Основы кадрового аудита

Видео:Виды и методика кадрового аудита - Елена А. ПономареваСкачать

Кадровый аудит на примере организации

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Изображение для статьи приобретено в фотобанке Shutterstock

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

• деятельности кадровой службы организации;
• правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
• соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2021 № 33н, не является видом аудиторских услуг.

Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах.

Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

• Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
• Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
• Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
• Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
• Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

https://www.youtube.com/watch?v=GYcObe6OiYc

Задачами кадрового аудита являются:

• Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
• Формирование эффективных кадровых методов управления.
• Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
• Сокращение кадровых затрат.
• Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

• Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
• Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

• разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
• изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
• обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

• методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
• диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
• проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

• Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
• Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
• Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
• Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

• Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
• Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

• Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
• Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.

• Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
• Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
• Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

https://www.youtube.com/watch?v=N6IaTpuEzS0

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

• трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя).

Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

• в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
• во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

• название и номер документа;
• сведения о лицах, проводивших аудит;
• информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
• подписи проводивших аудит лиц;
• перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
• рекомендации по устранению нарушений.

плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

• информация о том, кем и когда утвержден документ;
• наименование документа;
• общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
• сфера проведения аудита;
• порядок проведения аудита;
• заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Скачать образец

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2021

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Видео:2.4. Понятие кадрового аудитаСкачать

Кадровый аудит

Кадровый аудит — это оценка кадрового потенциала компании, в первую очередь, относительно целей и задач, поставленных компанией, — предметом анализа становится все составляющие управленческого процесса, целью — диагностика причин возникновений проблем по вине сотрудников и руководства.

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

• Трудовые книжки,
• График отпусков,
• Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
2. Соответствие сотрудников;
3. Анализ уровней квалификации персонала;
4. Общая амбициозность и мотивированность;
5. Соблюдение установленных требований;
6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству.

В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так.

Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли.

В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

https://www.youtube.com/watch?v=W51CaTwMGio

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора.

Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости.

Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

• Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
• Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
• Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников.

Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Видео:Кадровый аудит. Пошаговый алгоритм действий.Скачать

Принципы кадрового аудита и консалтинга

Аудит, консалтинг в области кадров — дело уже привычное: руководители компаний, крупных корпораций, понимают, что он необходим. В условиях смены общенаучной, деловой, управленческой парадигмы показатели работы предприятия определяются уже не только производительностью.

Среди параметров, по которым оценивают эффективность бизнеса, — характеристики персонала, совокупного человеческого потенциала, уровня подготовки сотрудников (соответствует ли он стратегическим целям организации).

Интеллектуальный капитал фирмы — важнейшая ценность, поэтому его диагностика, разработка мер по улучшению системы мотивации, оценки персонала требует первоочередного внимания.

Кадровый аудит необходим в условиях серьезной конкуренции, ограниченности ресурсов, ситуациях, связанных с объединением, разделением бизнеса.

https://www.youtube.com/watch?v=ya7am_Dkyw0

В России и мире он стал распространенным инструментом для контроля работы организаций. Включает процедуры оценки:

·         существующей структуры управления сотрудниками, ее эффективности;

·         соответствия персонала целям развития фирмы;

·         корректности ведения документации — с позиции юридических требований, основ делопроизводства.

Чтобы проблемы, их причины можно было правильно диагностировать, а рекомендации для руководства были конкретными, ценными, точными, необходимо соблюдать принципы кадрового аудита, консалтинга. Это фундамент деятельности профильных экспертов, привлекаемых к работе. Принципы делят на:

·         относящиеся к самому аудиту — их должны соблюдать эксперты, по проверкам;

·         касающиеся построения кадровых процессов — они связаны с функциональными взаимозависимостями, необходимостью внутрифирменной координации;

·         направленные на достижение консалтинговых задач (принципы совместного решения проблемы).

ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА

Чтобы кадровый аудит был эффективным, проводился с минимально возможными, достаточными затратами времени и сил, нужно, чтобы специалисты придерживались следующих принципов:

·         Профессионализм — мнение аудитора должно подкрепляться профильным образованием,  «свежестью», актуальностью знаний. Чтобы соблюсти требования, специалисту постоянно нужно повышать квалификацию, практиковаться, решать все более сложные задачи.

·         Объективность, независимость от стороннего мнения, частных суждение или частных оценок.

Аудитор должен быть непредвзятым, уметь самостоятельно принимать решение, быть устойчивым к необоснованным данным, не принимать на веру не подкрепленные данными характеристики.

Это выражается в необходимости развивать самоконтроль — быть свободным от ситуативных факторов (настроения, успехов или неудач, самочувствия).

·         Честность — нельзя допускать мошенничества, сознательного (даже случайного) искажения фактов, данных. Аудитор ручается за истинность выводов, то, что они основаны на правильно собранной, полной, комплексной первичной информации.

·         Достоверность. При оценке необходимо учитывать только реальный уровень знаний, владения «предметом», навыками. Ключевой фактор — полнота выполнения обязанностей сотрудником.

·         Работа по нормам международного права. Кроме национальных законодательных актов нужно обеспечить соответствие мировым стандартами.

Кадровый аудит и консалтинг должны быть комплексными, согласованными между участниками процедур, учитывать стратегические цели фирмы-заказчика, другие факторы. Это позволит провести анализ работы организации.

ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ

Консультанты, аудиторы должны оценивать качество документации (давать рекомендации по исправлению проблем), выстраивать иерархию, рабочие процессы для повышения эффективности управления персоналом.

Из-за возрастающей специализации, разделения обязанностей, усложнения организационных структур нужно точно координировать операции во времени, «увязывать» всех сотрудников, их деятельность между собой.

Принципы кадрового аудита и консалтинга при оценке рабочих процессов следующие: 

·         взаимозависимость — ни один рабочий процесс не должен проходить в изоляции от прочих, нужно обеспечить интеграцию, плавное «перетекание» операций друг в друга; 

·         рациональность — «необходимость и достаточность» процесса, в нем не должно быть лишних процедур, каждый сотрудник, действие служат четкой цели;

·         экономичность — формат минимально необходимых затрат, временных, финансовых, любых других;

·         взаимозаменяемость — чтобы рабочие процессы велись непрерывно, стоит исключить их остановку из-за выбытия отдельных «элементов»;

·         коммуникативность — нужно обеспечить непрерывную обратную связь, учет реакции, мнения сотрудников, руководства.

https://www.youtube.com/watch?v=z7NYv6L-4Ao

Последний принцип определяет дополнительные задачи для консультантов. Они должны обеспечить совместную работу персонала, иначе отдача от их труда будет меньше, чем ожидается.

ПРИНЦИПЫ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ НАД ЗАДАЧАМИ

Кадровый консалтинг среди всех задач решает вопросы совместной работы над ситуацией, позитивного восприятия изменений персоналом. Чтобы исправление недостатков, проблем, выявленных аудиторами, проходило «безболезненно», нужно соблюдать принципы:

·         Реальности — ориентации на работу в конкретных условиях. Для проведения каждого действия учитывают имеющиеся ограничения, интересы всех сторон (параллельных отделов, контрагентов и др.). Идеи участников, таким образом, нужно «приземлять».

·         Управляемости — процесс движения к результату должен контролироваться. Всем участникам нужно принимать изменения, понимать, как они происходят, зачем.

·         Привлекательности — к достижению поставленных целей должен стремиться каждый участник. Это означает, что персонал нужно стимулировать к изменениям, поощрять инициативу, готовность «работать над ошибками». 

Важно разработать механизмы мотивирования, информирования персонала, правового обеспечения. Руководство должно располагать индикаторами оценки качества работы сотрудников и кадровой политики.

BDO Unicon Outsourcing предлагает услуги кадрового аудита, консалтинга. Эксперты с отраслевой специализацией придерживаются фундаментальных принципов.  Качество работы подтверждают более 350 успешно завершенных проектов. BDO Unicon Outsourcing — 25 лет опыта и компетентность для защиты ваших интересов.

1. Принципы кадрового аудита и консалтинга

Видео:Как провести внутренний кадровый аудит | Ольга Федоренко. РУНОСкачать

Кадровой аудита

Кадровый аудит по своей сущности процесс оценки соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития. Кадровый аудит может проводиться либо в рамках управленческого аудита, либо является самостоятельной задачей, которая направлена на оценку эффективности системы управления персоналом организации.

Кадровый аудит представляет собой комплексную, независимую и профессиональную оценку системы кадрового документооборота, для выявления несоответствий с нормами и правилами трудового законодательства, а также выявление основных кадровых проблем, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом и его управлением.

Следует заметить, что кадровый аудит является важным инструментом снижения рисков и повышения эффективности работы с персоналом.

Основная цель проведения кадрового аудита  состоит в повышении эффективности управления человеческими ресурсами, в оценке системы управления организации, профессиональных и психологических особенностей сотрудников, условий труда, которые влияют на эффективность деятельности предприятия, в ходе кадрового аудита также выявляются способности, мотивация и потенциал работников служб персонала.1

Подчеркнем, что кадровый аудит позволяет выявить ошибки в ведении кадрового делопроизводства, которые могут повлечь за собой не только финансовые потери, но и нанести ущерб репутации компании.

Задачи кадрового аудита состоят в следующем.

Во-первых, его задача состоит в нахождении проблем в области управления персоналом; во-вторых, в формировании эффективных методов управления персоналом; в-третьих, в приведении кадрового документооборота и делопроизводства в соответствие с действующим законодательством; в-четвертых, в сокращении затрат на управление персоналом; в-пятых, выявление явных, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом. Таковым основные задачи проведения кадрового аудита.

Необходимость проведения кадрового аудита возникает в следующих ситуациях:

– изменение стратегии, политики компании и необходимость выяснения готовности персонала (профессиональной и психологической) к работе в изменяющихся условиях, наличия, желания и возможностей реализовывать новые цели;

– необходимость решения вопроса о формировании кадрового резерва, в связи с ростом организации, появлением филиалов, представительств;

– отсутствие четкого и эффективного взаимодействия между сотрудниками, отделами, руководителями и подчиненными;

– неблагоприятный психологический климат (конфликтная обстановка);

– отсутствие  разработанной системы должностных прав и обязанностей сотрудников;

– процесс принятие и реализации решений неоправданно затянут, плохо налажена система контроля за исполнением решений;

– высокая текучесть кадров;

– очень большой штат (неэффективная организационная структура);

– неудовлетворенность сотрудников политикой компании, уровнем заработной платы, системой служебного роста, условиями труда, стилем управления;

– отсутствие системы мотивации;

– отсутствие службы персонала либо менеджер по персоналу «новичок». 1

Необходимо заметить, что одним из направлений кадрового аудита может быть персонализация ошибок, приносящих убытки. Именно, на основе данного анализа предполагается проведение оценки кадрового потенциала, его переподготовки и обучения.

Задача кадрового аудита профессиональной компетенции персонала заключается в оценке потенциала для продвижения некомпетентных сотрудников, а также в организации обратной связи с сотрудниками для определения качества их работы и предприятия в целом.

Кадровый аудит командной компетентности предприятия направлен, на оценку эффективности формирования рабочих групп (команд), на сохранение ядра кадрового потенциала предприятия и выработку командной культуры и ее стратегии. Цель данного аудита — создание управленческой команды, способной эффективно работать.

Кадровый аудит эффективности системы управления персоналом направлен на установление кадровой структуры, отвечающей сложившейся ситуации и способной реализовать план эффективного развития кадрового потенциала предприятия.

Общими этапами любого направления кадрового аудита является этап оценки персонала и рекомендаций по кадровому составу и этап реализации программ.

В рамках выделенных направлений кадрового аудита могут быть использованы следующие процедуры:

– анализ нормативных документов предприятия (положение, структура аппарата управления, штатное расписание, документы совещаний, анкетирование и интервьюирование сотрудников аппарата управления);

– анализ кадрового потенциала предприятия (укомплектованность подразделений кадрами, увольнения, поощрения, сокращения, наказания, дополнительные вознаграждения, конфликты).

По результатам проведения кадрового аудита выдается письменное заключение с оценкой общей ситуации кадрового делопроизводства в организации, оценкой соответствия нормам и правилам действующего законодательства, а также рекомендациями по исправлению выявленных недочетов. Регулярное проведение аудита (к примеру, 1 раз в год) позволяет решать актуальные проблемы управления компанией, и способствует построению успешной и конкурентоспособной организации.

2 ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА И ИХ ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Как было указано в предыдущем параграфе реферат, кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

– при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

– при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;

– при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

– при смене руководства организации;

– при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.1

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы.

В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока.

Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами.

В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

Первый этап заключается в определении пакета необходимых документов. Каждый работодатель должен, используя законодательную базу нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др.), создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего, необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе.

Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123.

<

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно.

Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, приведен в таблице 1.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Таблица 1 – Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

📺 Видео

Экспресс-аудит ведения кадрового делопроизводства в компанииСкачать

Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

Семинар: "Кадровый аудит" Дмитрищук С.А.Скачать

"Внутренний кадровый аудит" - Устюшенко А.МСкачать

📐HR Аудит работы компанииСкачать

Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Как провести HR аудит для разработки HR стратегии? Чек-лист аудита для всех HR бесплатно!Скачать

Кадровый учет "с нуля"Скачать

Курс обучения "Кадровый аудит" - 19 причин провести кадровый аудитСкачать

Проводим кадровый аудит самостоятельно. Обязательные кадровые документыСкачать

Как провести кадровый аудит и аудит системы управления персоналомСкачать

Кадровый аудит как метод оценки эффективности управления персоналомСкачать

Кто такой аудитор и чем занимается каждый день | задачи ассистента и супервайзераСкачать

Этапы и процесс аудиторской проверкиСкачать

Аудит кадрового делопроизводства - как выбрать услугу на HRTIMEСкачать