Комплексный аутсорсинг учетных функций: преимущества и нивелирование рисков

Аутсорсинг – это комплексный перевод учетных функций государственных учреждений и органов власти в многофункциональный расчетный центр Softline по модели управляемой услуги.

Мы предоставляем заказчику доступ к облачной системе, в которую он может загружать первичные бухгалтерские документы, и берем на себя все дальнейшие операции по учету зарплаты, управлению документами, заявками, обеспечению работы архива документов. Мы автоматизируем и роботизируем типовые учетные процессы, за счет этого снижая себестоимость, повышая качество учета за счет исключения человеческого фактора.

Хотя чисто психологически бухгалтерия – это довольно «интимный» процесс, которым хочется управлять своими руками, все больше организаций выбирает доступность и качество внешнего сервиса.

Почему Softline

• Наша команда сочетает многолетний опыт лидирующего глобального поставщика ИТ-решений и экспертизу лучших практик аутсорсинга непрофильных процессов в России.
• Мы используем платформу 1С для расчета зарплаты и бухгалтерского учета, а доступ пользователей организован через облако с разграничением прав доступа.
• Мы соответствуем отраслевым отечественным и международным требованиям. Сертификаты по информационной безопасности позволяют нам работать с персональными данными и государственной тайной.
• Мы можем работать с заказчиками в любых регионах России и любых отраслях.

Почему это идеальный сервис для госсектора

Типовой с точки зрения бухгалтерского учета и повторяющийся во всех подведомственных организациях алгоритм работы позволяет массово роботизировать бухучет учреждений, получая максимальную выгоду. В Softline работает команда с большим опытом работы в госструктурах, подробным знанием правил учета в госсекторе и исключений из них.

Отработанные с госсектором практики выстраивания и роботизации учетных процессов мы предложили в 2021 году и коммерческим организациям.

Как работает сервис

Прежде, чем мы начинаем оказывать сервис заказчику, Softline:

• устанавливает и настраивает рабочие места на территории клиента;
• организует документооборот через защищенную инфраструктуру, соответствующую ФЗ-152;
• подключает клиента к удобной тикетной системе для фиксации задач клиентов и отслеживания статуса их решения.

Затем зоны ответственности распределяются между Softline и заказчиком так:

Тикетная система обеспечивает любые действия в системе. Регистрация новых документов и любых запросов происходит через тикеты, заказчик может отслеживать процесс исполнения заявки и получать отчетность «на лету».

Защищенный документооборот позволяет получать у заказчиков первичные документы: счета, счета-фактуры, накладные в электронном виде и пожелания заказчика по отображению этого документа в учете. Затем документ маршрутизируется на исполнителя.

Отчетность. Система выдает любые виды отчетности в электронном или бумажном виде для сдачи в различные контролирующие структуры.

Защита персональных данных. Система хранения и обработки документов размещается в выделенном изолированном контуре, аттестованном в соответствии с 152 ФЗ.

Гибридное решение. Мы предлагаем множество вариантов аутсорсинга учетных функций. Заказчик может передать нам как весь бухгалтерский учет, включая функцию главного бухгалтера, а может отдать нам отдельные участки учета.

Наши проекты

Министерство Госуправления Московской области. Первый контракт на 3 года заключили в апреле 2021 года.

2 подведомственных учреждения: Московский Областной Центр информационных и коммуникационых технологий и Администрация МФЦ Московской области (курирующая работу МФЦ в МО) присоединились к соглашению в июле 2021 года.

Орловский государственный аграрный университет подписал контракт в сентябре 2021 года

https://www.youtube.com/watch?v=voYiKKKxYz4

Проект централизованного перехода всех больниц и поликлиник Московской области на аутсорсинг бухгалтерии: проект в стадии обсуждения, первые контракты состоятся в 2021 году.

Соглашение в Удмуртии. 4 клиента в Ижевске стали участниками соглашения в октябре 2021 года:

• Футбольный клуб «Зенит-Ижевск».
• Ледовый дворец «Ижсталь».
• Национальный центр декоративно-прикладного искусства и ремесел.
• ЦПВГ «Патриот Отечества».

Правительство Республики учредило межведомственную рабочую группу и пригласило Softline провести пилотный проект в 4 организациях. Результаты проекта признаны положительными, мы ведем переговоры о переводе на сервис всех госзаказчиков Удмуртской Республики – 392 организаций.

Также мы предлагаем с 2021 года аутсорсинг бухучета и субъектам бизнеса – особенно это актуально в регионах, где грамотных финансовых специалистов не хватает. В дальнейших планах – сервисы для органов муниципального уровня Удмуртии.

Позитивный опыт Удмуртии по аутсорсингу бухгалтерии стал уникальным в России и уже 4 других региона проявили интерес к пилотному проекту сервиса.

Преимущества аутсорсинга

Клиентам (госучреждениям):

• Повышение качества ведения учетных функций. Профессиональный аутсорсер лучше следит за соблюдением всех норм, чем собственные бухгалтеры.
• Снижение расходов на непрофильные процессы. Экономия составит не менее 10% от текущих затрат, а в отдельных случаях до 45%.
• Работа с надежными консультантами по экономике и финансам. Методологические консультации по развитию текущей деятельности.
• Делегирование части операционных и финансовых рисков провайдеру.
• Концентрация на профильной деятельности.
• Нивелирование зависимости от «человеческого фактора», гарантия бесперебойности ведения процессов.

Учредителям:

Привлечение субъектов бизнеса для централизации учетных функций государственных органов и госучреждений – эффективный инструмент повышения прозрачности системы госуправления, борьбы с коррупцией и оздоровления экономики РФ в целом.

• Прозрачность движения финансовых потоков в масштабе всех подведомственных учреждений. 
• Централизация учетных процессов в едином облаке, общая методология расчета заработной плате и бухучета.
• Автоматизация и интеграция отраслевых учетных процессов.
• Апробированные схемы оптимизации административных расходов и повышения эффективности отрасли.
• Электронный архив всех первичных документов с удостоверением подлинности позволяет проводить проверки без выезда на объект проверяющих.
• Портал руководителя для правительства и ведомств республики.

Населению:

• Использование аутсорсинга способствует улучшению качества оказываемых государственных услуг населению за счет концентрации отрасли на стратегических проектах и задачах.
• Повышение прозрачности финансово-экономического блока и уровня доверия к нему со стороны населения.
• Улучшение качества отраслевых услуг населению за счет концентрации на профильной деятельности.
• Увеличение количества рабочих мест и высвобождение дополнительных площадей для развития профильной отраслевой деятельности.
• Обеспечение социальных гарантий населению, занятому на непрофильных участках – возможное трудоустройство со стороны субъекта бизнеса.

Аутсорсинг в мировой практике госсектора

Привлечение коммерческих провайдеров по аутсорсингу бизнес-процессов в государственный сектор, как и в бизнес, стал общемировой практикой более 30 лет назад и активно развивается и сегодня.

По всему миру сервис по отображению хозяйственных операций в бухучете позволяет руководителям забыть, что у них есть бухгалтерия, потому что она реализована силами профессионалов на стороне.

Темпы роста мирового рынка аутсорсинга в 2012-2021 составили 4,4%.

Что происходит с бухгалтерами?

Передав бухгалтерский учет на аутсорсинг, организации освободили значительное количество персонала. Куда пошли работать все эти люди? Оказывается, основная масса продолжила работать по специальности.

https://www.youtube.com/watch?v=Oj-PQLi2zTU

После анкетирования и тестирования бухгалтеров на местах 60% специалистов сразу прошли тесты и перешли работать в Softline, обслуживать те же организации на аутсорсинге. По мере тиражирования проекта мы проводим собеседование с новыми кандидатами и отправляем желающих на дополнительную подготовку в наш корпоративный университет. Многие из них также получают предложение о работе.

Мы считаем важным актом социальной ответственности создание новых высококвалифицированных рабочих мест в регионах и подготовку специалистов с прикладными знаниями, готовых к работе на этих местах. Эту инициативу поддерживают не только правительства регионов, но и вузы.

У Softline уже состоялись встречи с руководством трех вузов по вопросам целевой подготовки специалистов по бухгалтерскому учету для работы в Softline. Вузы проявили высокую заинтересованность в сотрудничестве, использовании практики Softline, учебных материалов, преподавателей для лекций и практических занятий.

Видео:Аутсорсинг бизнес-процессов – неизбежное зло или конкурентное преимущество? Кейс ЦКРСкачать

Аутсорсинг бухгалтерского учета

Аутсорсинг бухгалтерского учета: разбираемся в преимуществах и рисках

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что такое аутсорсинг бухгалтерского учета
• Каковы преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета
• Как выбрать компанию-партнера для передачи бухучета на аутсорсинг
• Сколько стоит передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

С каждым днем увеличивается число фирм, использующих аутсорсинг бухгалтерских услуг.

В какой-то мере причиной этого является действующее в России законодательство, требования которого становятся жестче, а их неисполнение влечет за собой все большую ответственность.

Однако не все предприниматели готовы воспользоваться аутсорсинговыми услугами. О том, кому можно доверить аутсорсинг бухгалтерского учета, пойдет речь в нашей сегодняшней статье.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета

В последнее десятилетие термин «аутсорсинг» получил широкое распространение. Аутсорсинг представляет собой одну из форм оптимизации. При этом аутсорсинг имеет значительные отличия от услуг, предоставляемых внештатным бухгалтером.

Основное – вовлечение аутсорсера в бизнес-процесс компании заказчика. Другими словами, он практически представляет собой одно из подразделений предприятия, которое в то же время является самостоятельным юридическим лицом.

Зачастую компаниям проще нанять аутсорсинговую компанию, чем создавать такое подразделение.

Фирмы, осуществляющие аутсорсинг бухгалтерского учета ООО и предприятий других организационных форм, имеют ряд преимуществ перед бухгалтерами-частниками. Возможности таких фирм значительно шире, даже если внештатный бухгалтер имеет большой опыт.

Другими словами, аутсорсер предоставляет заказчику широкий спектр услуг.

Сюда относится не только ежеквартальная сдача отчетов, но и сопровождение деятельности компании, соблюдение внутренних стандартов и регламентов, взаимодействие с ФНС, консультирование.

Для многих предпринимателей единственной причиной перехода на аутсорсинг бухгалтерского учета становится экономия денежных средств. Такая позиция не совсем верна, поскольку для малого предпринимательства услуги хороших специалистов обходятся недешево.

Однако ошибки, совершенные неквалифицированным сотрудником, обойдутся намного дороже. Воспользовавшись услугами аутсорсера, организация получает возможность значительно повысить качество бухучета. Помимо очевидных положительных сторон, аутсорсинг бухгалтерских услуг имеет и некоторые недостатки.

Любая компания должна тщательно их изучить, прежде чем осуществить переход на иной способ работы с финансовой отчетностью.

Виды и функции аутсорсинга бухгалтерского учета

Виды аутсорсинга БУ:

1. Бухгалтерское консультирование. К нему прибегают в тот момент, когда требуется уточнить нюансы в сфере трудового или налогового законодательства у специалистов. Также услуги аутсорсеров оказываются востребованны при необходимости провести контроль действий бухгалтеров – сотрудников компании.
2. Выборочный аутсорсинг. Его применение целесообразно, когда компания не желает передавать сторонней фирме ведение полного бухучета. При этом она имеет возможность делегировать аутсорсеру выборочные направления бухгалтерской деятельности, например кадровое делопроизводство, создание отчетности, начисление зарплаты. Контроль за ведением бухгалтерского учета остается в этой ситуации за собственником компании. Этот вид позволяет фирме снизить количество бухгалтеров и освободить своих сотрудников от выполнения однообразных процессов, которые не требуют большого опыта.
3. Комплексный бухгалтерский аутсорсинг. В этом случае компания полностью доверяет ведение бухучета аутсорсеру, который с момента подписания договора берет на себя и ведение БУ, и ведение кадрового учета, и формирование расчетов по заработной плате сотрудников. Кроме того, аутсорсинговая фирма организует процесс документооборота и выступает в ФНС от имени клиента.

Выбор формы аутсорсинга бухгалтерских услуг остается за предпринимателем, принимающим решение, опираясь на специфику деятельности компании, ее финансовые ресурсы и готовность корректировать внутренние процессы.

Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета не ограничивается только ведением учета и сдачей отчетности. Он также предусматривает другие возможности:

• Формирование и ведение бухгалтерской базы в учетных системах.
• Взаимодействие с банковскими организациями, формирование и оплата счетов.
• Подготовка отчетности, в том числе налоговой, статистической и финансовой. Сдача отчетов в соответствующие государственные органы.
• Ведение учетной политики организации-заказчика.
• Выработка стратегии ведения налогового учета с целью оптимизации налоговых выплат, сборов и других обязательных платежей.
• Создание управленческой отчетности.
• Расчет зарплаты.
• Ведение кадрового учета.
• Взаимодействие с фискальными органами от имени клиента.
• Сопровождение клиента при аудите.

Как правило, организации переходят на бухгалтерский аутсорсинг в следующих ситуациях:

• Создание новой фирмы, у которой отсутствует возможность (физическая и финансовая) организовать рабочее место для штатного бухгалтера и выплачивать ему оклад.
• Организация не располагает необходимыми специалистами для выполнения некоторых функций, например начисления заработной платы, ведения кадрового учета и т. д.
• Бухгалтерский учет компании осложнен спецификой, и поэтому ей необходима всесторонняя поддержка узких специалистов (ВЭД, транспорт, логистика, оформление нестандартных сделок).
• Возникла необходимость снизить нагрузку главного бухгалтера путем передачи рутинных функций на аутсорсинг или заменить штатного сотрудника в случае его временной нетрудоспособности (болезнь, увольнение, длительный отпуск, декрет, форс-мажорные обстоятельства).
• У руководителя возникли сомнения в компетентности бухгалтеров компании или в соответствии сотрудника квалификационным требованиям.

«Ошибки бухгалтера: как исправить и не допустить» Подробнее

Таким образом, передача бухгалтерского учета на аутсорсинг зачастую является неплохим решением и для фирм-новичков, и для давно функционирующих компаний.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерского учета

Стоимость услуг различных фирм-аутсорсеров не всегда одинакова. Зачастую она зависит от выбранного клиентом налогового режима и числа ежемесячных операций. Как правило, расчетным периодом признается один календарный месяц, но в условиях договора может быть прописано иное.

Таблица 1. Примерная стоимость услуг фирм-аутсорсеров по ведению бухгалтерского учета

Некоторые аутсорсеры создают прайс на свои услуги исходя из оборотов организаций-заказчиков, а не их системы налогообложения.

Таблица 2. Прайс услуг бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента

Пакет услуг включает:

• Сопровождение 1С.
• Оперативное ведение учета всех регистров.
• Ведение кассовой книги, книг продаж и покупок.
• Формирование авансовых отчетов (до десяти в месяц);
• Кадровое делопроизводство.
• Начисление зарплаты.
• Создание платежной документации по налогам и запросам клиентов.
• Формирование и сдача в государственные органы налоговой и бухгалтерской отчетности.
• Представление интересов клиента в налоговых органах.

Затраты на штатного бухгалтера при этом составляют 45 500 руб. ежемесячно (из них 35 000 – оклад, остальное – платежи в ФОМС и ФСС). И это без учета затрат на интернет, оборудование рабочего места, покупку расходных материалов и т. д.

Как выбрать аутсорсера бухгалтерского учета

Организации, прежде чем передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, стоит убедиться в необходимости этого шага. Другими словами, надо заранее проанализировать возможный экономический эффект от такого перехода. Если расходы при переходе на аутсорсинг бухгалтерского учета сократятся, это будет свидетельствовать о правильности принятого решения.

https://www.youtube.com/watch?v=QkATXfWtUTc

Компании следует внимательно изучить рынок аутсорсинга бухгалтерского учета и отобрать несколько наиболее подходящих организаций. Сделано это может быть посредством интернет-серфинга, обращения за рекомендациями к партнерам. Также стоит обратить внимание на отзывы, рейтинги, статьи в профессиональных журналах и др.

Как выбрать бухгалтера на аутсорсе:

После того как будет отобрано несколько претендентов, необходимо соотнести их со следующими критериями:

1. Срок функционирования организации, ее репутация.
2. Отзывы клиентов. Внимание стоит обращать не столько на отзывы, размещенные на официальном сайте компании, сколько на комментарии, оставленные на сторонних сайтах и форумах. Следует учесть мнение коллег. Таким образом, полученные сведения будут более объективными, с их помощью можно будет определить слабые стороны аутсорсера.
3. Стоимость услуг. Некоторые компании скрывают настоящую стоимость услуги, разбивая ее на несколько составляющих. Таким образом они стараются привлечь внимание возможного заказчика. Однако в конечном итоге стоимость услуг такой компании может быть очень высокой.
4. Наличие в штате аутсорсера сопутствующих специалистов. Например, юристов, специалистов по налогам и т. д.
5. Есть ли у организации свой сайт. Каким образом он ранжируется в поисковике. Если на первых двух страницах, то это очень хорошо. Как часто сайт обновляется, есть ли на нем контактные данные самой организации и т. д.
6. Готовность сотрудников компании предоставить возможному клиенту предварительный договор аутсорсинга бухгалтерского учета (шаблон) в электронной форме, давая ему тем самым время на изучение условий документа. Если менеджер старается вынудить возможного клиента приехать в офис и сразу же изучить/подписать, это должно стать тревожным звоночком.

После этого представителю организации-заказчика стоит заехать в офис аутсорсера, где он сможет ознакомиться с реальными условиями труда работников, оценить их компетентность и навыки делового общения.

Если компания-аутсорсер расположена в полуподвальном помещении в промышленной зоне, это может свидетельствовать о ее нестабильном финансовом состоянии и недостаточно хорошем отношении к сотрудникам.

Такой же подход может ждать и заказчика.

Имеет смысл провести разговор с начальником бухгалтерского отдела или сотрудником, который будет непосредственно взаимодействовать с клиентом.

Это позволит проанализировать, как они ведут общение, достаточно ли конкретно отвечают на заданные вопросы.

Стоит также заранее узнать, каким образом будут выстраиваться механизмы взаимодействия, документообмен, обмен необходимой информацией, уточнить методику осуществления контроля за правильностью ведения учета.

Стоимость услуг хороших специалистов не может быть низкой. Если организация-аутсорсер запрашивает за свою работу совсем не много, стоит поискать другого исполнителя. Надо понимать, что профессиональная организация, способная обслуживать солидный бизнес с большим оборотом, обеспечивает спокойствие заказчика за вверенный участок работы, но и прайс на услуги будет адекватным.

Видео:Аутсорсинг. Управление рисками информационной безопасностиСкачать

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг — это инструмент менеджмента, представляющий собой передачу второстепенных бизнес-процессов подрядной организации. Он широко применяется на больших, средних и малых предприятиях. Для последних услуга наиболее актуальна.

Делегирование обязанностей относится, как правило, к второстепенным функциям. Аутсорсинг стабильно набирает популярность, что доказывает очевидную выгоду от его использования. Однако услуга имеет как достоинства, так и недостатки.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь. Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.
 

• Получение результата от бизнес-процессов без управления ими. Выполнение важных функций передается подрядчикам. Поэтому необходимый корпоративный результат достигается внешними усилиями.  
• Привлечение компетентных специалистов. Аутсорсеры являются профессионалами в своей области. Поэтому они как никто справляются с решением узкоспециализированных задач.  
• Экономия на трудовых ресурсах. Поскольку определенные бизнес-процессы передаются партнеру, компания избавляется от необходимости содержать собственных сотрудников для их ведения.  
• Экономия денежных ресурсов. Сокращение штата приводит к уменьшению совокупного фонда оплаты труда.  Это, в свою очередь, обеспечивает снижение затрат на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.
• Рост эффективности основной деятельности. Избавиться от выполнения непрофильных функций — значит, получить возможность сконцентрироваться на главном направлении и повысить его результативность.  
• Сохранение юридического статуса компании. Если не нанимать сотрудников в штат, а заменять их подрядчиками, то фирма удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже при фактической работе в ней большого количества людей.  
• Отсутствие расходов на кадровое делопроизводство. Аутсорсер самостоятельно подбирает персонал для выполнения доверенных ему функций. Поэтому клиент может быть уверен, что ведением бизнес-процессов занимаются профессионалы.  
• Отсутствие официальных трудовых отношений со специалистами. Хотя бухгалтера, юристы и другие сотрудники обслуживают компанию-заказчика, официально они работают у подрядчика.  
• Исключение споров и разногласий с персоналом. Если специалист чем-то недоволен, он может предъявлять претензии только своему работодателю. Клиент платит агентству за услуги и не занимается кадровым менеджментом.  
• Исключение проблем с государственными службами. Регулярные проверки персонала никак не затрагивают компанию: сотрудники официально оформлены в другой организации.  
• Контрактная форма отношений. Партнерство между исполнителем и заказчиком оформляется договором. В нем прописываются все обязанности и ответственность сторон, а также важные нюансы сотрудничества.  
• Оплата за результат. Штатный сотрудник на ставке может попросту просиживать время «от звонка до звонка», выполняя минимум работы. Аутстаффер получает гонорар только за конкретный результат, необходимый компании.  
• Универсальность услуги. Под внешнее управление могут передаваться любые непрофильные функции. Ведение бухгалтерской, юридической деятельности, уборка помещений, оказание логистических услуг, кадровое делопроизводство — предприниматель доверяет партнерам любые задачи, если уверен в получении выгоды.

Минусы аутсорсинга:

• Риск некачественного решения задач. По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.  
• Риск непонимания корпоративного стиля компании. По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.  
• Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.  
• Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.  
• Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.  
• Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.  
• Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.  

Выгоден ли внешний менеджмент?

Недостатки аутсорсинга менее значимы, чем явные преимущества услуги. Это и обеспечивает ее возрастающую популярность во всем мире. Главные достоинства внешнего менеджмента — снижение валовых затрат и освобождение ресурсов компании для ведения основной деятельности.

Подрядчик выполняет те же функции, что и его аналог в виде штатного подразделения предприятия. Однако как специалист в своей области, он делает это более качественно, попутно снимая нагрузку с клиента. Риски аутсорсинга являются лишь потенциальными. При тщательном выборе надежного партнера с хорошей репутацией их можно исключить.

Наиболее популярен внешний менеджмент в сферах финансового, юридического, кадрового, логистического, маркетингового, IT обслуживания компании.

Очевидные преимущества аутсорсинга персонала, связанные с делегированием процессов кадрового делопроизводства, привлекают все большее число успешных предпринимателей.

Опытные бизнесмены предпочитают использовать внешних подрядчиков для максимального повышения эффективности компании.

Видео:Передача функций на аутсорсингСкачать

Три системных риска аутсорсинга

На мой взгляд, многие из перечисленных в цитируемой главе опасностей, связанных с аутсорсингом, звучат несовременно даже для российского рынка. Несложно избежать ошибок, понимая общие правила игры, которые уже давно описаны и подтверждены многочисленными бизнес-кейсами.

Так называемые «семь смертных грехов» аутсорсинга компания «Сибинтек» учитывает при работе над консалтинговыми проектами по подготовке перехода клиента на аутсорсинг, рекомендуя своим заказчикам учитывать все указанные опасные моменты при подписании аутсорсингового контракта.

Я бы выделил три основных, системных риска, связанных с аутсорсингом. Остальные, в том числе перечисленные в публикуемой главе, можно отнести к производным, или технологическим. Это уже не «смертные грехи», а скорее незначительные «грешки».

Слабое понимание топ-менеджментом целей выхода на аутсорсинг. Без четкого целеполагания невозможно дать оценку результатов проекта. Неверное целеполагание приводит к целой цепочке неудовлетворенности и ошибок.

https://www.youtube.com/watch?v=PmL6AOuzwYw

Вывод на аутсорсинг возможен лишь тогда, когда компания способна организовать у себя и выполнять функции службы заказчика (постановка задач, мониторинг, контроль, приемка результатов). Это связано с уровнем корпоративной культуры, культуры работы с сервисными контрактами, наличием проектного подхода.

Выбор экономической и бизнес-модели аутсорсинга

При реализации консалтинговых проектов по выводу на аутсорсинг для наших заказчиков в качестве основной цели обозначается возможность управлять соотношением цена/качество ИТ-услуг.

После определения цели формируется экономическая и организационная модель. И очень многое зависит от того, кто внутри заказчика готовит аутсорсинговый контракт.

Большинство ошибок происходит из-за недостаточной подготовки участвующих в проекте менеджеров и специалистов, непонимания сути аутсорсинга.

Можно допустить, что обозначенные в книге риски справедливы, если речь идет о западном опыте, где под аутсорсинговым контрактом понимается соглашение на длительный срок (обычно на годы) между клиентом и ИТ-сервис-провайдером, по которому провайдер берет на себя обязательства по исполнению определенных соглашением функций с заданным уровнем качества. Такие соглашения помимо обслуживания и поддержки предусматривают предоставление ряда ИТ-услуг, которые в российской практике, как правило, относятся к проектной деятельности, например, разработка и внедрение бизнес-приложений. В России немного компаний, способных предоставить услуги комплексного аутсорсинга и обладающих опытом реализации крупных контрактов. И чаще всего на аутсорсинг передаются не все виды ИТ-сервисов, а определенная их часть.

Далее имеет смысл остановиться на некоторых опасностях, которые указывают в своей книге Петер Готтшальк и Ханс Солли-Сетер.

Неверный выбор поставщика

Мы уже научились выбирать поставщиков услуг — консультантов, аудиторов, рекламные агентства, производителей комплектующих.

ИТ-сервис-провайдер ничем от них не отличается, и при выборе компании-аутсорсера необходимо помимо здравого смысла руководствоваться теми же правилами.

Поставщик ИТ-услуг должен владеть методологией и опытом их оказания, иметь штат квалифицированных специалистов и инструментарий управления и контроля процесса оказания услуг — Service Desk.

Обязательно должны использоваться справочники услуг и типовые соглашения об уровне сервиса (SLA) c четко прописанными измеримыми показателями. Очень важно выбрать «своего» сервис-провайдера — оценить свою значимость для поставщика с точки зрения планируемого аутсорсингового бюджета, собрать подробную информацию о других реализуемых проектах, запросить отзывы.

Для успеха необходимо активное участие в проекте самого заказчика: он должен сформировать у себя службу заказчика, которая будет выполнять функции постановщика задач, выполнять мониторинг и осуществлять приемку работ.

Важно понимать цели перехода на аутсорсинг: управление соотношением цена — качество, повышение качества услуг, высвобождение ресурсов, повышение капитализации компании.

Не менее важно корректно оценить собственные текущие затраты на ИТ — ведь это не только зарплата сотрудников и налоги, но и стоимость содержания рабочих мест и офисных площадей, коммунальные услуги, оплата больничных и отпусков, потери от простоев, вызванных сбоями в работе информационных систем, и т. д.

Наконец, если принято решение о полной передаче ИТ-систем предприятия на аутсорсинг, то этому должен предшествовать период серьезной и тщательной подготовки, связанный с перестройкой бизнес-процессов, разработкой регламентов, формированием службы заказчика, подготовкой SLA.

Пренебрежение кадровыми вопросами

Важно понимать, что управляемость команды специалистов, предоставленных компанией-аутсорсером, значительно выше, чем управляемость своей команды, поскольку существуют договорные отношения, подписывается соглашение об уровне сервиса. В случае управления своей ИТ-командой руководителю приходится заниматься вопросами личного развития людей, взаимозаменяемости и т. д.

Допустим, в штате компании есть один высококвалифицированный, а значит, «дорогой» специалист. Это означает, что на время его отпуска или болезни порученный ему участок работ остается открытым. Ситуация, связанная с его уходом из компании, грозит еще большими неприятностями.

Безусловно, это наиболее наглядно прослеживается применительно к «тяжелым» и «дорогим» специалистам. Специалистов «попроще» можно найти быстрее.

Но в любом случае когда вы имеете дело с фирмой-аутсорсером, все проблемы, связанные с заменой специалистов, ушедших в отпуск, заболевших или уволившихся, решаются намного проще и быстрее.

https://www.youtube.com/watch?v=tkNEbqGv230

Следующее преимущество касается затрат на обучение персонала. Обычная фирма не стремится вкладывать большие деньги в обучение своих специалистов.

ИТ-обучение очень дорого, и инвестиции в него полностью не оправдываются: cпециалиста обучают широкому комплексу работ по конкретной тематике, а впоследствии он использует 10% от объема полученных знаний.

Специалист из фирмы-аутсорсера может быть использован в ряде проектов — соответственно инвестиции в его обучение гораздо более грамотны и быстрее возвращаются.

Часто аутсорсинг приводит и к сокращению штата, в результате которого отчетность организации выглядит в некотором роде привлекательнее с точки зрения топ-менеджмента и финансистов.

Если проект предполагает переход слабо подготовленного ИТ-персонала клиентской организации, то риск повторно иметь дело с такими специалистами можно нивелировать грамотной политикой компании-аутсорсера по адаптации и подготовке полученного «наследства» путем их обучения или включения в состав рабочих групп более опытных сотрудников.

Можно, например, организовать рабочие группы по принципу пирамиды, когда во главе ставится лидер, чьи профессиональные и деловые качества подкрепляются присутствием в группе нескольких сильных специалистов, передающих свои знания всем членам группы.

Переход же ключевых специалистов заказчика в штат компании-аутсорсера или в службу заказчика, как правило, связан с их последующим профессиональным ростом и не вызывает у них негативной реакции. Нередко вывод персонала заказчика к аутсорсеру также предоставляет клиенту возможность избавиться от подобного людского «балласта».

Внеплановые расходы

Действительно, при переходе на аутсорсинг существуют два типа скрытых затрат. Первый — это затраты управленческого характера (поиск поставщика, ведение переговоров и т. д.). Но здесь нельзя забывать, что, как правило, управление собственной ИТ-службой обходится не дешевле.

Кроме того, при заключении аутсорсингового контракта у клиента остается меньшее количество управленцев, что приводит к дополнительному снижению затрат. Что касается второго типа затрат — на управление взаимодействием с аутсорсинговой компанией, то обычно все подобные затраты берет на себя аутсорсер.

Классическое требование клиентов здесь — повышение качества предоставляемых услуг при незначительном увеличении затрат.

Неспособность прекращения отношений

Я убежден, что все вопросы, связанные с прекращением отношений с компанией-аутсорсером, должны быть прописаны в контракте.

Чтобы свести подобные риски к минимуму, при заключении контракта можно привлечь внешнюю компанию.

К тому же в результате сотрудничества с квалифицированным аутсорсером заказчик получает возможность отчуждения (при необходимости) документированной системы для заключения контракта с другим подрядчиком.

Замечу, что при любых разногласиях разрешение споров в случае, когда сотрудничество строится по принципу «фирма — фирма», проходит менее болезненно и более оперативно, чем разрешение конфликтных ситуаций внутри компании.

Заказчик может потребовать возмещения ущерба у фирмы-аутсорсера, а своего сотрудника он может только уволить.

Критерии отбора персонала в фирму-аутсорсер более жестки, и культура работы сотрудников аутсорсинговых фирм выше, чем у штатного ИТ-персонала.

Вообще надо сказать, что зависимость аутсорсера и клиента обоюдная: серьезная аутсорсинговая фирма должна быть заинтересована в продлении контракта на следующий период. В классическом варианте первые два года аутсорсинговая компания работает в убыток себе, на третий-четвертый год — «в ноль» и только начиная с пятого года сотрудничества получает прибыль от оказания услуг крупному заказчику.

📺 Видео

PM_06: Планирование проекта. Управление рискамиСкачать

«Аутсорсинг и аутстаффинг иностранного персонала: риски и возможности»Скачать

5 2 1 Введение в тему "Количественные методы оценки рисков"Скачать

Риски Оценка рисков Управление рискамиСкачать

Методы снижения рисков. Принципы бережливого производства.Скачать

Защита от падения и эффективное управление рисками. Аутсорсинг обеспечения предприятий СИЗСкачать

Охрана труда по концепции Vision Zero. 2 Серия. Выявлять угрозы – контролировать риски.Скачать

Аутсорсинг: враг или друг в 2024? На примере участка «Расчет зарплаты»Скачать

Открытая лекция: Управление рискамиСкачать

МЧД и аутсорсинг: особенности процесса внедрения и перехода, риски и потенциал развитияСкачать

Круглый стол "Управление рисками в аутсорсинге"Скачать

2. Положение о системе управления рисками - РИСК-АКАДЕМИЯСкачать

Кейс Интер РАО по риск аппетитуСкачать

Круглый стол "Управление рисками в аутсорсинге"Скачать

Матрица аутсорсингаСкачать

Риск Лекция 2 Количественные и качественные методы оценки рискаСкачать