Создаем HR-бюджет

Видео:Как сформировать HR-бюджет на следующий годСкачать

Курс «Методы бюджетирования и управление затратами на персонал»

Для руководителей, экономистов по труду и заработной плате
Доступен в формате дистанционного обучения. Подробнее об организации и  условиях дистанционного обучения

Посмотреть ближайшую дату открытого курса

Заказать дистанционное, выездное или индивидуальное обучение

Стоимость и длительность курса

29 900 рублей, 24 академических часа (3 дня)

 Результат обучения:

слушатели курса освоят теорию и практику бюджетирования затрат на персонал, научатся применять методы нормирования труда, оптимизации численности, должностного состава и расходов на персонал, научатся анализировать и контролировать исполнение HR-бюджета в компании.

Цели курса

Повышение квалификации руководителей и сотрудников службы персонала, не имеющих специального финансового образования, по вопросам бюджетирования и финансового планирования своей деятельности. Освоение практических инструментов планирования и обоснования расходов на персонал, оценки их эффективности, оптимизации численности персонала.

Теория и практика бюджетирования

Понятие бюджета и бюджетирования. Типы бюджетов по составу и объекту бюджетирования, цели, задачи, этапы бюджетирования. Достоинства, недостатки, трудности бюджетирования, этапы бюджетного процесса. Классификации, методы, основные подходы к подготовке бюджетов. Технологии, применяемые при формировании бюджета.

Технология бюджетирования затрат на персонал

Трудности подготовки бюджетов затрат на персонал. Распределение ответственности между руководителями, экономистами по труду и специалистами службы управления персоналом за формирование бюджета. Задачи службы персонала в процессе бюджетирования.

Нормативные и методические материалы, определяющие состав затрат при бюджетировании

Типовые статьи расходов на персонал, доля затрат на персонал в общем бюджете компании, расшифровка статей затрат на персонал. Нормативные документы, определяющие порядок формирования затрат на персонал. Формы бюджета затрат на персонал.

HR-аналитика: анализ и прогноз в бюджетировании затрат на персонал

Статистические показатели, используемые для формирования бюджета затрат на персонал. Математические методы прогнозирования в бюджетировании. Факторы, определяющие размер бюджета затрат на персонал. Внешние и внутренние источники информации, используемой для формирования бюджета затрат на персонал.

Бюджетирование фонда оплаты труда

5 способов формирования бюджета затрат на оплату труда, их достоинства и недостатки. Уровни детализации бюджета затрат на оплату труда. 3 фактора, определяющие бюджет затрат на персонал – численность персонала, должностной состав, размеры заработной платы для должностей, системы оплаты труда. Определение оптимального размера заработной платы.

Расчет численности персонала как инструмент бюджетирования

Основные принципы расчета численности персонала. Основные понятия и методы нормирования труда, используемые для расчета численности персонала. Типовые ошибки, допускаемые при расчете численности персонала, использование поправочных коэффициентов. Применение драйверов численности, использование калькуляторов для расчета численности персонала. Методы определения избыточной численности.

Оптимизация должностного состава подразделений в практике бюджетирования

Использование функционального анализа для определения оптимального должностного состава. Разделение труда и кооперация. Определение оптимальной загруженности должности, перераспределение функций. Оптимизация организационной структуры и оптимизация должностного состава. 

Расчет оптимального размера заработной платы

Понятие среднерыночной заработной платы,  оценка конкурентоспособности заработной платы предприятия. Позиционирование предложения компании на рынке труда. Методы определения оптимального размера заработной платы  — базовые и производные.

Инструменты для анализа рынка труда, определение оптимального размера заработной платы в сложных случаях.

Обзоры рынка труда, грейдирование, поправочные и районные коэффициенты, тарифные коэффициенты, методы построение тарифных сеток, способы расчета тарифных и повременных ставок.

Системы оплаты труда и практика бюджетирования ФОТ

Обзор бестарифных и тарифных систем оплаты труда. Принципы построения «идеальной» системы оплаты труда. Управление затратами на персонал с помощью систем оплаты труда. Моделирование в прогнозировании затрат на оплату труда. Закрепление правил расходования средств на оплату труда в локальных нормативных актах.

Формирование бюджета обучение и развитие персонала

Задачи обучения и развития персонала. Порядок принятия решений о расходование средств на обучение и развитие персонала. Основные принципы формирования бюджета затрат на обучение и развитие. Состав затрат на обучение и развитие. Методы оптимизации затрат на обучение и развитие персонала. Возможности снижения затрат на обучение и развитие.

Формирование бюджета затрат на подбор персонала

Состав затрат на подбор персонала. Прямые и косвенные затраты на подбор персонала. Методы расчета трудоемкости подбора персонала. Методы расчета затрат на подбор персонала.

Бюджетирование отпускных и социальных выплат

Факторы, влияющие на «отпускные» выплаты. Методы  расчета затрат на «отпускные» выплаты. Виды социальных льготы, выплат и компенсаций и методы их расчета. Расчет затрат на корпоративные мероприятия.

Управление бюджетом, контроль исполнения бюджета

Анализ исполнения бюджета, ответственность за исполнение бюджета. Индикаторы исполнения бюджета. Принятие управленческих решений по результатам анализа исполнения бюджета.

Методы управления затратами на персонал – обзор плюсов и минусов

40 способов снизить затраты на персонал. Разбор методов управления затратами на персонал с точки зрения эффективности и рисков.

Практические задания:

решение кейсов по расчету численности, разбор рабочих задач слушателей курса. 

Что получают слушатели курса

Презентацию, материалы и документы, используемые для обучения и применения в работе, в виде электронного каталога, скачиваемого по ссылке. Сертификат о прохождении обучения.

Нормирование труда и расчет численности

Если вы хотите заказать корпоративное или индивидуальное обучение под ваши задачи, напишите нам

Где проводятся семинары и курсы

Штатное расписание

с коллегами

Видео:Как составить HR-бюджет на 2023 год: вызовы и решенияСкачать

Что год грядущий нам готовит? Составляем HR-бюджет

Прежде чем составлять HR-бюджет, нужно составить план работ на следующий календарный год. Нужно четко понимать, какие мероприятия и в какой период времени будут проходить, каков будет их формат, какие ресурсы для этого требуются.

Под мероприятиями мы подразумеваем не только корпоративные праздники (23 Февраля, 8 Марта, традиционный «День компании» и Новый год), но и различные соревнования: «Лучший сотрудник месяца, года», другие внутренние конкурсы, рекрутинг, периодичность различных социальных выплат и т. д.

Давайте подробнее рассмотрим основные статьи HR-бюджета.

В разных компаниях практикуется разный подход к HR-бюджетированию. Основная статья расходов на персонал — заработная плата — попадает или в бюджет HR-службы, или планируется в каждом подразделении.

Во втором случае подсчитать расходы и оценить эффективность вложений в персонал достаточно сложно.

Если в вашей компании заработная плата и стимулирующие выплаты входят в бюджет HR-службы, то не забывайте учитывать при бюджетировании то, что часть заработной платы уходит на налоговые выплаты (обычно эти расходы идут отдельной статьей).

Обязательно при бюджетировании расходов на оплату труда учитывайте свой ресурсный план1 на следующий год. Спланировать расходы на оплату труда со 100-процентной точностью, даже если ресурсный план правильно составлен, довольно сложно.

Фактическое изменение штата может не совпадать с намеченным, кроме того, больничные и отпуска сотрудников влияют на итоговую сумму. Однако все можно корректировать в рамках утверждения квартальных и месячных бюджетов, что дает возможность оперировать более точными данными.

Отклонения при годовом планировании не должны превышать, согласно экспертным оценкам, 10 процентов.

https://www.youtube.com/watch?v=3lLgAIZRMEI

Помимо основных, существует множество дополнительных выплат, таких как премии, расходы по различным мотивационным программам, расходы на дни рождения (не поленитесь и просчитайте количество именинников по месяцам, это позволит более четко спланировать расходы), расходы по так называемому социальному пакету (проезд, питание, мобильная связь и др.), которые также подлежат планированию.

Марина СЕДУКОВА, начальник казначейства ООО «ТС-Ритейл»:При составлении бюджета на год важно обращать внимание на одну из самых проблемных статей бюджета — фонд оплаты труда. В своей практике мне приходилось сталкиваться с ситуациями, когда HR-ы не учитывали такие факторы, как плановое расширение штата, индексация заработной платы, наличие фиксированной и переменной частей и др. Беспечное отношение к планированию приводило к тому, что отклонения от бюджета достигали 15–20 процентов от общей суммы расходов, и большая их часть приходилась именно на эту статью.

Следующая статья HR-бюджета — это расходы на подбор персонала. Здесь также мы опираемся в планировании на ресурсный план. Необходимо учитывать статистику по текучести персонала за прошлые периоды. Не забывайте расходы на периодические печатные издания, платные доступы на сайты в Интернете, оплату услуг кадровых агентств.

При этом если расходы на печатные издания обычно незначительны и вы сможете в случае непредусмотрительности изыскать необходимую сумму, то расходы на «работные» сайты достаточно серьезны, не говоря уже об услугах внешних рекрутеров.

Поэтому старайтесь учитывать характер планируемых вакансий и обязательно имейте резерв на случай форс-мажорных ситуаций (например, на подбор менеджеров среднего и высшего звена).

Обучение также одна из основных расходных статей. Здесь вам поможет план обучения на год, который необходимо утвердить не позже ноября. Иначе вы не сможете составить полноценный бюджет. Поэтому приучайте руководителей подразделений подавать заявки на обучение заранее.

Если же вы руководитель крупного HR-подразделения, то это головная боль вашего отдела обучения или специалиста по обучению, хотя контроль здесь также не помешает. Часто тренинговые компании требуют 50-процентную предоплату.

Поэтому эти расходы необходимо планировать в месяце, предшествующем обучению.

Планирование корпоративных мероприятий — это тема для отдельной большой статьи. Мы к ней обязательно вернемся.

Скажем лишь о нескольких нюансах: все рестораны (особенно в период подготовки новогодних мероприятий), теплоходы и открытые площадки (в случае проведения летних выездных мероприятий), требуют предоплату за два-три месяца, поэтому не забудьте предусмотреть суммы на это в соответствующие периоды.

То же можно сказать об event-агентствах, музыкальных коллективах и ведущих вечера (в случае, если вы самостоятельно занимаетесь организацией мероприятий).

Не рассчитывайте, что сумма, не израсходованная по одной статье, в случае необходимости будет переведена на другую — статью, где у вас существует дефицит средств. Это недопустимо в бюджетировании, как и перенос неизрасходованной суммы с текущего на следующий месяц. Компания может располагать доходами и, соответственно, планировать свои расходы только в рамках текущего периода.Не планируйте суммы больше тех, которые вам необходимы, «на всякий случай». Некоторые компании создают так называемый фонд отдела, куда зачисляют не израсходованные подразделением средства. Однако это скорее исключение из правил.

Ну и, конечно, не стоит забывать про непредвиденные расходы. Сумма, которую вы будете планировать на эту статью, ограничивается только финансовыми возможностями компании.

Однако не советуем делать ее «запасным аэродромом» на случай неправильного планирования и халатного к нему отношения. Диапазон допустимых отклонений ограничивается не только в сторону перерасхода.

Постоянные большие остатки могут стать основанием для руководства компании задуматься о сокращении вашего бюджета.

Последний рубеж

Составить бюджет — только полдела. Впереди у нас защита бюджета, и она требует подготовки. Главное правило здесь: даже если у вас надежные помощники или бюджет собирает финансовая служба, обязательно проверьте сами все предъявляемые цифры. Невозможно защитить бюджет, если вы не владеете информацией.

Вы должны дать ответ по каждой статье и подстатье расхода. Вы должны знать, откуда взялись цифры и почему именно они. Это поможет вам выстоять в игре, столь любимой многими руководителями (а иногда и владельцами бизнеса), — «Выкидываем все лишнее» или «Сократим расходы».

Если вы не владеете материалом, то велик риск, что вы отдадите «под нож» важную статью расходов.

https://www.youtube.com/watch?v=Sh-sDAJXH6o

Для того чтобы бюджет был принят, нужно, чтобы все цифры имели обоснование. Поэтому рекомендуем взять с собой все материалы, которые были использованы во время составления бюджета.

Это могут быть и статистические данные прошлых периодов, и план обучения, и ресурсный план на следующий год, и данные по ценам компаний-провайдеров, и прогнозы по повышению цен на услуги.

Обязательно берите с собой все предварительные расчеты, потому что вас могут попросить раскрыть содержание того или иного расхода и ваши судорожные попытки вспомнить исходные цифры не прибавят вам баллов. К сожалению, многие руководители до сих пор считают HR-службу этакой «падчерицей».

Поэтому ваше выступление должно быть аргументированно, а каждая статья — иметь документальное подтверждение и планы расчетов.

Руслан ТАРУСИН,директор по персоналу в России Международного автомобильного холдинга «Атлант-М»:Расходы на персонал необходимо рассматривать как инвестиции. Они в первую очередь должны отвечать целям и задачам, стратегии компании, обеспечивать долгосрочную динамику развития. Для окупаемости инвестиций в персонал важно четко планировать потребность в человеческих ресурсах, обучение, решающее проблемы выявленного дефицита компетенций у сотрудников. Для обеспечения роста компании необходимо вкладывать деньги в развитие кадрового резерва, создание инновационной среды и социальную политику.

Пример HR-бюджета

В каждой компании своя структура, свои статьи расходов, свои стандарты управленческого учета. Поэтому данный пример HR-бюджета можно рассматривать только как отправную точку для ваших расчетов (цифры условные).

1 Ресурсный план — план потребности в персонале на период.

Видео:Как составить HR-бюджет? Советы и лайфхаки от финансиста Татьяны ГерасимовойСкачать

Как рассчитать бюджет на подбор персонала?

Приближается конец года, а с ним и составление планов и бюджетов на 2021 год. Вам предстоит нанять сотрудников, но у вас нет HR-специалиста, т. к. компания не очень большая. Какие статьи расходов нужно учесть, чтобы процесс подбора не затянулся, и в намеченное время все вакансии были бы закрыты квалифицированным персоналом?

Существуют две стратегии в подборе персонала (как и в любом бизнес-процессе, непрофильном для вашего бизнеса):

• Все делать самостоятельно.
• Отдать на аутсорсинг профильному подрядчику.

Рассмотрим бюджетирование подбора персонала по каждой стратегии. Чтобы не усложнять расчеты, в каждом варианте, упущенную выгоду от отсутствия необходимого персонала мы не учитываем.

Самостоятельно

В случае самостоятельного подбора, нужно учесть следующие статьи расходов:

• Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься поиском и отбором кандидатов. Если этим планирует заняться сам руководитель, то стоимость 1 часа (Ч) такого руководителя нужно умножить на количество часов в день (Nч), которое он сможет посвятить поиску резюме, телефонным и очным собеседованиям, и полученный результат умножить на количество дней работы над закрытием вакансии – (Nд).
• Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с занятостью подбором персонала. Когда сотрудник занимается подбором персонала, он не занимается своей работой, которая приносит прибыль компании.
• Покупка доступа к платным базам резюме.
• Размещение объявлений о вакансии на специализированных сайтах.
• Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях.

Формула для расчета ФОТ:

ФОТ = Ч * Nч * Nд

Или, в процентах от рабочего времени:

ФОТ = ФОТн * Х,

Где ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный),

Х – процент рабочего времени, который тратится на подбор сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=YZzMsrak37I

Формула для расчета снижения эффективности Эф:

Эф = AV * (ФОТ/ФОТн)

где,

AV – added value, добавленная стоимость в рублях, которую создает сотрудник для компании за период Nд дней;

ФОТ – фонд оплаты труда сотрудника, потраченный на подбор персонала;

ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный).

Пример расчета бюджета затрат на подбор сотрудника.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается коммерческий директор. Его оклад 150 000 рублей. Время, которое он тратит на поиск, отбор и собеседования – 30% от рабочего времени. Длительность подбора – 1 месяц. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб.

Статьи затрат:

• ФОТ = 150000 * 30% = 45000 руб.
• Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * (45000/150000) = 150 000 руб.
• Покупка доступа к платным базам резюме (2 базы на 1 месяц) = 100 000 руб.
• Размещение вакансии на 2-х сайтах = 15 000 руб.
• Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях = 15 000 руб.

Итого: 325 000 рублей

Вывод: подбор менеджера по продажам силами коммерческого директора стоит 325 000 рублей в месяц. При этом закрытие вакансии не гарантируется. Т. е. компания потеряет 325 000 рублей, если вакансию закрыть не получилось.

Между тем, компания потеряет еще больше, если кандидат уволится в первые месяцы работы, когда он еще не начал приносить прибыль. Т. к.

будет выплачена зарплата кандидату в период его адаптации и вхождения в должность, при этом в качестве наставника привлекается наиболее эффективный менеджер по продажам, который помогает новому сотруднику в ущерб своей производительности.

В первом приближении, если менеджер по продажам уволится через 2,5 месяца, получая ежемесячный оклад в 50 000 рублей, с учетом операционных расходов на его рабочее место, с учетом снижения эффективности работы наставника, мы получаем расчетный убыток от найма собственными силами в сумму более 500 000 рублей. Но, самое неприятное в этой ситуации то, что процесс подбора нужно запускать заново и без гарантии вновь потерять полмиллиона рублей.

На аутсорсе

Рассмотрим второй вариант – передача процесса подбора персонала кадровому агентству. Статьи расхода в этом случае выглядят следующим образом:

• Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься финальным собеседованием кандидатов, отобранных кадровым агентством.
• Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с проведением финального собеседования
• Оплата услуг кадрового агентства.

Как правило, стоимость услуг кадрового агентства привязана к годовому доходу на открытой вакансии. Формула выглядит следующим образом:

С = (ЗП * 12) * Y%

Где, С- стоимость услуг кадрового агентства; ЗП – среднемесячная зарплата сотрудника на вакансии; Y – размер комиссии в процентах, установленный конкретным кадровым агентством.

Рассмотрим предыдущий пример с подбором менеджера по продажам с коммерческим директором, в качестве лица, принимающего решение о найме кандидата.

Пример расчета.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается кадровое агентство, с гонораром 12% от годового дохода по вакансии. Коммерческий директор проводит финальное собеседование с тремя кандидатами по 1 часу.

Следовательно, время, которое он потратит на это – 2% от рабочего времени в 160 часов в месяц.Его оклад 150 000 рублей. Длительность подбора – 0,3 месяца. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб.

Зарплата по вакансии 50 000 рублей в месяц.

Статьи затрат при подборе сотрудников силами кадрового агентства:

• ФОТ = 150000 * 2%* 0,3 месяца = 900 руб.
• Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * 0,3 * (900/150000) = 900 руб.
• С = (ЗП * 12) * 10% = 50000 * 12 * 12% = 72000 руб.

Итого: 73800 рублей

Выводы и сравнение

Стоимость подбора силами кадрового агентства почти в 5 раз дешевле подбора собственными силами.

При увольнении кандидата, привлеченного собственными силами в течение первых 3-х месяцев, убытки компании составляют около полумиллиона рублей.

При увольнении кандидата, представленного кадровым агентством убытков нет, как и нет новых расходов на подбор сотрудника, т. к. кадровое агентство предоставляет бесплатную гарантийную замену.

https://www.youtube.com/watch?v=sjCIb9EPWSI

Представим данные расчетов в виде таблицы.

Таблица 1. Сравнение бюджетов на подбор персонала

При ограниченности ресурсов, экономически выгоднее эпизодические непрофильные бизнес-процессы, в частности подбор персонала, передавать профессиональному подрядчику.

Pixabay

📹 Видео

Финансы для HRСкачать

Бюджетирование затрат на персонал. HR бюджет. Особенности и нюансыСкачать

HR бюджет что учесть при подготовке на 2024 годСкачать

Как бюджетировать HR? Бюджетирование ФОТ, рекрутинга, обучения, бенефитов. Готовимся к бюджету 2021Скачать

Построение модели бюджета компании (с нуля)Скачать

CBSD. Бюджет HR. Основные этапы. Ключевые моменты. Современные тренды в бюджетировании.Скачать

Особенности обоснования и презентации HR-бюджетаСкачать

HR-бюджет 2022: как планировать в условиях неизвестности?Скачать

БюджетСкачать

Раздел HR бюджетаСкачать

Наталья Болотова - Обоснование HR бюджета, часть 1 (введение)Скачать

Как провести HR аудит для разработки HR стратегии? Чек-лист аудита для всех HR бесплатно!Скачать

Бренд работодателя без больших бюджетовСкачать

Как грамотно сформировать бюджет доходов и расходовСкачать

Вебинар "Построение HR функции с нуля/в новой компании"Скачать

Бюджет для HR: что можно убрать в 2022 году, что стоит учесть, в каких программах работать?Скачать