране труда, но и устанавливающие их организационно-правовую форму, а также связанные с исполнением требований, предписаний и постановлений Государственной инспекции труда, акты предыдущих проверок, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях.

Как проводится проверка по охране труда?

Документарная проверка проводится по месту нахождения инспекции, без выезда к работодателю.

Порядок организации документарной проверки (как плановой, так и внеплановой) установлен статьей 14 Федерального закона от 26 декабря 2008 г.

№ 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее – Закон № 294-ФЗ).

Поводом к проверке может служить заявление работника о нарушении его трудовых прав, информация прокуратуры и правоохранительных органов, сообщения СМИ. Основанием является распоряжение или приказ руководителя либо заместителя руководителя Государственной инспекции труда. В нем указывается перечень документов, которые должны быть представлены работодателем.

Как правило, состояние охраны труда проверяется в ходе комплексной проверки. То есть инспекторов будут также интересовать вопросы трудовых правоотношений и кадрового производства, другие темы.

Затребованные инспекцией документы работодатель должен представить в течение 10 рабочих дней. Срок отсчитывается с момента, когда получен запрос. Поскольку запросы обычно направляют почтой, датой начала срока будет служить отметка почтальона о том, когда письмо было вручено представителю работодателя.

Документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и, соответственно, подписью индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, руководителя или другого должностного лица организации. При этом подлинники представлять нет необходимости. Инспекторы не вправе требовать и нотариального удостоверения копий документов. Данный запрет прямо установлен пунктом 7 статьи 11 Закона № 294-ФЗ.

Кроме того, работодатель вправе представить запрашиваемые документы в электронном виде. Порядок должен быть установлен Правительством РФ.

Какие документы по охране труда потребует ГИТ?

Как правило, инспекторов будет интересовать следующий перечень документов по охране труда:

1. Положение о службе охраны труда (если имеется в организации).

2. Приказ о возложении обязанностей специалиста по охране труда на работника организации или договор со сторонней организацией о проведении мероприятий по охране труда.

3. Приказ о распределении обязанностей по ОТ среди руководителей подразделений.

4. Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Отчет о проведении специальной оценки условий труда или аттестации (если еще действует).

6. Перечень сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

7. Приказ о создании постоянно действующей комиссии по охране труда.

8. Протокол заседания комиссии по охране труда.

9. Программы обучения по охране труда по профессиям.

10. Программы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте

11. Документы, подтверждающие обучение работников по охране труда (удостоверения), в том числе руководителя организации.

12. Документы, связанные с выдачей СИЗ (личные карточки работников).

13. Журналы:

    • вводного инструктажа;
    • инструктажа на рабочем месте;
    • регистрации несчастных случаев на производстве;
    • предрейсового медосмотра.

14. Инструкция по оказанию первой помощи.

15. Перечень инструкций по охране труда.

16. Инструкции по охране труда на каждую должность.

Даже если работодатель не занимается производством и у него нет станков и производственного оборудования, то наверняка имеются компьютеры. Поэтому обязательно нужно иметь инструкции по работе с персональным компьютером и копировально-множительной техникой. Эти документы также могу запросить в инспекции.

https://www.youtube.com/watch?v=xLMXntDNBJ0

Инспекторы могут затребовать и другие документы, если сочтут, что представленные им сведения не дают полной картины или содержат неверные сведения.

Если работодатель вовремя не представит указанные документы, представит их в неполном объеме или в искаженном виде, он может быть оштрафован. Размер штрафа для организации составляет от 3000 до 5000 рублей, ее руководителя – от 300 до 500 рублей.

Суммы не очень большие, но необходимо учесть, что действия работодателя могут быть расценены как воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора) по проведению проверок или уклонение от таких проверок.

За подобное нарушение организация может быть оштрафована на сумму от 5000 до 10 000 рублей, а ее руководитель – на сумму от 2000 до 4000 рублей (ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ).

Если же в результате воспрепятствования или уклонения инспекторы не смогли провести или закончить проверку, наказание станет строже. Штраф для организации составит от 20 000 до 50 000 рублей, для руководителя – от 5000 до 10 000 рублей (ч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ).

За повторное нарушение санкции еще возрастут. Организацию оштрафуют на сумму от 50 000 до 100 000 рублей, а руководителя – от 10 000 до 20 000 рублей. Вместо штрафа его могут дисквалифицировать на срок от шести месяцев до одного года (ч. 3. ст. 19.4.1 КоАП РФ).

Источник: Охрана труда: просто и понятно

Видео:пакет документов организации по охране труда короткий обхорСкачать

Вам стоит это знать

Сразу отметим, что нигде не определен список документов, запрашиваемых при проверке трудовой инспекции.  В ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем  трудового законодательства.

Поэтому можно сказать, что все обязательные трудовые документы должны иметься у работодателя, и эти документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Договоры

В организации должны иметься следующие договоры:

1. Трудовые договоры. Все трудовые договоры должны содержать обязательные условия, установленные статьей 57 Трудового кодекса.

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.

3. Ученические договоры. Эти договоры должны быть в организации, при оформлении ученичества.

Обязательные локальные акты организации

В каждой организации в обязательном порядке должны быть:

1. правила внутреннего трудового распорядка;

2. положение об оплате труда и премировании. Это положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 135 ТК РФ).

3. положение о персональных данных работников (ст. 88 ТК РФ);

При наличии определенных условий, в организации должны быть следующие локальные акты:

1. локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем.

Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 101 ТК РФ).

2.график сменности.

Наличие данного документа необходимо в случаях, когда работа в организации осуществляется посменно. График сменности может быть оформлен как приложение к трудовому договору (ст. 103 ТК РФ);

3. локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части.

Этот документ обязателен в тех организациях, где рабочий день может быть разделен на части (ст. 105 ТК РФ);

4. локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки.

https://www.youtube.com/watch?v=9gSGBmy9hvo

Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации (ч. третья ст. 196 ТК РФ). Вместо утверждения ЛНА, условия об обучении могут быть включены в коллективный договор или, например, в правила внутреннего трудового распорядка.

5. локальный нормативный акт, устанавливающий порядок применения вахтового метода (ч. четвертая ст. 297 ТК РФ). Условие об установлении порядка применения вахтового метода не обязательно оформлять отдельным локальным актом, это условие может быть включено в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.

Документы по охране труда

На всех работодателей возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

У работодателей должны иметься:

1. Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным актам организации. Минтруда России издало Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда (утверждены 13 мая 2004 г.). Работники должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись. Для этого следует завести журнал ознакомления работников с инструкциями по охране труда.

2. Документы, подтверждающие прохождение инструктажа и обучения  по охране труда.

Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда (ст.225 ТК РФ). Порядок обучения и проверки знаний установлен Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 (далее –  Порядок).

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1 Порядка). Помимо первичного инструктажа, работодатель обязан проводить повторный и в установленных случаях внеплановый инструктаж.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка).

Отметим, что по общему правилу инструктаж должны проходить все работники. Однако, очевидно, что фактически в таком инструктаже нуждаются только сотрудники рабочих профессий.

Поэтому работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

При этом перечень профессий и должностей сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (п. 2.1.4 Порядка). Эти же работники освобождаются и от прохождения повторного инструктажа. Поэтому у работодателя в обязательном порядке должны иметься журналы проведения инструктажей.

Итак, документы, подтверждающие проведение вводного инструктажа:

• протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;
• личная карточка прохождения обучения;
• журнал вводного инструктажа;
• журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
• перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Формы, подтверждающие прохождение вводного инструктажа, содержит ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Все эти формы являются рекомендованными.

Приказы (распоряжения) работодателя

Приказ –  это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство устанавливает обязательность издания приказов, при этом перечня возможных приказов не существует. Поэтому, организация обязана хранить все «трудовые» приказы.

https://www.youtube.com/watch?v=PCaVO-aYd5A

Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет (ст. 19 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Документы, связанные с выплатой зарплаты

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Трудовые инспекторы обязательно проверят, утверждена ли в организации форма расчетного листка. Поэтому в  компании должен иметься приказ об утверждении расчетного листка.

Помимо этого трудовые инспекторы обращают внимание, указаны ли дни выплаты заработной платы:

• в трудовом договоре с работником;
• в правилах внутреннего трудового распорядка;
• в коллективном договоре (при его наличии).

«Отпускные» документы

В организации должен быть утвержден график отпусков. График утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. первая ст.123 ТК РФ).

Помимо графика отпусков трудовые инспекторы проверят, извещаются ли работники о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Поэтому в организации должен иметься либо специальный журнал извещения работников о начале отпуска, либо копии извещений, на которых должны стоять подписи работников и даты.

Документы по личному составу

В организации должны быть следующие документы:

1. Трудовые книжки. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

2. Личные карточки работников. Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2.

Документы по учету рабочего времени и штата

В организации должны иметься:

1. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена статьей 91 Трудового кодекса РФ. Табель учета рабочего времени можно  вести с использованием унифицированной формы № Т-12.

2. Штатное расписание. Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание – обязательный документ для всех работодателей.

Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание.

Между тем, в большинстве случаев, обойтись без штатного расписания невозможно.  Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм статей 15, 57 Трудового кодекса.

Извещения и уведомления

Трудовое законодательство обязывает работодателя уведомлять работников о наступлении определенных событий, поэтому у работодателя должны иметься:

• уведомления о начале отпуска;
• уведомления о сокращении численности или штата работников;
• уведомления о прекращении срочного трудового договора;
• другие уведомления.

Заявления и справки, полученные от работников

В организации должны храниться заявления работников:

• о предоставлении или переносе отпусков;
• о предоставлении отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком;
• о расторжении трудового договора по инициативе работника;
• другие заявление.

Справки., полученные от работников:

• о подтверждении беременности;
• о наличии (отсутствии) судимости;
• другие справки.

Журналы и книги учета

Организации должны вести следующие журналы и книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.  № 69).

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н).

4. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (форма утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 № 73).

6. Журнал проведения вводного инструктажа (форма рекомендована ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»).

Помимо этого в организации должен иметься Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Отметим, что факт ознакомления с локальными актами можно подтверждать иначе, например, сделать листки ознакомления к локальным нормативным актам.

Итак, здесь мы привели обширный, но не полный список документов, которые может потребовать трудовой инспектор в ходе проверки.

https://www.youtube.com/watch?v=AjuIzc1kNMM

Если вы не уверены, что можете правильно оценить наличие и корректность оформления документов, предлагаем вам воспользоваться помощью наших специаистов и заказать услугу «кадровый аудит».

(по данным журнала «Кадровое дело»)

Видео:Охрана труда. Минимальный перечень документов, необходимый для проверки ГИТСкачать

Документация по охране труда 2021, образцы документов

Документация по охране труда 2021, образцы документов

Локальная документация по охране труда для каждого предприятия, организации — своя! Состав документации — обширный и разнообразный. При этом постараемся выделить несколько основных типов документов, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии.

Основные группы документов по охране труда

1. Локальные нормативные акты по охране и безопасности труда, в том числе, различные Положения, Регламенты, Организационно-распорядительные документы и т.д. (эту основную группу рассмотрим ниже), описывающие, в основном, организационные мероприятия (в системе охраны труда).

2. Документы, содержащие требования охраны и безопасности труда, предъявляемые к работникам, а также описывающие безопасные методы и приемы выполнения работ. Сюда можно отнести, например, инструкции по охране труда, производственные инструкции, технические регламенты выполнения работ и т.д.

3. Документы, содержащие актуальные государственные нормативные требования охраны труда, применительно к сфере деятельности предприятия и его специфике.
4. Техническая документация по безопасной и правильной эксплуатации оборудования, технических средств и применяемого инструмента и приспособлений.

   Сюда также включают сведения о безопасности (или опасности) применяемого сырья и материалов, сертификаты соответствия и т.д.

5. Материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
6. Предписания контролирующих органов власти: ГИТ, Ростехнадзора, Роспотребнадзора и т.д.

7. Документы по текущей деятельности в сфере охраны труда: протоколы проверки знаний, журналы инструктажей, контингенты и т.д.
8. Материалы специальной оценки условий труда.
9. Учебно-методические материалы, чисто информационные и другие документы.
10. Прочие, не относящиеся к перечисленным выше, документы по охране труда.

Рассмотрим состав первой указанной группы, — локальных документов. Перечень не исчерпывающий, но мы постарались сделать его максимально полным. Документацию по пожарной безопасности мы рассматривали в другой статье.

Приказы по охране труда, образцы

• Приказ назначении лица, ответственного за организацию работы по охране труда
• Приказ о назначении лиц, ответственных за обеспечение безопасного производства работ
• Приказ — Организация обучения и инструктажей
• Приказ — Назначение ответственных за выдачу СИЗ
• Приказ о назначении ответственных за организацию и проведение медосмотров
• Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию погрузочно-разгрузочных работ
• Приказ о назначении лиц, ответственных за содержание в исправном состоянии инструментов
• Приказ о назначении лиц, ответственных за техническое обслуживание, ремонт и проверку технического состояния автотранспортных средств
• Приказ о назначении лиц, ответственных за исправное состояние и эксплуатацию сварочного оборудования
• Приказ о назначении лица, ответственного за исправное состояние и безопасную эксплуатацию котлов и сосудов
• Приказ о назначении лиц, ответственных за выпуск автомобильного транспорта на линию
• Приказ о назначении лиц, ответственных за электрохозяйство

Перечни и списки:

• Перечень действующих инструкций по охране труда (по профессиям, должностям и видам работ).
• Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения инструктажа на рабочем месте.
• Перечень профессий и должностей работников из числа неэлектротехнического персонала, которым необходимо присвоение I группы по электробезопасности.
• Перечень профессий и должностей электротехнического персонала, которому необходимо иметь группу по электробезопасности не ниже II.
• Перечень работ с повышенной опасностью.
• Перечень профессий и должностей работников, которым полагается бесплатная специальная одежда, обувь и другие средства индивидуальной защиты (с указанием вида средств, нормы их выдачи, сроков носки).
• Перечень профессий и должностей работников, которым полагается бесплатная выдача смывающих (обезвреживающих) средств.
• Список контингента и поименный список работников, которые обязаны проходить предварительный и периодический медицинские осмотры (обследования).

Прочие документы:

• Правила внутреннего трудового распорядка организации.
• Должностные инструкции работников (в том числе, с указанием их обязанностей по охране труда) согласно штатному расписанию.
• Положение об организации работы по охране труда.
• Программа вводного инструктажа по охране труда.
• Программы проведения инструктажа по охране труда на рабочем месте для профессий, должностей и видов работ.
• Инструкции по охране труда для профессий, должностей и видов работ.
• Инструкция о мерах пожарной безопасности в организации.
• Программа проведения инструктажа с неэлектротехническим персоналом организации для присвоения I группы по электробезопасности.
• Программы обучения мерам пожарной безопасности работников организации.
• Программы обучения по охране труда для профессий, должностей и видов работ.
• График проведения проверки знаний по результатам обучения по охране труда.
• Экзаменационные билеты (контрольные вопросы, тесты) для проверки знаний требований охраны труда по результатам обучения.
• Удостоверения о проверке знаний требований охраны труда работников и протоколы проверки знаний по охране труда.
• Удостоверения о проверке знаний норм и правил работы на электроустановках (для электротехнического персонала – например, для ответственного за электрохозяйство, инженера-электрика, электромонтера по ремонту и обслуживанию электрооборудования и пр.).
• Акты о расследовании несчастных случаев и профессиональных заболеваний, материалы расследований.
• Личные карточки учета выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты.
• Личные карточки учета выдачи смывающих (обезвреживающих) средств.
• График проведения периодических медицинских осмотров.
• Заключительные акты по итогам медицинских осмотров.
• Документация по специальной оценке условий труда.
• График проведения контроля за состоянием охраны труда
• Комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.

Журналы:

• Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда.
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
• Журнал регистрации несчастных случаев.
• Журнал учета инструкций по охране труда.
• Журнал учета выдачи инструкций по охране труда.
• Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности.
• Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу.
• Журнал регистрации работ по охране труда.

* Перечень необходимых документов по охране труда является примерным и должен уточняться в зависимости от специфики и видов хозяйственной деятельности организации, штатной численности работников и иных факторов. 

Видео:перечень документов по охране труда: разовая услуга по созданию службы охраны труда на предприятииСкачать

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства.

Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Привести их полный перечень не представляется возможным, так как при осуществлении надзорных и контрольных мероприятий инспекторы могут потребовать у работодателя предоставления любых документов, относящихся к предмету проверки. Далее отметим лишь основные из них.

Все кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, можно разделить на два вида:

• обязательные, наличие которых у работодателей прямо определено трудовым законодательством;
• факультативные, т.е. носящие рекомендательный характер.

К обязательным документам относят:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки;
• штатные расписания;
• книги учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним);
• документы, которые устанавливают порядок обработки персональной информации работников, а также их правовой статус в этой области;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• графики отпусков;
• графики сменности;
• приказы по личному составу;
• личные карточки работников;
• табели учета рабочего времени;
• медицинские книжки.

Именно эти документы для трудовой инспекции являются основными. Их инспекторы проверяют в первую очередь.

https://www.youtube.com/watch?v=JAA_1g1VzBc

К факультативным документам причисляют:

• положения о различных структурных подразделениях;
• положения об аттестации работников;
• должностные инструкции;
• положения о персонале и т.д.

Факультативные документы могут проверяться наравне с основными, если они относятся к предмету проверки.

Правила оформления основных документов по трудовым отношениям

Необходимо учитывать, что рано или поздно любого работодателя ожидает проверка трудовой инспекции. Документы для нее необходимо подготовить заблаговременно. Они должны соответствовать всем требованиям законодательных актов.

1. договора не должно противоречить положениям ст. 57 Трудового кодекса РФ. В текст обязательно включаются следующие условия:

   • место работы;
   • трудовая функция работника;
   • дата начала работы;
   • условия оплаты труда;
   • режим рабочего времени (времени отдыха);
   • условия, касающиеся обязательного социального страхования работника;
   • другие условия, согласно трудовому законодательству.

   Договор составляется в письменной форме и подписывается работником и работодателем (уполномоченным представителем), а также скрепляется печатью (при ее наличии).

2. Составляется ежегодно, с ним необходимо ознакомить всех работников под роспись. Иногда бывает, что сотрудникам отдых предоставляется не по установленному графику. В таком случае работодатель рискует получить наказание за нарушение трудового законодательства. Приказ об отпуске подписывается не позднее, чем за две недели до начала отпуска, сотрудник должен быть обязательно с ним ознакомлен.

3. Порядок ведения, а также хранения трудовых книжек установлен соответствующими Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ.

4. Документы, касающиеся выплаты заработной платы

Работодателю следует очень внимательно отнестись к вопросу выплаты заработной платы. Она должна выплачиваться работникам своевременно и в полном объеме. Выплаты должны фиксироваться в специальных документах (зарплатных ведомостях, расчетных листках и т.д.). При нарушении размеров и сроков выплат работодатель может быть привлечен к ответственности.

Документы, связанные с охраной труда

К ним относятся:

• инструкции по охране труда;
• журналы регистрации инструктажа;
• журналы регистрации несчастных случаев, произошедших на производстве;
• личные карточки средств защиты;
• графики медицинских осмотров;
• положения о порядке выдачи работникам средств защиты;
• другие документы.

Перечень таких документов индивидуален для каждого работодателя. Он зависит от специфики деятельности фирмы или частного предпринимателя.
Инструкции по охране труда должны быть утверждены приказом; работников следует ознакомить с ними под роспись. Для этого можно завести специальный журнал. Ознакомление производится при принятии гражданина на работу либо после утверждения инструкции.

Таким образом, законодательство наделило Государственную инспекцию труда исключительными полномочиями по проверке разного рода документов работодателей. Однако при этом необходимо помнить, что закон запрещает инспекторам требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки.

Как проводится проверка по охране труда

Документарная проверка проводится по месту нахождения инспекции, без выезда к работодателю.

Порядок организации документарной проверки (как плановой, так и внеплановой) установлен статьей 14 Федерального закона от 26 декабря 2008 г.

№ 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее – Закон № 294-ФЗ).

Поводом к проверке может служить заявление работника о нарушении его трудовых прав, информация прокуратуры и правоохранительных органов, сообщения СМИ. Основанием является распоряжение или приказ руководителя либо заместителя руководителя Государственной инспекции труда. В нем указывается перечень документов, которые должны быть представлены работодателем.

Как правило, состояние охраны труда проверяется в ходе комплексной проверки. То есть инспекторов будут также интересовать вопросы трудовых правоотношений и кадрового производства, другие темы.

https://www.youtube.com/watch?v=gOzzO_l9_xc

Государственной инспекцией труда в Нижегородской области в 2014 году проведено 1530 проверок,  из них по вопросам охраны труда – 539. Всего наложено 2510 штрафов на общую сумму 33 231 500 рублей, из них за нарушения в области охраны труда – 1233 штрафа на сумму 18 991 500 рублей.

За январь-февраль 2015 года проверены 262 организации. При этом 93 проверки касались охраны труда. Всего за два месяца наложено 359 штрафов на общую сумму 6 573 000 рублей, из них за нарушения охраны труда оформлено 209 штрафов на сумму 5 010 000 рублей.

Затребованные инспекцией документы работодатель должен представить в течение 10 рабочих дней. Срок отсчитывается с момента, когда получен запрос. Поскольку запросы обычно направляют почтой, датой начала срока будет служить отметка почтальона о том, когда письмо было вручено представителю работодателя.

Документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и, соответственно, подписью индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, руководителя или другого должностного лица организации. При этом подлинники представлять нет необходимости. Инспекторы не вправе требовать и нотариального удостоверения копий документов. Данный запрет прямо установлен пунктом 7 статьи 11 Закона № 294-ФЗ.

Кроме того, работодатель вправе представить запрашиваемые документы в электронном виде. Порядок должен быть установлен Правительством РФ.

Какие документы по охране труда потребует ГИТ

Как правило, инспекторов будет интересовать следующий перечень документов по охране труда:

1. Положение о службе охраны труда (если имеется в организации).
2. Приказ о возложении обязанностей специалиста по охране труда на работника организации или договор со сторонней организацией о проведении мероприятий по охране труда.
3. Приказ о распределении обязанностей по ОТ среди руководителей подразделений.
4. Правила внутреннего трудового распорядка.
5. Отчет о проведении специальной оценки условий труда или аттестации (если еще действует).
6. Перечень сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.
7. Приказ о создании постоянно действующей комиссии по охране труда.
8. Протокол заседания комиссии по охране труда.
9. Программы обучения по охране труда по профессиям.
10.  Программы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте
11.  Документы, подтверждающие обучение работников по охране труда (удостоверения), в том числе руководителя организации.
12.  Документы, связанные с выдачей СИЗ (личные карточки работников).
13.  Журналы:
    • вводного инструктажа;
    • инструктажа на рабочем месте;
    • регистрации несчастных случаев на производстве;
    • предрейсового медосмотра.
14.  Инструкция по оказанию первой помощи.
15.  Перечень инструкций по охране труда.
16.  Инструкции по охране труда на каждую должность.

Даже если работодатель не занимается производством и у него нет станков и производственного оборудования, то наверняка имеются компьютеры. Поэтому обязательно нужно иметь инструкции по работе с персональным компьютером и копировально-множительной техникой. Эти документы также могу запросить в инспекции.

Инспекторы могут затребовать и другие документы, если сочтут, что представленные им сведения не дают полной картины или содержат неверные сведения.

Если работодатель вовремя не представит указанные документы, представит их в неполном объеме или в искаженном виде, он может быть оштрафован. Размер штрафа для организации составляет от 3000 до 5000 рублей, ее руководителя – от 300 до 500 рублей.

Суммы не очень большие, но необходимо учесть, что действия работодателя могут быть расценены как воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора) по проведению проверок или уклонение от таких проверок.

За подобное нарушение организация может быть оштрафована на сумму от 5000 до 10 000 рублей, а ее руководитель – на сумму от 2000 до 4000 рублей (ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ).

Если же в результате воспрепятствования или уклонения инспекторы не смогли провести или закончить проверку, наказание станет строже. Штраф для организации составит от 20 000 до 50 000 рублей, для руководителя – от 5000 до 10 000 рублей (ч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ).

За повторное нарушение санкции еще возрастут. Организацию оштрафуют на сумму от 50 000 до 100 000 рублей, а руководителя – от 10 000 до 20 000 рублей. Вместо штрафа его могут дисквалифицировать на срок от шести месяцев до одного года (ч. 3. ст. 19.4.1 КоАП РФ).

Видео:Как подготовить пакет документов по охране труда за деньСкачать

Нормативные документы по охране труда: полный перечень — Идеи для бизнеса

Подготовка к любой проверке — дело хлопотное. К тому же, инспекторы могут нагрянуть неожиданно: например, после жалобы работника. Чтобы пройти проверку и выжить, нужно следить, чтобы следующие документы были в порядке.

Локальные нормативные акты: что проверяют инспекторы ГИТ

Помните, что ГИТ часто проверяет документы, которые прямо не относятся к охране труда – трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, и даже бухгалтерскую документацию.

Перечень нормативных правовых актов

В таблице мы привели документы, которые вы разрабатываете сами. Но есть еще и обязательный пакет нормативно-правовой документации, разработанный государством. Ее нужно распечатать и хранить (некоторые документы – повесить на видном месте, например, правила санитарной обработки).

Итак, что нужно подготовить:

• Трудовой кодекс РФ и КоАП,
• Приказы,
• Федеральные законы, которые касаются вашего вида деятельности, а также общие («О санитарно-эпидемиологическом благополучии», «О специальной оценке условий труда»),
• СанПиНы – для каждой отрасли свои,
• СНИПы по виду деятельности,
• Нормы выдачи СИЗ, обеззараживающих и смывающих средств,
• Перечень вредных и опасных производственных факторов,
• Технический регламент о безопасности зданий.
• Эти документы нужно хранить все время, пока работает предприятие.

Документы для отдельных отраслей

Помимо общих документов, есть дополнительные акты, приказы, декларации, которые зависят от специфики деятельности компании. 

Например, на предприятиях газовой отрасли нужны планы локализации и ликвидации аварий и журнал учета проверки измерительных приборов. Монтажники-электрики руководствуются правилами ТУ электрических станций и сетей.

Химики должны проходить повторные инструктажи каждые 3 месяца.

Поэтому в делопроизводстве необходимо руководствоваться отраслевыми нормативными правовыми актами – там перечислены все требования по ОТ, исходя из специфики деятельности предприятия.

Как навести порядок в бумагах

Документооборот по ОТ – задача сложная. Каждый акт, бланк, приказ имеет свои особенности заполнения. Однако есть некоторые общие правила, которые помогут навести порядок и быть в любой момент готовым к проверке.

1. Ведение документации – прямая обязанность работодателя. Сотрудники не обязаны этим заниматься, если это не прописано в трудовых договорах. Поэтому либо нанимайте специалиста, либо обращайтесь за помощью в  

   аутсорсинговую компанию

2. Посмотрите в таблице, каких документов вам не хватает, и создайте их.
3. Каждый документ должен иметь дату введения в действие и срок хранения.
4. Электронная или бумажная форма? Это зависит от типа документа. Так, программы инструктажей, хронометраж рабочего времени, графики медосмотров можно создать в электронном виде. А различные федеральные законы и положения, должностные инструкции, удостоверения, приказы нужно распечатывать и хранить в бумажном виде.
5. Разработайте четкий алгоритм, как будут храниться и утилизироваться бумаги. В приоритете – удобство, поэтому исключите лишние действия. Документы проще всего хранить в алфавитном порядке, либо по дате. Выделите для них сейф.
6. Утеря важных бумаг приравнивается к катастрофе. Поэтому выдавайте документы под роспись сотрудника.
7. Раз в год пересматривайте имеющуюся документацию по ОТ и лишнее отправляйте в архив.

Читайте: Правила и сроки хранения документов организации

https://www.youtube.com/watch?v=jjv_YEJSk7c

Нормативная документация по охране труда не в порядке? Основные штрафы

«Компании-рецидивисты», которые допустили повторное нарушение, выплатят штрафы в увеличенном масштабе. 

💡 Видео

Какие документы по охране труда должны быть?Скачать

Организация охраны труда с нуля: с чего начать специалисту по охране трудаСкачать

34 лайфхак сборник документов по охране трудаСкачать

72 лайфхак в охране труда сборник документов актуальный на сентябрь 2023Скачать

Школа охраны труда. Урок 6. Какие документы может запросить ГИТ в ходе надзорных мероприятий.Скачать

Проверочные листы по охране труда: как подготовиться к проверке ГИТ?Скачать

Инструкции по охране труда. Основные моменты, особенности, нюансыСкачать

Локально-нормативная документация в сфере охраны трудаСкачать

Школа охраны труда. Урок 3. Нормативные документы по охране труда.Скачать

Регистрация в личном кабинете работодателя и подача данных в реестр обученных по охране трудаСкачать

Как подготовиться к проверке из Государственной Инспекции Труда (ГИТ)Скачать

Изменения в охране труда 2024Скачать

Как подготовить документы по охране труда?Скачать

ОХРАНА ТРУДА ОТВЕТЫ НА ТЕСТЫ, ВИДЫ ИНСТРУКТАЖЕЙ. ПРОМЫШЛЕННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ РОСНЕФТЬ ГАЗПРОМ ЛУКОЙЛСкачать

Как провести обучение работников по охране труда. Требования постановления №2464Скачать

Охрана труда. ВидеолекцияСкачать