Как организовать и провести эффективное совещание

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

• деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу) информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает ее продолжение в форме переговоров или совещаний;
• собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;
• переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение важных вопросов, заключение соглашений, контрактов, подписание важных для обеих сторон документов;
• дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании, основным инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к решению проблем.

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи.

Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов.

Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

• поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
• интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
• определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
• решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

• по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
• по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
• по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
• по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

https://www.youtube.com/watch?v=ApQDvCty_uY

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации.

Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи.

Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

• определяется список участников совещания;
• на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
• в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или ания.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

• приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
• освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
• организация мозгового штурма по ее решению;
• оценка всех имеющихся вариантов;
• аккумулирование вариантов решения проблемы;
• ание или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
• определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других.

Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.

https://www.youtube.com/watch?v=C867AtdrMTA

Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.

Посетите интересные мероприятия и выставки в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей 1 | статей 2 …

Видео:Как проводить совещания?Скачать

“Совещания ни о чем”, или Как проводить эффективные совещания

Сергей начинал «закипать». «Трачу время впустую, а у меня уйма дел. Опять придется задерживаться после работы», — думал он, сидя на очередном совещании.

Совещании, по большому счету, ни о чем. Прошло уже полтора часа, но никто из присутствующих толком не помнил цели собрания.

Во время проведения перескакивали уже не менее пяти раз на разные темы, обсудили предстоящий корпоратив, проблему с закрытием вакансий в отделе, из которого на совещании никого не было, и еще что-то.

Сергей работал уже год в должности руководителя среднего звена в достаточно крупной российской компании. Поначалу его очень сильно «бесило» наличие большого количества совещаний. На которые уходила, порой, большая часть рабочего дня.

При этом их эффективность была очень низкой. Сразу после повышения Сергей уже прекрасно понимал, что на многих собраниях его присутствие в принципе не нужно.

Но коллеги, более опытные руководители других подразделений, постепенно убедили его в том, что это и есть часть работы руководителя. И он втянулся.

И вот сейчас, на фоне раздражения от никчемной траты времени, Сергея как будто осенило: «Неужели все совещания всегда и везде такие неэффективные? Можно ли их сделать продуктивными? И главное, как это сделать?»

Он решил разобраться в этом вопросе. И действовать двумя этапами. На первом зафиксировать и проанализировать, что делает совещания никакими. А на втором этапе найти решения для проведения высокоэффективных, продуктивных совещаний. Совещаний быстрых, точно по теме, с решениями проблем и готовым планом действия на выходе.

Причины низкой эффективности совещаний

Вот список проблем, делающих совещания нулевыми, подмеченный Сергеем:

1. Совещание без рулевого

Не понятно, кто главный на совещании, кто решает, кому нужно выступать, а кому нет, когда стоит заканчивать дебаты, кто подводит итоги и фиксирует план действий. Такие совещания тянутся долго и часто заканчиваются фразой: «Давайте соберемся еще раз и все обсудим», потому что возникшие споры завели в тупик, а арбитра нет.

2. Совещание без регламента

К началу совещания пришло 20 % приглашенных. Остальные «подтягивались» в течение получаса. Кто-то извинялся. А кто-то, опоздав на 20 минут, вообще заявлял, что рано пришел, так как не все еще собрались. В принципе уже все привыкли, что совещания вовремя не начинаются, и особо никто не спешил. Из пришедших кто-то уже отлучился.

В итоге, посудачив обо всем, через полчаса начали. Никто даже не обсуждал, когда совещание должно закончиться, кто будет выступать и по каким вопросам. Хорошо еще, что переговорная комната была свободна, бывало, что собирался весь руководящий состав, а в переговорке идет собеседование — и совещание приходилось переносить на другое время.

3. Совещание без подготовки

Итог таких совещаний, как правило, такой: давайте Петров и Иванов подготовят статистику, проанализируют и сделают выводы, а мы потом еще раз соберемся и все окончательно решим. Совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

4. Не тот состав

На совещании присутствуют не те сотрудники. Нет лиц, принимающих решения. Или нет тех, кто реально владеет ситуацией. Например, присутствует начальник отдела, а требуется глубокое владение вопросом, которое есть только у непосредственного исполнителя. Или наоборот, состав присутствующих излишне «раздут».

Половину присутствующих позвали на всякий случай. Часть из них просто молчит — и это еще лучший вариант. Другая часть, раз их позвали, хочет непременно показать свою значимость и компетентность руководству. Ведет себя активно, задает ненужные вопросы. Выносит активно предложения ни о чем и тому подобное.

Шума много, дела ноль.

5. Совещание без цели

И это самая главная проблема совещаний ни о чем. Нельзя достичь цели, если она изначально не определена. Сергею на ум по этому поводу пришел диалог из «Алисы в стране чудес»:

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.

— Мне все равно — сказала Алиса.

— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.

— Только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.

— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот.

— Нужно только достаточно долго идти.

https://www.youtube.com/watch?v=w9o0ZVC-nFs

Вот так и на совещаниях. Куда-нибудь все в итоге попадают. Но вот туда ли, куда нужно?

6. Что делать?

Извечный русский вопрос. По итогам совещания нет четкого понимания, что делать. Кому делать. Когда? Какие сроки и кто это все контролирует. Все поговорили, разошлись, а делать никто ничего не начал.

Как проводить эффективные совещания?

Получив список основных, лежащих на поверхности, проблем низкой эффективности совещаний, Сергей выработал план их решения. Он прочитал тематические книги, статьи, пообщался с коллегами и друзьями из других компаний и вот, что у него получилось:

1. Рулевой

На совещании, как и в любом успешном проекте, должен быть руководитель. Это должен быть один, заранее четко определенный сотрудник. Часто, это человек самой высшей должности из присутствующих, но не всегда.

Он должен взять слово в начале, повторить цель собрания, какой должен быть результат, регламент, время завершения. И контролировать собрание до его завершения. Четко отслеживать и не давать отклониться от обсуждаемой темы.

Рубить на корню высказывания, не касающиеся обсуждаемого вопроса.

2. Регламент

Определите и жестко соблюдайте: время начала и окончания собрания, место проведения, состав участников, запланированные выступления (докладчик, тема, время на выступление), очередность и временные рамки на выступления.

3. Подготовка

Очень важный пункт, который, как правило, не применяется в компаниях. Нужно заранее, лучше за день, письменно разослать участникам приглашения, содержащие информацию:

• цель собрания (на какой вопрос по итогам собрания должны дать ответ);
• место проведения (проверьте, чтобы оно было не забронировано);
• время начала, время окончания;состав участников;
• кому и какие материалы подготовить;
• кому подготовить выступления, доклады;
• материалы к ознакомлению (если требуется).

Их можно приложить прямо к приглашению или указать ссылкой на сетевую папку, где они лежат.

Используйте для этого возможности Outlook или вашей CRM. Проведя такую подготовку, старт совещания будет в разы эффективнее. Без этого совещание не начинать!

4. Состав

Минимизируйте состав участников! Приглашайте только тех, кто действительно нужен. Обязательно должны быть те, кто принимает решения. Совещаться без лица, принимающего решения — все равно, что лить воду в песок. Если предположительно может потребоваться мнение эксперта, просто заранее предупредите его, чтобы он был готов присоединиться.

5. Цель

Самый главный вопрос. Обязательно письменно формулируйте цель собрания. На какой вопрос по итогам совещания собравшиеся должны дать ответ? Зафиксируйте его обязательно письменно. Письменная формулировка стимулирует более четко и емко описать суть текущей задачи.

И что вы намерены делать далее?

Если по итогам определена задача, сформулируйте ее. Определите, какой должен быть результат. Для этого ответьте на вопрос: «Как мы поймем, что цель достигнута?»

Определите исполнителей и сроки.

Определите следующий шаг. Самое первое и простое действие исполнителя. Например, задача отгрузить клиента.

Следующий шаг, это не отгрузка, а звонок клиенту для согласования общих условий или письмо клиенту с запросом ассортиментной заявки. Когда вы определяете конкретный простой шаг исполнителя, вы запускаете процесс.

Часто задача в целом ясна, а вот с чего начать конкретно — понимания нет, и исполнитель затягивает начало действий.

Зафиксируйте письменно итоги. Через неделю детали уже никто не вспомнит. Руководитель совещания (или секретарь собрания, если таковой был) обязательно должен выслать письменный отчет, где нужно указать: принятые решения, поставленные задачи, сроки, исполнителей, кто контролирует, дату следующего совещания (при необходимости).

Может показаться, что для реализации потребуется дополнительное время на письменные приглашения, формулировки, отчеты. По факту это не так. Во-первых, это не требует больших затрат времени, так как это внутренние документы. Важно изложить суть. Литературных изысков здесь не требуется.

Ведь пишете же вы десятки писем в течение дня? А во-вторых, сэкономленное время на совещаниях и главное — достигнутые быстро результаты — высвободят на порядок больше времени у персонала компании.

Простое исключение из списка участников трех «лишних» человек, за четыре совещания даст фирме 12 дополнительных часов продуктивной работы сотрудников (заметьте, уже оплаченных компанией).

Внедрять, внедрять и еще раз внедрять!

С этими предложениями Сергей обратился к директору и собственнику в его же лице. Предложения были одобрены и внедрены. И хотя процесс внедрения, как и любые изменения, прошел с определенной долей сопротивления, он был реализован до конца. Теперь совещания стали, как и мечтал Сергей, быстрыми, результативными, с решенной проблемой на выходе и точным планом действий.

https://www.youtube.com/watch?v=mk5zRqh2Bgc

А Сергей сейчас уже занимает должность коммерческого директора. Его инициатива не только помогла ему ускорить развитие компании за счет эффективных совещаний. Желание разобраться в проблеме, выработать решение и реализовать его помогает ему решать и другие актуальные задачи бизнеса.

P.S. От автора. Из своего опыта могу добавить, что даже несколько ключевых советов из этой истории, внедренных (именно внедренных!) и закрепленных на уровне навыков персонала, позволяют в разы увеличить эффект от совещаний в компаниях любых размеров. Самое главное — внедряйте!

Александр Шведов
Источник: материалы сайта delovoymir.biz

Видео:КАК ЭФФЕКТИВНО ПРОВОДИТЬ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ НА РАБОТЕ?Скачать

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы совещания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

https://www.youtube.com/watch?v=rFmEb7z5vfs

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты.

Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Видео:Как эффективно проводить совещание руководителей / Александр ВысоцкийСкачать

5 способов сделать совещание более эффективным

Эффективное совещание должно быть двигателем производительности на рабочем месте. Совещание – это обсуждение того, куда идет компания, когда нужен мозговой штурм новых идей, обсуждение текущих проблем и принятие важных решений.

1. Убедитесь, что это совещание необходимо
2. Составьте и отправьте участникам повестку совещания
3. Эффективно должен работать каждый участник рабочей встречи
4. Определите план необходимых действий
4.1. Повторяющиеся совещания по одному и тому же вопросу
5. Контроль и мониторинг за выполнением решений совещания
5.1. Автоматизированные системы контроля

К сожалению, многие совещания в конечном итоге являются полной противоположностью продуктивности. Участники совещания проводят первые десять минут, играя с компьютерными технологиями, необходимыми для привлечения удаленных сотрудников, а затем еще несколько минут обсуждают чуть ли не личные планы.

Прежде чем будет достигнут какой-то результат, приходится порой даже отложить совещание, назначить новый срок встречи участников, поскольку становится очевидным, что никакой реальной подготовительной работы перед совещанием не было проведено. А то немногое ценное, что все-таки было достигнуто на совещании, чаще всего, забывается, как только закроется дверь конференц-зала.

И, хотя существует множество приложений и аппаратных средств, чтобы облегчить связь с удаленными сотрудниками в конференц-зале и увидеть и услышать их всех с исключительным качеством изображения и звука, это может не помочь провести эффективное совещание. Как же получить максимальную отдачу от подобных рабочих встреч и совещаний?

Убедитесь, что это совещание вам нужно

В мире есть мало вещей, которые могут быть хуже, чем мучение на совещании. Во многих случаях совещание могло бы быть заменено, например, перепиской по электронной почте. Исследования показывают, что менеджеры среднего звена тратят до 35% своего времени на совещания.

А высшее руководство проводит по меньшей мере половину своего рабочего дня на развернутых совещаниях и на встречах с другими людьми. Поэтому прежде чем добавить еще одно совещание к своему графику, следует быть абсолютно уверенным в том, что совещание действительно необходимо.

Вот лишь некоторые вопросы, которые необходимо задать, чтобы решить, нужно ли планируемое совещание:

• Нужен ли мне, лицу, планирующему назначить совещание, вклад от других сотрудников компании, чтобы добиться решения поставленных на совещании вопросов и проблем?
• Нужна ли встреча лицом к лицу с другими сотрудниками компании для нахождения путей решения поставленных на совещании вопросов?
• Будет ли присутствие на совещании, куда планируется пригласить сотрудников компании, лучшим времяпрепровождением, наиболее эффективным методом работы приглашенных сотрудников?

Если ответа на любой из озвученных вопросов нет, лучше всего отложить совещание до тех пор, пока все материалы к нему не будут подготовлены с должной степенью тщательности. Чтобы всем, кто собирается встретиться, имело бы смысл там присутствовать лично и в течение назначенной продолжительности встречи.

Подготовьте и разошлите всем участникам повестку совещания

Один из самых важных способов провести совещание продуктивно – это создать повестку предстоящей встречи, обозначив в ней задачи, которые будут решаться на совещании, и затем заранее поделиться повесткой предстоящего совещания со всеми участниками. Это поможет всем ознакомиться с целями совещания, а также продуктивно подготовиться до начала обсуждения обозначенных вопросов и проблем.

https://www.youtube.com/watch?v=WJyMZ8gsCGY

Ряд вопросов, вынесенных в повестку дня совещания, как это ни странно, может разрешиться еще до начала совещания.

Поскольку обозначенная проблема, озвученный вопрос к совещанию уже сам по себе есть некий залог успешного решения вопроса или проблемы.

Таким образом можно не только сократить время, отведенное на проведение совещания, но и найти решение ряда вопросов, что называется, заочно, еще на этапе подготовки совещания или рабочей встречи.

Совещание же без повестки побуждает его участников приходить совершенно неподготовленными, ибо непонятно, к чему нужно готовиться, какие вопросы будут поставлены, на какие проблемы придется реагировать.

Отсутствие информации о целях, задачах совещания,  о повестке дня, о мероприятиях, которые будут обсуждаться на совещании, также снимает ответственность с приглашенных участников совещания.

Как можно отвечать за то, о чем, возможно, слышишь впервые на совещании, что называется, здесь и сейчас. Таким образом есть повод отложить проблемы, перенести их решение на потом.

Заранее озвученная повестка дня так или иначе настраивает участников совещания на рабочий лад и предлагает им заранее подготовиться к решению проблем, если даже у участников предстоящего совещания нет пока готовых решений. На то оно и совещание, чтобы искать ответы на вопросы коллегиально, помогая друг другу своим уникальными знаниями и компетенциями по заявленным вопросам повестки дня совещания.

«Включите» каждого участника

Когда приглашается сотрудник для участия в совещании, нужно помнить, что его рабочее время имеет альтернативную стоимость. Любой сотрудник, присутствуя на совещании, может потерять ценное время, которое мог бы использовать для выполнения другой, не менее важной, а порой значительно более важной работы. Это означает, что каждое совещание нужно сделать ценным для всех его участников.

Следует быть уверенным в том, что на совещание приглашены только те, кто необходим для решения поставленных вопросов. И как только совещание начнется, следует «включить» их в работу. Отсутствие внимания со стороны некоторых участников встречи приводит к уменьшению продуктивности совещания.

Более того, не вовлеченный сотрудник может все время, отведенное на проведение общей встречи, провести в Интернете, благо на это теперь у каждого есть достаточное количество гаджетов.

А то и просто можно откровенно поспать, сидя где-нибудь «на галерке» или прячась за колонной конференц-зала во время совещания.

Приглашенный сотрудник может не «включаться» в работу совещания по разным причинам:

• не его вопросы,
• он не знает на них ответы и решения,
• сотрудник не готов к решению вопросов,
• ему нужно сначала подготовиться и
• тому подобное.

Такого сотрудника следует освободить от участия в совещании. Лучше даже извиниться перед ним, несмотря на то, что он, возможно, и не заслуживает извинений, ибо мог бы заранее подготовиться, а затем «отпустить с миром».

Удаление с совещания неподготовленного и не вовлеченного сотрудника будет для остальных участников сигналом к тому, что к подобным мероприятиям, вообще-то, нужно готовиться, и не доводить дело до инцидента с удалением.

Пожалуй, самое худшее, до чего нельзя доходить ни при каких обстоятельствах, это когда в совещание не вовлечен ни один из приглашенных сотрудников. А само совещание напоминает «театр одного актера», когда ведущий совещания сам и озвучивает проблемы, и сам же находит решения.

Зачем тогда остальные участники? Чтобы поприсутствовать в качестве зрителей и насладиться замечательной «актерской» работой ведущего? Своего рода театр, в который билеты покупают не зрители, а оплачивает эти билеты, это потерянное время остальных сотрудников, тот самый единственный «актер»? Разве это эффективное управление?

Создайте план действий

Когда, несмотря ни на что, все же прошло эффективное совещание, на котором были приняты окончательные решения, важно закончить мероприятие с четко определенными вариантами действий.

https://www.youtube.com/watch?v=AkqcwcYBL_Q

Эффективные планы по результатам совещаний и рабочих встреч включают следующее:

• конкретные действия (что нужно сделать для решения проблемы);
• лицо, ответственное за выполнение действия (кто должен выполнить работу для решения проблемы);
• крайний срок выполнения запланированных действий (дата исполнения мероприятий);
• соглашение о том, что определяет успех или завершение действия (критерий для оценки выполнения, по которому можно однозначно понять, что запланированное действие проведено).

Кстати, обычная практика российских компаний – это фиксация действий, ответственных исполнителей и сроков исполнения.

А вот, что касается критериев выполнения запланированных мероприятий – это чаще всего оставляют на усмотрение самого исполнителя или того человека, который будет проверять, контролировать его работу.

Такая недоговоренность о критериях «сделано/не сделано» приводит к тому, что исполнитель может считать действие выполненным, тогда как его руководитель или тот, кто назначил совещание, где был подготовлен план устранения проблем, могут считать действие невыполненным или выполненным частично, не до конца.

Западная практика менеджмента более внимательно относится к тому, чтобы помимо действия, ответственного исполнителя и сроков исполнения, в плане были записаны критерии, по которым можно было бы достоверно судить о выполнении запланированных мероприятий или о их невыполнении (выполнении не в полном объеме).

Наличие конкретных заданий в письменной форме в некоторой степени (на Западе в большей степени, в России в меньшей степени!) гарантирует, что все знают то, что происходит, а также понимают, что нужно делать, кому нужно делать, зачем кому-то вообще что-то нужно делать по результатам совещаний. Это позволяет довольно успешно (опять же более успешно в западной культуре менеджмента, чем в российской) следить за решениями совещания.

Регулярные совещания по одной теме

Кстати, для регулярно повторяющихся совещаний на одни и те же темы может использоваться один и тот же протокол совещания, где записываются решения каждого последующего совещания с тем, чтобы видеть предыдущие решения и прогресс в решении проблем, а не начинать на каждом совещании решать повторяющиеся проблемы с чистого листа.

Опять же часто повторяющиеся совещания, на которых решаются одни и те же вопросы, причем без особого продвижения вперед, без особого прогресса – это уже признак того, что к данной проблеме нужно искать другой подход, нежели постоянно обсуждать ее коллективно и, что называется, переливать из пустого в порожнее.

Как вариант, можно предложить для «неразрешимых» вопросов, которым не находится эффективных ответов, отойти от западного подхода к решению проблем по принципу «здесь и сейчас».

Стоит вспомнить про восточный подход, при котором нужно научиться постоянно жить с озвученной проблемой, пока она как-то не решится сама (почему бы и нет?!) или кто-то не найдет ей решение безо всяких совещаний.

Почему мы думаем, что проблемы можно решить только сообща и только на совещаниях? Ничего подобного!

Контроль или совсем уж по не-русски «фоллоу ап»

После того, как создан план последующих действий для задач, которые возникли на совещании, нужно фактически следить за участниками совещания. Надеяться на то, что все участники совещания, получив на руки или по электронной почте протокол совещания, увидев там себя в качестве исполнителя определенных действий, станут заниматься назначенными поручениями – это по меньшей мере наивно.

У приглашенных участников совещания, как правило, много другой работы. Есть обычная работа, есть срочная, есть особо срочная.

В России, в отличие от регулярного западного менеджмента, есть еще работа «срочнее срочного» – это некий аналог социалистической «очереди внеочередников»! В общем, работнику предприятия, сотруднику компании всегда есть из чего выбирать, какую работу делать в первую очередь, какую отложить на потом, а к какой приступить только, если «сверху» или откуда-то «сбоку» (невесть откуда) «прилетит» контроль: «А сделал ли ты то-то и то-то?!» Да и то это еще не повод все бросить, чтобы заняться новым делом.

https://www.youtube.com/watch?v=y5Ay2nyrwmc

Поэтому фактически на российском предприятии выполнение запланированных мероприятий (и озвученных в письменных протоколах) есть задача того, кто назначал совещание. Написать протокол и «умыть руки», увы, не получится. Контроль, контроль, контроль, а в промежутках еще и мониторинг, мониторинг, мониторинг, который от контроля вообще-то мало чем отличается!

Только тогда удастся какой-то процент запланированных мероприятий сделать в срок, остальное отложить на более позднее время (перенести сроки мероприятий), а какие-то мероприятия так и не получится выполнить по непреодолимым причинам, суть которых так и останется невыясненной, несмотря на все усилия контролеров, проверяющих, начальников, специально назначенных временных руководителей задач и проектов и прочих лиц.

Автоматизация контроля

Кстати, довольно эффективно на первое время действуют автоматизированные системы контроля исполнительской деятельности.

Скажем, приходит сотрудник на работу, прикладывает пропуск к автоматизированному пункту прохода, и вдруг на большом электронном табло видит: «Здравствуйте, товарищ Иванов Иван Иванович.

Сегодня наступил срок выполнения Вами следующих «славных дел»: и далее идет перечисление».

А при уходе с работы: «До свидания, товарищ такой-то! На сегодня у Вас так и остались невыполненными следующие «славные дела»: и далее перечисление». Но и данная мера действует только «на новенького». Сотрудники постепенно привыкают и к автоматизированному контролю, вплоть до полного привыкания, когда на подобные сообщения вообще перестают хоть как-то реагировать.

Итоги

Не всё, конечно, так плохо, как может показаться на первый взгляд. И у нас в России можно наладить эффективный контроль исполнения запланированных мероприятий. Так что не стоит сидеть сложа руки, нужно действовать. Контроль, мониторинг, контроль, мониторинг, пересмотр планов, и снова контроль, мониторинг, контроль, мониторинг…

…Планирование совещаний, приглашение на них исключительно тех, кто нужен, выработка эффективных решений, далее уже планирование исполнения запланированных мероприятий, выполнение запланированных мероприятий, контроль выполнения поставленных задач – все это вместе взятое должно привести к результатам.

И только тогда сотрудники компании признают, что совещания продуктивны, станут более охотно их посещать и активно участвовать в их проведении, а не отсиживаться или даже «отлеживаться».

🔍 Видео

Как проводить совещание в бизнесе?Скачать

Собрания сотрудников: о чем говорить и как проводить? | Александр ВысоцкийСкачать

Как эффективно проводить собрания и встречи? Управление персоналом. Свой бизнес |Бизнес КонструкторСкачать

Секреты эффективного совещанияСкачать

Игорь Манн: Как проводить эффективные совещания?Скачать

Чек-лист эффективного проведения рабочих совещаний и планерок. Главные ошибки совещанийСкачать

Захватывающие совещания: 4 варианта check-inСкачать

ТОП-7 ошибок при проведении совещанийСкачать

Как эффективно проводить собрания, совещания, оперативки с сотрудниками? Секреты проведения планерокСкачать

Как Проводить Собрания Эффективно (короткая версия)Скачать

1. КАК ЭФФЕКТИВНО ПРОВОДИТЬ СОВЕЩАНИЯСкачать

ЭФФЕКТИВНЫЕ ВСТРЕЧИ И СОВЕЩАНИЯ – как их проводитьСкачать

Как проводить совещание | Управление БизнесомСкачать

Эффективное совещание: Технология Promeet (productive meeting)Скачать

Управление персоналом. Как Правильно Проводить СовещанияСкачать

Как провести презентацию. 6 советов для эффективного выступленияСкачать

Как вдохновить команду за 30 минут? // Инструмент мотивации сотрудников 16+Скачать